执行总裁与IT主管高效协作的六个策略

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  成功经营一家公司需要业务部门和IT之间的密切协作。如果公司的执行总裁和IT主管不能步伐一致,这家公司就很难取得成功;如果这种协作关系达不到一定的高度,也很难实现公司竞争优势最大化。
  通过对成功企业的调查分析,发现被执行总裁和IT主管普遍采用的是以下六个策略。
  
  建立一个有效的IT管理模型
  
  现在公司采用的对IT管理的方式有很多种,集中的、分散的或是介于两者之间的,而运用最普遍的方式是一种联合模型。这种模型不但在技术选择上给予了业务单元、业务部门和分公司充分的自由,而且在分配资源上使它们具有了责任感。每个业务单元和部门收到公司的IT预算后,可以根据他们的需要来增加这些系统。
  虽然联合模型具有很强的灵活性,但是它也面临着挑战。一些组织面临的典型问题之一,就是对系统整合的无能为力,这是人们只见树木不见森林的结果。 在这一模型中,每个业务单元倾向于把钱花在那些不能提供最大的回报的系统上。业务主管们必须懂得,不同的顺序是如何影响公司业务和IT间的结盟的。这需要指导委员会聚在一起研究,决定应当建立什么项目。组织在任何情况下都要懂得从整体上看待IT和业务目标。
  以Cisco公司为例,对IT的有效管理是它取得成功的一个重要原因。这家公司运用了联合模型 , 即在计划中设定了建立控制、责任、职责和权威的规则, 同时允许各业务单元和各部门自主做出重要决定。Cisco的领导层采用这一模型并阐述了下列法则:变革是不可避免的;变革将会以前所未有的速度发生;科技的变化以不可预知的方式影响组织;世界上不同的文化相互依赖;因特网已经改变了商业的规则。
  另一种管理方式是集权或集合模型。集权模型依赖于指挥及控制的方式,由领导层定义公司的任务、价值和目标。在这一模型中,总部提供强制性的服务,自己配置资源,并把这种整合强加于业务单元和部门。集权模型至少合并了不相关的业务单元,超过50%的销售没有清算账目。这些自治的每一个业务单元都有它自己的文化、价值和目标,各自负责资源配置,公司也不期待不同单元间的合作。
  Forrester 研究所为改善IT管理确定了三种可行的策略。其一,成功的组织使用定时预算, 让IT反复地修正它的预算来反映业务部门预期的投资。其二,这些组织依赖既定的资源配置战略, 从而制定积极的主动的计划而非被动的计划方案。 其三,他们为冲突建立责任制,从而平衡了业务单元和IT部门在资金筹备、费用、收益评估和技术落实方面的责任。
  
  使技术标准化
  
  尽管分散型的IT模型应用时运作良好,但当它被用来操作基础设施的时候,效果却适得其反。以分散的方式建立大量技术平台,不但增加了IT的费用,而且削弱了组织使用系统和数据的能力。将所有的东西堆砌在一起,对于最有领悟力的IT组织来说也是一种负担。
  如果建立一套标准,不仅能够有效地控制IT,而且也能控制业务程序。 最终结果通常是较低的费用,较好的生产力 ,较高的投资回报率, 减少了总开支。
  这一方法也能够降低行政费用和IT管理费用,并建立灵活的基础架构。借助合适的 IP 系统,能够迅速有效地召开全公司的视频会议,开发网络协作工具和IP电话。基础网络建立在适当的位置,运行起来就比较容易和快捷。当商业行为发生的时候,技术能够很快地跟上。
  
  确保执行总裁和IT主管间的结盟
  
  一些公司长期处于分散的状态中,执行总裁不能完全理解那些促进或阻碍商业程序进步的技术议题,IT主管也不把工作重心集中在能够提供战略优势或增益的议题上。对执行总裁来讲,把IT主管视为一种战略资源,并且能够真正懂得领先的重要技术是如何影响公司的,这是一个好的起点。在许多例证中,这需要执行总裁的意识和IT主管能力方面的改变。除非双方都能够视对方为实现共同目标的合伙人, 否则成功的可能性就会降低。
  一个执行总裁必须明白,IT主管不再只是发挥技术作用,彼此互相理解并密切合作是非常重要的。多数情况下,成功的执行总裁都对IT感兴趣并努力去掌握它,还肯花时间来同IT主管讨论高水平的业务──IT合作战略。的确,结盟是一个睿智的建议。成功的IT主管们为确保较好的结盟关系通常扮演四个角色:帮助定义业务结构的战略家;与业务单位领导密切接触的业务顾问;对IT部门内部的技术、培训和资产负有责任的IT领导;IT合作环境的重要建筑师。
  
  建立IT主管的权威并发挥其领导才能
  
  许多公司存在的问题之一,是IT主管只是部分地参与战略决策,或是被完全排除在决策程序之外。这意味着他们缺乏产权所有者身份和高层领导的资格。
  IT主管应当是企业发展规划战略家,而不仅仅是技术战略家。这样一个环境,不仅便于IT主管了解公司整体以及各种业务的情况,而且便于IT主管在行使职权的时候,把重要的IT观念和其他业务的观念结合起来,将技术议程和整体战略结合起来。当然,IT主管必须把系统和程序放在适当的位置上来建立自己的权威。基于业绩的管理通常是一个好的起点,它能使管理者和其他人员对能够增加成功机会的行动负责。
  
  变革企业的工作方式和企业文化
  
  记住,技术本身并不能降低成本和提高生产率,这对业务流程的变革非常关键。一些IT系统能够产生一流的投资回报率的原因,是企业在某种情况下强制修正原有的工作方式。
  公司必须使职员克服内心对变革的阻力。如果企业依然允许职员采取原有的工作方式,就会有许多人墨守成规。如果企业不强制做出变化,企业可能虽有先进的IT系统却产生边缘的效果。
  除了变革工作方式,企业还必须给员工提供接受培训的机会。员工不仅应当懂得如何使用新系统,而且应当切实感觉到掌握IT技术是值得的。在一些案例中 , 企业把部门目标奖改变为学习IT技术奖,大大加快了IT技术的学习应用。
  
  加强管理者的沟通
  
  IT技术是一种全新的知识,甚至许多高明的领导者对它也是一头雾水。因此,许多部门主管不愿意直接和IT打交道。同样,IT专业人员与其他部门的沟通也是困难的,因为他们虽然知道如何制做电子发票,但却不懂得最基础的商业知识。
  建立一座桥梁或建立共同的语言和目标,需要执行总裁和IT主管的共同努力。不管采取什么方式,知识、信息和观念都必须在最高层面沟通。执行总裁需要对IT感觉良好,IT主管也必需接受一定数量的业务实践。
  总之,两者的完全结盟协作需要组织内部的“异花授粉”。
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