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摘要：网络信息技术的快速发展使得各个行业都向着的信息化、智能化趋势发展，网络技术和现代化设备的应用实现了各个行业的办公自动化。档案管理工作在这种发展形势下也发生了改变，传统的文书档案管理工作已经无法满足时代的发展需求，需要在原来的基础上进行创新，将信息技术和现代化设备应用到相关工作中，并提高档案管理人员的各方面水平，才可以提高电子文书档案的管理工作的效率。
关键词：办公自动化环境；电子文书档案；管理
一、办公自动化环境下电子文书档案管理的优缺点
1、优势
（1）电子版文书档案具有高效性
在办公自动化信息管理系统中，信息处理能力是运用办公自动化的最大优点。传统档案管理人员几乎完全依赖手工操作，档案工作从收集、整理、归檔、编目、入库、上架都要准确无误，需要投入大量的时间，耗费大量的人力，费时又费力，采用办公自动化系统管理后，文书档案管理工作在计算机的帮助下，使文件资料收集、分类、统计和查阅等都变得十分便捷。
（2）电子版文书档案具有稳定性
电子文书档案应用的过程中可以进行长时间保存。以往使用的纸质档案在长时间存放的过程中很容易受到外界环境的影响，或者长时间的应用会造成磨损，这就无法保证纸质档案的应用寿命，如果档案磨损严重或者受到破坏，那么档案中的资料就会丢失，这就档给案资料的实际应用带来了影响，也会使相关单位遭到损失。而电子文书档案就不会发生这种情况，而且在进行档案资料的保存时，还可以根据不同的需求选择不同载体，在信息资料的存储过程中不会受到外界环境的影响。
（3）电子版文书档案具有文件传递安全性
传统纸质档案在应用或者查阅的过程中，很容易出现被篡改或者丢失的现象，而且在进行档案传输时，只能使用邮寄的方式进行文件的传递工作，不仅工作效率慢，还可能在传递的过程中受到破坏，不能保证档案传输的安全性。而电子档案直接可以通过网络进行传输，传输速度快并且安全性比较高。
2、劣势
（1）电子文件保密性变弱
由于电子文件的内容易于变化，使得文件保密性变弱。电子版内容比纸质版的修改可能性大，电子文件更改后不留任何痕迹，不具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，而且电子文件无需盖章和亲笔签名，无法通过字迹判断电子文件是否是原件，这些均是电子文件在保密性方面受到的严峻考验，可以看出电子文件的保密性存在着一定的隐患。
（2）对档案工作人员素质提出更高要求
一直以来由于受传统档案管理方式的影响，大部分档案工作者文化水平低，信息技术的应用能力差，只是仅仅懂得纸质档案的传统管理方法，不能胜任现代化办公条件下的档案管理工作，即使引进了现代化的设备，也发挥不了作用，档案信息电子化无法应用。
二、进一步加强电子文书档案管理工作的思考
1、转变思想观念，充分认识文书档案办公自动化管理的重要性
文书档案资源是档案工作的基础，也是不可再生资源，记载着社会发展的历史过程，确保档案资料安全保管是档案工作者的天职。在办公自动化环境中，文书档案的归档工作包括电子文件的归档和纸质档案的归档两个部分。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式。文书档案的办公自动化就是文书档案结合计算机网络进行现代化办公的一种电子化的新型档案管理方式。在现实工作中，充分认识办公自动化文书档案管理工作的重要性意义重大。
2、适应网络信息技术发展需要，加强文书档案管理工作的队伍建设
（1）注重培训工作，提高人员素质
目前是信息化网络时代，许多现代科学技术的应用为档案信息的处理和管理工作带来了便利，传统的档案管理方式向着信息化和智能化的方向发展。在目前办公自动化环境中，引进了许多现代化的办公设备，加强了基础设施的建设，为档案管理工作的信息化发展提供了便利。要想利用这些现代化设备提高档案管理工作的水平，要保证档案管理工作人员可以熟练操作相关设备，并且可以使用技术软件，这样才可以将现代化技术和设备的能力充分发挥出来。首先要加强技能的培训工作，相关单位要对工作人员进行定期的技术培训，提高工作人员的技术水平。其次，提高工作人员的道德的素养，使其在档案管理工作中可以对自己的工作负责。再次，工作人员需要有自学的能力和意识，在工作中不断进行知识的学习，不断完善和充实自己，让自己可以跟上时代发展的脚步，将所学的知识应用到档案管理工作中，可以熟练操作各种档案管理技术软件。最后是要转变自身的思想和意识，改变传统的思想观念，将现代化的理念融入到档案管理工作中，在工作的过程中不断创新，促进档案管理工作的发展。
（2）适应时代发展需要，选好用好人
当前，国内外网络信息环境比较复杂，要求档案工作者必须有较强的政治素养。信息时代，新的技术为文书档案管理工作的信息化提供了支持和条件，称职的文书档案工作者要适应办公自动化管理需要，应具备以下基本条件：一是作风正派，责任心强，有政治敏感性。二是掌握计算机管理操作技能，熟悉现代的计算机应用，具备电子文件处理能力。三是能不断更新观念，创新思维方式，不断学习新知识、新技能，做到与时俱进。四是严格要求，耐心细致，具有较强的个人综合素质。
3、强化网络信息技术防范
强化办公自动化系统内、外网隔离措施。在内部办公自动化和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最有效措施。第一层隔离防护措施是路由器滤掉被屏蔽的 IP 地址和服务，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙，防火墙拥有能过滤进出网络的数据、管理进出网络的访问行为、封堵某些禁止的业务、记录通过防火墙的信息内容及活动以及对网络攻击的检测等五大基本功能。
总之，进一步提高电子文书档案管理水平，加强人才队伍建设非常重要，在充分利用办公自动化管理优势的同时，要加强网络信息技术防范，确保电子文书档案管理的安全。作为一名文书档案管理工作人员应以高标准、严要求来要求自己，努力使单位的文书档案管理工作达到一个新的高度。
参考文献：
[1]杨雪昆. 办公室自动化环境下文书档案管理方法研究[J]. 农村经济与科技，2017，28（6）：254-254.
[2]王慧. 试论办公自动化条件下文书档案的管理[J]. 城市建设理论研究：电子版，2013（11）.
关键词：办公自动化环境；电子文书档案；管理
一、办公自动化环境下电子文书档案管理的优缺点
1、优势
（1）电子版文书档案具有高效性
在办公自动化信息管理系统中，信息处理能力是运用办公自动化的最大优点。传统档案管理人员几乎完全依赖手工操作，档案工作从收集、整理、归檔、编目、入库、上架都要准确无误，需要投入大量的时间，耗费大量的人力，费时又费力，采用办公自动化系统管理后，文书档案管理工作在计算机的帮助下，使文件资料收集、分类、统计和查阅等都变得十分便捷。
（2）电子版文书档案具有稳定性
电子文书档案应用的过程中可以进行长时间保存。以往使用的纸质档案在长时间存放的过程中很容易受到外界环境的影响，或者长时间的应用会造成磨损，这就无法保证纸质档案的应用寿命，如果档案磨损严重或者受到破坏，那么档案中的资料就会丢失，这就档给案资料的实际应用带来了影响，也会使相关单位遭到损失。而电子文书档案就不会发生这种情况，而且在进行档案资料的保存时，还可以根据不同的需求选择不同载体，在信息资料的存储过程中不会受到外界环境的影响。
（3）电子版文书档案具有文件传递安全性
传统纸质档案在应用或者查阅的过程中，很容易出现被篡改或者丢失的现象，而且在进行档案传输时，只能使用邮寄的方式进行文件的传递工作，不仅工作效率慢，还可能在传递的过程中受到破坏，不能保证档案传输的安全性。而电子档案直接可以通过网络进行传输，传输速度快并且安全性比较高。
2、劣势
（1）电子文件保密性变弱
由于电子文件的内容易于变化，使得文件保密性变弱。电子版内容比纸质版的修改可能性大，电子文件更改后不留任何痕迹，不具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，而且电子文件无需盖章和亲笔签名，无法通过字迹判断电子文件是否是原件，这些均是电子文件在保密性方面受到的严峻考验，可以看出电子文件的保密性存在着一定的隐患。
（2）对档案工作人员素质提出更高要求
一直以来由于受传统档案管理方式的影响，大部分档案工作者文化水平低，信息技术的应用能力差，只是仅仅懂得纸质档案的传统管理方法，不能胜任现代化办公条件下的档案管理工作，即使引进了现代化的设备，也发挥不了作用，档案信息电子化无法应用。
二、进一步加强电子文书档案管理工作的思考
1、转变思想观念，充分认识文书档案办公自动化管理的重要性
文书档案资源是档案工作的基础，也是不可再生资源，记载着社会发展的历史过程，确保档案资料安全保管是档案工作者的天职。在办公自动化环境中，文书档案的归档工作包括电子文件的归档和纸质档案的归档两个部分。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式。文书档案的办公自动化就是文书档案结合计算机网络进行现代化办公的一种电子化的新型档案管理方式。在现实工作中，充分认识办公自动化文书档案管理工作的重要性意义重大。
2、适应网络信息技术发展需要，加强文书档案管理工作的队伍建设
（1）注重培训工作，提高人员素质
目前是信息化网络时代，许多现代科学技术的应用为档案信息的处理和管理工作带来了便利，传统的档案管理方式向着信息化和智能化的方向发展。在目前办公自动化环境中，引进了许多现代化的办公设备，加强了基础设施的建设，为档案管理工作的信息化发展提供了便利。要想利用这些现代化设备提高档案管理工作的水平，要保证档案管理工作人员可以熟练操作相关设备，并且可以使用技术软件，这样才可以将现代化技术和设备的能力充分发挥出来。首先要加强技能的培训工作，相关单位要对工作人员进行定期的技术培训，提高工作人员的技术水平。其次，提高工作人员的道德的素养，使其在档案管理工作中可以对自己的工作负责。再次，工作人员需要有自学的能力和意识，在工作中不断进行知识的学习，不断完善和充实自己，让自己可以跟上时代发展的脚步，将所学的知识应用到档案管理工作中，可以熟练操作各种档案管理技术软件。最后是要转变自身的思想和意识，改变传统的思想观念，将现代化的理念融入到档案管理工作中，在工作的过程中不断创新，促进档案管理工作的发展。
（2）适应时代发展需要，选好用好人
当前，国内外网络信息环境比较复杂，要求档案工作者必须有较强的政治素养。信息时代，新的技术为文书档案管理工作的信息化提供了支持和条件，称职的文书档案工作者要适应办公自动化管理需要，应具备以下基本条件：一是作风正派，责任心强，有政治敏感性。二是掌握计算机管理操作技能，熟悉现代的计算机应用，具备电子文件处理能力。三是能不断更新观念，创新思维方式，不断学习新知识、新技能，做到与时俱进。四是严格要求，耐心细致，具有较强的个人综合素质。
3、强化网络信息技术防范
强化办公自动化系统内、外网隔离措施。在内部办公自动化和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最有效措施。第一层隔离防护措施是路由器滤掉被屏蔽的 IP 地址和服务，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙，防火墙拥有能过滤进出网络的数据、管理进出网络的访问行为、封堵某些禁止的业务、记录通过防火墙的信息内容及活动以及对网络攻击的检测等五大基本功能。
总之，进一步提高电子文书档案管理水平，加强人才队伍建设非常重要，在充分利用办公自动化管理优势的同时，要加强网络信息技术防范，确保电子文书档案管理的安全。作为一名文书档案管理工作人员应以高标准、严要求来要求自己，努力使单位的文书档案管理工作达到一个新的高度。
参考文献：
[1]杨雪昆. 办公室自动化环境下文书档案管理方法研究[J]. 农村经济与科技，2017，28（6）：254-254.
[2]王慧. 试论办公自动化条件下文书档案的管理[J]. 城市建设理论研究：电子版，2013（11）.