地铁为城市提速 档案为地铁护航

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  有这样一群地铁人,他们不像建设者那样忙碌,永远是镜头捕捉的对象;也不像运营者那般神气,永远是小朋友们羡慕的对象。他们始终站在幕后,用自己默默无闻的辛勤工作,记录着北京地铁发展的点点滴滴,守护着地铁的建设、运营和管理……他们就是北京市地铁运营有限公司(以下简称地铁公司)的档案工作者们。作为大型国有独资专门经营城市轨道交通运营线网的专业运营商,地铁公司目前承担着京城15条地铁线路(1号线、2号线、5号线、6号线、7号线、8号线、9号线、10号线、13号线、15号线、八通线、昌平线、房山线、机场线、亦庄线)、450公里运营里程、266个运营车站、47个换乘站的运营管理工作。日均客流量为761万人次。肩负着如此重大的社会责任,面对千百万乘客越来越高的期望值,地铁公司如何保障地铁列车每天都能安全、畅通地运行,地铁档案又在其中发挥着怎样的作用?带着这些疑问,记者于近日走访了地铁公司企发部,通过对其地铁档案管理工作的了解,探寻着心中的答案。
  转变管理机制,适应公司体制新变化
  近年来,随着北京地铁的快速发展,地铁公司为适应网络化运营格局,在公司内部进行了以“集团化”和“内部市场化”为主线的管理体制改革,使公司纵向、横向责权关系发生了重大变化。据企发部副部长郭春丽介绍:“2007年以前,公司实行直线职能制,即由公司总部直接管理各个下属公司的各项业务,包括车辆、供电、机电、线路、通信、信号、建筑设施安全等主营业务以及广告、地面通信、文化车票等其他业务。公司总部的责权繁多、重大,在管理上也存在一些弊端。2007年以后,为了适应轨道交通的网络化运营新格局,地铁公司成立了四个运营分公司和四个设备分公司,分别负责不同线路的运营和设备维修工作。”随着这些新变化的出现,公司档案工作的管理职责、管理方式和管理内容也发生了相应变化。由原来的总部直接管理转变为集中统一领导、分级管理的方式。即公司总部负责统一规范档案工作的标准和要求,统一监督、检查、指导各分公司的档案工作;下属二级单位则按照公司的统一要求,自行管理本单位的档案。但是鉴于工程资料的重要性,总部和运营分公司分别保存一套完整的工程档案,运营分公司复制并提供给设备分公司,方便他们利用。“以前,各条新开通线路的工程资料验收检查工作都是由公司总部出面组织的,现在权力下放,由各个运营分公司组织工程资料具体的接收检查工作,总部监督管理。工作方式变了,制度自然也要随之改变。”采访中郭春丽如是说。
  为确保档案工作适应公司体制、机制的变革要求,公司总部于2011年启动了档案工作责权划分和工作流程编制的编写、修订工作。共编写了八个档案工作流程以及公司总部各部室之间、总部与二级单位之间、各个二级单位之间的“责权划分表”中涉及档案专业的内容,并对上述内容进行多次修改、补充、完善。2014年6月《北京市地铁运营有限公司责权划分和工作流程》(试行)正式颁布,它主要规范了公司总部及各二级单位在档案管理工作中所承担的权责。档案工作方式的转变一是适应了公司新管理体制的要求,将过去由公司管理的许多具体工作事项下放到二级单位,为公司进一步扩大管理幅度做好准备;二是将公司与二级单位的管理权限切分准确,明确各方职责,避免在工作中由于职责不清出现缺位、错位和越位的现象;三是确保各项工作能够无缝衔接,都能够按时、保质地完成。历时三年的编制工作不仅理顺了公司各级档案工作的责权关系和业务流程,也为档案工作在新的管理体制下顺利开展建立了保障机制。
  与此同时,在地铁公司各项规章制度进行全面“废、改、立”工作的统一安排下,2013年由企发部牵头全面梳理了公司所有的档案专业标准和规章制度,列出了需要进行修订、补充和废除的制度清单,并通过调研、本部门交流讨论、征求相关部室和二级单位意见等多种方式开展档案规章制度修订工作。据公司内部资料显示,此次共修订了《地铁公司档案管理办法》《地铁公司科技档案管理办法》《地铁公司工程资料管理办法》等四项档案工作标准和规章制度;补充编制了《地铁公司档案借阅规定》和《地铁公司档案数字化和档案信息化服务外包管理规定》两项制度;同时废除了《北京市地下铁道总公司档案管理办法》《总公司机关各部门档案归档范围及保管期限表》《地铁总公司技术改造、技术引进项目档案资料管理暂行办法》等五项不适应公司新体制和运行机制的规章制度。通过及时梳理公司的各项档案规章制度,确保公司的档案管理工作更加规范化。
  在废除了不适应公司体制变革的《总公司机关各部门档案归档范围及保管期限表》后,地铁公司按照国家档案局10号令及市档案局的要求,编制完成了《北京市地铁运营有限公司管理类档案保管期限表》,2014年5月21日通过市档案局审核,并与公司新修订的《档案管理办法》一并通过公司经理办公会审议,按照公司统一安排下发。“规章制度的废、改、立工作,界定了新的管理体制和运行机制下,各级单位和部门在档案工作中承担的职责,规范了公司档案管理的各项工作。”采访中郭春丽坦言。
  在地铁公司为适应城市轨道交通迅猛发展而主动变革公司管理体制和运行机制的大局下,档案管理工作也紧跟公司的发展步伐,没有丝毫滞后。公司通过一系列举措不断完善档案规章制度体系建设,使其更加规范化、合理化,更适应公司新格局的需要,从制度层面确保档案工作能够及时有效地服务于地铁运营。
  科学管理,保证工程资料验收质量
  地铁运营公司的管理体制和运行机制发生变革后,档案工作的管理模式虽有所改变,但是注重过程管理仍然是公司档案工作保持不变的特色。鉴于地铁科技档案特别是工程类档案具有专业性、系统性较强的特点,公司从档案规章制度的制定到总部对二级单位档案工作的监督指导,以及档案日常工作的各个环节都贯彻了过程管理的理念,尤其体现在对新线工程资料的验收过程中。
  新线开通运营后,由北京市轨道交通建设管理公司(以下简称建管公司)组织各个参建单位向地铁公司移交工程资料。在移交前,建管公司采取了一系列措施严把验收质量关,坚持工程实体与工程档案同步验收,把档案验收工作作为通车的重要条件之一,为提高工程资料管理质量奠定了良好的基础。地铁公司在这一过程中,与建管公司密切配合、主动沟通,并通过制定相关制度保障验收工作的顺利进行。运营公司一方面在内部制定了《工程资料管理办法》《新线工程资料接收工作流程》及《新线工程资料分配工作流程》,对新线接收工作中各方的职责以及接收的具体要求作了明确规定;另一方面,他们积极配合建管公司制定了新线工程资料的接收标准和实施细则,并提出许多专业意见,如《轨道交通工程资料管理规程(土建篇)》(QGD—001—2008)、《轨道交通工程资料管理规程》(QGD—001—2015)、《轨道交通大兴线、亦庄线、昌平线、房山线工程资料移交建设单位的实施细则》、《地铁8号线北段、9号线南段、房山线(大葆台车站~郭公庄车站)工程资料移交建设单位的实施细则》等,均被建管公司采纳。通过制定这些制度,地铁公司保障了新线工程资料的移交质量符合归档标准。   “十二五”时期是北京市地铁迅速发展的关键时期,地铁公司所辖线路里程不断延伸。期间,15号线一期、8号线二期、9号线、6号线、7号线等七条线路相继开通,加上之前开通的房山线、亦庄线、昌平线、奥运支线等新线,使工程资料的接收工作异常繁重。加之工程资料内容丰富,专业涵盖面广,为确保验收质量,公司总部要求各相关运营分公司、设备分公司的档案人员和专业人员共同参加每次接收检查工作,以便从两个方面把关。“一方面,档案人员对工程资料的整理是否符合归档要求进行把关;另一方面,由专业技术人员对工程资料内容的准确性、完整性进行把关。把档案的管理者和使用者结合起来的做法是我们在管理上的创新,这种接收检查方式有利于档案存与用的有机结合。此外,对于接收中出现的各种问题,我们及时与建设单位、施工单位等有关部门沟通,以推动接收工作顺利开展。”郭春丽坦言。“十二五”期间,地铁公司总部接收各条新线工程资料共计39000余卷。
  除了新线工程资料外,改造工程资料也是地铁运营公司档案收集的重要组成部分。地铁线路的改造工程是由地铁公司自主完成的,因此这部分工程资料的收集工作较新线工程资料的收集更主动些。在新体制的要求下,二级单位作为承担各项工程的责任主体,负责工程的全过程管理,档案工作亦是其中不可分割的一部分。近几年,在地铁公司的改造工程中,二级单位的档案部门发挥了很大作用,不仅完善了各项规章制度,而且在工程实施过程中始终监督、指导施工单位和监理单位及时收集工程资料,确保资料的齐全、完整、准确。在工程竣工验收前,他们按照公司的要求进行预验收,严把质量关,使工程资料能够达到与工程一起验收的程度,为每项工程的顺利验收打下了基础。
  采访中,郭春丽以机电设备分公司为例介绍了改造工程资料的收集情况。“机电公司负责所有线路机电专业设备设施的更新改造工程,机电专业涵盖若干子系统,如:通风与空调、给排水及采暖、动力照明、火灾自动报警及气体灭火(FAS)、建筑设备及系统监控(BAS)、电梯、安全门等。在改造工程实施过程中,机电公司依据公司《工程资料管理办法》,对工程资料实施过程管理,对工程资料的收集、整理、验收、移交等各个环节进行严格把控。在收集方面,机电公司要求施工单位、监理单位严格按照《地铁公司工程资料归档范围》收集各类资料,同时运营分公司按要求收集本单位所形成的前期文件。改造工程完工后,机电公司按档案工作流程要求组织对工程资料进行预验收和正式验收。这样经过公司各级的严格把控,我们才能确保各类工程资料收集齐全、完整。”据内部资料显示,“十二五”期间各分公司向总部移交的改造工程资料共计5247卷。
  利用档案,服务地铁运营安全畅通
  在都市快节奏的生活中,地铁已成为北京市民出行的首选交通工具。早晚上下班高峰时段平均间隔1-2分钟就有一趟列车运行。据统计,工作日北京地铁各线路的日均客流量达845万人次。遇到重大活动或者重要节假日,地铁的高效客运能力更是为缓解城市交通压力发挥着不容忽视的作用。每天,当我们随着拥挤的人流涌入地铁站时,最盼望的就是它能平安、快速地驶达目的站,中途不要出现任何故障。而满足我们愿望的,正是那些默默无闻的地铁档案。
  据地铁公司内部资料显示:“十二五”期间,共提供利用地铁科技档案12337卷,利用人数2923人次。其中档案用于地铁线路改造和维护、维修的实例不胜枚举。例如,2014年,地铁13号线重力排污管线需要更新改造。由于该线开通时间较长,车站重力排污管线多为暗埋,现场勘查无法确定其敷设路由,只能依靠查阅档案才能获取相关信息。档案为更新改造设计提供了支持,而且节省了现场勘查所需的人力、物力和时间。又如,地铁一、二号线全线加装屏蔽门工程是地铁公司更新改造工程的重点项目,也是惠及广大乘客、保证地铁安全运营的一项重要举措。2013年,中铁电气化勘测设计研究院到地铁公司查阅了地铁一、二号线所有车站内部结构竣工图。通过查阅,设计院掌握了各车站土建基础资料,这些基础资料是本工程各个主要系统设计方案的基础,是制定系统方案的前提条件,也是工程顺利推进的重要保证。
  不仅如此,在处理突发事件或抢修线路设备时,地铁档案也发挥着不可替代的作用。2014年,10号线国贸站西子奥的斯自动扶梯发生故障,需要进行抢修,对电梯工作制动器进行调整,并对制动效果进行检验。通过查阅自动扶梯维保手册,机电设备分公司找到了相关数据,对所有西子奥的斯扶梯进行了排查,消除了设备故障隐患,避免了事故的发生,也为今后设备维护工作提供了经验。2014年,地铁一号线木樨地站照明出现故障,技术人员通过查阅苹果园车站至复兴门车站动力照明竣工图,并与现场车站公共区双电源照明配电箱内各级开关进行核对,找到了400V馈出开关跳闸的原因,同时根据竣工图对一号线类似问题进行了核对,对不符之处进行整改,不仅有效处理了此次故障,而且避免了今后类似故障的发生,确保了地铁运营安全。
  “安全责任重于泰山。我们地铁公司的同事们非常辛苦。每天他们都要比列车首班车、末班车时间提前一小时上班,错后一小时下班。在这段时间内他们会查阅地铁日常运营记录,了解本线路的客运量、运行计划完成情况、列车晚点情况、设备及土建设施故障、安检情况等相关信息,以便出现问题后及时应对。”采访中郭春丽不无感慨地说道。
  地铁犹如城市的血脉,肩负着为城市提速的使命。而地铁档案就像一位忠实的管家,全面详实地记录了地铁建设、运营、管理的全过程,是传承历史、记录现在、服务未来的最好载体,它始终坚定地为地铁的安全、畅通运行保驾护航。
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