简论首都高校办公室服务决策职能

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  北京是我国高等教育资源最集中、高校最密集的地方。资料显示,2012年,北京市共有普通高校91所,教职工总数达13.73万人,普通在校生总数达81.87万人。首都高校直接服务于创新型国家和人力资源强国战略,服务于“三个北京”和中国特色世界城市建设,其基础性、先导性、全局性地位更加突出。首都高校地位重要、事务繁杂,作为学校的综合性管理机构 — 办公室(本文指学校党委办公室和校长办公室)沟通上下、协调左右、联系内外,是学校运行的中枢,其工作质量和水平直接影响着学校运行是否顺畅、决策是否科学,进而影响着首都高校的整体发展速度、质量和水平。
  
  从首都高校办公室的整体职能看服务决策
  
  1.办公室的职责繁杂、任务繁重
  近年来,首都高校办公室队伍不断发展壮大,结构也在持续优化,对其整体职能进行梳理、准确把握、找到规律,对进一步提升其工作水平很有价值。笔者选取了首都10所高校(类型包含:部委高校、市属高校,“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高职院校)作为考察对象,了解办公室的职责。从调查可以看出,各校办公室的职责都十分繁杂,但大同小异。如果不进行分类,而是简单罗列,则主要有:学校规划、综合协调、收发文办理、信息宣传、督促检查、领导日程安排、会议及活动组织、对外联络、印信管理与使用、机要及保密、信访、值班安排、法律事务、党务及校务公开、数据统计、校友会等约20类左右的工作。随着学校事业的发展,办公室的职能也在扩展,体现了办公室工作的综合性、服务性和开放性特征。这些工作分别划归到办公室设置的几个科室当中,有的则是由挂靠在办公室的一些“附属机构”直接负责。
  每一类工作背后的对象都涉及方方面面的人,要经过一系列必要的工作环节,工作量很大。目前,党组织关系在北京市委的61所高校,其办公室人员总数在700人左右,直接服务对象是10多万名教职员工、70多万名学生,所以办公室人员的“忙”也就容易理解了。以笔者所在的北京联合大学办公室部分文字工作为例,近3年来,平均每年发文约680件、收文2,000多件、编发信息刊物270多期、服务常委会和校长办公会60多次,按每学年36教学周来计算,办公室每天要发文件3.7件、新增转呈公文11件、编发信息刊物1.5期,背后的文字处理工作量非常大。
  2.办公室繁杂职责体现出四大职能
  办公室围绕学校中心工作办文、办会、办事,服务领导、服务部门、服务师生,职责多、任务重、工作量大,繁杂的职责看上去似乎有些杂乱无章,但内在联系是紧密的。笔者认为,从办公室发挥作用的着力点看,在其繁杂的职责中蕴含着内外服务、综合协调、信息调研、督查督办这四大职能。
  一是内外服务。办公室工作人员平时的日常性工作大多可归入这一类,如对外联络、接待来客来访、草拟文稿、公文转呈、组织会议、信息报送、机要办理、印信使用、会议及日程安排等。
  二是综合协调。办公室是学校部门之间、上下级之间、兄弟单位之间联系的纽带,“天然”地具有综合协调功能,作为一个“揽事”的部门,没人管的事办公室要管,多人管的事需要办公室来统筹。办公室为领导、基层单位和广大师生服务,综合协调几乎是无处不在、无时不有。从协调对象看,既要负责协调校内各方面的关系,也要负责协调学校与社会的关系;从协调方式看,既有会议协调,也有书面、当面等其他它方式的协调,总之要通过协调来沟通情况、化解矛盾、统一行动。
  三是信息调研。办公室是学校各种信息的交汇点和集散地,是信息传递的中枢,办公室许多工作,如编发信息刊物、撰写文件等工作,都是将学校的各项决策、意图等向基层单位传递,同时将来自基层的各种信息和文件资料进行分析、归纳和汇总之后提供给领导。办公室还通过开展主动调研或辅助调研等形式,了解学校各方面的情况,并作出科学判断,形成有价值的信息材料,为领导收集信息、分析情况、提供咨询做好服务。信息调研类工作具备很强的“参谋”特征。
  四是督查督办。办公室开展的督查督办与纪检、监察、审计等部门开展的监督检查并不相同,办公室做的许多工作都是围绕着一些重要决议、决策的落实情况,开展督查督办工作,并将落实情况、落实效果、需要注意的问题等反馈给领导,从而促进这些事项又好又快落实。督查督办类工作具备很强的“助手”特征。
  3.服务决策职能贯穿办公室全部工作的始终,是办公室整体职能的灵魂
  在经济组织决策管理大师、第十届诺贝尔经济学奖获奖者赫伯特
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