企业集团财务共享服务中心的构建

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  作者简介:卫巍(1982— ),女,汉族,陕西西安人,中级会计师。主要研究方向:财务风险管理与控制。
   摘 要:随着经济全球化的不断发展,企业开始通过投资和并购的方式来向多元化和规模化方向发展,并开始构建信息化的财务共享服务中心,对财务资源整合优化,对财务活动进行统一管理。财务共享服务中心能够深挖财务信息,为企业集团的发展战略和企业计划等重要决策提供数据支持,实现企业集团的可持续发展。然而目前,集团企业在构建财务共享中心时存在许多问题,严重影响了共享中心应发挥的作用。文章通过理论和实践结合的研究方法,从财务共享服务中心的内涵及作用入手,探讨财务共享服务中心的构建的要素和成效,在此基础上提出保障及稳定财务共享中心运行的措施建议,旨在通过研究,为企业集团化发展助力。
   关键词:企业集团;财务共享服务中心;财务管理
  随着信息技术的不断发展,我国很多企业集团开始构建信息化的财务共享服务中心,对财务资源整合优化,对企业集团的财务活动和经营活动进行统一管理,来实现企业集团财务管理的高效化和精准化。财务共享服务中心能够深挖财务信息,为企业集团的发展战略和企业计划等重要决策提供数据支持,实现企业集团的可持续发展。然而目前,集团企业在构建财务共享中心时存在许多问题,严重影响了共享中心应发挥的作用,为此,文章从财务共享的概念和作用入手,探讨财务共享服务中心构建的主要模块,评价财务共享服务中心的成效,深入探讨存在的问题,并提出改善建议。
  一、财务共享的内涵及其作用
  (一)财务共享的内涵和特点
  国际财务共享服务管理协会(IFSS)对财务共享的定义是指以信息技术为基础,以财务流程处理、组织结构和流程优化为核心,以提高财务数据信息收集分析效率和质量,降低企业集团运营成本,创造更高的企业价值为目的,以市场为导向为内外部客户提供信息化、高效化和专业化财务管理服务的管理模式。
  财务共享具有如下特点:一是以信息技术为基础。财务共享得以实现主要依靠信息技术,财务共享服务中心多以ERP财务模块为主要工具,并且将ERP联网覆盖到财务模块和非财务模块两大领域。二是运作成本低。企业拥有了财务共享服务中心就可以减少一批财务人员和管理人员,降低了企业的经营成本。而且财务共享服务中心的工作效率和质量比人工的要高,所以,企业拥有财务共享服务中心后可以节省大量人力支出。三是财务管理水平高。财务共享服务中心能够将子公司的所有财务数据进行汇总和分析,不仅能够轻松跨地域跨部门地进行数据整合分析,还可以基于财务共享服务中心来对员工进行网络培训,可以减少培训过程中的车船使用费、住宿和餐饮费用。
  (二)财务共享的作用
  要想将各个独立的财务部门进行统一集中化的管理,就要构建一个财务共享服务中心,将企业集团旗下各子公司和分公司的财务工作进行统一管理,并利用财务资源、组织架构的优化配置,使得财务信息与资源得到高效利用,降低企业集团财务管理的成本和风险。具体而言财务共享对于企业集团具有以下作用:
  一是在业务管理方面。通过财务共享能够将原先的线下提单交易改为线上交易,提高了交易效率,并且能够减少手动填单的失误率,提高交易的准确性,整体提高业务管理的效率和准确性。同时,将大量简单重复操作的工作集中起来,减少各级分公司财务人员的日常繁琐工作,能大量缩减人工劳动,避免重复建设和系统冗余,提高基层财务工作效率,实现降本增效。
  二是在财务管理方面。通过对企业集团现有业务流程的优化,能够将复杂的业务流程简单化和标准化。促进预算系统、合同系统、销售系统以及ERP系统等与财务系统联结,这样就能够使财务管理更加体系和规范,为企业集团长远发展奠定稳固的经济基础。
  三是在经营管理和战略决策方面。利用精简化的业务流程和财务流程可以实现高效的企业集团经营管理。通过财务共享执行统一的标准制度和流程,强化会计审核,保障会计信息质量,能够将财务信息数据进行及时的整理分析,为企业集团的战略决策提供科学合理的建议。
  二、财务共享服务中心的构建
  (一)财务共享中心的构建原则、目标与程序
  首先,财务共享中心的构建原则是:①合法合规原则:符合会计准则、法律制度和会计制度的相关规定和要求。②标准化原则:将各个环节和流程制定统一的标准,提高工作效率。③简化原则:在满足目标和基本需求的基础上要尽量簡化,避免产生其他多余的支出。④自动化原则:因为财务共享服务中心的构建主要依靠信息技术,所以可以实现整个财务工作的自动化。
  其次,财务共享中心构建的目标就是提供统一的财务工作流程,将财务共享服务中心工作的各个环节和流程标准化。将工作流程细化到具体岗位,在财务部门内部进行明确分工,建立作业标准,这样有利于提高财务处理的效率和规范性,降低财务工作的成本,在此基础上提高财务为企业服务的水平。
  最后财务共享服务中心构建的程序是:一是要贯彻财务共享观念。这就需要重构总公司和子公司的财务组织,对财务部门进行权力重新分配和人事调动。二是要组织流程再造。建立财务共享服务中心会使原来的财务工作逐渐向财务共享中心偏移。例如原先的报账和核算工作都是分散到每个子公司独立进行的,但是建立财务共享中心后就要按照统一标准对账和核算进行统一管理,减少子公司财务权力。三是要构建信息系统平台。财务共享服务中心的主要功能有:核算、报销和支付,这三大内容都可以通过信息系统平台来进行。
  (二)财务共享中心关键系统的构建
  构建企业集团财务共享服务中心的关键是构建ERP信息系统,该系统具有跨区域、多端口和多模块等特点,不仅能够实现企业集团内部信息的交流,还可以在该系统中进行企业规划设计和员工培训教育。在构建ERP信息系统前要充分了解企业集团各子公司和分公司的业务模式、内容和流程,然后将ERP信息系统的端口与各子公司和分公司的业务系统的端口对接,因为ERP信息系统已经具有流程化和标准化的组织架构和信息处理系统,所以可以将各子公司和分公司的业务系统信息标准化和流程化处理。ERP信息系统构建主要有以下内容:   1.供应链模块
  供应链模块主要负责企业集团各业务层的管理,该模块是由供应商、仓库、物流和客户等小模块组成,涵盖了企业集团的采购、生产、加工、销售等全过程。在构建财务共享服务中心的供应链模块时需要根据企业集团的主要业务构建,摒除非主要业务流程,这样可以使整个供应链模块更加精简和高效。
  2.存货核算模块
  存货核算模块主要核算供应链模块产生的入库单、出库单等票据与实际仓库出货量、出货量是否一致,从而确定采购成本、销售收入和销售成本等内容,当存货核算模块核算完成后会自动将核算数据传到应收应付管理模塊和财务处理模块进行财务数据的进一步处理。
  3.应收应付管理模块
  应收应付管理模块根据存货核算模块的应收单和应付单信息来完成应收账款和应付账款的等级和核销,动态反映企业集团应收账款的账龄、应收账款金额、坏账风险、应付账款账龄、应付账款金额等。
  4.固定资产模块
  在构建固定资产模块前,需要先收集企业集团的固定资产信息,并将这些信息按照类型、部门、折旧方式和折旧费用等进行分类完成固定资产模块初始化构建。然后及时汇总固定资产总额,并将固定资产模块与总账模块对接,定期将固定资产总额信息传到总账模块进行最后的财务信息汇总与分析。
  5.费用报销模块
  费用报销模块主要负责企业集团内员工工作的各项费用报销、审批、报销费用统计查询与支付等,该模块主要与ERP信息系统中的预算管理模块和支付管理模块对接。在费用报销模块中员工可以实报实销,领导可以随时审批员工的报销申请,实现费用报销的高效化和信息化。报销模块之所以要与预算管理模块对接,是因为通过预算管理模块可以审核报销费用是否合规以及是否超出预算,避免员工乱报销和做假账等行为。而和支付模块对接是为了及时付款,提高报销效率。
  6.出纳模块
  出纳模块一般与支付模块对接,并在出纳模块里面设置收付款模式,并与应收应付与总账模块对接,实现出纳、库存核算和总账管理的一体化。
  7.总账模块
  总账模块包括应收应付、出纳、固定资产和存货等内容形成,这些汇总和生成的财务数据都传递到总账模块,总账模块对这些财务数据汇总并分析,根据企业集团的财务管理需求进行资金优化配置,实现企业集团财务活动的自动化、信息化和精细化管理。
  8.报表模块
  报表模块与上述各个模块对接,根据各个模块生成的财务数据自动生成报表信息,从而反映企业集团的财务管理和经营管理状况。
  (三)财务共享中心的保障措施
  1.组织结构优化
  财务共享服务中心打破传统财务管理组织结构,使得财务管理更加信息化和高效化,使得核算型财务和业务型财务分离,原有的组织结构不再适合当今财务管理工作需要。财务管理工作很多都可以在共享服务中心完成,因此可以核减财务核算人员和资金收付人员,只保留财务共享服务中心各个模块的管理人员,减少企业集团的人工成本。而在此基础上需要增加基层财务人员数量,让基层财务人员深入业务一线了解市场行情,广泛收集经济信息,为数据分析提供依据,并利用该信息系统加强企业集团内部各部门的沟通交流,加强财务信息共享,提高决策科学性。
  2.规范流程
  财务共享服务中心的各项操作都需要规范的流程来实现,通过规范的流程设计可以真实全面的反映企业集团的财务状况和业务状况。首先,总公司应该与分公司、子公司沟通和规定采购、生产、销售和费用报销等环节的流程,并且明确审批、销售和资金收付等环节的规定,明确这些流程应该录入信息系统的节点以及原始单据的保存方式,将线下流程操作转移至线上。建议各模块的管理人员录入各模块收集和产生的信息。其次,应该删除不必要的流程,确保流程设计的精简化,提高各部门操作流程效率和质量。最后流程设计完成后要进行试运行,需要对财务共享服务中心内所有业务流程进行测试,根据测试结果提出优化建议。
  三、财务共享服务中心构建的难点与建议
  (一)难点
  首先,财务共享服务中心是借助ERP信息系统建立的,但是ERP信息系统可能会与共享服务中心的某些模块和信息不兼容,且建立和维护ERP信息系统的成本较高,需要专业的计算机工程人员进行,增加了企业集团的经济负担。
  其次,财务共享服务中心建成之后,由于模块众多,且分工很细,各个模块的管理人员各司其职,每天的工作内容和工作量几乎不变,这样单调重复的工作难以吸引真正的人才,只能找一些不够专业的人员负责。不专业的人员难以了解整个财务共享服务中心的流程和组织结构,一旦一个环节出现问题,无法及时纠正和组织,就会影响其他模块的财务数据分析结果,牵一发而动全身,会给企业集团造成很大的财务风险。
  最后,财务共享服务平台实现了集团到各分公司的高度集中的财务管理模式,但是该平台只是在线上操作,需要搭配一套完整的线下内部控制制度,如果线下制度不完善,各公司各模块的管理人员工作就会有疏漏,不利于财务共享的顺利开展。
  (二)完善建议
  1.加强财务共享服务中心的建设
  首先,企业集团要根据自己的情况,选择合适的财务共享服务中心进行建设,确保财务共享服务中心能够与企业适应,从而降低财务管理人员业务不熟练导致的运作风险。其次,企业要根据自身特点来建设与企业财务流程相适应的财务共享服务中心,对于一些内容相同、重复率高的财务管理工作进行优化处理,从而降低成本。最后,加强财务共享服务中心的软硬件检查,并建立系统防火墙,防止恶意程序和病毒入侵平台系统,避免企业财务数据信息被窃取或损毁。
  2.提高财务管理人员素质
  虽然财务共享服务中心属于新型财务管理模式,但是身为现代企业财务管理人员,要能够充分利用服务中心,需要提高其平台掌握操作能力。例如通过开展素质教育训练、创新思想教育、财务技能培训等来提高财务管理人员的专业素质和综合素质,使其不但能够熟练使用方法,还能够完善财务共享服务中心,不断优化共享平台,使其更好的服务于企业财务管理活动。
  3.加强分公司各部门的协作
  财务共享服务中心联系了总公司、分公司、各部门之间的财务信息和工作,因此要想发挥财务共享服务中心的优势和效用,就要加强总公司、分公司及其各部门之间的沟通合作,提高财务信息传递效率,确保总公司的财务计划和决策能够让各分公司在第一时间接受并执行,同时各分公司的财务信息也要能够在第一时间让总公司知道,以便于总公司根据各分公司的财务信息汇总来做出财务决策和计划,提高财务管理效率和准确性,使得分支财务管理信息成为总公司运行企业的数据依据。
  四、结语
  总之,随着信息技术的发展,“互联网+”已经融入到各行各业,财务共享平台模式使得财务管理更加高效、智能和准确,企业集团需要加强财务共享服务中心的建设投入,不断提高财务管理人员素质,加强分公司各部门的协作,来实现财务信息共享和规范化处理流程,降低内部控制风险。
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