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摘要：阐述了协调职能的重要性，分析了协调工作的特征，针对电力企业管理提出了强化办公室协调职能的思路。
关键词：办公室；协调职能；企业管理
作者简介：郝东建（1977-），男，河南濮阳人，河南省电力公司濮阳供电公司办公室，政工师。（河南 濮阳 457000）
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2011）18-0073-01
协调是管理的重要职能，也是办公室工作的一项重要内容。办公室是电力企业的综合办事机构，承担着多方位、多职能传递信息、计划安排、组织会议以及内外宾接待等综合管理任务。在市场经济不断发展的今天，如何进一步强化办公室的协调职能，及时准确地统筹、协调和解决企业的各种矛盾和问题，高效地服务于电力企业管理，是值得电力企业各级管理者探讨的一个重要课题。
一、协调职能的重要性
作为管理重要职能的协调工作，其核心是使企业部门和人员围绕企业共同目标，和谐、统一地进行工作。
办公室处于企业中心枢纽，其工作内容涉及企业运转的各个方面，有着调动企业各个部门积极因素的潜力和广阔的发展空间。它具有预测和发现不和谐因素和失调现象、寻求和选择最佳协调方法加以解决的能力。办公室处在与领导联系最密切的位置，它既是将领导意图准确传达的办事机构，又是收集、整理并将信息及时反馈的窗口，更是联系企业各级和各部门的纽带。
办公室作为企业综合性的办事机构，与各业务部门和上下级机关之间均有着十分密切的工作联系。在企业中承担着大量的由领导授权的具体工作，大量的具体工作中一些涉及多部门、多行业甚至多地区的复杂的工作任务均需要采取协调的方式进行；对企业中某些特殊的需征得多部门支持与配合的事项处理往往离不开协调。协调是办公室完成各项工作任务的必要手段，协调作为办公室的特殊职能和基本任务，在企业发挥着其独特的作用。
二、协调工作的特征和基本内容
1.特征
办公室的协调不同于领导协调，其工作是对具体办事部门进行协调，所以有其自身的特征。
（1）从属性。办公室的协调实际是按照领导的意图所进行的协调，是领导协调的组成部分，具有较明显的从属性。具体表现在三个方面：协调必须在领导者授权范围内；协调的内容及结果应遵循领导的指示精神，符合领导者的战略意图；在具体协调工作中，对出现的重要问题和重大分歧应及时报请领导，以便领导掌握和定夺协调事件，不可出现擅自作主和随意发号施令的现象。
（2）磋商性。任何一种协调本质上都是商谈和说服，相比之下，领导协调则更具有指挥性和权威性，而交流、讨论、磋商、沟通等手段则是办公室进行协调的主要行为方式。
（3）服务性。由于办公室自身就是一个服务部门，它所有工作的开展都体现着服务精神。办公室协调工作的目的是为了理顺企业各职能部门、基层单位之间的相互关系，为领导机关、企业各部门工作服务。
（4）全局性。办公室协调工作的显著特征是必须从企业全局和总体目标出发，尽可能从宏观的角度和长远的利益处理、协调。
2.基本内容
（1）政策协调。办公室以辅助领导决策为中心任务。在企业领导决策过程中，办公室应协助企业的高层领导收集各类竞争情报信息、对情报进行分析和加工、研究政策和提供战略决策方案。企业办公室从全局、长远利益出发，以国家法律法规和相关方针、政策为依据，协助领导制订企业的各项规章制度，而且应根据企业具体情况，做好企业政策的协调工作。
（2）关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导与领导之间的协调、领导与员工上下关系的协调、员工之间关系的协调和一般人际关系的协调。在参与协调领导之间的关系时，办公室人员应侧重于对某些领导工作中偏离了党和政府的路线、方针、政策以及脱离实际的认识问题进行协调，同时，由于不同的领导各自分管不同的业务工作，彼此信息传递不通畅、沟通不及时，对某些事物存在认识上的局限性和差异，甚至影响到团结。办公室人员可凭借直观判断和协调经验，利用自己的特殊身份，巧妙、灵活地进行协调。协调时，既要坚持原则，又要实事求是，在沟通信息的同时清除隔阂，努力设法促使企业领导相互了解，彼此信任，以达到和谐融洽、团结一致和企业发展同舟共济的目的。
（3）工作部署协调。工作部署协调主要是对同层次子系统和同一子系统的各个工作环节之间进行的协调。通常，同层次子系统的行动必须同步、相互配合，各部門、各环节之间必须沟通及时、衔接合理，前一环节为后一环节创造良好的条件，做好各项准备，后一环节对前一环节的工作实行有效监督和承接。虽然在方案拟订阶段、工作计划制订阶段，行动步骤已经进行了明确，但由于客观实际的变化会导致各种不协调和不同步的现象的出现，因此办公室人员应具备应对突发事件的能力，及时做好各项工作部署的协调，包括文件处理、加班值班工作、车辆使用、办公经费等。
（4）社会协调。社会协调主要是针对本单位同其他单位以及外部公众之间的关系。在市场经济和网络型社会中，任何一个单位或企业都位于网络的某一个点上，其上下左右、四面八方都分布着各类公众关系，彼此之间千丝万缕、相互联系。如，对一个企业而言，它必须遵守国家法律法规，与银行存在金融关系、与税务机关存在税利关系、与原材料供应商、产品的消费者或客户发生供求关系、与同行的协作与竞争关系等。鉴于此，办公室应协助企业领导，积极推进企业与外部的沟通交流与团结协作，及时地将企业的发展目标、企业所获得的成绩等信息传递给公众，并促使企业员工了解社会对本企业的期望和要求，充分认识自己的社会责任和企业的使命，提高工作的积极性和自觉性。
此外，协调工作的基本内容还包括计划协调、人事协调、财务协调、经济协调等。
三、如何强化办公室协调职能
1.强化办公室的综合协调
办公室既是联系领导与企业各职能部门和基层单位的桥梁，又是领导的参谋和帮手。领导的战略决策通过办公室在企业内部贯彻落实，各单位和部门的信息也是通过办公室向各级领导反馈和传递。领导对企业的发展目标和规划是宏观的和决策性的，而办公室承担的是具体的协调工作。它处于上传下达、全盘沟通的交叉点上，这一特殊的位置决定了办公室的其他部门所不能代替的、综合的协调职能。它是领导管理行为的延伸和补充。
2.转变观念，树立办公室协调工作的权威性
长期以来，受传统观念和习惯思维方式的影响，很多人片面地简单地认为办公室的服务职能仅仅是领导的“指挥棒”和“传声筒”，大量办公室的协调工作都渗透和淹没在各项具体工作之中而不易被人觉察。而主观上办公室缺乏参与意识，主动协调思想比较淡薄。为适应市场经济的客观要求，促进企业内部的管理，必须强化办公室协调职能。首先要加强认识，转变观念，充分理解协调工作是办公室的基本职能。随着经济形势的发展和社会变革的深入，以及各种新矛盾、新问题的不断涌现，企业内部各职能部门之间的原有分工发生了变化，边缘性、交叉性事务越来越多，往往领导层所布置的工作，需要几个部门共同承担、协作完成，于是各种各样的协调工作就应运而生，而办公室站在决策者参谋和助手的角度，应切实为领导减政，担负起协调工作的重任。其次是树立权威。协调是综合性的管理艺术，政策性强、涉及面广，而且难度较大。必须树立其应有的权威，才能真正发挥办公室的协调职能作用。一方面应强调办公室在企业管理中的地位、责任和协调处理各部门、各基层单位之间的各种事务的权力；另一方面领导应在一定的场合授予办公室某些权力，使办公室能够理直气壮地代表领导去说话、办事和按照领导的意图全权处理事务。这样既可使领导摆脱于繁杂的事务，又能提高办公室协调的权威性和增强协调力度，使其更加大胆工作，确保企业步调统一地和谐发展。
3.加强修养，提高办公室人员的协调能力
协调是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，要求办公室成员具有知识面宽、道德素养好、政策水平高、工作能力强的素养和能力与之相适应。办公室人员不仅具有一定的专业知识，还应具有一定的行政管理、公共关系、社会心理学等方面的知识，还应具备良好的职业道德，博学多才，才能善于协调。
办公室人员还应加强学习具备一定的政策水平，既能深刻理解国家法律法规要求，又能熟悉掌握企业内部的各项规章制度，工作中正确运用政策，大胆开展协调。
四、结论
综上所述，现代企业办公室协调职能的充分发挥对企业的经营和管理有着重要的影响，它是企业综合行政工作开展中的重点。充分认识办公室协调职能的重要性、正确地选择协调的方式和方法是优化和促进企业各项管理工作的重要保证。
参考文献：
[1] 江风华.浅谈办公室的协调职能[J].经营管理者,2009,(8).
[2] 王峰.浅析电网企业办公室的协调职能[J].商品与质量,2010,(11):9.
[3] 陈松.办公文秘协调职能对企业的重要影响[J].中国新技术新产品,
2010,(21):216.
（责任编辑：刘辉）
关键词：办公室；协调职能；企业管理
作者简介：郝东建（1977-），男，河南濮阳人，河南省电力公司濮阳供电公司办公室，政工师。（河南 濮阳 457000）
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2011）18-0073-01
协调是管理的重要职能，也是办公室工作的一项重要内容。办公室是电力企业的综合办事机构，承担着多方位、多职能传递信息、计划安排、组织会议以及内外宾接待等综合管理任务。在市场经济不断发展的今天，如何进一步强化办公室的协调职能，及时准确地统筹、协调和解决企业的各种矛盾和问题，高效地服务于电力企业管理，是值得电力企业各级管理者探讨的一个重要课题。
一、协调职能的重要性
作为管理重要职能的协调工作，其核心是使企业部门和人员围绕企业共同目标，和谐、统一地进行工作。
办公室处于企业中心枢纽，其工作内容涉及企业运转的各个方面，有着调动企业各个部门积极因素的潜力和广阔的发展空间。它具有预测和发现不和谐因素和失调现象、寻求和选择最佳协调方法加以解决的能力。办公室处在与领导联系最密切的位置，它既是将领导意图准确传达的办事机构，又是收集、整理并将信息及时反馈的窗口，更是联系企业各级和各部门的纽带。
办公室作为企业综合性的办事机构，与各业务部门和上下级机关之间均有着十分密切的工作联系。在企业中承担着大量的由领导授权的具体工作，大量的具体工作中一些涉及多部门、多行业甚至多地区的复杂的工作任务均需要采取协调的方式进行；对企业中某些特殊的需征得多部门支持与配合的事项处理往往离不开协调。协调是办公室完成各项工作任务的必要手段，协调作为办公室的特殊职能和基本任务，在企业发挥着其独特的作用。
二、协调工作的特征和基本内容
1.特征
办公室的协调不同于领导协调，其工作是对具体办事部门进行协调，所以有其自身的特征。
（1）从属性。办公室的协调实际是按照领导的意图所进行的协调，是领导协调的组成部分，具有较明显的从属性。具体表现在三个方面：协调必须在领导者授权范围内；协调的内容及结果应遵循领导的指示精神，符合领导者的战略意图；在具体协调工作中，对出现的重要问题和重大分歧应及时报请领导，以便领导掌握和定夺协调事件，不可出现擅自作主和随意发号施令的现象。
（2）磋商性。任何一种协调本质上都是商谈和说服，相比之下，领导协调则更具有指挥性和权威性，而交流、讨论、磋商、沟通等手段则是办公室进行协调的主要行为方式。
（3）服务性。由于办公室自身就是一个服务部门，它所有工作的开展都体现着服务精神。办公室协调工作的目的是为了理顺企业各职能部门、基层单位之间的相互关系，为领导机关、企业各部门工作服务。
（4）全局性。办公室协调工作的显著特征是必须从企业全局和总体目标出发，尽可能从宏观的角度和长远的利益处理、协调。
2.基本内容
（1）政策协调。办公室以辅助领导决策为中心任务。在企业领导决策过程中，办公室应协助企业的高层领导收集各类竞争情报信息、对情报进行分析和加工、研究政策和提供战略决策方案。企业办公室从全局、长远利益出发，以国家法律法规和相关方针、政策为依据，协助领导制订企业的各项规章制度，而且应根据企业具体情况，做好企业政策的协调工作。
（2）关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导与领导之间的协调、领导与员工上下关系的协调、员工之间关系的协调和一般人际关系的协调。在参与协调领导之间的关系时，办公室人员应侧重于对某些领导工作中偏离了党和政府的路线、方针、政策以及脱离实际的认识问题进行协调，同时，由于不同的领导各自分管不同的业务工作，彼此信息传递不通畅、沟通不及时，对某些事物存在认识上的局限性和差异，甚至影响到团结。办公室人员可凭借直观判断和协调经验，利用自己的特殊身份，巧妙、灵活地进行协调。协调时，既要坚持原则，又要实事求是，在沟通信息的同时清除隔阂，努力设法促使企业领导相互了解，彼此信任，以达到和谐融洽、团结一致和企业发展同舟共济的目的。
（3）工作部署协调。工作部署协调主要是对同层次子系统和同一子系统的各个工作环节之间进行的协调。通常，同层次子系统的行动必须同步、相互配合，各部門、各环节之间必须沟通及时、衔接合理，前一环节为后一环节创造良好的条件，做好各项准备，后一环节对前一环节的工作实行有效监督和承接。虽然在方案拟订阶段、工作计划制订阶段，行动步骤已经进行了明确，但由于客观实际的变化会导致各种不协调和不同步的现象的出现，因此办公室人员应具备应对突发事件的能力，及时做好各项工作部署的协调，包括文件处理、加班值班工作、车辆使用、办公经费等。
（4）社会协调。社会协调主要是针对本单位同其他单位以及外部公众之间的关系。在市场经济和网络型社会中，任何一个单位或企业都位于网络的某一个点上，其上下左右、四面八方都分布着各类公众关系，彼此之间千丝万缕、相互联系。如，对一个企业而言，它必须遵守国家法律法规，与银行存在金融关系、与税务机关存在税利关系、与原材料供应商、产品的消费者或客户发生供求关系、与同行的协作与竞争关系等。鉴于此，办公室应协助企业领导，积极推进企业与外部的沟通交流与团结协作，及时地将企业的发展目标、企业所获得的成绩等信息传递给公众，并促使企业员工了解社会对本企业的期望和要求，充分认识自己的社会责任和企业的使命，提高工作的积极性和自觉性。
此外，协调工作的基本内容还包括计划协调、人事协调、财务协调、经济协调等。
三、如何强化办公室协调职能
1.强化办公室的综合协调
办公室既是联系领导与企业各职能部门和基层单位的桥梁，又是领导的参谋和帮手。领导的战略决策通过办公室在企业内部贯彻落实，各单位和部门的信息也是通过办公室向各级领导反馈和传递。领导对企业的发展目标和规划是宏观的和决策性的，而办公室承担的是具体的协调工作。它处于上传下达、全盘沟通的交叉点上，这一特殊的位置决定了办公室的其他部门所不能代替的、综合的协调职能。它是领导管理行为的延伸和补充。
2.转变观念，树立办公室协调工作的权威性
长期以来，受传统观念和习惯思维方式的影响，很多人片面地简单地认为办公室的服务职能仅仅是领导的“指挥棒”和“传声筒”，大量办公室的协调工作都渗透和淹没在各项具体工作之中而不易被人觉察。而主观上办公室缺乏参与意识，主动协调思想比较淡薄。为适应市场经济的客观要求，促进企业内部的管理，必须强化办公室协调职能。首先要加强认识，转变观念，充分理解协调工作是办公室的基本职能。随着经济形势的发展和社会变革的深入，以及各种新矛盾、新问题的不断涌现，企业内部各职能部门之间的原有分工发生了变化，边缘性、交叉性事务越来越多，往往领导层所布置的工作，需要几个部门共同承担、协作完成，于是各种各样的协调工作就应运而生，而办公室站在决策者参谋和助手的角度，应切实为领导减政，担负起协调工作的重任。其次是树立权威。协调是综合性的管理艺术，政策性强、涉及面广，而且难度较大。必须树立其应有的权威，才能真正发挥办公室的协调职能作用。一方面应强调办公室在企业管理中的地位、责任和协调处理各部门、各基层单位之间的各种事务的权力；另一方面领导应在一定的场合授予办公室某些权力，使办公室能够理直气壮地代表领导去说话、办事和按照领导的意图全权处理事务。这样既可使领导摆脱于繁杂的事务，又能提高办公室协调的权威性和增强协调力度，使其更加大胆工作，确保企业步调统一地和谐发展。
3.加强修养，提高办公室人员的协调能力
协调是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，要求办公室成员具有知识面宽、道德素养好、政策水平高、工作能力强的素养和能力与之相适应。办公室人员不仅具有一定的专业知识，还应具有一定的行政管理、公共关系、社会心理学等方面的知识，还应具备良好的职业道德，博学多才，才能善于协调。
办公室人员还应加强学习具备一定的政策水平，既能深刻理解国家法律法规要求，又能熟悉掌握企业内部的各项规章制度，工作中正确运用政策，大胆开展协调。
四、结论
综上所述，现代企业办公室协调职能的充分发挥对企业的经营和管理有着重要的影响，它是企业综合行政工作开展中的重点。充分认识办公室协调职能的重要性、正确地选择协调的方式和方法是优化和促进企业各项管理工作的重要保证。
参考文献：
[1] 江风华.浅谈办公室的协调职能[J].经营管理者,2009,(8).
[2] 王峰.浅析电网企业办公室的协调职能[J].商品与质量,2010,(11):9.
[3] 陈松.办公文秘协调职能对企业的重要影响[J].中国新技术新产品,
2010,(21):216.
（责任编辑：刘辉）