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摘要：随着学校的发展壮大，档案管理工作内容逐渐增多。如今越来越多的学校采取信息化管理模式来提高档案管理的质量和效率。实体档案和信息化档案都是档案管理工作的重要组成部分。本文重点围绕实体档案管理的议题进行了探讨，概述了实体档案保管质量的影响因素，论述了实体档案保护管理的策略和方法，供相关人士参考。
关键词：学校档案、档案管理、实体档案、档案保管、管理方法
1引言
随着档案管理事业的发展，学校档案管理工作面临新的挑战。一方面要加快信息化档案建设管理的步伐，提高档案管理的效率，另一方面在实体档案管理反面提高管理标准，以更加科学规范的管理方式和手段来提高档案管理的质量。对于学校来说，实体档案管理十分重要，实体档案管理工作水平的高低直接影响着学校档案管理工作的整体水平。为此针对实体档案管理工作进行研究是十分必要且十分重要的。
2影响实体档案保管质量的因素
在实体档案保管过程中，影响管理质量的因素有多方面。
一是实体档案的自身材料因素。典型的如纸质档案中的纸张材料、笔墨材料，这些材料大部分会随着年代的久远在环境中逐渐发生质量变化，如纸张颜色变黄变淡、字迹模糊、油墨变质、纸张变薄等，这些因素都会对实体档案保管质量带来不可避免的影响。
二是实体档案的类型和规格。由于实体档案不同于电子档案，在形状规格方面有更多的类别，不同的类别规格需要进行不同的分类，并根据不同的标准和方法进行保存管理。如果没有精细化的管理标准和管理方法，势必对实体档案造成负面影响，影响实体档案的保管质量。
二是存储环境因素。如光照、通风、温度、湿度、灰尘、昆虫、微生物等。在强烈的紫外光照射下，很多档案会加速氧化反应进程，不仅档案材质寿命缩减，而且上面的字迹也会模糊，档案质量明显降低。如果档案保存环境中的湿度和温度设置不科学，不仅会加速档案材质发生物理化学反应，还会增加昆虫或微生物的繁殖速度，遭遇档案受潮发霉、虫蛀等现象，对实体档案造成严重损害。
三是人为损坏或丢失因素。在实体档案的保管工作中经常会遇到盘点、查阅等工作事物，因工作人员的因素导致實体档案丢失、遗漏、损坏，影响到实体档案管理工作水平的提高。
3实体档案保护管理的策略及方法
结合影响实体档案保管质量的影响因素，档案管理部门及工作人员可从以下方面入手，提高实体档案管理工作的水平。
首先，完善和升级实体档案管理的硬件设施。实体档案管理工作必须依靠良
好必要的基础硬件设施。一方面要科学合理的设计实体档案库房的位置和环境布局，确保室内环境通风情况良好、光线适中、灰尘洁净度良好、温湿度可灵活调节。尤其注意档案保存建筑室内的防水防潮，为实体档案保管奠定良好的基础条件。另一方面，对实体档案库房进行室内布局的合理设计。除了满足基础的环境条件调节设备和设施之外，对档案柜或档案架应采取间隔互通的布局方式，禁止档案柜或档案架贴墙壁摆放，方便对实体档案采取360°的检查盘点。对一些特殊的实体档案，应配备专用的档案存放装置，满足不同类别实体档案的存放要求。
其次，严格控制实体档案保管条件。对于实体档案来说，应严格根据档案保管的类别进行环境条件的设置。对档案库房的温度、湿度等严重影响纸质档案质量和寿命的因素进行严格控制。对不同的地区、不同的季节以及特殊的天气变化情况，应进行科学灵活的调整，一般保持在14℃～18℃范围内。在降水量较多的时节，应采取必要的除湿方法，通过专业电器设备进行空间除湿，同时在库房内多个位置放置硅胶、无水氯化钙等化学试剂进行辅助除潮去湿。对光照可能造成的不利影响，管理人员可以根据不同的实体档案材料类型进行不同的分区放置，将容易受到光照影响的档案进行避光保存。同时在窗户位置采取遮光或防光处理，避免实体档案受到紫外强光照射，延长实体档案寿命。针对霉菌等微生物影响，可以从空气流通环节和灰尘清洁方面入手。一方面针对灰尘或微粒物质，工作人员定期使用静音吸尘器进行地面清洁，用软抹布或排笔刷进行细节局部的灰尘清扫，避免空气中的灰尘积聚在实体档案缝隙内，引发细菌或微生物污染。另一方面，对可能造成实体档案腐蚀或损坏的酸性、碱性气体进行隔离，在档案库房的空气流通入口处设置气体过滤装置，保持库房室内气体新鲜清洁。此外，为了避免昆虫或霉菌等动物微生物的污染，可在库房内壁上进行防霉菌涂料涂覆处理，或在墙壁上涂刷油漆，创建不利于微生物或昆虫卵的生长繁殖条件，避免实体档案受到啃食、感染。
第三，对实体档案采取精细化的管理方式。由于不同的实体档案有不同的保存适宜条件，因而采取一刀切的管理方式仅能满足部分实体档案的保存需求。为了实现更加全面的管理目标，采取精细化的管理方式成为一条有效的途径。比如，根据纸质档案的制作工艺以及书写材料进行区分，根据不同的类别来分别管理。对手工纸张档案、机制纸张档案进行分区存放，对图纸、字画等字迹为主的档案材料进行统一存放。对纸质档案材料的耐酸性和耐碱性进行区分，对档案的聚合度、韧性进行了解，分别进行分类并采取相应的保管方法。另外，工作人员应在不同档案区域和存放柜上标注保存信息，便于工作人员盘点和查阅，减少对档案的不必要操作。
第四，提高档案管理人员的业务素质。档案管理工作人员应积极学习行业的新标准新规范，严格落实好学校档案管理工作和管理制度的各项内容。在进行日常档案管理工作中，注意衣服鞋帽的更换、保持环境的清洁、注意做好灭菌处理，不断提高知识水平和业务技能，降低人为失误率。
4结语
综上所述，学校实体档案管理工作事项多内容杂，档案管理工作人员应根据实际情况，制定和采取科学的对策，如此，才能推动实体档案管理工作水平迈上新的台阶。
参考文献
[1]如何采用科学的管理方法提升中专学校档案实体分类的新思路，王东旭，《环渤海经济瞭望》，2019（07）
[2]论文数档案的重要作用及保管工作，张玉梅，《纳税》，2018（18）
[3]实体与信息化档案并行安全保护技术应用研究，李露，《机电兵船档案》，2019（01）
关键词：学校档案、档案管理、实体档案、档案保管、管理方法
1引言
随着档案管理事业的发展，学校档案管理工作面临新的挑战。一方面要加快信息化档案建设管理的步伐，提高档案管理的效率，另一方面在实体档案管理反面提高管理标准，以更加科学规范的管理方式和手段来提高档案管理的质量。对于学校来说，实体档案管理十分重要，实体档案管理工作水平的高低直接影响着学校档案管理工作的整体水平。为此针对实体档案管理工作进行研究是十分必要且十分重要的。
2影响实体档案保管质量的因素
在实体档案保管过程中，影响管理质量的因素有多方面。
一是实体档案的自身材料因素。典型的如纸质档案中的纸张材料、笔墨材料，这些材料大部分会随着年代的久远在环境中逐渐发生质量变化，如纸张颜色变黄变淡、字迹模糊、油墨变质、纸张变薄等，这些因素都会对实体档案保管质量带来不可避免的影响。
二是实体档案的类型和规格。由于实体档案不同于电子档案，在形状规格方面有更多的类别，不同的类别规格需要进行不同的分类，并根据不同的标准和方法进行保存管理。如果没有精细化的管理标准和管理方法，势必对实体档案造成负面影响，影响实体档案的保管质量。
二是存储环境因素。如光照、通风、温度、湿度、灰尘、昆虫、微生物等。在强烈的紫外光照射下，很多档案会加速氧化反应进程，不仅档案材质寿命缩减，而且上面的字迹也会模糊，档案质量明显降低。如果档案保存环境中的湿度和温度设置不科学，不仅会加速档案材质发生物理化学反应，还会增加昆虫或微生物的繁殖速度，遭遇档案受潮发霉、虫蛀等现象，对实体档案造成严重损害。
三是人为损坏或丢失因素。在实体档案的保管工作中经常会遇到盘点、查阅等工作事物，因工作人员的因素导致實体档案丢失、遗漏、损坏，影响到实体档案管理工作水平的提高。
3实体档案保护管理的策略及方法
结合影响实体档案保管质量的影响因素，档案管理部门及工作人员可从以下方面入手，提高实体档案管理工作的水平。
首先，完善和升级实体档案管理的硬件设施。实体档案管理工作必须依靠良
好必要的基础硬件设施。一方面要科学合理的设计实体档案库房的位置和环境布局，确保室内环境通风情况良好、光线适中、灰尘洁净度良好、温湿度可灵活调节。尤其注意档案保存建筑室内的防水防潮，为实体档案保管奠定良好的基础条件。另一方面，对实体档案库房进行室内布局的合理设计。除了满足基础的环境条件调节设备和设施之外，对档案柜或档案架应采取间隔互通的布局方式，禁止档案柜或档案架贴墙壁摆放，方便对实体档案采取360°的检查盘点。对一些特殊的实体档案，应配备专用的档案存放装置，满足不同类别实体档案的存放要求。
其次，严格控制实体档案保管条件。对于实体档案来说，应严格根据档案保管的类别进行环境条件的设置。对档案库房的温度、湿度等严重影响纸质档案质量和寿命的因素进行严格控制。对不同的地区、不同的季节以及特殊的天气变化情况，应进行科学灵活的调整，一般保持在14℃～18℃范围内。在降水量较多的时节，应采取必要的除湿方法，通过专业电器设备进行空间除湿，同时在库房内多个位置放置硅胶、无水氯化钙等化学试剂进行辅助除潮去湿。对光照可能造成的不利影响，管理人员可以根据不同的实体档案材料类型进行不同的分区放置，将容易受到光照影响的档案进行避光保存。同时在窗户位置采取遮光或防光处理，避免实体档案受到紫外强光照射，延长实体档案寿命。针对霉菌等微生物影响，可以从空气流通环节和灰尘清洁方面入手。一方面针对灰尘或微粒物质，工作人员定期使用静音吸尘器进行地面清洁，用软抹布或排笔刷进行细节局部的灰尘清扫，避免空气中的灰尘积聚在实体档案缝隙内，引发细菌或微生物污染。另一方面，对可能造成实体档案腐蚀或损坏的酸性、碱性气体进行隔离，在档案库房的空气流通入口处设置气体过滤装置，保持库房室内气体新鲜清洁。此外，为了避免昆虫或霉菌等动物微生物的污染，可在库房内壁上进行防霉菌涂料涂覆处理，或在墙壁上涂刷油漆，创建不利于微生物或昆虫卵的生长繁殖条件，避免实体档案受到啃食、感染。
第三，对实体档案采取精细化的管理方式。由于不同的实体档案有不同的保存适宜条件，因而采取一刀切的管理方式仅能满足部分实体档案的保存需求。为了实现更加全面的管理目标，采取精细化的管理方式成为一条有效的途径。比如，根据纸质档案的制作工艺以及书写材料进行区分，根据不同的类别来分别管理。对手工纸张档案、机制纸张档案进行分区存放，对图纸、字画等字迹为主的档案材料进行统一存放。对纸质档案材料的耐酸性和耐碱性进行区分，对档案的聚合度、韧性进行了解，分别进行分类并采取相应的保管方法。另外，工作人员应在不同档案区域和存放柜上标注保存信息，便于工作人员盘点和查阅，减少对档案的不必要操作。
第四，提高档案管理人员的业务素质。档案管理工作人员应积极学习行业的新标准新规范，严格落实好学校档案管理工作和管理制度的各项内容。在进行日常档案管理工作中，注意衣服鞋帽的更换、保持环境的清洁、注意做好灭菌处理，不断提高知识水平和业务技能，降低人为失误率。
4结语
综上所述，学校实体档案管理工作事项多内容杂，档案管理工作人员应根据实际情况，制定和采取科学的对策，如此，才能推动实体档案管理工作水平迈上新的台阶。
参考文献
[1]如何采用科学的管理方法提升中专学校档案实体分类的新思路，王东旭，《环渤海经济瞭望》，2019（07）
[2]论文数档案的重要作用及保管工作，张玉梅，《纳税》，2018（18）
[3]实体与信息化档案并行安全保护技术应用研究，李露，《机电兵船档案》，2019（01）