论文部分内容阅读
摘 要：会计档案是企业生产经营活动的重要依据，它不仅可以为单位制定经营决策，而且为国家制定宏观经济政策及提供参考。本文首先阐述了加强企业会计档案管理的重要意义及其特征，其次简要分析了企业会计档案管理中存在的问题，并提出加强企业会计档案管理的措施，以供相关从业人员借鉴参考。
关键词：企业；会计档案管理；措施；
文章编号：1674-3520（2014）-10-00-01
一、加强企业会计档案管理的重要意义
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据。首先，会计档案管理是经济管理的重要组成部分，全面反映经济活动的历史面貌，为本企业单位制定发展战略提供可靠的财务信息；其次，会计档案是证明经济企业合法经营的凭据，也是监督企业经济活动的有效手段和工具；第三，良好的会计档案管理有助于成本控制，特别是在会计电算化背景下，可以进行大量的数据分析和趋势研判，为企业压缩成本、编制预算提供依据；最后，企业会计档案管理有助于国家相关职能部门更好的了解国民经济的运行情况，可为国家相关宏观经济政策的决策提供一些参考依据。由此可见，加强企业会计档案管理的具有非常重要意义。
二、企业会计档案管理的一般特征
企业会计档案管理均一般具有这样三个特征，即：整体性、专业性和连续性。（1）整体性是指企事业单位在一个会计年度里产生的会计凭证、账册和报表等具有密不可分的关联，是一个不可分割的整体，从而成为会计档案管理的重要基础；（2）专业性是指会计档案通过会计核算这种特有的专业手段完成，以数字记录和反应本企业经济活动，会计凭证、账册和报表有特定的格式及项目，档案的装订和保管也有相应的专业要求；（3）连续性体现在一项经济活动从业务发生到结束，可以利用会计核算的方式，连续不断对会计对象进行完整的记录、反映和监督。
三、企业会计档案管理中存在的问题
1、会计档案立卷不完备。有些企业会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。
2、会计档案销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
3、会计档案保管较薄弱。有些企业的会计档案未按要求移交企业档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些企业没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些企业虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些企业由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别企业由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。
四、加强企业会计档案管理的有效措施
1、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
2、健全会计档案立卷工作。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必須按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
3、强化会计档案的保管工作。对存放的手工会计档案，要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档。会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料，均应视同档案及时整理、保存并妥善保管归档。为查找方便，应按照类别、保管期限分开存放。无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有备份，存放在两处不同的建筑物内。采用磁性介质存贮的电算化会计档案，要定期进行检查、复制备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失造成不必要的麻烦和损失。
4、提升会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
5、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
五、结束语
会计档案管理是企业档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，会计档案是企业经济活动的记录和反映。同时又是信息的重要载体，是主要信息源，管好用好会计档案，是使企业经营管理、有序、高效运行的有效保证。
参考文献：
[1]付玉玲.浅谈财务会计档案管理问题及对策[J].企业研究，2012，（13）
[2]洪海生.会计管理体制改革的必要性和基本思路[J].商场现代化，2004，（15）
[3]马素萍.会计档案工作管理体制研究[J].北京档案，2002，（05）
关键词：企业；会计档案管理；措施；
文章编号：1674-3520（2014）-10-00-01
一、加强企业会计档案管理的重要意义
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据。首先，会计档案管理是经济管理的重要组成部分，全面反映经济活动的历史面貌，为本企业单位制定发展战略提供可靠的财务信息；其次，会计档案是证明经济企业合法经营的凭据，也是监督企业经济活动的有效手段和工具；第三，良好的会计档案管理有助于成本控制，特别是在会计电算化背景下，可以进行大量的数据分析和趋势研判，为企业压缩成本、编制预算提供依据；最后，企业会计档案管理有助于国家相关职能部门更好的了解国民经济的运行情况，可为国家相关宏观经济政策的决策提供一些参考依据。由此可见，加强企业会计档案管理的具有非常重要意义。
二、企业会计档案管理的一般特征
企业会计档案管理均一般具有这样三个特征，即：整体性、专业性和连续性。（1）整体性是指企事业单位在一个会计年度里产生的会计凭证、账册和报表等具有密不可分的关联，是一个不可分割的整体，从而成为会计档案管理的重要基础；（2）专业性是指会计档案通过会计核算这种特有的专业手段完成，以数字记录和反应本企业经济活动，会计凭证、账册和报表有特定的格式及项目，档案的装订和保管也有相应的专业要求；（3）连续性体现在一项经济活动从业务发生到结束，可以利用会计核算的方式，连续不断对会计对象进行完整的记录、反映和监督。
三、企业会计档案管理中存在的问题
1、会计档案立卷不完备。有些企业会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。
2、会计档案销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
3、会计档案保管较薄弱。有些企业的会计档案未按要求移交企业档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些企业没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些企业虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些企业由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别企业由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。
四、加强企业会计档案管理的有效措施
1、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
2、健全会计档案立卷工作。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必須按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
3、强化会计档案的保管工作。对存放的手工会计档案，要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档。会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料，均应视同档案及时整理、保存并妥善保管归档。为查找方便，应按照类别、保管期限分开存放。无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有备份，存放在两处不同的建筑物内。采用磁性介质存贮的电算化会计档案，要定期进行检查、复制备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失造成不必要的麻烦和损失。
4、提升会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
5、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
五、结束语
会计档案管理是企业档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，会计档案是企业经济活动的记录和反映。同时又是信息的重要载体，是主要信息源，管好用好会计档案，是使企业经营管理、有序、高效运行的有效保证。
参考文献：
[1]付玉玲.浅谈财务会计档案管理问题及对策[J].企业研究，2012，（13）
[2]洪海生.会计管理体制改革的必要性和基本思路[J].商场现代化，2004，（15）
[3]马素萍.会计档案工作管理体制研究[J].北京档案，2002，（05）