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摘 要：企业档案信息化的重要内容就是企业档案管理信息系统建设。笔者根据实际经验，从档案工作人员的角度对企业档案管理信息系统的建设步骤、内容以及需注意的方面进行阐述。
关键词：企业 档案 信息系统
档案是知识资产和信息资源的重要组成部分，档案工作是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营和改革发展密切相关，不可或缺。档案信息化是促进企业管理水平提高的必然要求，是实现企业资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身發展规律，提高服务效率和质量的必然选择。企业档案信息化的重要内容就是企业档案管理信息系统建设。笔者根据实际经验，从档案工作人员的角度对企业档案管理信息系统的建设步骤、内容以及需注意的方面进行阐述。
一、企业档案管理信息系统建设的指导性文件
近年来，国家档案局相继出台了一些关于电子档案的指南和标准，这些文件对于企业档案管理信息系统的建设具有很重要的指导意义，企业档案工作人员应当认真学习，融汇贯通。其中《数字档案室建设指南》、《数字档案馆建设指南》、《电子档案移交与接收办法》、《数字档案室建设评价办法》虽然不是主要针对企业档案信息化建设，但对企业档案管理信息系统还是具有参考价值。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《企业电子文件归档与电子档案管理指南》这两份文件对企业档案信息化的各个方面都有表述，应当作为企业档案管理信息系统建设的指导性文件。
二、档案管理系统建设的基础硬件
企业应当规划、设计、建设安全的网络基础设施，包括档案数据专网、本单位局域网，档案数据专网应与互联网物理隔离，做好专网第三方边界、专网纵向上下级单位边界及横向成员单位之间边界安全防护。还应配备相应的服务器、存储设备、安全设备，为档案管理信息系统的安全、平稳运行提供支持，为电子档案的收集与管理创造条件，为电子档案的传输提供安全保障。
三、项目的具体实施
1.成立项目建设团队。项目建设起初应设立项目团队，团队主要由档案管理部门人员、信息化部门人员组成，具体负责以下工作：建设工作规划、计划、实施方案、制度和保障措施；建设工作的实施及推进；检查、考核建设工作进展情况、完成情况，总结各阶段工作。
2.明确档案管理信息系统需求。
2.1归档范围的需求。在企业现有的文件归档范围要求基础上，考虑电子文件的特殊性，具体列出符合实际的电子文件组合，保证完整性。计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。元数据的梳理，可以参照档案行业标准，具体包括：《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）。
2.2软件功能的需求。档案管理信息系统应具备收集整编、档案管理、检索利用、借阅管理、统计报表、专題编研、安全防护、系统维护等基本功能，具有“文档一体、综合管理”的特点，同时应考虑不同业务系统之间的集成性和系统数据的可移植性。有需要的企业也可以增加档案数字化工作的相关功能，例如扫描加工、流程控制等。
2.3接口方面的需求。应制定统一接口规范，明确各业务系统哪些文件，在何时、何地、何状态应以何种格式归档至档案管理信息系统，将数据按照结构化数据与非结构化数据相结合的方式进行归档。
3.制定项目方案并评审。在对本单位信息化现状、特别是各信息系统产生电子文件的管理情况，以及各部门对档案利用需求情况进行充分调研的基础上，从项目建设的必要性、成本、收益、风险等几个方面研究档案管理信息系统建设的可行性，与档案软件提供商一起重新确认项目需求、设定实施计划，制定出项目方案。宜邀请同行专家一起评审方案，尽最大努力使方案更准确、更有可行性。通过正式的评审之后，后续的工作根据该方案开展。如果需求发生变化，将导致成本、资源和进度也随之发生变化。
4.项目开发和部署。
4.1数据库设计。数据库设计人员阅读需求文档和体系结构设计文档，明确数据库设计任务后，确定本软件的数据库设计规则，主要包括：数据库命名规则、逻辑设计规则、物理设计规则、安全性设计规则、优化规则、数据库管理与维护规则，然后进行数据库设计，并且说明。
4.2系统实现。项目通常是产品化部署加接口开发或者新功能研发，档案软件提供商的项目经理需要将接口和新功能需求进行描述提交给开发人员。开发人员对新需求或者项目经理已经在现场确认的接口技术方案做功能模块的设计。
4.3系统测试。按照时间先后顺序，可分为以下几个测试步骤：项目经理根据测试要求组织单元测试；按照用户测试用例与用户一起进行系统测试；在有接口或其他系统集成的情况下，进行集成测试；进行压力测试。开发人员需要及时消除已经发现的缺陷，消除缺陷之后马上进行回归测试，以确保不会引入新的缺陷。
4.4系统部署。系统测试通过后，档案管理信息系统项目组中的信息化部门人员应当组织进行系统部署。有部署策略的，每个参数都需要按照部署策略进行设定。
5.人员培训和试运行。培训宜采取理论知识学习和实际操作相结合的方式进行，档案软件提供商的工作人员需详细讲解并演示了档案管理信息系统的各项功能。企业档案部门人员在培训之后，应在试运行期间积极发现问题，及时反馈给档案软件提供商解决。所有问题解决后，待系统稳定运行一段时间，即可进入验收阶段。
6.项目验收。档案软件提供商将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给验收小组。验收人员审查开发方应当交付的成果，如代码、文档等等，确保这些成果完整正确。验收人员依据测试用例，对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求。
当待验收的所有工作成果都通过了审查和测试后，档案软件提供商将其交付给企业，双方签字认可。
四、建设过程中需注意的事项
1.项目组里应加强沟通和理解。项目组成员包括信息技术部门人员和档案部门人员。档案事业相关的国家法律法规和标准，信息技术部门人员不是很了解，另外由于档案业务的部分需求可能不是能立即带给企业效益，所以信息技术部门人员对于档案业务的一些需求不是很理解。而档案部门人员也普遍缺乏运用信息技术的技能，在业务沟通上可能不是很明白有些看似简单的业务需求其实在信息系统里实现起来代价较大。这就要求档案工作人员一方面积极向信息技术部门人员宣传灌输档案相关知识，另一方面要加强信息技术相关知识的学习，适应信息化要求，以便顺利与信息技术部门人员在系统实现方面进行沟通。
2.对项目需求适当变通。项目建设过程中，甲乙双方各有利益诉求。甲方希望档案管理信息系统既能实现大而全的功能，又能体贴入微的切合实际工作流程。乙方希望在满足甲方需求的条件下，尽量少进行功能开发，这既是基于成本方面的考虑，也是对系统稳定性的考虑，因为新研发的功能越多，潜在的BUG就会越多，系统就会越不稳定。甲乙双方就某个细节功能沟通不够的情况下，就会造成乙方实现难、甲方坚持要的局面。其实如果双方能够共同商量，对需求做适当变通，也许就可以通过调整系统配置或稍微改变业务流程的方式解决问题。
3.某些类型的档案放在业务系统里管理更合适。对于企业来说，不是所有类型的档案都适合放在档案管理信息系统中管理。《企业电子文件归档与电子档案管理指南》中也提到了将电子文件归档和电子档案管理功能集中于业务系统并由业务系统执行的方式。以科技档案为例，一个产品模块，也许是结构工艺电讯的结合，而结构套装关系、使用性、技术状态、批次产品状态这些信息更是科技档案的重要元数据，也是提供利用的依据。在业务系统里捕获这些元数据并归档到没有工程化逻辑的档案管理信息系统中，代价大而且效果差。失去工程化逻辑关系的科技档案是没有灵魂的，与其在档案管理系统中管理没有灵魂的科技档案，不如在业务系统中实现电子文件归档和电子档案利用功能。
作者简介：孙帅（1982—）男。安徽合肥人。中国电子科技集团公司第三十八研究所馆员。研究方向：科技档案管理。
关键词：企业 档案 信息系统
档案是知识资产和信息资源的重要组成部分，档案工作是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营和改革发展密切相关，不可或缺。档案信息化是促进企业管理水平提高的必然要求，是实现企业资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身發展规律，提高服务效率和质量的必然选择。企业档案信息化的重要内容就是企业档案管理信息系统建设。笔者根据实际经验，从档案工作人员的角度对企业档案管理信息系统的建设步骤、内容以及需注意的方面进行阐述。
一、企业档案管理信息系统建设的指导性文件
近年来，国家档案局相继出台了一些关于电子档案的指南和标准，这些文件对于企业档案管理信息系统的建设具有很重要的指导意义，企业档案工作人员应当认真学习，融汇贯通。其中《数字档案室建设指南》、《数字档案馆建设指南》、《电子档案移交与接收办法》、《数字档案室建设评价办法》虽然不是主要针对企业档案信息化建设，但对企业档案管理信息系统还是具有参考价值。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《企业电子文件归档与电子档案管理指南》这两份文件对企业档案信息化的各个方面都有表述，应当作为企业档案管理信息系统建设的指导性文件。
二、档案管理系统建设的基础硬件
企业应当规划、设计、建设安全的网络基础设施，包括档案数据专网、本单位局域网，档案数据专网应与互联网物理隔离，做好专网第三方边界、专网纵向上下级单位边界及横向成员单位之间边界安全防护。还应配备相应的服务器、存储设备、安全设备，为档案管理信息系统的安全、平稳运行提供支持，为电子档案的收集与管理创造条件，为电子档案的传输提供安全保障。
三、项目的具体实施
1.成立项目建设团队。项目建设起初应设立项目团队，团队主要由档案管理部门人员、信息化部门人员组成，具体负责以下工作：建设工作规划、计划、实施方案、制度和保障措施；建设工作的实施及推进；检查、考核建设工作进展情况、完成情况，总结各阶段工作。
2.明确档案管理信息系统需求。
2.1归档范围的需求。在企业现有的文件归档范围要求基础上，考虑电子文件的特殊性，具体列出符合实际的电子文件组合，保证完整性。计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。元数据的梳理，可以参照档案行业标准，具体包括：《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）。
2.2软件功能的需求。档案管理信息系统应具备收集整编、档案管理、检索利用、借阅管理、统计报表、专題编研、安全防护、系统维护等基本功能，具有“文档一体、综合管理”的特点，同时应考虑不同业务系统之间的集成性和系统数据的可移植性。有需要的企业也可以增加档案数字化工作的相关功能，例如扫描加工、流程控制等。
2.3接口方面的需求。应制定统一接口规范，明确各业务系统哪些文件，在何时、何地、何状态应以何种格式归档至档案管理信息系统，将数据按照结构化数据与非结构化数据相结合的方式进行归档。
3.制定项目方案并评审。在对本单位信息化现状、特别是各信息系统产生电子文件的管理情况，以及各部门对档案利用需求情况进行充分调研的基础上，从项目建设的必要性、成本、收益、风险等几个方面研究档案管理信息系统建设的可行性，与档案软件提供商一起重新确认项目需求、设定实施计划，制定出项目方案。宜邀请同行专家一起评审方案，尽最大努力使方案更准确、更有可行性。通过正式的评审之后，后续的工作根据该方案开展。如果需求发生变化，将导致成本、资源和进度也随之发生变化。
4.项目开发和部署。
4.1数据库设计。数据库设计人员阅读需求文档和体系结构设计文档，明确数据库设计任务后，确定本软件的数据库设计规则，主要包括：数据库命名规则、逻辑设计规则、物理设计规则、安全性设计规则、优化规则、数据库管理与维护规则，然后进行数据库设计，并且说明。
4.2系统实现。项目通常是产品化部署加接口开发或者新功能研发，档案软件提供商的项目经理需要将接口和新功能需求进行描述提交给开发人员。开发人员对新需求或者项目经理已经在现场确认的接口技术方案做功能模块的设计。
4.3系统测试。按照时间先后顺序，可分为以下几个测试步骤：项目经理根据测试要求组织单元测试；按照用户测试用例与用户一起进行系统测试；在有接口或其他系统集成的情况下，进行集成测试；进行压力测试。开发人员需要及时消除已经发现的缺陷，消除缺陷之后马上进行回归测试，以确保不会引入新的缺陷。
4.4系统部署。系统测试通过后，档案管理信息系统项目组中的信息化部门人员应当组织进行系统部署。有部署策略的，每个参数都需要按照部署策略进行设定。
5.人员培训和试运行。培训宜采取理论知识学习和实际操作相结合的方式进行，档案软件提供商的工作人员需详细讲解并演示了档案管理信息系统的各项功能。企业档案部门人员在培训之后，应在试运行期间积极发现问题，及时反馈给档案软件提供商解决。所有问题解决后，待系统稳定运行一段时间，即可进入验收阶段。
6.项目验收。档案软件提供商将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给验收小组。验收人员审查开发方应当交付的成果，如代码、文档等等，确保这些成果完整正确。验收人员依据测试用例，对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求。
当待验收的所有工作成果都通过了审查和测试后，档案软件提供商将其交付给企业，双方签字认可。
四、建设过程中需注意的事项
1.项目组里应加强沟通和理解。项目组成员包括信息技术部门人员和档案部门人员。档案事业相关的国家法律法规和标准，信息技术部门人员不是很了解，另外由于档案业务的部分需求可能不是能立即带给企业效益，所以信息技术部门人员对于档案业务的一些需求不是很理解。而档案部门人员也普遍缺乏运用信息技术的技能，在业务沟通上可能不是很明白有些看似简单的业务需求其实在信息系统里实现起来代价较大。这就要求档案工作人员一方面积极向信息技术部门人员宣传灌输档案相关知识，另一方面要加强信息技术相关知识的学习，适应信息化要求，以便顺利与信息技术部门人员在系统实现方面进行沟通。
2.对项目需求适当变通。项目建设过程中，甲乙双方各有利益诉求。甲方希望档案管理信息系统既能实现大而全的功能，又能体贴入微的切合实际工作流程。乙方希望在满足甲方需求的条件下，尽量少进行功能开发，这既是基于成本方面的考虑，也是对系统稳定性的考虑，因为新研发的功能越多，潜在的BUG就会越多，系统就会越不稳定。甲乙双方就某个细节功能沟通不够的情况下，就会造成乙方实现难、甲方坚持要的局面。其实如果双方能够共同商量，对需求做适当变通，也许就可以通过调整系统配置或稍微改变业务流程的方式解决问题。
3.某些类型的档案放在业务系统里管理更合适。对于企业来说，不是所有类型的档案都适合放在档案管理信息系统中管理。《企业电子文件归档与电子档案管理指南》中也提到了将电子文件归档和电子档案管理功能集中于业务系统并由业务系统执行的方式。以科技档案为例，一个产品模块，也许是结构工艺电讯的结合，而结构套装关系、使用性、技术状态、批次产品状态这些信息更是科技档案的重要元数据，也是提供利用的依据。在业务系统里捕获这些元数据并归档到没有工程化逻辑的档案管理信息系统中，代价大而且效果差。失去工程化逻辑关系的科技档案是没有灵魂的，与其在档案管理系统中管理没有灵魂的科技档案，不如在业务系统中实现电子文件归档和电子档案利用功能。
作者简介：孙帅（1982—）男。安徽合肥人。中国电子科技集团公司第三十八研究所馆员。研究方向：科技档案管理。