论文部分内容阅读
Excel是一种非常实用的电子表格软件，在数据处理方面有着广泛的应用。在处理数据的过程中，往往涉及到大量的数据输入，如果不注意技巧和方法的话，将会花费很大的精力。我在使用Excel的过程中，琢磨出几个小技巧，对快速输入很有帮助。
一、快速输入大量含小数点的数字
在Excel工作表中输入大量带有小数点的数字时，按照普通的输入方法，一般会按照数字原样大小直接输入。例如：要在单元格中输入0.08这个数字时，会把“0.08”原样输入到单元格中。如果需要输入若干个带有小数点的数字时，上述方法效率很低，使用Excel中的小数点自动定位功能，就能大大提高输入速度。方法是：鼠标单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数，再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如：要在某单元格中键入0.09，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入9，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.09”。
二、导入文本文件中的内容
如果要把一些以纯文本格式储存的文件，制作成Excel的工作表，重新输入一遍或将数据一个个复制到工作表中，将很费事。巧妙利用Excel中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。使用该功能时，在Excel编辑区中，选定菜单栏中的“数据”/“获取外部数据”/“导入文本文件”命令，然后在“导入文本”对话框中选择要导入的文本文件，按下“导入”按钮以后，按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。
三、快速输入大量相同数据
在不同的单元格中输入大量相同的数据，不必一个一个地输入单元格，那样会花费很长时间，而且还比较容易出错。利用下面的方法可以在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体为：首先同时选中需要填充数据的单元格，若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次按住Ctrl键，把光标移到其中的一个单元格中，输入要填充的那个数据；按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
四、快速进行中英文输入法切换
要录入一种既包含有数字信息，又包含有文字信息的工作表，需要不断地反复切换输入法，非常麻烦。可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法(如五笔)；接着单击“数据”/“有效性”，打开“数据有效性”对话框，选中“输入法模式”标签，在“模式”框中选择“打开”，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“数据有效数据”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
五、快速删除工作表中的空行
删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做很不方便。可以使用下面的操作方法：首先打开要删除空行的工作表，插入一新的列X，按顺序填入整数，然后根据其他任何一列，将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行，再以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。
六、快速对不同单元格中字号进行调整
编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上。为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就要对这些单元格重新定义较小的字号。其实，可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：选中宽度固定的列，用鼠标单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮。此后，Excel就都能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。
七、快速输入多个重复数据
如果一个数据要大量重复输入，可以借助Excel的“宏”功能，把这个数值赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会自动输入。首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”/“宏”菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令，在单元格输入数据，然后将宏保存，需要输入这个数值时，按下组合键或工具栏的按钮即可。
上面是在使用Excel中摸索出来的几个小技巧，可能会由于版本的不同而略有区别，但大体的思路和方法是对的。在Excel中还有许多类似的小技巧，掌握它们可以大大提高工作效率，减轻我们的工作量。■
一、快速输入大量含小数点的数字
在Excel工作表中输入大量带有小数点的数字时，按照普通的输入方法，一般会按照数字原样大小直接输入。例如：要在单元格中输入0.08这个数字时，会把“0.08”原样输入到单元格中。如果需要输入若干个带有小数点的数字时，上述方法效率很低，使用Excel中的小数点自动定位功能，就能大大提高输入速度。方法是：鼠标单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数，再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如：要在某单元格中键入0.09，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入9，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.09”。
二、导入文本文件中的内容
如果要把一些以纯文本格式储存的文件，制作成Excel的工作表，重新输入一遍或将数据一个个复制到工作表中，将很费事。巧妙利用Excel中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。使用该功能时，在Excel编辑区中，选定菜单栏中的“数据”/“获取外部数据”/“导入文本文件”命令，然后在“导入文本”对话框中选择要导入的文本文件，按下“导入”按钮以后，按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。
三、快速输入大量相同数据
在不同的单元格中输入大量相同的数据，不必一个一个地输入单元格，那样会花费很长时间，而且还比较容易出错。利用下面的方法可以在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体为：首先同时选中需要填充数据的单元格，若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次按住Ctrl键，把光标移到其中的一个单元格中，输入要填充的那个数据；按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
四、快速进行中英文输入法切换
要录入一种既包含有数字信息，又包含有文字信息的工作表，需要不断地反复切换输入法，非常麻烦。可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法(如五笔)；接着单击“数据”/“有效性”，打开“数据有效性”对话框，选中“输入法模式”标签，在“模式”框中选择“打开”，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“数据有效数据”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
五、快速删除工作表中的空行
删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做很不方便。可以使用下面的操作方法：首先打开要删除空行的工作表，插入一新的列X，按顺序填入整数，然后根据其他任何一列，将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行，再以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。
六、快速对不同单元格中字号进行调整
编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上。为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就要对这些单元格重新定义较小的字号。其实，可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：选中宽度固定的列，用鼠标单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮。此后，Excel就都能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。
七、快速输入多个重复数据
如果一个数据要大量重复输入，可以借助Excel的“宏”功能，把这个数值赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会自动输入。首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”/“宏”菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令，在单元格输入数据，然后将宏保存，需要输入这个数值时，按下组合键或工具栏的按钮即可。
上面是在使用Excel中摸索出来的几个小技巧，可能会由于版本的不同而略有区别，但大体的思路和方法是对的。在Excel中还有许多类似的小技巧，掌握它们可以大大提高工作效率，减轻我们的工作量。■