［摘要］在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作也不例外。国内的档案工作基本进入到了电脑管理方式，这种管理方式科学、便捷、秩序、规范，给用户对档案的查阅提供了相当便利的条件，从而大大提高了工作效率。那么随着电子档案管理方式的产生，从前的纸本档案何去何从，是不是就不再需要了或者可有可无了呢？本文从以下几个方面对这个问题加以分析论述，并且和大家一起探讨，从中吸取经验，以便更好更有效地做好档案管理工作。
　　［关键词］电子信息时代 纸本档案 管理
　　［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2014）06－0043－01
　　
　　一、电子档案管理是必然趋势
　　电子档案管理方式和原始的纸本管理方式对档案管理来说的确是一个质的飞越。电子档案管理方式的产生给用户带来了极大的方便，过去若查找一信息，可能要消耗大量时间和人力，现在只需几秒钟就可能完成，它的产生极大地提高了工作效率，从而推动了社会的发展进步，同时也是人类发展的进步。然而有了超进步的电脑档案管理是否就要摈弃了纸本档案的管理呢？答案是否定的，纸本档案管理仍然存在，而且更要管理好。
　　二、电子档案管理时代，纸本档案仍需存在
　　电子档案管理固然有它的优越性，但纸本档案也有它无法替代的价值。在这里我们要了解纸本档案的价值，就必须首先弄清楚档案的定义。档案是国家机关、社会组织、个人在政治、军事、经济、科学、文化、教育等社会活动中直接形成的有保存价值的文字、图像、声像等其他载体形式的原始记录。这个定义明确地说明了：（1）档案来源的三个方面，即国家机关、社会组织、个人。（2）档案产生在政治、军事、文化、教育及人们的日常生产活动中，反过来这些社会活动又是档案记录范畴。（3）档案内容储存在文字、图像、声像及其他载体记录方式表现出去来。（4）档案是一种记录工具，具有原始的直接的记录属性。
　　上面我们说到档案的原始性，既然是原始，那么它代表着最早，是无法替代的，所以说即便后期进入信息变革时期，纸档案录入成为电子档案，那么纸档案仍需依然存在，并且存在的价值不可估量。它的存在具有法律效力。无论在司法诉讼，还是司法公证，只有纸制档案才具有法律效力，才可以作为证据材料。由此可见，纸本档案存在的价值之所在和其存在的重要性。
　　既然纸本档案的存在具有十分重要的意义，那么我们就要保护和管理好它。
　　三、对纸本档案的保护和管理
　　从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在已经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收→整理→登记→分类→立案→归件→编目→装订→调卷→清点→防护→转移→销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。
　　人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。
　　也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。一所档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。那么是不是就不需要阳光照射了呢？不是。需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。切记，库房一定要通风良好，这一点很重要，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一。
　　纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。
　　档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
　　综上所述，电子信息时代，即便档案进入微机化管理，那么纸本档案的管理仍然很重要，不能放松懈怠，加强纸本档案管理仍然是档案工作的重中之重。
　　
　　责任编辑：张丽