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摘要：在科技档案领域，文件生命周期理论和来源原则仍具备适用性，但全宗理论则不一定适用。文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正和发展。
关键词：科技档案 文件生命周期理论全宗理论 来源原则 适用性
1 文件生命周期理论在科技档案领域的适用性
问：你在前面说到，在广义科技文件概念下，文件生命周期理论在科技档案领域是适用的。你是如何得出这样的结论呢?
答：笔者主要是从科技档案的特点看档案学支柱理论的适用性问题。具体而言，从科技档案的现实性特点看文件生命周期理论在科技档案领域的适用性；从科技档案的成套性特点看全宗理论、来源原则在科技档案领域的适用性，
问：如果没有记错的话，之前你好象也是从对科技档案特点的重新认识这一角度，通过“理论的推导”最终提出了“淡化科技档案概念”这一引起争议的观点。这次是不是属于“故伎重演”?
答：你的记性令人生畏啊。不错，是这样的思路。一直以来，我们都更倾向于把科技档案看作是与文书档案或其他门类档案不同的档案，强调科技档案所具有的特殊性，从而把科技档案与其他档案区别开来，分别对待。这当然没错，但凡事总有个度，不可太过。
现实性强就是由此总结出来的科技档案的重要特点之一。正是因为现实性强。“科技档案在管理上就有着与其他普通档案不一样的要求。比如，为保持科技档案与所记述和反映的科技对象相一致，必须建立和健全科技档案的更改、补充制度，在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充。以维护科技档案的准确性。”
科技档案果真有如此强的现实性吗?我们更改的到底是科技档案还是科技文件?以科技档案的这种特殊性为据，是否能够说明文件生命周期理论不适用于科技档案领域?
问：是啊，针对“科技档案的更改”就产生了两种截然不同的观点，而且。有学者也根据科技档案现实性强的特点，提出了文件生命周期理论不适用于科技档案领域的看法。难道你还能针对“科技档案的更改”提出第三种观点?难道你还能根据科技档案现实性强的特点，得出相反的结论不成?
答：嘿嘿，确实有如此的想法。我们先从“现实性”人手。运用文件生命周期理论解释科技档案现象的关键，在于如何看待科技档案的现实性。实际上，归档以后进入档案部门的“科技档案”发挥现行效用，有两种情况：
第一种情况是，科技文件归档后。实际上并没有正式退出现行使用阶段，仍然发挥着现行科技文件的基本功能。指导着现实科技活动的开展。比如说，设计图的蓝图在形成后马上归档作为科技档案保存，但此时的蓝图还没有开始进入使用阶段。当蓝图被用来指导现实科技活动时，它才开始发挥它的现实效用。并在生产活动开展的过程中，经常性地更改、补充以便正确地指导实践。又如。设备文件一般是在开箱验收后立即归档，作为设备档案保存。此时的“设备档案”对于生产该设备的厂家来说已经是档案了，而对于使用者来说，它还是设备文件。这些设备文件并不因被归档而变成了真正意义上的档案。这些设备文件在对设备进行安装、调试、操作使用、日常维护和维修之时，仍发挥着现实指导作用。再如大型工程项目所产生的文件，一般是在每个子项目结束后马上归档，此时这项工程仍然在进行之中，我们就不能认为这些文件已经退出了现行阶段，实际上。这些文件仍然发挥着对该项工程的现实指导作用。
出现上述情况，是因人们对科技文件超前归档所致。实际工作中。人们为了维护科技档案的齐全完整，对那些容易丢失的科技文件往往采取超前归档的措施。这样做确实有利于保护科技文件的完整性。但我们要看到，这些归档了的科技文件，实际上并不是完全退出了现行阶段而失去了现行效用，有的恰恰刚开始发挥现行效用。事实上，这样的“科技档案”最终还是要经历现行阶段、暂存阶段和永久保存(或销毁)阶段，完成它的生命历程。
第二种情况是，某项科技活动的科技文件归档后。成为另一项科技活动的现行科技文件，发挥着现行指导作用，即旧的科技档案转化成了新的现行科技文件，指导另一项现实科技活动的开展。如停产产品恢复再生产，该产品的科技档案又转化成为再生产活动的现行科技文件。产品设计和基建项目设计中，对已有设计图纸的套用、复用也属于这种情况。已有的设计图作为原来产品生产、工程建设活动的科技档案，已经退出了现行阶段，对于原活动来说已经是档案了。但由于具有参考价值，当被另一项科技活动套用、复用时，这些科技档案就转化成了另一项活动的现行科技文件，对这项活动起现实指导作用了。另外，基建项目改建、扩建时。原有基建档案被用以指导改建、扩建活动，这时科技档案也就转化成了指导改建、扩建活动的现行科技文件了。
所以，我们通常所说的科技档案的现实性，实质上，在更多时候体现的是现行科技文件的现实性。当然，不仅一项科技活动的科技档案可以成为另一项科技活动的现行科技文件，而且一项科技活动的现行、半现行科技文件也可以成为另一项科技活动的现行科技文件。
问：那么，这第二种情况是不是文件发生了横向运动抑或是回流(逆向)运动呢?
答：我们知道，文件生命周期理论的思想基础是文件所呈现的不同价值形态，即是根据同一社会实践活动形成的文件在此项活动中所呈现出的不同价值形态，进行文件运动阶段的划分。所以，文件生命周期理论中的文件运动是针对某一特定社会实践活动而言。
在上述第二种情况中，某一项科技活动的科技档案对于形成它的科技活动来说，是处于文件运动的暂存阶段：而当这项科技活动的科技档案转化成为另一项科技活动的现行科技文件时，新的文件运动就产生了。对于另一项科技活动来说。它与前一项科技活动是有密切联系的。但不是纵横关系。而是具有延续性的新旧关系。也就是说。由于所反映的科技活动对象不同，科技档案所处的运动阶段也不同。当反映的是两项不同的科技活动时，它就同时处于两个不同的生命周期的运动阶段。
因此，所谓科技档案发挥现行效用并不是简单的回流(逆向)，也不是发生了横向运动，而实质是现行科技文件在发挥现行效用。对于某一项科技活动来说，它的科技档案是作线性运动。对于另一项科技活动来说，它的现行科技文件(由反映前一项科技活动的科技档案转化而来)也同样是作直线式运动。两者并不存在纵向和横向关系。更不存在回流(逆向)或跳跃运动，这体现的是一种多维运动。或者说，这是不同项目科技活动的线性运动，但具体而言，每一项科技活动的运动仍遵循文件生命周期理论。当然。也有不同的看法： “我们这里所讲的逆向运动仅仅是针对运动阶段性质而言的。如果从其已经是另一项新的、后续进行的社会活动的组成部分而言，也可以将这种文件运动看作是又回到现行阶段的螺旋式上升运动。” 问：这也不失为一种具有一定合理性的解释吧?另一个问题是。对科技档案的更改、补充，是否正体现了科技档案的现实性特点呢?
答：事实上，对科技档案进行更改、补充也分为三种情况：
一是更改、补充的科技档案还处于现行使用阶段，因而对所谓“科技档案”的更改、补充实质上是对还在发挥现行效用的科技文件的更改、补充。正如何嘉荪所说，这些现行文件“仍处于动态之中。当然就需要修改”。原因在于，科技档案的灵活归档制度使得很多现行科技文件被提前归档，但是，科技文件所记载和反映的对象——科技活动尚在进行当中，为了反映科技活动的原貌，真实地记录其发展过程，必须对记载和反映科技活动的现行科技文件进行不断的更改和补充，确保其内容与其记载的对象相一致，以正确地指导实践。
二是更改的科技档案这时已转化成了另一活动的现行科技文件。在前后相关的两项不同的科技活动中。后者往往是复用前者的科技档案，在原有图样的复制件上进行一定的更改、补充而得到新的图样文件，这套新的图样文件就用来指导新的科技活动。比如在产品改造、升级过程中，往往是在原有产品档案基础上进行必要的更改、补充得到换代产品的相关文件，再按照新的图样文件进行新产品的生产。其他如工程项目的改建、扩建也是如此。
三是已处于暂存阶段的少数科技档案，为了与所反映的科技对象相一致而进行的补充。
可见，科技档案的更改、补充实质上是大多数现行科技文件的更改以及少数科技档案的补充，主要体现的是科技文件的现实性(当然也不否定科技档案的现实性)。所发生的运动仍然是直线式的运动。这仍然符合文件生命周期理论。同时，将“科技档案的更改、补充”区分为“现行科技文件的更改”和“科技档案的补充”，这样的分别对待更具合理性。
问：你的意思是不是说，现在大多数已归档的科技档案实际上仍是现行科技文件?
答：你有些误解了。准确地表述。是说表面上看大多数可以“更改”的科技档案是已归档了，实际上仍是属于现行科技文件的更改。当然。也就存在这样的情况，相当一部分(不能理解为大多数)已归档的科技文件仍处于现行使用阶段。
问：这不是差不多吗?而且有相当一部分现行科技文件已归档成为科技档案，不正说明了文件生命周期理论不适用于科技档案领域吗?
答：如果你这么问，笔者倒也想反问一句，如此一来，那什么叫科技档案?
其实，与之相关的是关于档案概念是否以“非现行性”为基础的争论。对于这一问题，笔者认为，既不应当把现行性、半现行性(也许这一概念有些不规范)和非现行性之间的界限绝对化，也不应该将不同种类档案的归档标准“一刀切”。说极端些，若对档案概念是否以“非现行性”为基础泛泛而论之。也许是一个伪命题。当对文件可以作为档案的属概念达成共识后，对于什么样的文件才能成为档案，就集中在凭证性的保证上。
也就是说，如果文件的法定凭证性能通过各种管理手段确定下来，它就具备了档案的“凭证价值” (或保存价值)，即可以转化为档案。至于何时。是在文件形成之时，还是经过“档案化”处理或存档，或须办理严格的归档手续。甚至是进馆?则不必苛求统一。也无法统一。就像成为合法夫妻，最好是去登记。但这并非确认夫妻关系的唯一方式，可以因人而异。
实际上，在工作实践中也是如此。由于所有的文件都具有各自不同的保存价值和特定的保存地点，因此不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的。进而言之，对于什么叫档案，不仅古今中外有差异，就是在中国，针对不同种类、不同类型的文件。答案也可以是多种多样的。最终目的只有一个：便于管理和有效地提供利用。
问：照你这么说，之前许多关于档案概念的争论都是作白费口舌徒劳无益的无用功?
答：笔者可没那么说。这纯属你个人的理解啊。只是想说。不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的，但这并不能说明文件生命周期理论不适用。
在此，笔者仍再次强调，我们运用文件生命周期理论对科技档案运动过程进行的研究，是以广义的科技文件概念为逻辑起点。因此，科技档案只是科技文件整体运动过程中某一特定阶段的称谓，它与科技文件是种属关系。而且。文件生命周期理论只能运用于同一项科技活动的线性运动过程，若是面对若干相互关联的不同科技活动之间所呈现的多维运动状态。则只有从广义的科技文件概念出发，运用科技文件运动规律才能深入研究，否则是无法进行科学、合理解释的。
2 文件生命周期理论在电子科技文件领域的适用性
问：按照你的观点，文件生命周期理论的适用性似乎还挺强。而目前有一种看法，认为在电子文件时代，文件生命周期理论的适用性受到了不小的挑战。你怎么看呢?
答：还是拿电子科技文件说事吧。电子科技文件与纸质科技文件一样，也有组成的成套性特点。要求按工程项目或产品型号等特征收集齐全和分类整理。但是，电子科技文件与传统纸质科技文件毕竟有着显著差别，这使得它对文件生命周期理论产生了冲击，较明显的就是纸质科技文件的运动阶段大多顺向前进，而相当一部分电子科技文件在特殊情况下可能作“逆向运动”：纸质科技文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分。但电子科技文件可能会同时处于不同的运动阶段，各阶段的界限难以划清。因而。似乎适用于纸质文件从生成到处置的直线式运动过程的文件生命周期理论，已难以适用于电子科技文件。
那么，文件生命周期理论是不是就不适用于电子科技文件了呢?这里。关键是如何正确看待电子科技文件的“逆向运动”及同时拥有不同的运动阶段这种现象。
问：此话怎讲?难道你要把这些复杂的运动现象一一拆分成简单的运动不成?
答：你倒是挺能领会对方意图的嘛。电子科技文件作“逆向运动”，一般有两种情况：
一是电子科技文件的实时归档使得电子科技文件一生成即被移交给档案部门归档，作为“电子档案”保存，而后再进入现行阶段，发挥现行效用。这样，电子科技文件就发生了“逆向运动”。这是对电子科技文件实施前端控制和全程管理的必然后果。电子文件本身所具有的特殊性。使得我们更有必要对它的整个运动过程进行有效控制，其措施就是档案部门提前介入电子文件生命周期，对电子文件实行实时归档。正是电子科技文件的实时归档使得它看似发生了“逆向运动”。但实际上，科技活动往往具有很强的动态性，很多情况下，一生成就归档了的电子科技文件并不能算是真正意义上的科技档案。随着科技活动的开展和不断深入，往往要对电子科技文件进行反复修改，以使它与所反映的科技活动对象保持一致。从这一点来说，一生成就归档的电子科技文件仍要经历一个完整的生命过程。从现行期到半现行期，再进入到非现行期，成 为真正的“电子科技档案”。
第二种情况是某一项科技活动的电子科技档案作为另一项科技活动的现行电子科技文件发挥现行效用，这样的电子科技文件又由半现行或非现行阶段“逆向运动”。进入现行阶段。但是。和纸质文件运动过程相类似，由于所针对的是不同的科技活动，这样的电子科技文件实际上并没有作“逆向运动”，当它转化为另一项科技活动的现行电子科技文件指导该项活动时，实质是产生了另一个新的电子科技文件运动。
由此可见，电子科技文件并非真能“同时拥有不同的运动阶段”。尽管同一份电子科技文件针对不同的科技活动，可以通过复用、套用、修改补充等方式提供副本，处于不同的运动阶段，但对于每一项科技活动来说，一份电子科技文件在某一时刻只能处于某一个特定运动阶段而不能同时拥有不同的运动形式。所以，说电子文件“同时拥有不同的运动阶段”只能是针对不同的活动而言，而且这时的电子文件已经不是“同一份”。其他门类的电子文件如此，电子科技文件更是如此。
问：你这不还是用老套路来对付新问题吗?
答：正所谓万变不离其宗。
笔者认为，文件生命周期理论这一揭示文件运动过程及其规律的理论，始终贯穿着历史主义的指导思想。因此，文件生命周期理论在本质上仍然适用于电子科技文件。电子科技文件与纸质科技文件在本质上是一样的，都存在一个从“生”到“死”的生命过程，都有一个从生成到销毁或永久保存的完整运动过程。而且，对于电子科技文件来说。这种运动的整体性体现得更为明显，更为重要。因为在电子环境下，科技文件出现所谓“逆向运动”的情形会更频繁，这实质上表明反映同一科技活动的电子科技文件是一维的线性运动，反映若干项具有关联的不同科技活动的电子科技文件是多维的线性运动，而不只是二维的纵向、横向运动，也不是回流或逆向运动。因而，更需要对电子科技文件运动的整体性投入更大的热情和关注，对电子科技文件运动整个过程进行全面而系统的管理和控制。
问：那你是如何看待文件连续体理论与文件生命周期理论的关系?难道文件生命周期理论真的完美到成为一种“顶峰理论”不需要再发展了吗?
答：当然不是。从某种意义上说，文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正和发展。
由以上分析可知，文件的线性运动是多维的而不是一维的，而且是连续统一的。纸质文件如此，电子文件更是如此。其中最具代表性的是科技文件。随着理论研究的深入和实践的发展，我们发现，文件生命周期理论偏重于对文件实体的研究。着重于研究文件的一维运动。显然，该理论的一维研究视角是不够完备的。
上世纪90年代，澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出了文件连续体理论。这一理论构建了一个多维坐标体系，对文件的运动过程进行描述，着重研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律，突出文件运动的连续性和整体性，将文件看作是一个连续统一体，从而深入揭示文件的连续运动过程，展现文件各阶段相互关联、互相影响和相互转化的可能性。
可以说，研究视角的多维性是文件连续体理论不同于文件生命周期理论的一个重要方面，这一点实际上弥补了文件生命周期理论的不足，促使我们把视点落到文件的多维运动而不是一维运动上，全面而深入地研究文件价值形态变化及其运动阶段、保管场所、保管形式之间的内在关系。这对于我们正确分析、描述文件的多维运动尤其是电子文件的多维运动非常重要。从这一点上说，文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正和发展。
但文件连续体理论也有明显不足：它把“大文件”看作是一个连续的无明显分界的现象，即文件的管理不再有阶段的分别，这在当前是不现实的。注重文件整体运动过程中诸要素之间的承接和对应关系固然重要，但将文件看成一个连续的无明显分界的现象， “在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，未对现行文件、半现行文件与档案之间的差别予以充分辨析。”无论是纸质文件还是电子文件，它们的生命轨迹都有阶段性，在不同的时期有不同的价值形态，这是不可否认的。
由此可见，只要加以修正和发展，文件生命周期理论完全能够继续指导当今的文件管理实践，发挥它强大的生命力。它对科技档案的适用性也是毋庸置疑的，但是需要注意，这时的科技档案只是科技文件运动到某一特定阶段时的称谓。
3 全宗理论、来源原则在科技档案领域的适用性
问：近几年一直有学者试图通过全宗理论和来源原则来解释科技档案工作，但是由于全宗定义本身的局限，使一些现象、整理方法难以用相关的理论作出较为圆满的诠释。来源原则如何应用到科技档案工作中，以及全宗理论是否适用于科技档案整理工作，是否对科技档案实体管理工作也具有指导意义，一直没有定论。你是怎么认为的?
答：近况确实如你所说。但笔者认为，新的来源观以及全宗定义的异化，已经为来源原则重新解释科技档案工作奠定了基础。
问：若全宗理论不适用，那么新来源观就真的有这么神奇吗?
答：还是让我们从全宗理论与来源原则的关系来分析吧。正确认识它们之间的关系，是讨论两者是否适用于科技档案工作的关键。我们从两者的发展历程看。全宗理论(或全宗原则)最初基本等同于来源原则，随着来源原则的发展，全宗理论成为来源原则的表现形式之一。尤其是布伦内克的自由来源原则的提出，标志着来源原则已经脱离全宗理论的樊篱，突破了具体形态的来源形式，转而指向一切档案形成过程中的“同一精神”、“同一意志”。
尔后，加拿大档案学者特里·库克在20世纪90年代对来源原则做出新的阐释，他认为，电子时代的来源不再局限于文件的形成机关，更注重文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等。特里，库克给来源的概念赋予了更深层的意义和时代特征。 “来源”不再是单一对象的联系，而扩展到更抽象、更广泛的有机联系，由原来实体联系转变为动态的信息联系。
尽管“新来源观”并没有偏离来源原则的基本精神即历史主义。或者说， “新来源观”在实质上较之自由来源原则也并没有太多的理论突破。但这种比自由来源原则更为抽象的新来源观更具有理论的指导意义，它不仅为电子时代电子文档的管理提供理论依据，也为日益复杂繁琐的社会活动领域里的档案管理活动提供了核心理论依据，为新的档案管理模式转换奠定了理论基础。从这一意义上说，来源原则已远远超越了昔日的全宗理论。
问：若全宗理论也作出某种调整，是否也同样可以等同于来源原则呢?
答：一句话，全宗理论就算做出调整，也不可能上升为来源原则。
传统的全宗定义，主要针对文书档案和传统档案载体而言，它仅指一个机构、组织、个人形成的 密切联系的文件整体，全宗原则最初出现的目的是为了便于档案馆保管和利用而采用的分类原则，其实质是来源原则的具体应用形式。
经过长期的发展，人们把全宗原则扩展至全宗理论再又上升为全宗形态的异化(或基本等同于新来源观)，这其实是迫于现实的需求，全宗定义的变化是在情理之中的，有些学者想发展全宗理论是情有可原的。比如。我国有的学者认为在高技术条件下，全宗形式已经发生了异化，他们认为客体全宗(也就是除按机构、个人以外其他密切联系的有机整体)相对于传统的主体全宗而言已经是一种异化。“全宗将不再也不是原来意义上的馆藏单位，而仅仅是文件信息处理、著录和用户检索利用不可或缺的基本单位，”并认为“全宗理论会从以原始文件产生部门为中心的实际来源原则转变为以多部门，多机构中文件形成者的职能和任务活动为重点的概念来源”。
换句话说，就是将全宗理论等同于新的来源观，把全宗扩展到整个档案工作领域，这种设想出发点是好的，而且有一定的合理性，但仍值得我们认真思考，并有待实践的进一步检验。因为全宗毕竟是一种具体的操作方案和具体的应用形式，虽然基本精神与来源原则相一致，但仅是来源原则的一部分表象，把它上升为来源原则，不仅有可能会造成理论上的混淆，而且还会带来实践环节的困惑。由此可见，无论全宗还是其他体现来源原则的表现形式仅是来源原则具体的表象化，不能代表来源原则，也不应该上升为来源原则。
问：如此说来，全宗理论是不能适用于科技档案整理工作了?
答：你从笔者的哪句话中听出了这“弦外之音”了?应该这么说，全宗理论不一定适用于科技档案整理工作，因为，科技档案的成套性可以打破传统意义的全宗范畴。
问：不一定适用是什么意思?
答：且听笔者慢慢道来。
任何档案都产生于一定的社会实践活动，并与之存在一种共生而又对应的关系。同一项社会实践活动往往具有作为一个有机整体的紧密联系的特性，而文件作为活动的真实记录和见证，必然承袭着相关活动的密切联系。在此， “同一社会活动”往往被我们理解为直观易辨的某一组织或个人的实践活动，相对应于这种实践活动的文件才适用于全宗，而这使一些科技活动产生的文件得不到合理的解释。甚至，多个活动主体共同参与的一些社会活动所产生的文件，也往往不适用于传统的全宗形式，但由于以往这种现象不够明显、突出，于是经过变通，用“档案汇集”、 “全宗汇集”等新名词作为全宗的补充形式。并作出相应适当的解释。而以一定实物为对象的科技、生产活动，或是针对各种自然现象和自然规律进行的科学研究活动，在活动过程中的密切联系不再体现为具体的机构和个人。而是体现为或具体或抽象的成套性特征。于是，传统的全宗理论不仅不适用于科技档案的整理，也不能反映科技档案工作的特有规律。
问：难道文书档案就没有成套性文件?
答：当然。文书档案也有成套性文件，如会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等。并且，一般情况下。科技档案和文书档案的成套性文件均是在全宗等级下进行单独集中保管，这就给人们一种印象，似乎两种不同种类档案的成套性文件没有本质的区别。的确，它们都是为了保持文件之间的有机联系，便于保管利用，在这一点上没有本质的区别，两者的最终目的是一致的。但是。科技文件与文书文件产生于不同类型的活动过程。活动本身具有各自不同的特性。因此相应的管理方式一定会存在根本的区别。一般地。文书档案的成套性文件多是指狭义的成套。即指一个立档单位围绕一项相对独立的社会实践活动应当形成的，具有保存价值的文件有机整体。而科技档案的成套性则更多地指广义的成套，即没有“一个立档单位”的限定。也就是说。科技档案的成套性往往可以打破全宗的界限，而且相对来说，具有较强的成套性。
问：那为什么会产生这样的差异呢?
答：众所周知，文书档案是在人们从事社会活动过程中产生的。社会活动种类多样、形成分散，一般社会实践活动形成的文件都比较单一，大型活动产生的系列文件也比较偶然。数量较少。往往最多几卷，可以把零散的、有保存价值的文件整理成有联系、有顺序，按一定规律组合起来的案卷，在这种情况下放在来源机关里更合理。而科技活动是按照科学程序，前后衔接密切地分阶段开展的，因而反映某一科技活动进程的科技文件的成套性比较强，而且数量庞大。一般的科技活动都会形成一系列的文件。换言之， “任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如一个课题项目的研究。一个工程项目的设计和施工，一个型号产品的研试和生产制造。一个气象过程的观(探)测等。围绕着一个独立科技项目的进行，自然地形成了一系列相关的科技文件材料，这些科技文件材料记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接。构成了一个反映该科技、生产活动的材料整体。”因此。一般来说，科技档案可以从机关来源中独立出来。以特定的“同一精神”、“同一意志”独立地生长，而不影响机关来源的独立性和不可分散性，但文书档案不具备这一特性。于是，科技档案的成套性具备了脱离机关来源的特性，可以单独构成保管单元。
从理论上说，科技档案成套性的性质是较普遍的，但有时为了管理的方便，在一些特殊情况下不按“套”保存。基建、产品、设备、科研档案的成套性比较强，在机关档案室一般按成套性特点分类，但在专业档案馆或城建档案馆中为了方便查找利用。又按专业进行分类；还有一些自然现象观测研究活动产生的文件虽然也具有成套性，但往往根据专业特点作为第一层分类的类别。但一般来说，科技档案的成套性由其自身的特性决定可作为独立的管理单元，这不同于文书档案的成套性文件仅作为文件内部排列方式的依据。就这一点而言，科技档案中的“套”不一定是全宗的下位分类单元。
问：原来是这么个“不一定”，那是否来源原则也“不一定适用”呢?
答：可以这么说。来源原则的基本精神与科技档案的成套性相一致。
来源原则一直是档案学的核心理论，它所应用的领域自然也包含科技档案工作，但是由于传统的全宗理论并不适用于科技档案整理，来源原则是否适用于科技档案工作也就一直没有得到合理的理论解释。
从科技档案管理的实践来看，其管理方法大多借鉴普通档案管理方法，科技档案组卷、分类都采用来源原则，尽管不是按传统全宗来进行管理。但以“套”为保管单位其实是以广义的来源原则为基础的。没有放弃也不可能超越来源原则。布伦内克认为“可能有这种情况，即把重点放在事由上，而事由背后的机关人格没有重大关系，当一个来源机关的变更对于业务继续进行中事由共同性的生长毫无影响时，档案体就完全从原来机关脱离出来作为 独立的有机体，虽然在业务机关多次的变换中仍然以旧日的精神继续生长。”比如说，科技档案以“套”为独立的管理单位就是“建立在来源共同性之上的事由共同性”，也就是我们常说的“打破全宗的界限”。但并没有违背来源原则的基本精神。
问：但所谓“打破全宗的界限”的尴尬，不是也可以通过扩大全宗范畴来避免吗?
答：不错，在我国国内。这样的思路得到了相当程度的重视。我国档案学者何嘉逊、冯惠玲就把全宗概念定义为“同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体”，并提出划分“主体全宗与客体全宗”： “比如有些档案不是以同一形成者为核心。而是以同一项工程、同一种产品、同一项科研课题为核心，即以同一活动内容或事由为核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者为依据组织馆藏档案，在有些情况下就难以行得通”。于是，为了完善全宗理论。避免出现“打破全宗界限”的情况，就提出了“主体全宗与客体全宗”新概念。
的确，这里所谓的“同一活动内容或事由”实非事由联系，而是来源联系。有些人就因为这“同一活动内容或事由”而误认为是事由联系，从而得出“事由原则和来源原则融合”的结论。提出“主体全宗与客体全宗”新概念的学者并没有犯这样的错误，他们清醒地指出“这只不过是一个错觉”。但话说回来，既然来源联系既可以指来源于同一形成者档案之间的联系，也可以指来源于同一活动过程中所产生的档案之间的联系。那么。即使出现“打破全宗界限”的情况，也并不违反来源原则。又何必一定要创造“主体全宗与客体全宗”新概念呢?而且，由参与同一活动过程形成成套文件的不同形成者，也有主持单位和协作单位之分。一般说来，由主持单位保存整套文件，而协作单位只保留与之相关的部分文件。从这个意义上看，也并没有真正“打破全宗界限”，套内文件也并没有按事由联系分类。
而布伦内克的自由来源原则所谓的事由一致性的实质是什么呢?从他用来“举例说明”的两个例子看，其实就是指机关的某种职能。他举的例子只是说明了。在某些情况下。可以按照职能而不是按机关划分档案实体，但职能联系其实也是来源联系的一种。
问：你的意思说，布伦内克的自由来源原则是“换汤不换药”?
答：可以这么说，布伦内克的自由来源原则仍然遵循来源原则的基本精神。从本质上看。 “新来源观”也不过是自由来源原则在电子文件时代的另外一种面目，可以说是“新瓶装旧酒”。但恰恰是这样的“重新包装”，使来源原则的基本精神“历久弥香”。
问：似乎这样看来，来源原则也就成了“放之四海而皆准”的普遍规律了?
答：当然不是。来源原则同样有其适用范围(或局限性)。但这并不妨碍我们探讨来源原则在电子科技文件管理领域中的适用性。
以上我们讨论的都是纸质科技档案的管理，其实科技档案还有相当部分是电子文件(笔者认为也应淡化“电子档案”或“电子科技档案”的概念)。
目前关于电子文件的原始性、真实性的认定仍存在一定的争议，但国外有些国家对电子文件的证据价值做出了规定。国外对电子文件的证据价值并不强调“原汁原味”，而是注重电子文件在整个业务过程中是否安全合理地保留下来，并保证内容的真实性、可靠性、完整性以及可描述性。在如何有效地保证电子文件的法律效力上，有些解决方案是用背景信息和前端控制来保证电子文件的真实性。
在此大背景下，适用于电子文件的“新来源观”不再局限于文件的本身而是扩展到整个业务过程、职能范围、处理程序。以及能提供相应可靠的监督信息。由于电子科技文件可以更改、补充，因此要保证它的完整、安全可靠更离不开成套性原则(或来源原则)。那种认为电子文件呈“虚拟”状态。只是一种“概念化”地存在的观点，就有些似是而非了。电子文件之间的相互关联，虽然通过计算机程序的逻辑链接可以“虚拟地”显示于电脑屏幕。但这种联系并非只能是概念上的、虚拟的，它同样可以是实体(通常为形成机关)中存在的职能、活动、形成过程等所体现的来源联系，因而不能认为所谓文件“来源”只能是概念上的。
“新来源观”之所以要求档案工作者获取与电子文件生成、保管、利用相关的各种数据，即文件的背景信息，就是藉此体现职能、活动、形成过程等来源的联系。从而保证其证据价值。对于这一点。谢伦伯格早有论断，他认为机关内文件的保存，首先要考虑的是文件作为职能和组织方面的证据价值，这也是为了保持其历史的有机联系的需要。
总之，笔者认为，来源原则这一揭示档案本质特征的理论。始终贯穿着历史主义的指导思想。因此，在考察电子科技文件运动过程时，来源原则在本质上仍然适用于电子科技文件的管理。而且，来源原则在科技档案管理中不应仅局限于分类领域，完全可以拓展到其他领域。更进一步说。来源原则不应局限于科技档案的管理领域，而应拓展到科技文件运动的全过程。因为科技文件是针对特定的科技对象。按照特定的工作程序成套形成的，而正是由于现行科技文件的形成客观上具有成套性，科技档案在形成过程中也才具有了成套性。因此，科技档案的成套性，只是科技文件在某一特定阶段成套性的具体体现，要想更好地研究成套性原则与来源原则的关系，就需要用来源原则去观照整个科技文件的运动过程。
关键词：科技档案 文件生命周期理论全宗理论 来源原则 适用性
1 文件生命周期理论在科技档案领域的适用性
问：你在前面说到，在广义科技文件概念下，文件生命周期理论在科技档案领域是适用的。你是如何得出这样的结论呢?
答：笔者主要是从科技档案的特点看档案学支柱理论的适用性问题。具体而言，从科技档案的现实性特点看文件生命周期理论在科技档案领域的适用性；从科技档案的成套性特点看全宗理论、来源原则在科技档案领域的适用性，
问：如果没有记错的话，之前你好象也是从对科技档案特点的重新认识这一角度，通过“理论的推导”最终提出了“淡化科技档案概念”这一引起争议的观点。这次是不是属于“故伎重演”?
答：你的记性令人生畏啊。不错，是这样的思路。一直以来，我们都更倾向于把科技档案看作是与文书档案或其他门类档案不同的档案，强调科技档案所具有的特殊性，从而把科技档案与其他档案区别开来，分别对待。这当然没错，但凡事总有个度，不可太过。
现实性强就是由此总结出来的科技档案的重要特点之一。正是因为现实性强。“科技档案在管理上就有着与其他普通档案不一样的要求。比如，为保持科技档案与所记述和反映的科技对象相一致，必须建立和健全科技档案的更改、补充制度，在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充。以维护科技档案的准确性。”
科技档案果真有如此强的现实性吗?我们更改的到底是科技档案还是科技文件?以科技档案的这种特殊性为据，是否能够说明文件生命周期理论不适用于科技档案领域?
问：是啊，针对“科技档案的更改”就产生了两种截然不同的观点，而且。有学者也根据科技档案现实性强的特点，提出了文件生命周期理论不适用于科技档案领域的看法。难道你还能针对“科技档案的更改”提出第三种观点?难道你还能根据科技档案现实性强的特点，得出相反的结论不成?
答：嘿嘿，确实有如此的想法。我们先从“现实性”人手。运用文件生命周期理论解释科技档案现象的关键，在于如何看待科技档案的现实性。实际上，归档以后进入档案部门的“科技档案”发挥现行效用，有两种情况：
第一种情况是，科技文件归档后。实际上并没有正式退出现行使用阶段，仍然发挥着现行科技文件的基本功能。指导着现实科技活动的开展。比如说，设计图的蓝图在形成后马上归档作为科技档案保存，但此时的蓝图还没有开始进入使用阶段。当蓝图被用来指导现实科技活动时，它才开始发挥它的现实效用。并在生产活动开展的过程中，经常性地更改、补充以便正确地指导实践。又如。设备文件一般是在开箱验收后立即归档，作为设备档案保存。此时的“设备档案”对于生产该设备的厂家来说已经是档案了，而对于使用者来说，它还是设备文件。这些设备文件并不因被归档而变成了真正意义上的档案。这些设备文件在对设备进行安装、调试、操作使用、日常维护和维修之时，仍发挥着现实指导作用。再如大型工程项目所产生的文件，一般是在每个子项目结束后马上归档，此时这项工程仍然在进行之中，我们就不能认为这些文件已经退出了现行阶段，实际上。这些文件仍然发挥着对该项工程的现实指导作用。
出现上述情况，是因人们对科技文件超前归档所致。实际工作中。人们为了维护科技档案的齐全完整，对那些容易丢失的科技文件往往采取超前归档的措施。这样做确实有利于保护科技文件的完整性。但我们要看到，这些归档了的科技文件，实际上并不是完全退出了现行阶段而失去了现行效用，有的恰恰刚开始发挥现行效用。事实上，这样的“科技档案”最终还是要经历现行阶段、暂存阶段和永久保存(或销毁)阶段，完成它的生命历程。
第二种情况是，某项科技活动的科技文件归档后。成为另一项科技活动的现行科技文件，发挥着现行指导作用，即旧的科技档案转化成了新的现行科技文件，指导另一项现实科技活动的开展。如停产产品恢复再生产，该产品的科技档案又转化成为再生产活动的现行科技文件。产品设计和基建项目设计中，对已有设计图纸的套用、复用也属于这种情况。已有的设计图作为原来产品生产、工程建设活动的科技档案，已经退出了现行阶段，对于原活动来说已经是档案了。但由于具有参考价值，当被另一项科技活动套用、复用时，这些科技档案就转化成了另一项活动的现行科技文件，对这项活动起现实指导作用了。另外，基建项目改建、扩建时。原有基建档案被用以指导改建、扩建活动，这时科技档案也就转化成了指导改建、扩建活动的现行科技文件了。
所以，我们通常所说的科技档案的现实性，实质上，在更多时候体现的是现行科技文件的现实性。当然，不仅一项科技活动的科技档案可以成为另一项科技活动的现行科技文件，而且一项科技活动的现行、半现行科技文件也可以成为另一项科技活动的现行科技文件。
问：那么，这第二种情况是不是文件发生了横向运动抑或是回流(逆向)运动呢?
答：我们知道，文件生命周期理论的思想基础是文件所呈现的不同价值形态，即是根据同一社会实践活动形成的文件在此项活动中所呈现出的不同价值形态，进行文件运动阶段的划分。所以，文件生命周期理论中的文件运动是针对某一特定社会实践活动而言。
在上述第二种情况中，某一项科技活动的科技档案对于形成它的科技活动来说，是处于文件运动的暂存阶段：而当这项科技活动的科技档案转化成为另一项科技活动的现行科技文件时，新的文件运动就产生了。对于另一项科技活动来说。它与前一项科技活动是有密切联系的。但不是纵横关系。而是具有延续性的新旧关系。也就是说。由于所反映的科技活动对象不同，科技档案所处的运动阶段也不同。当反映的是两项不同的科技活动时，它就同时处于两个不同的生命周期的运动阶段。
因此，所谓科技档案发挥现行效用并不是简单的回流(逆向)，也不是发生了横向运动，而实质是现行科技文件在发挥现行效用。对于某一项科技活动来说，它的科技档案是作线性运动。对于另一项科技活动来说，它的现行科技文件(由反映前一项科技活动的科技档案转化而来)也同样是作直线式运动。两者并不存在纵向和横向关系。更不存在回流(逆向)或跳跃运动，这体现的是一种多维运动。或者说，这是不同项目科技活动的线性运动，但具体而言，每一项科技活动的运动仍遵循文件生命周期理论。当然。也有不同的看法： “我们这里所讲的逆向运动仅仅是针对运动阶段性质而言的。如果从其已经是另一项新的、后续进行的社会活动的组成部分而言，也可以将这种文件运动看作是又回到现行阶段的螺旋式上升运动。” 问：这也不失为一种具有一定合理性的解释吧?另一个问题是。对科技档案的更改、补充，是否正体现了科技档案的现实性特点呢?
答：事实上，对科技档案进行更改、补充也分为三种情况：
一是更改、补充的科技档案还处于现行使用阶段，因而对所谓“科技档案”的更改、补充实质上是对还在发挥现行效用的科技文件的更改、补充。正如何嘉荪所说，这些现行文件“仍处于动态之中。当然就需要修改”。原因在于，科技档案的灵活归档制度使得很多现行科技文件被提前归档，但是，科技文件所记载和反映的对象——科技活动尚在进行当中，为了反映科技活动的原貌，真实地记录其发展过程，必须对记载和反映科技活动的现行科技文件进行不断的更改和补充，确保其内容与其记载的对象相一致，以正确地指导实践。
二是更改的科技档案这时已转化成了另一活动的现行科技文件。在前后相关的两项不同的科技活动中。后者往往是复用前者的科技档案，在原有图样的复制件上进行一定的更改、补充而得到新的图样文件，这套新的图样文件就用来指导新的科技活动。比如在产品改造、升级过程中，往往是在原有产品档案基础上进行必要的更改、补充得到换代产品的相关文件，再按照新的图样文件进行新产品的生产。其他如工程项目的改建、扩建也是如此。
三是已处于暂存阶段的少数科技档案，为了与所反映的科技对象相一致而进行的补充。
可见，科技档案的更改、补充实质上是大多数现行科技文件的更改以及少数科技档案的补充，主要体现的是科技文件的现实性(当然也不否定科技档案的现实性)。所发生的运动仍然是直线式的运动。这仍然符合文件生命周期理论。同时，将“科技档案的更改、补充”区分为“现行科技文件的更改”和“科技档案的补充”，这样的分别对待更具合理性。
问：你的意思是不是说，现在大多数已归档的科技档案实际上仍是现行科技文件?
答：你有些误解了。准确地表述。是说表面上看大多数可以“更改”的科技档案是已归档了，实际上仍是属于现行科技文件的更改。当然。也就存在这样的情况，相当一部分(不能理解为大多数)已归档的科技文件仍处于现行使用阶段。
问：这不是差不多吗?而且有相当一部分现行科技文件已归档成为科技档案，不正说明了文件生命周期理论不适用于科技档案领域吗?
答：如果你这么问，笔者倒也想反问一句，如此一来，那什么叫科技档案?
其实，与之相关的是关于档案概念是否以“非现行性”为基础的争论。对于这一问题，笔者认为，既不应当把现行性、半现行性(也许这一概念有些不规范)和非现行性之间的界限绝对化，也不应该将不同种类档案的归档标准“一刀切”。说极端些，若对档案概念是否以“非现行性”为基础泛泛而论之。也许是一个伪命题。当对文件可以作为档案的属概念达成共识后，对于什么样的文件才能成为档案，就集中在凭证性的保证上。
也就是说，如果文件的法定凭证性能通过各种管理手段确定下来，它就具备了档案的“凭证价值” (或保存价值)，即可以转化为档案。至于何时。是在文件形成之时，还是经过“档案化”处理或存档，或须办理严格的归档手续。甚至是进馆?则不必苛求统一。也无法统一。就像成为合法夫妻，最好是去登记。但这并非确认夫妻关系的唯一方式，可以因人而异。
实际上，在工作实践中也是如此。由于所有的文件都具有各自不同的保存价值和特定的保存地点，因此不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的。进而言之，对于什么叫档案，不仅古今中外有差异，就是在中国，针对不同种类、不同类型的文件。答案也可以是多种多样的。最终目的只有一个：便于管理和有效地提供利用。
问：照你这么说，之前许多关于档案概念的争论都是作白费口舌徒劳无益的无用功?
答：笔者可没那么说。这纯属你个人的理解啊。只是想说。不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的，但这并不能说明文件生命周期理论不适用。
在此，笔者仍再次强调，我们运用文件生命周期理论对科技档案运动过程进行的研究，是以广义的科技文件概念为逻辑起点。因此，科技档案只是科技文件整体运动过程中某一特定阶段的称谓，它与科技文件是种属关系。而且。文件生命周期理论只能运用于同一项科技活动的线性运动过程，若是面对若干相互关联的不同科技活动之间所呈现的多维运动状态。则只有从广义的科技文件概念出发，运用科技文件运动规律才能深入研究，否则是无法进行科学、合理解释的。
2 文件生命周期理论在电子科技文件领域的适用性
问：按照你的观点，文件生命周期理论的适用性似乎还挺强。而目前有一种看法，认为在电子文件时代，文件生命周期理论的适用性受到了不小的挑战。你怎么看呢?
答：还是拿电子科技文件说事吧。电子科技文件与纸质科技文件一样，也有组成的成套性特点。要求按工程项目或产品型号等特征收集齐全和分类整理。但是，电子科技文件与传统纸质科技文件毕竟有着显著差别，这使得它对文件生命周期理论产生了冲击，较明显的就是纸质科技文件的运动阶段大多顺向前进，而相当一部分电子科技文件在特殊情况下可能作“逆向运动”：纸质科技文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分。但电子科技文件可能会同时处于不同的运动阶段，各阶段的界限难以划清。因而。似乎适用于纸质文件从生成到处置的直线式运动过程的文件生命周期理论，已难以适用于电子科技文件。
那么，文件生命周期理论是不是就不适用于电子科技文件了呢?这里。关键是如何正确看待电子科技文件的“逆向运动”及同时拥有不同的运动阶段这种现象。
问：此话怎讲?难道你要把这些复杂的运动现象一一拆分成简单的运动不成?
答：你倒是挺能领会对方意图的嘛。电子科技文件作“逆向运动”，一般有两种情况：
一是电子科技文件的实时归档使得电子科技文件一生成即被移交给档案部门归档，作为“电子档案”保存，而后再进入现行阶段，发挥现行效用。这样，电子科技文件就发生了“逆向运动”。这是对电子科技文件实施前端控制和全程管理的必然后果。电子文件本身所具有的特殊性。使得我们更有必要对它的整个运动过程进行有效控制，其措施就是档案部门提前介入电子文件生命周期，对电子文件实行实时归档。正是电子科技文件的实时归档使得它看似发生了“逆向运动”。但实际上，科技活动往往具有很强的动态性，很多情况下，一生成就归档了的电子科技文件并不能算是真正意义上的科技档案。随着科技活动的开展和不断深入，往往要对电子科技文件进行反复修改，以使它与所反映的科技活动对象保持一致。从这一点来说，一生成就归档的电子科技文件仍要经历一个完整的生命过程。从现行期到半现行期，再进入到非现行期，成 为真正的“电子科技档案”。
第二种情况是某一项科技活动的电子科技档案作为另一项科技活动的现行电子科技文件发挥现行效用，这样的电子科技文件又由半现行或非现行阶段“逆向运动”。进入现行阶段。但是。和纸质文件运动过程相类似，由于所针对的是不同的科技活动，这样的电子科技文件实际上并没有作“逆向运动”，当它转化为另一项科技活动的现行电子科技文件指导该项活动时，实质是产生了另一个新的电子科技文件运动。
由此可见，电子科技文件并非真能“同时拥有不同的运动阶段”。尽管同一份电子科技文件针对不同的科技活动，可以通过复用、套用、修改补充等方式提供副本，处于不同的运动阶段，但对于每一项科技活动来说，一份电子科技文件在某一时刻只能处于某一个特定运动阶段而不能同时拥有不同的运动形式。所以，说电子文件“同时拥有不同的运动阶段”只能是针对不同的活动而言，而且这时的电子文件已经不是“同一份”。其他门类的电子文件如此，电子科技文件更是如此。
问：你这不还是用老套路来对付新问题吗?
答：正所谓万变不离其宗。
笔者认为，文件生命周期理论这一揭示文件运动过程及其规律的理论，始终贯穿着历史主义的指导思想。因此，文件生命周期理论在本质上仍然适用于电子科技文件。电子科技文件与纸质科技文件在本质上是一样的，都存在一个从“生”到“死”的生命过程，都有一个从生成到销毁或永久保存的完整运动过程。而且，对于电子科技文件来说。这种运动的整体性体现得更为明显，更为重要。因为在电子环境下，科技文件出现所谓“逆向运动”的情形会更频繁，这实质上表明反映同一科技活动的电子科技文件是一维的线性运动，反映若干项具有关联的不同科技活动的电子科技文件是多维的线性运动，而不只是二维的纵向、横向运动，也不是回流或逆向运动。因而，更需要对电子科技文件运动的整体性投入更大的热情和关注，对电子科技文件运动整个过程进行全面而系统的管理和控制。
问：那你是如何看待文件连续体理论与文件生命周期理论的关系?难道文件生命周期理论真的完美到成为一种“顶峰理论”不需要再发展了吗?
答：当然不是。从某种意义上说，文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正和发展。
由以上分析可知，文件的线性运动是多维的而不是一维的，而且是连续统一的。纸质文件如此，电子文件更是如此。其中最具代表性的是科技文件。随着理论研究的深入和实践的发展，我们发现，文件生命周期理论偏重于对文件实体的研究。着重于研究文件的一维运动。显然，该理论的一维研究视角是不够完备的。
上世纪90年代，澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出了文件连续体理论。这一理论构建了一个多维坐标体系，对文件的运动过程进行描述，着重研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律，突出文件运动的连续性和整体性，将文件看作是一个连续统一体，从而深入揭示文件的连续运动过程，展现文件各阶段相互关联、互相影响和相互转化的可能性。
可以说，研究视角的多维性是文件连续体理论不同于文件生命周期理论的一个重要方面，这一点实际上弥补了文件生命周期理论的不足，促使我们把视点落到文件的多维运动而不是一维运动上，全面而深入地研究文件价值形态变化及其运动阶段、保管场所、保管形式之间的内在关系。这对于我们正确分析、描述文件的多维运动尤其是电子文件的多维运动非常重要。从这一点上说，文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正和发展。
但文件连续体理论也有明显不足：它把“大文件”看作是一个连续的无明显分界的现象，即文件的管理不再有阶段的分别，这在当前是不现实的。注重文件整体运动过程中诸要素之间的承接和对应关系固然重要，但将文件看成一个连续的无明显分界的现象， “在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，未对现行文件、半现行文件与档案之间的差别予以充分辨析。”无论是纸质文件还是电子文件，它们的生命轨迹都有阶段性，在不同的时期有不同的价值形态，这是不可否认的。
由此可见，只要加以修正和发展，文件生命周期理论完全能够继续指导当今的文件管理实践，发挥它强大的生命力。它对科技档案的适用性也是毋庸置疑的，但是需要注意，这时的科技档案只是科技文件运动到某一特定阶段时的称谓。
3 全宗理论、来源原则在科技档案领域的适用性
问：近几年一直有学者试图通过全宗理论和来源原则来解释科技档案工作，但是由于全宗定义本身的局限，使一些现象、整理方法难以用相关的理论作出较为圆满的诠释。来源原则如何应用到科技档案工作中，以及全宗理论是否适用于科技档案整理工作，是否对科技档案实体管理工作也具有指导意义，一直没有定论。你是怎么认为的?
答：近况确实如你所说。但笔者认为，新的来源观以及全宗定义的异化，已经为来源原则重新解释科技档案工作奠定了基础。
问：若全宗理论不适用，那么新来源观就真的有这么神奇吗?
答：还是让我们从全宗理论与来源原则的关系来分析吧。正确认识它们之间的关系，是讨论两者是否适用于科技档案工作的关键。我们从两者的发展历程看。全宗理论(或全宗原则)最初基本等同于来源原则，随着来源原则的发展，全宗理论成为来源原则的表现形式之一。尤其是布伦内克的自由来源原则的提出，标志着来源原则已经脱离全宗理论的樊篱，突破了具体形态的来源形式，转而指向一切档案形成过程中的“同一精神”、“同一意志”。
尔后，加拿大档案学者特里·库克在20世纪90年代对来源原则做出新的阐释，他认为，电子时代的来源不再局限于文件的形成机关，更注重文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等。特里，库克给来源的概念赋予了更深层的意义和时代特征。 “来源”不再是单一对象的联系，而扩展到更抽象、更广泛的有机联系，由原来实体联系转变为动态的信息联系。
尽管“新来源观”并没有偏离来源原则的基本精神即历史主义。或者说， “新来源观”在实质上较之自由来源原则也并没有太多的理论突破。但这种比自由来源原则更为抽象的新来源观更具有理论的指导意义，它不仅为电子时代电子文档的管理提供理论依据，也为日益复杂繁琐的社会活动领域里的档案管理活动提供了核心理论依据，为新的档案管理模式转换奠定了理论基础。从这一意义上说，来源原则已远远超越了昔日的全宗理论。
问：若全宗理论也作出某种调整，是否也同样可以等同于来源原则呢?
答：一句话，全宗理论就算做出调整，也不可能上升为来源原则。
传统的全宗定义，主要针对文书档案和传统档案载体而言，它仅指一个机构、组织、个人形成的 密切联系的文件整体，全宗原则最初出现的目的是为了便于档案馆保管和利用而采用的分类原则，其实质是来源原则的具体应用形式。
经过长期的发展，人们把全宗原则扩展至全宗理论再又上升为全宗形态的异化(或基本等同于新来源观)，这其实是迫于现实的需求，全宗定义的变化是在情理之中的，有些学者想发展全宗理论是情有可原的。比如。我国有的学者认为在高技术条件下，全宗形式已经发生了异化，他们认为客体全宗(也就是除按机构、个人以外其他密切联系的有机整体)相对于传统的主体全宗而言已经是一种异化。“全宗将不再也不是原来意义上的馆藏单位，而仅仅是文件信息处理、著录和用户检索利用不可或缺的基本单位，”并认为“全宗理论会从以原始文件产生部门为中心的实际来源原则转变为以多部门，多机构中文件形成者的职能和任务活动为重点的概念来源”。
换句话说，就是将全宗理论等同于新的来源观，把全宗扩展到整个档案工作领域，这种设想出发点是好的，而且有一定的合理性，但仍值得我们认真思考，并有待实践的进一步检验。因为全宗毕竟是一种具体的操作方案和具体的应用形式，虽然基本精神与来源原则相一致，但仅是来源原则的一部分表象，把它上升为来源原则，不仅有可能会造成理论上的混淆，而且还会带来实践环节的困惑。由此可见，无论全宗还是其他体现来源原则的表现形式仅是来源原则具体的表象化，不能代表来源原则，也不应该上升为来源原则。
问：如此说来，全宗理论是不能适用于科技档案整理工作了?
答：你从笔者的哪句话中听出了这“弦外之音”了?应该这么说，全宗理论不一定适用于科技档案整理工作，因为，科技档案的成套性可以打破传统意义的全宗范畴。
问：不一定适用是什么意思?
答：且听笔者慢慢道来。
任何档案都产生于一定的社会实践活动，并与之存在一种共生而又对应的关系。同一项社会实践活动往往具有作为一个有机整体的紧密联系的特性，而文件作为活动的真实记录和见证，必然承袭着相关活动的密切联系。在此， “同一社会活动”往往被我们理解为直观易辨的某一组织或个人的实践活动，相对应于这种实践活动的文件才适用于全宗，而这使一些科技活动产生的文件得不到合理的解释。甚至，多个活动主体共同参与的一些社会活动所产生的文件，也往往不适用于传统的全宗形式，但由于以往这种现象不够明显、突出，于是经过变通，用“档案汇集”、 “全宗汇集”等新名词作为全宗的补充形式。并作出相应适当的解释。而以一定实物为对象的科技、生产活动，或是针对各种自然现象和自然规律进行的科学研究活动，在活动过程中的密切联系不再体现为具体的机构和个人。而是体现为或具体或抽象的成套性特征。于是，传统的全宗理论不仅不适用于科技档案的整理，也不能反映科技档案工作的特有规律。
问：难道文书档案就没有成套性文件?
答：当然。文书档案也有成套性文件，如会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等。并且，一般情况下。科技档案和文书档案的成套性文件均是在全宗等级下进行单独集中保管，这就给人们一种印象，似乎两种不同种类档案的成套性文件没有本质的区别。的确，它们都是为了保持文件之间的有机联系，便于保管利用，在这一点上没有本质的区别，两者的最终目的是一致的。但是。科技文件与文书文件产生于不同类型的活动过程。活动本身具有各自不同的特性。因此相应的管理方式一定会存在根本的区别。一般地。文书档案的成套性文件多是指狭义的成套。即指一个立档单位围绕一项相对独立的社会实践活动应当形成的，具有保存价值的文件有机整体。而科技档案的成套性则更多地指广义的成套，即没有“一个立档单位”的限定。也就是说。科技档案的成套性往往可以打破全宗的界限，而且相对来说，具有较强的成套性。
问：那为什么会产生这样的差异呢?
答：众所周知，文书档案是在人们从事社会活动过程中产生的。社会活动种类多样、形成分散，一般社会实践活动形成的文件都比较单一，大型活动产生的系列文件也比较偶然。数量较少。往往最多几卷，可以把零散的、有保存价值的文件整理成有联系、有顺序，按一定规律组合起来的案卷，在这种情况下放在来源机关里更合理。而科技活动是按照科学程序，前后衔接密切地分阶段开展的，因而反映某一科技活动进程的科技文件的成套性比较强，而且数量庞大。一般的科技活动都会形成一系列的文件。换言之， “任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如一个课题项目的研究。一个工程项目的设计和施工，一个型号产品的研试和生产制造。一个气象过程的观(探)测等。围绕着一个独立科技项目的进行，自然地形成了一系列相关的科技文件材料，这些科技文件材料记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接。构成了一个反映该科技、生产活动的材料整体。”因此。一般来说，科技档案可以从机关来源中独立出来。以特定的“同一精神”、“同一意志”独立地生长，而不影响机关来源的独立性和不可分散性，但文书档案不具备这一特性。于是，科技档案的成套性具备了脱离机关来源的特性，可以单独构成保管单元。
从理论上说，科技档案成套性的性质是较普遍的，但有时为了管理的方便，在一些特殊情况下不按“套”保存。基建、产品、设备、科研档案的成套性比较强，在机关档案室一般按成套性特点分类，但在专业档案馆或城建档案馆中为了方便查找利用。又按专业进行分类；还有一些自然现象观测研究活动产生的文件虽然也具有成套性，但往往根据专业特点作为第一层分类的类别。但一般来说，科技档案的成套性由其自身的特性决定可作为独立的管理单元，这不同于文书档案的成套性文件仅作为文件内部排列方式的依据。就这一点而言，科技档案中的“套”不一定是全宗的下位分类单元。
问：原来是这么个“不一定”，那是否来源原则也“不一定适用”呢?
答：可以这么说。来源原则的基本精神与科技档案的成套性相一致。
来源原则一直是档案学的核心理论，它所应用的领域自然也包含科技档案工作，但是由于传统的全宗理论并不适用于科技档案整理，来源原则是否适用于科技档案工作也就一直没有得到合理的理论解释。
从科技档案管理的实践来看，其管理方法大多借鉴普通档案管理方法，科技档案组卷、分类都采用来源原则，尽管不是按传统全宗来进行管理。但以“套”为保管单位其实是以广义的来源原则为基础的。没有放弃也不可能超越来源原则。布伦内克认为“可能有这种情况，即把重点放在事由上，而事由背后的机关人格没有重大关系，当一个来源机关的变更对于业务继续进行中事由共同性的生长毫无影响时，档案体就完全从原来机关脱离出来作为 独立的有机体，虽然在业务机关多次的变换中仍然以旧日的精神继续生长。”比如说，科技档案以“套”为独立的管理单位就是“建立在来源共同性之上的事由共同性”，也就是我们常说的“打破全宗的界限”。但并没有违背来源原则的基本精神。
问：但所谓“打破全宗的界限”的尴尬，不是也可以通过扩大全宗范畴来避免吗?
答：不错，在我国国内。这样的思路得到了相当程度的重视。我国档案学者何嘉逊、冯惠玲就把全宗概念定义为“同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体”，并提出划分“主体全宗与客体全宗”： “比如有些档案不是以同一形成者为核心。而是以同一项工程、同一种产品、同一项科研课题为核心，即以同一活动内容或事由为核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者为依据组织馆藏档案，在有些情况下就难以行得通”。于是，为了完善全宗理论。避免出现“打破全宗界限”的情况，就提出了“主体全宗与客体全宗”新概念。
的确，这里所谓的“同一活动内容或事由”实非事由联系，而是来源联系。有些人就因为这“同一活动内容或事由”而误认为是事由联系，从而得出“事由原则和来源原则融合”的结论。提出“主体全宗与客体全宗”新概念的学者并没有犯这样的错误，他们清醒地指出“这只不过是一个错觉”。但话说回来，既然来源联系既可以指来源于同一形成者档案之间的联系，也可以指来源于同一活动过程中所产生的档案之间的联系。那么。即使出现“打破全宗界限”的情况，也并不违反来源原则。又何必一定要创造“主体全宗与客体全宗”新概念呢?而且，由参与同一活动过程形成成套文件的不同形成者，也有主持单位和协作单位之分。一般说来，由主持单位保存整套文件，而协作单位只保留与之相关的部分文件。从这个意义上看，也并没有真正“打破全宗界限”，套内文件也并没有按事由联系分类。
而布伦内克的自由来源原则所谓的事由一致性的实质是什么呢?从他用来“举例说明”的两个例子看，其实就是指机关的某种职能。他举的例子只是说明了。在某些情况下。可以按照职能而不是按机关划分档案实体，但职能联系其实也是来源联系的一种。
问：你的意思说，布伦内克的自由来源原则是“换汤不换药”?
答：可以这么说，布伦内克的自由来源原则仍然遵循来源原则的基本精神。从本质上看。 “新来源观”也不过是自由来源原则在电子文件时代的另外一种面目，可以说是“新瓶装旧酒”。但恰恰是这样的“重新包装”，使来源原则的基本精神“历久弥香”。
问：似乎这样看来，来源原则也就成了“放之四海而皆准”的普遍规律了?
答：当然不是。来源原则同样有其适用范围(或局限性)。但这并不妨碍我们探讨来源原则在电子科技文件管理领域中的适用性。
以上我们讨论的都是纸质科技档案的管理，其实科技档案还有相当部分是电子文件(笔者认为也应淡化“电子档案”或“电子科技档案”的概念)。
目前关于电子文件的原始性、真实性的认定仍存在一定的争议，但国外有些国家对电子文件的证据价值做出了规定。国外对电子文件的证据价值并不强调“原汁原味”，而是注重电子文件在整个业务过程中是否安全合理地保留下来，并保证内容的真实性、可靠性、完整性以及可描述性。在如何有效地保证电子文件的法律效力上，有些解决方案是用背景信息和前端控制来保证电子文件的真实性。
在此大背景下，适用于电子文件的“新来源观”不再局限于文件的本身而是扩展到整个业务过程、职能范围、处理程序。以及能提供相应可靠的监督信息。由于电子科技文件可以更改、补充，因此要保证它的完整、安全可靠更离不开成套性原则(或来源原则)。那种认为电子文件呈“虚拟”状态。只是一种“概念化”地存在的观点，就有些似是而非了。电子文件之间的相互关联，虽然通过计算机程序的逻辑链接可以“虚拟地”显示于电脑屏幕。但这种联系并非只能是概念上的、虚拟的，它同样可以是实体(通常为形成机关)中存在的职能、活动、形成过程等所体现的来源联系，因而不能认为所谓文件“来源”只能是概念上的。
“新来源观”之所以要求档案工作者获取与电子文件生成、保管、利用相关的各种数据，即文件的背景信息，就是藉此体现职能、活动、形成过程等来源的联系。从而保证其证据价值。对于这一点。谢伦伯格早有论断，他认为机关内文件的保存，首先要考虑的是文件作为职能和组织方面的证据价值，这也是为了保持其历史的有机联系的需要。
总之，笔者认为，来源原则这一揭示档案本质特征的理论。始终贯穿着历史主义的指导思想。因此，在考察电子科技文件运动过程时，来源原则在本质上仍然适用于电子科技文件的管理。而且，来源原则在科技档案管理中不应仅局限于分类领域，完全可以拓展到其他领域。更进一步说。来源原则不应局限于科技档案的管理领域，而应拓展到科技文件运动的全过程。因为科技文件是针对特定的科技对象。按照特定的工作程序成套形成的，而正是由于现行科技文件的形成客观上具有成套性，科技档案在形成过程中也才具有了成套性。因此，科技档案的成套性，只是科技文件在某一特定阶段成套性的具体体现，要想更好地研究成套性原则与来源原则的关系，就需要用来源原则去观照整个科技文件的运动过程。