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摘要：随着社会的发展，我国的办公室文秘工作质量也有了很大的提升。办公室是处理单位众多事务的重要场所，工作量很大，需要文秘人员眼观六路、耳听八方，既能把所有工作顾及到，又能保证质量。所以在选择文秘人员的时候要严谨仔细，要熟悉单位的基本业务，熟练掌握电子设备的使用，语言恰当且应急能力强，这样才能支撑起办公室的工作，起到承上启下的作用。本文提供了几点提高办公室文秘质量和水平的有效策略，为单位管理提供大致的方向。
关键词：办公室文秘;工作质量;水平优化策略
引言：
办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和单位内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低单位内部管理水平。对此，单位要加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前办公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘工作的主要原则，全面提高办公室文秘的综合素质，保证各项工作的顺利开展，提高单位综合管理水平，进而促进单位的可持续性健康发展。在这样的环境背景下，探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。
1提高文秘工作质量和水平的重要性
办公室管理是单位日常管理与行政工作的主要场所，随着单位业务的不断扩大，其所承担的工作量也有所增长，涉及到各种行政管理与日常管理内容，并且办公室工作是做好上下级指令传导的关键环节，为了将领导的意思准确地传达给员工，需要做好各项工作的细节管理。与此同时，办公室文秘工作者还承担着与外部沟通的主要任务，除了处理好单位文秘工作与内部人员之间的联系，还要对上下级及其他业务部门进行沟通和经济往来，这就给文秘工作者的专业素养与工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素质与单位内部管理之间的关系是密不可分的，单位必须重视文秘工作的重要性，在工作的过程中保持一定的原则。首先，面对大量的工作任务始终保持负责、认真的态度，把握和落实好单位内部管理制度和职业道德，控制自身的行为，提高自我素养和综合水平。其次，在工作之余根据自身能力统筹好岗位工作，能够应用现代化信息手段提高办公效率与工作质量。另外，将上级领导的意识和指令准确传达到各个部门，加强上级、下级之间的有效沟通，充分发挥岗位责任，做好上下级之间的调节作用，推动单位的可持续发展。
2办公室文秘工作质量和水平优化策略
2.1增加办公室文秘人员数量
众所周知，一个单位一个部门，会有各种类型的工作需要整理。办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得单位不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成办公室的大量工作，这给单位的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，单位必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。
2.2激发创新意识
创新是单位不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐的创新环境;另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。
2.3加强关注办公室文秘工作的细节处理
“细节决定成败”是对办公室文秘工作最直接的描述，因为文秘工作通常都比较繁琐与复杂，而身为文秘工作者，无论面对多么复杂、多么急切的问题一定要保持良好的心态，这样才能以最佳的状态应对各种问题，并将各个细节做好。首先，要树立正确的工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎扎实实做好本职工作，面对多样化的文秘工作也要正确对待，在此基础上还要加强对细节的关注，这样才能发挥文秘工作的先决性保障作用。其次，坚持“身体力行”的理念，对文秘工作的细节、过程进行剖析，一方面是能够快速地抓住关键问题;另一方面则产生示范效益，带动其他同事参与进来，养成从细节入手做好工作的良好习惯，在办公室内部建立务实、严谨的工作作风，为单位健康发展提供基础性支持并进行细节方面的完善。最后，倘若要当好领导的秘书，那么面对领导下达的每一个任务都必须认真对待：一是拿到任务，要认真分析，从细节之处找到工作能够有效开展的切入点。二是坚持在细节上细心琢磨，加强对过程的控制，力求工作尽善尽美，从而高效率完成领导下达的任务。
2.4做好细节管理工作
细节管理是办公室文秘工作者应该具备的基本素质，做好细节管理工作有助于文秘综合管理水平的提高。文字、文件和服务是办公室文秘工作者日常管理的核心内容，其对于文字细节的确定和认识直接影响领导意识的准确传达，如果在工作中出现了语法错误或者专属问题，就有可能导致不必要的矛盾和影响。这就要求办公室文秘工作者保证文字简明扼要，准确传达领导指示，做好文件传阅等细节管理工作，从文件编辑、文件传输、文件收回都要做好全过程的管理工作，确保文件编号编制的准确性，满足文件进度跟踪的动态发展要求。与此同时，办公室文秘工作者还要具有精细化的服务意识，保证各项工作的精益求精，不断提高办公室工作效率和质量。
结语
综上所述，办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办工作;文件的回收工作;各种会议的记录工作。办公室文秘的职业能力关系着单位工作的进度，单位在选择文秘人员时应该依据本文所提观点进行专业的选拔，要重视办公室文秘工作，对文秘的各方面能力进行培训，提高专业能力和职业素养。拥有专业的文秘人员相当于单位有了“润滑剂”，能够使单位更加健康发展。
参考文献
[1]林先华.提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（9）：279.
[2]陈亚珍.有效的战略分析，以提高办公室工作的质量和水平[J].商业，2017（2）：89-90.
[3]冯文娟.探索提高办公室管理者素质和水平的有效策略[J].培训，2016（16）：250.
[4]李飞.分析提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略[J].管理经理，2012（7X）：214-214.
关键词：办公室文秘;工作质量;水平优化策略
引言：
办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和单位内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低单位内部管理水平。对此，单位要加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前办公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘工作的主要原则，全面提高办公室文秘的综合素质，保证各项工作的顺利开展，提高单位综合管理水平，进而促进单位的可持续性健康发展。在这样的环境背景下，探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。
1提高文秘工作质量和水平的重要性
办公室管理是单位日常管理与行政工作的主要场所，随着单位业务的不断扩大，其所承担的工作量也有所增长，涉及到各种行政管理与日常管理内容，并且办公室工作是做好上下级指令传导的关键环节，为了将领导的意思准确地传达给员工，需要做好各项工作的细节管理。与此同时，办公室文秘工作者还承担着与外部沟通的主要任务，除了处理好单位文秘工作与内部人员之间的联系，还要对上下级及其他业务部门进行沟通和经济往来，这就给文秘工作者的专业素养与工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素质与单位内部管理之间的关系是密不可分的，单位必须重视文秘工作的重要性，在工作的过程中保持一定的原则。首先，面对大量的工作任务始终保持负责、认真的态度，把握和落实好单位内部管理制度和职业道德，控制自身的行为，提高自我素养和综合水平。其次，在工作之余根据自身能力统筹好岗位工作，能够应用现代化信息手段提高办公效率与工作质量。另外，将上级领导的意识和指令准确传达到各个部门，加强上级、下级之间的有效沟通，充分发挥岗位责任，做好上下级之间的调节作用，推动单位的可持续发展。
2办公室文秘工作质量和水平优化策略
2.1增加办公室文秘人员数量
众所周知，一个单位一个部门，会有各种类型的工作需要整理。办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得单位不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成办公室的大量工作，这给单位的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，单位必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。
2.2激发创新意识
创新是单位不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐的创新环境;另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。
2.3加强关注办公室文秘工作的细节处理
“细节决定成败”是对办公室文秘工作最直接的描述，因为文秘工作通常都比较繁琐与复杂，而身为文秘工作者，无论面对多么复杂、多么急切的问题一定要保持良好的心态，这样才能以最佳的状态应对各种问题，并将各个细节做好。首先，要树立正确的工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎扎实实做好本职工作，面对多样化的文秘工作也要正确对待，在此基础上还要加强对细节的关注，这样才能发挥文秘工作的先决性保障作用。其次，坚持“身体力行”的理念，对文秘工作的细节、过程进行剖析，一方面是能够快速地抓住关键问题;另一方面则产生示范效益，带动其他同事参与进来，养成从细节入手做好工作的良好习惯，在办公室内部建立务实、严谨的工作作风，为单位健康发展提供基础性支持并进行细节方面的完善。最后，倘若要当好领导的秘书，那么面对领导下达的每一个任务都必须认真对待：一是拿到任务，要认真分析，从细节之处找到工作能够有效开展的切入点。二是坚持在细节上细心琢磨，加强对过程的控制，力求工作尽善尽美，从而高效率完成领导下达的任务。
2.4做好细节管理工作
细节管理是办公室文秘工作者应该具备的基本素质，做好细节管理工作有助于文秘综合管理水平的提高。文字、文件和服务是办公室文秘工作者日常管理的核心内容，其对于文字细节的确定和认识直接影响领导意识的准确传达，如果在工作中出现了语法错误或者专属问题，就有可能导致不必要的矛盾和影响。这就要求办公室文秘工作者保证文字简明扼要，准确传达领导指示，做好文件传阅等细节管理工作，从文件编辑、文件传输、文件收回都要做好全过程的管理工作，确保文件编号编制的准确性，满足文件进度跟踪的动态发展要求。与此同时，办公室文秘工作者还要具有精细化的服务意识，保证各项工作的精益求精，不断提高办公室工作效率和质量。
结语
综上所述，办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办工作;文件的回收工作;各种会议的记录工作。办公室文秘的职业能力关系着单位工作的进度，单位在选择文秘人员时应该依据本文所提观点进行专业的选拔，要重视办公室文秘工作，对文秘的各方面能力进行培训，提高专业能力和职业素养。拥有专业的文秘人员相当于单位有了“润滑剂”，能够使单位更加健康发展。
参考文献
[1]林先华.提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（9）：279.
[2]陈亚珍.有效的战略分析，以提高办公室工作的质量和水平[J].商业，2017（2）：89-90.
[3]冯文娟.探索提高办公室管理者素质和水平的有效策略[J].培训，2016（16）：250.
[4]李飞.分析提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略[J].管理经理，2012（7X）：214-214.