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摘要：随着办公自动化水平的日益提高，在对电子文档进行排版时，由于格式和样式的规范化要求，本文根据笔者多年从事相关工作的经验，提出几点关于Word排版应用的几点体会，相信本文对Word排版应用有着一定的实践指导意义。
关键词：Word排版；应用；体会
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 24-0000-01
Some Experience on the Word Typesetting Applications
Sun Lili
(302 Design and Research Institute,Guiyang550009,China)
Abstract:With the increasing level of office automation,electronic document layout,due to the standardization of format and style require-
ments,According to the author for many years relevant work experience,to make a few points on the Word publishing applications experience,I believe practical guidance on the Word layout application.
Keywords:Word typesetting;Applications;Experience
一、引言
随着近些年电脑的普及程度提高，办公自动化已经成为主流，由于电子化处理的便利性、通用性和易修改性，单位和个人在撰写文件时都广泛采用电子化处理。而在实际操作过程中，当文档篇幅过长时，则需要使用一些高级复杂的操作。
二、几点应用体会
（一）图表以及公式的自动编号。在对电子文档进行处理时，在对图标以及公司进行分章编号时，通常是按其在章节中出现的顺序进行整理，如图1-5、表2-3、公式3-1等。可在整个电子文档之间插入或者删除图标以及公司时，整个的顺序就乱了，要做好编号的维护就是一个麻烦的问题。如在第一章的第四节的表2-4前插入一个表，则表2-4就变成了表2-5，表2-，5就变成了表2-6，以此类推，并且电子文档在引用图表及公式的这些编号时，当引用的编号特别多时，如果纯手工修改则需要费很大的劲，并且由于比较长容易产生遗漏。在这里，我们就必须使用Word对图表公式自动编号这一功能，通过在编号改变时自动更新文档中的相应引用的使用，这样我们就能很容易的修改图表及公式的编号。以下我们以表的编号为例来具体说明此种情况。
在对电子文档进行处理时，通过word的“题注” 功能来实现自动编号。根据电子文档排版要求，在对表格进行编号时，按照第一章、第二章、第三章……的顺序给表格进行编号为表1-×、表2-×、表3-×……。对编号格式选为阿拉伯数字进行编号，而其所处的位置在所选项目上方列出，通过单击“确定”选项后Word里面就会跳出一个文本框在表的下方，看到后就插入标签文字和序号，并且在这时候可以在序号后键入文字说明，如“工程价款确认表”，在这操作流程中，还可以进行移动文本框位置、改动文字对齐方式等操作。而我们插入表时对题注的添加方法同上，并且省去新建标签环节而直接点击“确定”即可，而Word就会直接自动按照文档中表出现的顺序进行编号。而需要引用这些编号在文档中的话，则需要分两步进行。我们以“如表2-4所示”为例来说明。
首先是在Word中插入题注，选中题注中的文字“表2-4”，选择“插入”中的“书签”栏，在这键入所需要的书签名，点击“添加”栏目。这就完成题注文字“表2-4”成为书签的过程。在此基础上，如在电子文档中需要引用的地方，直接把光标房子插入的地方即可，再在“插入”菜单栏目中选择“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”， “引用内容”则为“书签文字” ，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“表2-4”插入到光标所在的地方。而在其余地方需要插入书签直接交叉引用即可，就省去了再做书签的麻烦。通过以上的做法，我们就在电子文档中表的编号实现了自动维护，当我们在一个表之后再插入一个表，电子文档则会自动把表的题注修改。而图和公式的编号做法和表格的相似，在此不再重复。
总结来说，交叉引用、书签和题注都是作为Word所属的域而存在，域就是在电子文档中可能发生变化的内容，而Word正是通过这来实现电子文档的自动化。为实现更复杂的功能可以同时多个域的联合使用来实现，而具体使用方法可参照Word的“帮助”按钮。
（二）参考文献的编号和引用。在电子文档中，参考文献标注相对来说比较简单，一般我们都能够处理，可是当对参考文献编号后进行修改则是一件很麻烦的事情，其问题也和图表以及公式中的编号问题一样。由于我们在处理电子文档中Word自动维护这些编号的方法跟图表以及公式相类似。也就是我们把光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选择“插入脚注和尾注”，就会弹出个对话框，在弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”， 点击“确定”后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。而当我们对电子文档中需要多次引用统一文献时，则在第一次引用时做好尾注，再次引用就点“插入交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。
（三）目录的制作。在对有些电子文档处理时，有些需要编制目录，一目了然列出文档中的各级目录及其在文档中相对应的页码数，方便人们查找。这里就需要应用到大纲级别的概念。由于Word都是用层次结构来组织文档的，段落所处层次的级别编号就是大纲级别。对一般的文档来说，提供9级大纲级别的Word完全满足需要。基于大纲级别和段落样式的Word目录的提取，这在Normal模板中提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，⋯，“标题9”，分别对应大纲级别的1—9。具体来说，目录制作分为以下三步骤进行。
第一个步骤就是修改标题样式的格式。一般来说Word内置的标题样式不符合标准格式要求，这就需要我们的手动修改。具体操作是菜单栏上点“格式及样式”，在列表下拉框中选择“所有样式”，在这点击相应的标题样式，然后点“更改”，按论文格式的要求分别修改各级标题的字体、段落、制表位和编号等格式。
第二个步骤是在各个章节的标题段落应用相应的格式。通过选中各章的标题，在格式工具栏的样式的下拉列表框中进行选择，这样各章的标题就应用了“标题1”的格式。使用样式来设置标题格式除了可以自动生成目录外，还可以方便的更改标题的样式。当我们需要更改二级标题的字号时，只需在“标题1”样式的格式设置中进行更改即可。
第三个步骤是提取目录。按标准格式要求，目录都应该放在正文的前面。为此要在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入I索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别” 为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。
三、结束语
以上是Word在格式规范的排版中的几点快捷操作过程，我们在以后的电子文档排版中可作参考。
[作者简介]孙莉莉（1968，7-），女，大专，助理工程师，研究方向：资料及机房管理。
关键词：Word排版；应用；体会
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 24-0000-01
Some Experience on the Word Typesetting Applications
Sun Lili
(302 Design and Research Institute,Guiyang550009,China)
Abstract:With the increasing level of office automation,electronic document layout,due to the standardization of format and style require-
ments,According to the author for many years relevant work experience,to make a few points on the Word publishing applications experience,I believe practical guidance on the Word layout application.
Keywords:Word typesetting;Applications;Experience
一、引言
随着近些年电脑的普及程度提高，办公自动化已经成为主流，由于电子化处理的便利性、通用性和易修改性，单位和个人在撰写文件时都广泛采用电子化处理。而在实际操作过程中，当文档篇幅过长时，则需要使用一些高级复杂的操作。
二、几点应用体会
（一）图表以及公式的自动编号。在对电子文档进行处理时，在对图标以及公司进行分章编号时，通常是按其在章节中出现的顺序进行整理，如图1-5、表2-3、公式3-1等。可在整个电子文档之间插入或者删除图标以及公司时，整个的顺序就乱了，要做好编号的维护就是一个麻烦的问题。如在第一章的第四节的表2-4前插入一个表，则表2-4就变成了表2-5，表2-，5就变成了表2-6，以此类推，并且电子文档在引用图表及公式的这些编号时，当引用的编号特别多时，如果纯手工修改则需要费很大的劲，并且由于比较长容易产生遗漏。在这里，我们就必须使用Word对图表公式自动编号这一功能，通过在编号改变时自动更新文档中的相应引用的使用，这样我们就能很容易的修改图表及公式的编号。以下我们以表的编号为例来具体说明此种情况。
在对电子文档进行处理时，通过word的“题注” 功能来实现自动编号。根据电子文档排版要求，在对表格进行编号时，按照第一章、第二章、第三章……的顺序给表格进行编号为表1-×、表2-×、表3-×……。对编号格式选为阿拉伯数字进行编号，而其所处的位置在所选项目上方列出，通过单击“确定”选项后Word里面就会跳出一个文本框在表的下方，看到后就插入标签文字和序号，并且在这时候可以在序号后键入文字说明，如“工程价款确认表”，在这操作流程中，还可以进行移动文本框位置、改动文字对齐方式等操作。而我们插入表时对题注的添加方法同上，并且省去新建标签环节而直接点击“确定”即可，而Word就会直接自动按照文档中表出现的顺序进行编号。而需要引用这些编号在文档中的话，则需要分两步进行。我们以“如表2-4所示”为例来说明。
首先是在Word中插入题注，选中题注中的文字“表2-4”，选择“插入”中的“书签”栏，在这键入所需要的书签名，点击“添加”栏目。这就完成题注文字“表2-4”成为书签的过程。在此基础上，如在电子文档中需要引用的地方，直接把光标房子插入的地方即可，再在“插入”菜单栏目中选择“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”， “引用内容”则为“书签文字” ，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“表2-4”插入到光标所在的地方。而在其余地方需要插入书签直接交叉引用即可，就省去了再做书签的麻烦。通过以上的做法，我们就在电子文档中表的编号实现了自动维护，当我们在一个表之后再插入一个表，电子文档则会自动把表的题注修改。而图和公式的编号做法和表格的相似，在此不再重复。
总结来说，交叉引用、书签和题注都是作为Word所属的域而存在，域就是在电子文档中可能发生变化的内容，而Word正是通过这来实现电子文档的自动化。为实现更复杂的功能可以同时多个域的联合使用来实现，而具体使用方法可参照Word的“帮助”按钮。
（二）参考文献的编号和引用。在电子文档中，参考文献标注相对来说比较简单，一般我们都能够处理，可是当对参考文献编号后进行修改则是一件很麻烦的事情，其问题也和图表以及公式中的编号问题一样。由于我们在处理电子文档中Word自动维护这些编号的方法跟图表以及公式相类似。也就是我们把光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选择“插入脚注和尾注”，就会弹出个对话框，在弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”， 点击“确定”后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。而当我们对电子文档中需要多次引用统一文献时，则在第一次引用时做好尾注，再次引用就点“插入交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。
（三）目录的制作。在对有些电子文档处理时，有些需要编制目录，一目了然列出文档中的各级目录及其在文档中相对应的页码数，方便人们查找。这里就需要应用到大纲级别的概念。由于Word都是用层次结构来组织文档的，段落所处层次的级别编号就是大纲级别。对一般的文档来说，提供9级大纲级别的Word完全满足需要。基于大纲级别和段落样式的Word目录的提取，这在Normal模板中提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，⋯，“标题9”，分别对应大纲级别的1—9。具体来说，目录制作分为以下三步骤进行。
第一个步骤就是修改标题样式的格式。一般来说Word内置的标题样式不符合标准格式要求，这就需要我们的手动修改。具体操作是菜单栏上点“格式及样式”，在列表下拉框中选择“所有样式”，在这点击相应的标题样式，然后点“更改”，按论文格式的要求分别修改各级标题的字体、段落、制表位和编号等格式。
第二个步骤是在各个章节的标题段落应用相应的格式。通过选中各章的标题，在格式工具栏的样式的下拉列表框中进行选择，这样各章的标题就应用了“标题1”的格式。使用样式来设置标题格式除了可以自动生成目录外，还可以方便的更改标题的样式。当我们需要更改二级标题的字号时，只需在“标题1”样式的格式设置中进行更改即可。
第三个步骤是提取目录。按标准格式要求，目录都应该放在正文的前面。为此要在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入I索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别” 为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。
三、结束语
以上是Word在格式规范的排版中的几点快捷操作过程，我们在以后的电子文档排版中可作参考。
[作者简介]孙莉莉（1968，7-），女，大专，助理工程师，研究方向：资料及机房管理。