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一
档案从收领到整理，从鉴定到保管，最终贵在利用。档案是利用的基础，利用是档案的生命。而档案的有效利用程度无疑取决于收集、整理、鉴定、保管各个环节的细腻工作与否以及档案利用过程中的积极探索实践。如今，艺术档案的广泛利用已涉及到文化事业发展的各个方面，艺档作为储存交化知识的载体、文化发展史的记录和文化建设事业的组成部分，已成为越来越多人的共识。当然每一事物都有它的特殊性。就我们区级文化馆而言，艺术档案的利用价值更多体现在于创办活动、等级考评、职称评定等诸方面。这就形成了文化事业单位对艺术档案收集、整理、保管等环节中的特定要求：一是要求内容完整性。一般档案多为保存结果和粗略过程，而艺术档案中的艺术活动类则十分强调内容完整性，尤其要注意到细节、甚至刨根问底。如组织一次地方特色的古词演唱，不仅要记载这次演唱会的时间、地点、人员、效果，而且也有必要借此机会记载古词演唱这种形式的起源、演变和发展。二是要求分类明朗化。在我们文化馆，艺术档案被分成若干大类，然后再细分属类，如：A馆务类；B活动类；C个人类；D财会类；E基建设备类等属于大类。A大类下设2个属类：A1行政管理类，A2党群工作类。B大类下设6个属类：B1文学戏曲类，B2音乐舞蹈类，B3美术书法摄影类，B4综合活动类，B5其它活动类，B6非物质文化遗产。C大类以每个人设属类。D大类包括财会历年来的账单、发票等。E大类下设3个属类：E1建造房屋有关材料，E2房屋普查登记有关材料，3设备添置有关材料。A1行政管理类，因包含内容较广泛，故下设：A1—1和本单位业务活动有关的文件、函件，A1—2工作计划与总结，A1—3考核评比材料，A1—4工作交流材料，A1—5群众团体活动材料，A1—6其他与本单位业务活动有关材料。这些类别的细分不仅要求档案工作要过细，而且要求目录表注释详尽明确，很多目录标题下面需要一大串注解。因为有很多艺术品（摄影、书画等）和文艺活动都是用艺术语言命名的，这种标题不大容易使人一目了然。三是要求整理灵活性。许多档案是装订型的，但艺术档案的大部分门类则要求采用“夹页型”，理由有三：①活动的形式有补充的可能。特别是传统性的活动，它可能会牵涉到更多的人和事，可能会追溯到以前更远的时间；②活动的时间拖延性很大。如全国性和省里组织活动全程往往需要很长时间，获得一张证书有的要拖上一年半载。③艺档在利用过程中随时需要抽用和复印。
每一事物都有其自身的特色，而有特色地开展工作便是提高该事物效能的根本。为使艺术档案更好地为本单位服务，使其利用效能进一步提高，本人对艺术档案工作有一些思考并在实践中作了尝试。
二
坚持“随记法”，为艺术档案的有效利用提供宝贵的原始素材
人的记忆力是有限的，常言道：“好记性不如烂笔头”。一般的档案往往是采取“搜集”和“回忆”的方法集成的。这给艺术档案的准确性和完整性带来很大的影响。为提高艺术档案整理的效率与质量，我常备了一本“随记本”，随身携带。每逢活动，从一开始到结尾都尽可能的记下来，看似象“流水帐”，或象“小事记”，点点滴滴，多多益善。我把这种方法称之为“随记法”。养成了这种习惯以后，档案整理起来就方便、及时了。活动一结束，我根据“随记本”，再综合各方面插集的材料，在较短的时间里就可形成“夹页式”档案。然而，我也不轻易丢掉“随记本”，而是把它作为“特殊档案”保存起来，因为我在实践中发现它还有着特殊价值，即除了编制档案之外，它的某些“余量”还可利用。如一项大奖赛过后，我们档案收编的大多是获奖作品和获奖人员名单。殊不知很多作品虽未获奖，但其中不少演员的表演却是不错的，这在我的“随记本”里往往会有记录。我们搞群众文化，非常需要来自各条战线的群众演员。在好多次活动物色演员时，我的“随记本”就派上用场了。此外，还有不少单位为编写创建文明单位材料、许多人在高考和招工中为收集反应自己特长的材料，也是在我的“随记本”上找到了“证据”。
规范“双重制”，为艺术档案的有效利用提供准确的实用资料
单位艺档与个人艺档双管齐下，我称之为“双重制”。“双重制”档案整理、编制的难度在于量大且繁琐。区一级的文化活动大多具备一定的规模，本馆工作人员三四十号人均需参与其中。活动过后，除了编制单位艺档之外，还得做许多个人档案，专业不同，材料繁杂，有时复印件就一大堆。尽管如此，我认为个人艺档非常重要，只有同时做好“双重制”，才能保证整个艺术档案的完整性。
“双重”档案的利用价值集中体现在个人职称评定和职称人员的人事关系调动方面。在评定职称中个人艺档无疑是申报者的原始证据。一份详尽的个人艺档目录表，不仅给上级主管部门确定推荐意见提供依据，而且也给审批部门提供了依据。个人艺档中的原始材料既方便个人申报职称，又为从职人员的工作调动提供了依据。个人艺档是一个文艺工作者火红人生的记载。艺档跟着人员走，什么事情都清楚。
实践中，我认为做好“双重”艺档工作应注意三个方面：一要及时。每项活动结束都应将材料及时整理收编，即使加班也要把事情办了，拖下来往往会出现遗漏；二要准确。尤其是在一些细节上不能有误。比如在获奖等级上容易混淆：证书上原来字体不规范又遇见笔划脱落，“二等奖”就变成了“一等奖”，或是证书在复印中产生误差。解决这些现象的办法也是很简单，即在个人艺档中把目录表上的字体规范起来，比如把“二等奖”写成“贰等奖”等等；三要齐全。档案工作者要有较强的事业心与责任感。做到齐全无非就是在“勤”字和不厌其烦上下气力。对经常碰到的“一证件反映多人成绩”等情况，作为档案工作者应细心对待，区分不同专业和类型，复制各种印件，及时充实个人艺档，尽可能在齐全上不留遗憾。
采用“列表式”，为艺术档案的有效利用提供全面的汇兑资料
为了能够及时准确的提供综合性材料，我采用了“列表式”的做法，即把单位的实绩用统计表的方法表现出来。
“列表式”首先是制表。需要制作一份能全方位反应情况，又能随时扩充内容的表格。然后是及时填表，尽量缩短时差关系。再次是备份，为了及时反应情况，便于利用，一般情况下，需要备有双份表，随时可拿出一份。
“列表式”用途广泛。每遇年度考核少不了，每遇单位汇总情况少不了，每遇展览报捷少不了，尤其是单位等级考评时用处特别大。
“列表式”试行几年，取得了较好的效果。
三
探索艺术档案有效利用的范围很广，内容很丰富，跨度也很大。回顾几年工作实践，感到许多方面还有待于提高。求得共识和艺档工作者不断努力。
首先需要摆正“利用观”。这里有三个实际问题：一是不要“待到利用时方知重要性”，尤其是加强领导，增加投入，不断增添更新艺档设施设备；二是需要更多的人参与艺档工作。文化单位大部份人员都是各项活动的组织者，绝大部分人员都有个人艺档，如果每个人都能自觉及时把资料送交艺档室，就有可能避免遗漏；三是艺档工作者不能只是单纯地利用而疏忽整理，否则会偏废艺档。
其次需要科学管理艺档。档案的保管是门科学，有硬件方面的要求，也有方法上的要求。作为单位艺档工作者有必要根据单位实际情况提出更新设施设备的计划，并按科学的方法去整理和保管档案。
第三需要对艺档工作者加强现代信息技术培训。现在已进入信息时代，档案工作者不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行档案管理。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案工作人员。这是推进文化馆艺术档案管理进程的一项关键性工作。
艺术档案与其他档案相比尚属“年轻”，但已茁壮成长，且具规模。丰富和完善艺术档案，需要时间，更需要人们不懈地努力，希望能在《浙江档案》等刊物中学到更多的有关艺术档案工作方面的见解和经验。
档案从收领到整理，从鉴定到保管，最终贵在利用。档案是利用的基础，利用是档案的生命。而档案的有效利用程度无疑取决于收集、整理、鉴定、保管各个环节的细腻工作与否以及档案利用过程中的积极探索实践。如今，艺术档案的广泛利用已涉及到文化事业发展的各个方面，艺档作为储存交化知识的载体、文化发展史的记录和文化建设事业的组成部分，已成为越来越多人的共识。当然每一事物都有它的特殊性。就我们区级文化馆而言，艺术档案的利用价值更多体现在于创办活动、等级考评、职称评定等诸方面。这就形成了文化事业单位对艺术档案收集、整理、保管等环节中的特定要求：一是要求内容完整性。一般档案多为保存结果和粗略过程，而艺术档案中的艺术活动类则十分强调内容完整性，尤其要注意到细节、甚至刨根问底。如组织一次地方特色的古词演唱，不仅要记载这次演唱会的时间、地点、人员、效果，而且也有必要借此机会记载古词演唱这种形式的起源、演变和发展。二是要求分类明朗化。在我们文化馆，艺术档案被分成若干大类，然后再细分属类，如：A馆务类；B活动类；C个人类；D财会类；E基建设备类等属于大类。A大类下设2个属类：A1行政管理类，A2党群工作类。B大类下设6个属类：B1文学戏曲类，B2音乐舞蹈类，B3美术书法摄影类，B4综合活动类，B5其它活动类，B6非物质文化遗产。C大类以每个人设属类。D大类包括财会历年来的账单、发票等。E大类下设3个属类：E1建造房屋有关材料，E2房屋普查登记有关材料，3设备添置有关材料。A1行政管理类，因包含内容较广泛，故下设：A1—1和本单位业务活动有关的文件、函件，A1—2工作计划与总结，A1—3考核评比材料，A1—4工作交流材料，A1—5群众团体活动材料，A1—6其他与本单位业务活动有关材料。这些类别的细分不仅要求档案工作要过细，而且要求目录表注释详尽明确，很多目录标题下面需要一大串注解。因为有很多艺术品（摄影、书画等）和文艺活动都是用艺术语言命名的，这种标题不大容易使人一目了然。三是要求整理灵活性。许多档案是装订型的，但艺术档案的大部分门类则要求采用“夹页型”，理由有三：①活动的形式有补充的可能。特别是传统性的活动，它可能会牵涉到更多的人和事，可能会追溯到以前更远的时间；②活动的时间拖延性很大。如全国性和省里组织活动全程往往需要很长时间，获得一张证书有的要拖上一年半载。③艺档在利用过程中随时需要抽用和复印。
每一事物都有其自身的特色，而有特色地开展工作便是提高该事物效能的根本。为使艺术档案更好地为本单位服务，使其利用效能进一步提高，本人对艺术档案工作有一些思考并在实践中作了尝试。
二
坚持“随记法”，为艺术档案的有效利用提供宝贵的原始素材
人的记忆力是有限的，常言道：“好记性不如烂笔头”。一般的档案往往是采取“搜集”和“回忆”的方法集成的。这给艺术档案的准确性和完整性带来很大的影响。为提高艺术档案整理的效率与质量，我常备了一本“随记本”，随身携带。每逢活动，从一开始到结尾都尽可能的记下来，看似象“流水帐”，或象“小事记”，点点滴滴，多多益善。我把这种方法称之为“随记法”。养成了这种习惯以后，档案整理起来就方便、及时了。活动一结束，我根据“随记本”，再综合各方面插集的材料，在较短的时间里就可形成“夹页式”档案。然而，我也不轻易丢掉“随记本”，而是把它作为“特殊档案”保存起来，因为我在实践中发现它还有着特殊价值，即除了编制档案之外，它的某些“余量”还可利用。如一项大奖赛过后，我们档案收编的大多是获奖作品和获奖人员名单。殊不知很多作品虽未获奖，但其中不少演员的表演却是不错的，这在我的“随记本”里往往会有记录。我们搞群众文化，非常需要来自各条战线的群众演员。在好多次活动物色演员时，我的“随记本”就派上用场了。此外，还有不少单位为编写创建文明单位材料、许多人在高考和招工中为收集反应自己特长的材料，也是在我的“随记本”上找到了“证据”。
规范“双重制”，为艺术档案的有效利用提供准确的实用资料
单位艺档与个人艺档双管齐下，我称之为“双重制”。“双重制”档案整理、编制的难度在于量大且繁琐。区一级的文化活动大多具备一定的规模，本馆工作人员三四十号人均需参与其中。活动过后，除了编制单位艺档之外，还得做许多个人档案，专业不同，材料繁杂，有时复印件就一大堆。尽管如此，我认为个人艺档非常重要，只有同时做好“双重制”，才能保证整个艺术档案的完整性。
“双重”档案的利用价值集中体现在个人职称评定和职称人员的人事关系调动方面。在评定职称中个人艺档无疑是申报者的原始证据。一份详尽的个人艺档目录表，不仅给上级主管部门确定推荐意见提供依据，而且也给审批部门提供了依据。个人艺档中的原始材料既方便个人申报职称，又为从职人员的工作调动提供了依据。个人艺档是一个文艺工作者火红人生的记载。艺档跟着人员走，什么事情都清楚。
实践中，我认为做好“双重”艺档工作应注意三个方面：一要及时。每项活动结束都应将材料及时整理收编，即使加班也要把事情办了，拖下来往往会出现遗漏；二要准确。尤其是在一些细节上不能有误。比如在获奖等级上容易混淆：证书上原来字体不规范又遇见笔划脱落，“二等奖”就变成了“一等奖”，或是证书在复印中产生误差。解决这些现象的办法也是很简单，即在个人艺档中把目录表上的字体规范起来，比如把“二等奖”写成“贰等奖”等等；三要齐全。档案工作者要有较强的事业心与责任感。做到齐全无非就是在“勤”字和不厌其烦上下气力。对经常碰到的“一证件反映多人成绩”等情况，作为档案工作者应细心对待，区分不同专业和类型，复制各种印件，及时充实个人艺档，尽可能在齐全上不留遗憾。
采用“列表式”，为艺术档案的有效利用提供全面的汇兑资料
为了能够及时准确的提供综合性材料，我采用了“列表式”的做法，即把单位的实绩用统计表的方法表现出来。
“列表式”首先是制表。需要制作一份能全方位反应情况，又能随时扩充内容的表格。然后是及时填表，尽量缩短时差关系。再次是备份，为了及时反应情况，便于利用，一般情况下，需要备有双份表，随时可拿出一份。
“列表式”用途广泛。每遇年度考核少不了，每遇单位汇总情况少不了，每遇展览报捷少不了，尤其是单位等级考评时用处特别大。
“列表式”试行几年，取得了较好的效果。
三
探索艺术档案有效利用的范围很广，内容很丰富，跨度也很大。回顾几年工作实践，感到许多方面还有待于提高。求得共识和艺档工作者不断努力。
首先需要摆正“利用观”。这里有三个实际问题：一是不要“待到利用时方知重要性”，尤其是加强领导，增加投入，不断增添更新艺档设施设备；二是需要更多的人参与艺档工作。文化单位大部份人员都是各项活动的组织者，绝大部分人员都有个人艺档，如果每个人都能自觉及时把资料送交艺档室，就有可能避免遗漏；三是艺档工作者不能只是单纯地利用而疏忽整理，否则会偏废艺档。
其次需要科学管理艺档。档案的保管是门科学，有硬件方面的要求，也有方法上的要求。作为单位艺档工作者有必要根据单位实际情况提出更新设施设备的计划，并按科学的方法去整理和保管档案。
第三需要对艺档工作者加强现代信息技术培训。现在已进入信息时代，档案工作者不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行档案管理。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案工作人员。这是推进文化馆艺术档案管理进程的一项关键性工作。
艺术档案与其他档案相比尚属“年轻”，但已茁壮成长，且具规模。丰富和完善艺术档案，需要时间，更需要人们不懈地努力，希望能在《浙江档案》等刊物中学到更多的有关艺术档案工作方面的见解和经验。