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【摘 要】高职院校创新电子档案管理，有助于档案管理科学性和效率提升，信息存储持久稳定，档案管理完整性得到保障，资源共享更加便捷。本文从高职档案管理工作模式、管理方法、人员队伍层面分析了现存问题和不足。从高职档案管理模式、机制、手段、服务形式、水平等方面，对网络时代高职档案变革路径展开了探讨。
【关键词】高职档案;机制创新;信息完整性
【中图分类号】G712 【文獻标识码】A 【文章编号】1671-1270（2019）30-0026-02
一、高职档案管理信息化转型的意义
（一）提升档案管理效率和科学化水平
高职院校档案管理工作是比较繁杂的，进行档案信息查询和调阅会花费大量的时间，工作效率低下，档案管理人员重复性工作强度大。
进入到互联网络时代，信息通信技术（ICT）在不同行业得到应用，其与高职院校档案管理的结合发挥了技术的先进性优势，但是随之而来的数据网络安全问题成为档案管理信息化转型所要解决的问题，通过技术手段与管理机制的结合，推动高职院校档案管理的数字化转型[1]。档案管理的信息化转型，一是要建立档案资源信息的数字化数据库，二是开发高效的数据存储与检索算法，进而提升档案数据管理效率，将管理人员从繁杂、重复的查阅工作中解放出来，将精力更多地投入到前沿研究领域。管理的信息化升级，使档案管理工作具备了科学性和更高效率。
（二）档案数据存储稳定性、长期性提升
常规档案存储以纸质媒介形式存在，伴随时间的延长，档案数据会发生不同程度的损毁或丢失。虽然我们可以采用多种形式的防止措施，但修复工作存在较大的技术难度，综合计入人力、物力、时间成本支出，这种保存的经济性较差。
档案管理转为信息化后，这种情况不复存在，数字资料的存储不会随时间发生改变，同时存储成本以数量级下降，数据多重备份易于实现，存储于计算机的资料信息，确保了数据存储的稳定性和长期可靠性[2]。
（三）数据资源共享更加快捷、高效
信息技术改变了常规的档案管理模式，凭借计算机系统的高速搜索引擎，档案数据检索和查询可以在短时间内完成，在效率提升的同时，准确性也得到提升，档案资源信息化管理的一个重要特征在于其高效、快捷特征。同时，档案数字化管理解决了传统档案管理无法共享数据资源的难题，使资源信息价值得到最大程度发挥。配套统一的管理部门机构，建设一体化档案信息共享平台，提升档案管理科学水平，兼顾档案信息资源共享效率和价值有效性。
二、高职院校档案管理长期滞留的问题
（一）工作模式僵化，缺乏灵活性
高职院校档案管理目前仍采用纸质媒介和常规管理手段，即使开展档案管理信息化升级的高职院校，其建设重点仍停留在局域网络硬件升级和信息收集孤岛建设，更加深层次的大数据技术和人工智能应用场景并未在档案管理中得到应用，加工整理、分析提炼环节不足，档案工作需求与实际管理问题不匹配，广大师生对档案管理工作的认识停留在简单、僵化状态。
（二）管理方法不科学，难以适应时代发展
现阶段的高职院校档案管理工作思维存在一定的局限性，缺乏与教育环境、社会、条件平衡等因素的互动，难以透过表象分析问题的本质。一个很重要的原因在于档案管理方法落后于大数据技术发展水平，支撑大数据技术的信息库、数据库、资源库建设不到位，高职院校档案工作管理系统得不到优化，档案管理工作模式有待改进，结构性不平衡现象突出[3]。由此可见，高职院校档案工作模式创新和方法变革进展缓慢。
三、高职院校档案管理在网络时代的转型策略
（一）整合数据信息资源，完成管理机制、模式转型
移动互联网络极大地拓展了互联网的边界范围，云平台对数据资源的整合超过以往任何时代，档案管理需要同步创新，提高档案数据服务水平和资源共享效率。实际工作中档案数据资料重复保存现象较为普遍，档案信息化比对技术可以轻松解决这一问题。凭借网络检索引擎，可以轻松实现档案数据资料的整合与共享，形成系统化、科学化的管理体系。
高职院校档案信息化转型以对信息管理制度的优化为重点，建立与信息化档案管理模式相配套的保障机制，提升高职院校档案管理水平的内在质量。另一方面，制定差异化的档案管理实施方案，以适应不同类型的档案管理需求，重点关注方案的可操作性，同时应具有对档案管理人员的约束与考核机制。
（二）创新档案管理手段，提升信息服务水平
档案材料传递采用自上而下模式，减少传输环节的数据错误或丢失，避免数据收集、归档环节的不完整，确保对档案资源的有效利用，并关注与具体单位教学管理环节的结合，提供准确、可靠档案数据支撑。通过互联网络与服务器强大的数据处理能力，收集资料信息，采用定期与不定期相结合的形式。划定合理的档案数据来源渠道与边界范围，收集与学校历史面貌、发展历程相关的全部数据资料，最大限度保证档案信息的完整性。档案资料取舍与否，应依据学校对信息的需求实际，立足所在院校自身发展。高职院校档案管理，要提升档案资料收集软件的利用效率，在云数据处理平台完成档案资料的整理与深度挖掘。管住档案资料信息入口，实时更新相关内容，实现档案信息的网络平台检索与查询，使档案数据价值得到体现。
（三）强化档案管理人员队伍建设，提供转型人才支撑
档案管理是高职院校职能整体的一部分，其管理人员队伍水平直接影响档案管理质量。因此，有必要明确高职院校档案管理人员的工作权责，转变思想意识，切实提升工作执行力。另一方面，对档案管理人员进行技能提升培训，优化其知识结构，实现专业技能水平的不断提升，将现代化管理思维和技术切实应用于档案管理工作中，建立并不断提升档案管理人员业务能力和专业思维能力。
四、结语
信息网络时代，尤其是随着5G通信技术的商业试运行，技术的升级势必带来档案管理模式创新。对高职院校而言，如何在网络化、信息化时代，转变档案管理模式，实现对现有档案管理设备升级，创新管理机制，关键点在于有效的结合，切忌出现两张皮的局面，过于追求先进性，而忽视与现有发展现状的结合。高职院校档案管理回归最大限度发挥数据价值，提升档案信息共享效率和贡献率。
【参考文献】
[1]党珍珠.信息化视域下高职院校档案管理创新路径分析[J].智库时代，2019（3）.
[2]唐娟.高职院校档案管理工作的现状与改进对策浅述[J].办公室业务，2018（11）.
[3]陈思.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].黑龙江科学，2019（3）.
【关键词】高职档案;机制创新;信息完整性
【中图分类号】G712 【文獻标识码】A 【文章编号】1671-1270（2019）30-0026-02
一、高职档案管理信息化转型的意义
（一）提升档案管理效率和科学化水平
高职院校档案管理工作是比较繁杂的，进行档案信息查询和调阅会花费大量的时间，工作效率低下，档案管理人员重复性工作强度大。
进入到互联网络时代，信息通信技术（ICT）在不同行业得到应用，其与高职院校档案管理的结合发挥了技术的先进性优势，但是随之而来的数据网络安全问题成为档案管理信息化转型所要解决的问题，通过技术手段与管理机制的结合，推动高职院校档案管理的数字化转型[1]。档案管理的信息化转型，一是要建立档案资源信息的数字化数据库，二是开发高效的数据存储与检索算法，进而提升档案数据管理效率，将管理人员从繁杂、重复的查阅工作中解放出来，将精力更多地投入到前沿研究领域。管理的信息化升级，使档案管理工作具备了科学性和更高效率。
（二）档案数据存储稳定性、长期性提升
常规档案存储以纸质媒介形式存在，伴随时间的延长，档案数据会发生不同程度的损毁或丢失。虽然我们可以采用多种形式的防止措施，但修复工作存在较大的技术难度，综合计入人力、物力、时间成本支出，这种保存的经济性较差。
档案管理转为信息化后，这种情况不复存在，数字资料的存储不会随时间发生改变，同时存储成本以数量级下降，数据多重备份易于实现，存储于计算机的资料信息，确保了数据存储的稳定性和长期可靠性[2]。
（三）数据资源共享更加快捷、高效
信息技术改变了常规的档案管理模式，凭借计算机系统的高速搜索引擎，档案数据检索和查询可以在短时间内完成，在效率提升的同时，准确性也得到提升，档案资源信息化管理的一个重要特征在于其高效、快捷特征。同时，档案数字化管理解决了传统档案管理无法共享数据资源的难题，使资源信息价值得到最大程度发挥。配套统一的管理部门机构，建设一体化档案信息共享平台，提升档案管理科学水平，兼顾档案信息资源共享效率和价值有效性。
二、高职院校档案管理长期滞留的问题
（一）工作模式僵化，缺乏灵活性
高职院校档案管理目前仍采用纸质媒介和常规管理手段，即使开展档案管理信息化升级的高职院校，其建设重点仍停留在局域网络硬件升级和信息收集孤岛建设，更加深层次的大数据技术和人工智能应用场景并未在档案管理中得到应用，加工整理、分析提炼环节不足，档案工作需求与实际管理问题不匹配，广大师生对档案管理工作的认识停留在简单、僵化状态。
（二）管理方法不科学，难以适应时代发展
现阶段的高职院校档案管理工作思维存在一定的局限性，缺乏与教育环境、社会、条件平衡等因素的互动，难以透过表象分析问题的本质。一个很重要的原因在于档案管理方法落后于大数据技术发展水平，支撑大数据技术的信息库、数据库、资源库建设不到位，高职院校档案工作管理系统得不到优化，档案管理工作模式有待改进，结构性不平衡现象突出[3]。由此可见，高职院校档案工作模式创新和方法变革进展缓慢。
三、高职院校档案管理在网络时代的转型策略
（一）整合数据信息资源，完成管理机制、模式转型
移动互联网络极大地拓展了互联网的边界范围，云平台对数据资源的整合超过以往任何时代，档案管理需要同步创新，提高档案数据服务水平和资源共享效率。实际工作中档案数据资料重复保存现象较为普遍，档案信息化比对技术可以轻松解决这一问题。凭借网络检索引擎，可以轻松实现档案数据资料的整合与共享，形成系统化、科学化的管理体系。
高职院校档案信息化转型以对信息管理制度的优化为重点，建立与信息化档案管理模式相配套的保障机制，提升高职院校档案管理水平的内在质量。另一方面，制定差异化的档案管理实施方案，以适应不同类型的档案管理需求，重点关注方案的可操作性，同时应具有对档案管理人员的约束与考核机制。
（二）创新档案管理手段，提升信息服务水平
档案材料传递采用自上而下模式，减少传输环节的数据错误或丢失，避免数据收集、归档环节的不完整，确保对档案资源的有效利用，并关注与具体单位教学管理环节的结合，提供准确、可靠档案数据支撑。通过互联网络与服务器强大的数据处理能力，收集资料信息，采用定期与不定期相结合的形式。划定合理的档案数据来源渠道与边界范围，收集与学校历史面貌、发展历程相关的全部数据资料，最大限度保证档案信息的完整性。档案资料取舍与否，应依据学校对信息的需求实际，立足所在院校自身发展。高职院校档案管理，要提升档案资料收集软件的利用效率，在云数据处理平台完成档案资料的整理与深度挖掘。管住档案资料信息入口，实时更新相关内容，实现档案信息的网络平台检索与查询，使档案数据价值得到体现。
（三）强化档案管理人员队伍建设，提供转型人才支撑
档案管理是高职院校职能整体的一部分，其管理人员队伍水平直接影响档案管理质量。因此，有必要明确高职院校档案管理人员的工作权责，转变思想意识，切实提升工作执行力。另一方面，对档案管理人员进行技能提升培训，优化其知识结构，实现专业技能水平的不断提升，将现代化管理思维和技术切实应用于档案管理工作中，建立并不断提升档案管理人员业务能力和专业思维能力。
四、结语
信息网络时代，尤其是随着5G通信技术的商业试运行，技术的升级势必带来档案管理模式创新。对高职院校而言，如何在网络化、信息化时代，转变档案管理模式，实现对现有档案管理设备升级，创新管理机制，关键点在于有效的结合，切忌出现两张皮的局面，过于追求先进性，而忽视与现有发展现状的结合。高职院校档案管理回归最大限度发挥数据价值，提升档案信息共享效率和贡献率。
【参考文献】
[1]党珍珠.信息化视域下高职院校档案管理创新路径分析[J].智库时代，2019（3）.
[2]唐娟.高职院校档案管理工作的现状与改进对策浅述[J].办公室业务，2018（11）.
[3]陈思.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].黑龙江科学，2019（3）.