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一、高校档案信息化建设的必要性
(一)办公自动化潮流要求档案管理信息化
随着我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料,都是用电子文件的形式进行网上发布,以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多,并向数字格式转变。当今,办公自动化已逐渐成为高校机关公文的主要形式。可以说高校现行文件信息化管理就是对于电子文件的管理。对于电子文件管理的主要采用电子文件的自动上传收集。高校管理实现办公自动化,资源信息化、数字化,档案采集工作必然要随之信息化的。电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就可以完成。而传统型的档案则是建立在手工管理的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求。因此,档案部门必须改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。同时要建立收发文件管理系统以及全文管理电子文件系统。以便在办公自动化系统中所生成的电子文件能够顺利转入档案管理系统中,同步实现电子文件全文自动采集、鉴定、归档、著录、标引等多项功能。可见,高校档案工作必须走信息化建设道路,高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
(二)丰富的数字信息资源要求档案管理信息化
随着高校规模的不断扩大,高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多,必须开展档案数字化建设,规范管理,更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。有了档案信息资源是远远不够的,还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息资料如不及时放入数据库中,那么采集到的档案性信息如同一盘散沙,不利于管理和使用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源,并为用户提供方便查询的工作。通过信息化手段可以更好地管理高校档案资源。高校档案信息化建设,通过为各部门发布信息提供统一的平台,统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理,实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接,有利于部门立卷制度的落实,提高了组卷编目的效率和质量,保证了归档文件材料的齐全完整,提高工作质量和服务水平。
(三)档案资源的开发利用要求档案管理信息化
档案信息化主要是对馆藏档案实体进行统一性的信息化重现,利用多媒体、数据库等现代信息处理技术,将收到的档案实体转化为计算机可识别并能对其处理的工作。在高校馆藏档案实体信息化过程中主要是对纸质档案信息化,现主要是采用通过计算机输入档案材料,从而使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门的档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范,各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入存盘,有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。档案信息化建设,是建立在现代信息技术普遍应用基础之上,利用信息化手段,对档案信息资源进行处理及有效管理,通过网络设施互连和提供利用,以实现档案资源共享。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。这样促使档案资源普及率提高,同时也让利用者感到方便快捷的服务。
三、高校档案信息化建设的主要内容
(一)强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。推动高校档案信息化建設,档案管理者应转变思想观念,认识到档案信息化建设的重要性,要把现阶段档案信息化建设放到一个战略的高度来看待,充分发掘其潜在的内容与意义,绝不容忽视。各级档案工作者也要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
(二)建立完善科学的档案信息化制度
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,文件管理几乎可以不使用纸和笔,多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。适应文件载体的变化,做好电子文件归档工作,要形成一整套严格的归档制度,包括归档范围,归档时间,归档的案卷质量要求,归档手续,为高质量档案的形成打下坚实基础。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。
(三)建设高质量的档案信息数据库
档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心,主要任务是按照《纸质档案数字化技术规范》,对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;在数字化转换过程中,还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,对正在形成的电子文件进行及时归档,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体,特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝,对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放,做到防尘、防变形,避免阳光直接照射,远离强磁场、热源,并与有害气体隔离。
建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
(四)实现高校档案管理网络化
档案作为信息库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言,由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此,无论从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
(五)加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及時对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒的攻击。
加强网络档案信息的安全,一要对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;二要做好数据备份工作,采用软件备份与人工保护相结合,保证信息安全。三要保证计算机网络系统运行安全,实行内部网与一切外网的物理隔离,设置登录限制和使用文件权限的限制;四要预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。,这样,就可以既保证数据共享,又保证数据的安全。
(六)加强档案队伍建设
搞好高校档案信息化建设,关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员,不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质"通才"。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育,要将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的培训力度,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设置档案专业的课时,传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能,使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。总之,实行档案全方位综合管理,使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面,还是在管理、服务工作等方面,都能做到人无我有,人有我优,人优我新,使高校档案工作始终顺应时代发展,符合时代要求,把档案工作提高到一个新水平。
(一)办公自动化潮流要求档案管理信息化
随着我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料,都是用电子文件的形式进行网上发布,以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多,并向数字格式转变。当今,办公自动化已逐渐成为高校机关公文的主要形式。可以说高校现行文件信息化管理就是对于电子文件的管理。对于电子文件管理的主要采用电子文件的自动上传收集。高校管理实现办公自动化,资源信息化、数字化,档案采集工作必然要随之信息化的。电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就可以完成。而传统型的档案则是建立在手工管理的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求。因此,档案部门必须改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。同时要建立收发文件管理系统以及全文管理电子文件系统。以便在办公自动化系统中所生成的电子文件能够顺利转入档案管理系统中,同步实现电子文件全文自动采集、鉴定、归档、著录、标引等多项功能。可见,高校档案工作必须走信息化建设道路,高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
(二)丰富的数字信息资源要求档案管理信息化
随着高校规模的不断扩大,高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多,必须开展档案数字化建设,规范管理,更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。有了档案信息资源是远远不够的,还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息资料如不及时放入数据库中,那么采集到的档案性信息如同一盘散沙,不利于管理和使用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源,并为用户提供方便查询的工作。通过信息化手段可以更好地管理高校档案资源。高校档案信息化建设,通过为各部门发布信息提供统一的平台,统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理,实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接,有利于部门立卷制度的落实,提高了组卷编目的效率和质量,保证了归档文件材料的齐全完整,提高工作质量和服务水平。
(三)档案资源的开发利用要求档案管理信息化
档案信息化主要是对馆藏档案实体进行统一性的信息化重现,利用多媒体、数据库等现代信息处理技术,将收到的档案实体转化为计算机可识别并能对其处理的工作。在高校馆藏档案实体信息化过程中主要是对纸质档案信息化,现主要是采用通过计算机输入档案材料,从而使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门的档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范,各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入存盘,有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。档案信息化建设,是建立在现代信息技术普遍应用基础之上,利用信息化手段,对档案信息资源进行处理及有效管理,通过网络设施互连和提供利用,以实现档案资源共享。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。这样促使档案资源普及率提高,同时也让利用者感到方便快捷的服务。
三、高校档案信息化建设的主要内容
(一)强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。推动高校档案信息化建設,档案管理者应转变思想观念,认识到档案信息化建设的重要性,要把现阶段档案信息化建设放到一个战略的高度来看待,充分发掘其潜在的内容与意义,绝不容忽视。各级档案工作者也要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
(二)建立完善科学的档案信息化制度
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,文件管理几乎可以不使用纸和笔,多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。适应文件载体的变化,做好电子文件归档工作,要形成一整套严格的归档制度,包括归档范围,归档时间,归档的案卷质量要求,归档手续,为高质量档案的形成打下坚实基础。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。
(三)建设高质量的档案信息数据库
档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心,主要任务是按照《纸质档案数字化技术规范》,对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;在数字化转换过程中,还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,对正在形成的电子文件进行及时归档,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体,特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝,对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放,做到防尘、防变形,避免阳光直接照射,远离强磁场、热源,并与有害气体隔离。
建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
(四)实现高校档案管理网络化
档案作为信息库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言,由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此,无论从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
(五)加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及時对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒的攻击。
加强网络档案信息的安全,一要对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;二要做好数据备份工作,采用软件备份与人工保护相结合,保证信息安全。三要保证计算机网络系统运行安全,实行内部网与一切外网的物理隔离,设置登录限制和使用文件权限的限制;四要预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。,这样,就可以既保证数据共享,又保证数据的安全。
(六)加强档案队伍建设
搞好高校档案信息化建设,关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员,不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质"通才"。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育,要将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的培训力度,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设置档案专业的课时,传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能,使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。总之,实行档案全方位综合管理,使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面,还是在管理、服务工作等方面,都能做到人无我有,人有我优,人优我新,使高校档案工作始终顺应时代发展,符合时代要求,把档案工作提高到一个新水平。