论文部分内容阅读
管理信息系统在培训管理工作中可以分解为九种角色,这九种角色在培训管理中发挥着不同的作用。
在信息化、网络化办公方式高速发展的时代背景下,管理信息系统的建设水平和应用状况成为一个企业管理水平的代表和核心竞争力的标志。管理信息系统建设作为学习和实践科学发展观八项整改措施之一,成为华北电网有限公司培训中心努力实现“建设现代培训中心,实现健康可持续发展”战略目标的重要攻关课题之一。
第一代管理信息系统(e-Mis)在培训中心的信息化办公平台已经运行多年,随着培训中心各项业务的发展以及机构改革对部门职能的重新定位,第一代管理信息系统已经不能满足日常办公和业务管理的需要,于是,与机构改革和制度建设相匹配的新一代管理信息系统应运而生。2009年年中,为推进信息化建设速度,提升信息化管理水平,培训中心决定对管理信息系统进行全面的升级和完善,并采用新的软件平台进行开发,第二代培训管理模块的开发便是其中重点内容之一。
第二代培训管理模块在贯彻ISO9001质量管理体系标准的基础上,遵循《国家电网公司培训项目质量管理暂行办法》的要求,结合培训中心工作实际,建立了符合ISO10015培训管理标准的培训业务处理平台,是一套将培训办公、资料管理和数据统计有机结合的管理信息系统。本套系统在第一代培训管理办公系统的基础上进行了更为深度的开发,不仅体现了需求分析、项目策划、项目实施和效果评估四个环节,而且将项目管理、师资管理,学员管理和设备管理融为一体,是对ISO10015质量管理标准的继承和发展。培训中心在全面疏理培训管理制度的基础上,因地制宜地自行设计、自主开发了培训业务管理信息系统,本系统在培训系统日常办公、资料管理和统计查询等方面所能实现的功能和发挥的作用,概括起来可归纳为九种角色。
培训管理制度的化身
培训管理信息化建设的主导思想是:以信息化办公平台为依托,将培训管理制度建设成果全面贯穿到管理信息系统的各个业务模块中,业务运行规则和流程设计均以制度文件的相关规定为蓝本,使得信息化办公流程及业务规范“有法可依”,使管理信息系统成为培训管理制度的有形载体。所有培训业务要想在系统内办理并运转,必须沿着程序铺好的轨道运行,因为每一个流程的路径和每个节点的人员,均已根据管理制度的规定,由程序固化,只要进入系统办公,就由程序强制了制度的执行。
例如,当部门主任下达培训任务书之后,该项目就会由程序引导项目负责人按照培训计划通道、培训预算通道、日常管理和过程记录通道编制录入培训需求分析评审,培训方案,培训计划、培训收支预算,授课记录及项目总结等培训项目管理材料,而每个项目材料均依据培训管理制度文件的要求,设计了标准录入界面,规定了必填项,并且为了使录入内容规范标准,部分栏目设置了选项录入的方式,避免了人工录入的随意性。
忠实的信使
在传统办公方式中,需工作人员手持相关批签业务材料到领导办公室请领导审批,但在管理信息系统中,批签业务则以确定的流程流转,即一旦录入者提交审批业务资料,那么,该资料即以光速抵达领导电脑的待办业务中。忠实表现在,只要领导尚未批签该项材料,则这个信使将始终坚守在当前环节,一直等下去,不会开小差。而当来自其他部门的待批业务资料到来时,这些资料会自动地按照时间顺序排队并耐心等待。业务流程的导航员
随着培训业务规范化、标准化建设的深入,在培训业务领域形成了多种标准作业流程。比如,一个培训项目的开展,必须先后经过需求分析、方案策划。过程实施和效果评估四个作业环节。这个工作流程已经由程序固化,强制使用人执行,随着使用频次的增加,这种标准作业流程就会印在员工的头脑中。再比如,培训收支预算的填报和审批业务,从项目负责人发起,到部门主任审批,直到中心主任审批,最后由财务传阅培训服务中心这样一个环节较多的业务流程,同样已由程序编好,即使使用者不太清楚本业务流程,也不会在流程中迷路,因为管理信息系统将每一个作业流程都以流程图的形式存储于流程查询单元。操作者可在进行相关业务之前,查询本业务流程。而一旦流程中的人员发生变动,则可由程序员修改,也就是说,程序充当着导航员的角色。
培训资料总管
2009年,培训中心出台了部门文件资料管理办法,培训系统也因地制宜地制定了相应的文件资料管理办法。为促进业务资料的规范管理,在管理信息系统中,专门设计了文件资料管理模块,其目的是将每个培训部门的所有业务资料进行电子存档。我们有过这样的经验,尽管公布了培训业务资料(如培训计划)的填写模板和填写规范说明,使用部门在一定时间内会规范使用和填写,但随着时间的推移,人们填报的材料,其格式会随个人工作习惯慢慢地发生变化,有的是表格的结构变了,有的甚至改变了表头的内容。另外,传统资料一般是在电脑上用Office软件进行制作,使用者不一定能够将应填写的内容全部填写完整,而应用信息管理系统的录入界面填写则避免了这个问题。因为程序可以根据管理规范,将某些项目设置成必填项,如果不填,是不允许提交本项业务的。界面固定,避免了人为调整表格结构,避免了资料的不规范、不完整。此外,这个文件资料管理模块还会按照事先设计好的文件目录结构,自动将业务资料按目录存档,一个也不会少,保证了文件资料存档的完整性,同时,也方便以后的查询和检索。
数据分析师
有了管理信息系统,就相当于有了一个孜孜不倦的数据分析师,每天、每月、每年,进行着培训量的数据统计工作和学员满意度数据分析工作。在日常工作中,培训管理处经常要为各部门提供培训业务量统计数据,而各部门需求的统计数据往往是多维度的。利用管理信息系统中的统计查询模块,可实现多维度信息检索与数据统计查询。对于培训项目,可按项目类别,项目性质、区域范围、人员类别、技能等级、岗位类别、计划类别、培训地点、培训时间等字段进行多维度统计查询。培训项目台账及月、季、年统计报表自动生成,便于数据统计分析。
培训效果评估的重要工具之一就是学员满意度调查表。在传统工作方式时代,满意度调查表由项目负责人组织培训学员填写,收回之后要做单项满意度和总满意度数据的计算和分析工作,一般采取人工操作计算器的方式进行计算,不仅繁琐,而且耗时较大。第二代管理信息系统使数据满意度由程序进行计算成为现实。项目负责人不需要再进行各项分数的计算,只需将每张调查表每项模块的分值(这个分值是一目了然的)录入满意度统计界面,点击“提 交”按钮就大功告成了。
工作轨迹管理员
提起对工作过程和结果的记录,大家常会想到非常熟悉的工作日志。工作日志的局限在于,只能记录自己的工作,无法记录他人或某项目组的工作,况且本人的工作也未必记得完整和精准。管理信息系统则可实现对培训项目、师资、设备工作经历沿时间轴向的轨迹管理。凡经由管理信息系统处理的业务,不管是发起,还是审核、批签或传阅,其处理人员,处理意见、办理时间,均由系统准确无误地记录在案,其年代、地域,经历皆可考证。系统就像一位工作轨迹管理员一样,对历史业务无所不知,无所不晓。
比如,对于一名培训师,系统可记录一年来该培训师的所有工作经历,何月何日,在何工作项目,进行何种工作内容,完成情况如何,数量几何,均可追溯。这种轨迹管理不仅适用于师资,同样适用于培训设备。
领导检查工作的得力助手
管理信息系统使领导检查培训工作变得更加方便快捷,坐在办公室就能实现对培训工作相关环节的质量检查。比如,培训师依据培训计划编写了授课教案,系统即可记录教案的提交时间,同时判断是否符合时间节点的要求。中心领导可以利用信息系统,检查相关培训师的教案编写情况,包括教案提交时间以及教案编写的具体内容。领导也可以对检查的结果发表意见,反馈给培训师。此外,领导还可以检查各培训项目的满意度反馈情况以及培训部门教研活动的开展情况等。
标准信息的维护者
管理信息系统具有强大的信息维护功能,可对历史录入的信息(如专兼职培训师信息,教室、实训室、授课内容等)进行维护。最典型的是在培训需求分析业务中的运用:如果事先将《国家电网公司生产技能人员职业能力培训规范》34个职业种类的培训规范录入系统,这样在填写培训需求分析评审表时,即可按照基础知识、专业知识、相关知识、基本技能、专业技能、相关技能和职业素养等七项内容,分别列出对应需求培训课程的检索序号,课程名称,章节,培训模块(编码)、等级(I、II、III)和职业素养等内容。
例如,同类培训项目(比如装表接电能力提升培训),可对授课内容进行维护,编制培训计划时,可选择程序中曾经录入的授课内容,而未曾录入的内容可以手工录入,这样新内容又被维护起来,供以后使用。标准信息维护,一方面免去了人工录入的重复劳动,另一方面可规范授课内容的表述方式,为课程的服务量统计奠定基础。
工作效率和质量的监督员
建立了管理信息系统,仅仅为办公提供了一个良好的平台和环境。信息化办公效率的实现最终取决于使用者,因为人的因素是最关键的。培训班总结、培训授课记录、鉴定与考试工作记录、周工作计划、教研活动记录等材料如果不能够准确及时上报将会造成工作上的不便和统计上的混乱。为督促员工及时利用e-Mis处理业务,程序对某些业务进行了时间节点设置,如果某项材料的填报时间超过规定时间,则由程序进行提醒(如标记颜色或闪烁)。比如,培训班总结和授课记录应在培训结束后三个工作日内填报,对于超时未报材料,由程序进行识别并提醒。
单项业务材料的准确规范是数据统计准确有效的前提,为保证填报材料的准确规范,控制修改次数,程序将监督记录各部门材料报批的成功率和返回修改率,并按月统计通报情况。
总之,管理信息系统相当于一个虚拟办公大厅。在这个虚拟大厅里,培训业务管理模块每日每时授理培训办公业务。它就像是我们的电子秘书,每天日理万机,却从不疲倦。这个电子秘书成了我们密不可分的工作伙伴,尽管它没有岗位,但却义不容辞地担当了九种工作角色,协助管理人员和培训师执行培训管理制度,履行培训业务规范,将工作人员从重复性机械劳动中解放出来,使我们的人才队伍将时间和精力投入到更具思考性、创造性和挑战性的工作中去,从而提升了人力资源的劳动价值和工作效率。
在信息化、网络化办公方式高速发展的时代背景下,管理信息系统的建设水平和应用状况成为一个企业管理水平的代表和核心竞争力的标志。管理信息系统建设作为学习和实践科学发展观八项整改措施之一,成为华北电网有限公司培训中心努力实现“建设现代培训中心,实现健康可持续发展”战略目标的重要攻关课题之一。
第一代管理信息系统(e-Mis)在培训中心的信息化办公平台已经运行多年,随着培训中心各项业务的发展以及机构改革对部门职能的重新定位,第一代管理信息系统已经不能满足日常办公和业务管理的需要,于是,与机构改革和制度建设相匹配的新一代管理信息系统应运而生。2009年年中,为推进信息化建设速度,提升信息化管理水平,培训中心决定对管理信息系统进行全面的升级和完善,并采用新的软件平台进行开发,第二代培训管理模块的开发便是其中重点内容之一。
第二代培训管理模块在贯彻ISO9001质量管理体系标准的基础上,遵循《国家电网公司培训项目质量管理暂行办法》的要求,结合培训中心工作实际,建立了符合ISO10015培训管理标准的培训业务处理平台,是一套将培训办公、资料管理和数据统计有机结合的管理信息系统。本套系统在第一代培训管理办公系统的基础上进行了更为深度的开发,不仅体现了需求分析、项目策划、项目实施和效果评估四个环节,而且将项目管理、师资管理,学员管理和设备管理融为一体,是对ISO10015质量管理标准的继承和发展。培训中心在全面疏理培训管理制度的基础上,因地制宜地自行设计、自主开发了培训业务管理信息系统,本系统在培训系统日常办公、资料管理和统计查询等方面所能实现的功能和发挥的作用,概括起来可归纳为九种角色。
培训管理制度的化身
培训管理信息化建设的主导思想是:以信息化办公平台为依托,将培训管理制度建设成果全面贯穿到管理信息系统的各个业务模块中,业务运行规则和流程设计均以制度文件的相关规定为蓝本,使得信息化办公流程及业务规范“有法可依”,使管理信息系统成为培训管理制度的有形载体。所有培训业务要想在系统内办理并运转,必须沿着程序铺好的轨道运行,因为每一个流程的路径和每个节点的人员,均已根据管理制度的规定,由程序固化,只要进入系统办公,就由程序强制了制度的执行。
例如,当部门主任下达培训任务书之后,该项目就会由程序引导项目负责人按照培训计划通道、培训预算通道、日常管理和过程记录通道编制录入培训需求分析评审,培训方案,培训计划、培训收支预算,授课记录及项目总结等培训项目管理材料,而每个项目材料均依据培训管理制度文件的要求,设计了标准录入界面,规定了必填项,并且为了使录入内容规范标准,部分栏目设置了选项录入的方式,避免了人工录入的随意性。
忠实的信使
在传统办公方式中,需工作人员手持相关批签业务材料到领导办公室请领导审批,但在管理信息系统中,批签业务则以确定的流程流转,即一旦录入者提交审批业务资料,那么,该资料即以光速抵达领导电脑的待办业务中。忠实表现在,只要领导尚未批签该项材料,则这个信使将始终坚守在当前环节,一直等下去,不会开小差。而当来自其他部门的待批业务资料到来时,这些资料会自动地按照时间顺序排队并耐心等待。业务流程的导航员
随着培训业务规范化、标准化建设的深入,在培训业务领域形成了多种标准作业流程。比如,一个培训项目的开展,必须先后经过需求分析、方案策划。过程实施和效果评估四个作业环节。这个工作流程已经由程序固化,强制使用人执行,随着使用频次的增加,这种标准作业流程就会印在员工的头脑中。再比如,培训收支预算的填报和审批业务,从项目负责人发起,到部门主任审批,直到中心主任审批,最后由财务传阅培训服务中心这样一个环节较多的业务流程,同样已由程序编好,即使使用者不太清楚本业务流程,也不会在流程中迷路,因为管理信息系统将每一个作业流程都以流程图的形式存储于流程查询单元。操作者可在进行相关业务之前,查询本业务流程。而一旦流程中的人员发生变动,则可由程序员修改,也就是说,程序充当着导航员的角色。
培训资料总管
2009年,培训中心出台了部门文件资料管理办法,培训系统也因地制宜地制定了相应的文件资料管理办法。为促进业务资料的规范管理,在管理信息系统中,专门设计了文件资料管理模块,其目的是将每个培训部门的所有业务资料进行电子存档。我们有过这样的经验,尽管公布了培训业务资料(如培训计划)的填写模板和填写规范说明,使用部门在一定时间内会规范使用和填写,但随着时间的推移,人们填报的材料,其格式会随个人工作习惯慢慢地发生变化,有的是表格的结构变了,有的甚至改变了表头的内容。另外,传统资料一般是在电脑上用Office软件进行制作,使用者不一定能够将应填写的内容全部填写完整,而应用信息管理系统的录入界面填写则避免了这个问题。因为程序可以根据管理规范,将某些项目设置成必填项,如果不填,是不允许提交本项业务的。界面固定,避免了人为调整表格结构,避免了资料的不规范、不完整。此外,这个文件资料管理模块还会按照事先设计好的文件目录结构,自动将业务资料按目录存档,一个也不会少,保证了文件资料存档的完整性,同时,也方便以后的查询和检索。
数据分析师
有了管理信息系统,就相当于有了一个孜孜不倦的数据分析师,每天、每月、每年,进行着培训量的数据统计工作和学员满意度数据分析工作。在日常工作中,培训管理处经常要为各部门提供培训业务量统计数据,而各部门需求的统计数据往往是多维度的。利用管理信息系统中的统计查询模块,可实现多维度信息检索与数据统计查询。对于培训项目,可按项目类别,项目性质、区域范围、人员类别、技能等级、岗位类别、计划类别、培训地点、培训时间等字段进行多维度统计查询。培训项目台账及月、季、年统计报表自动生成,便于数据统计分析。
培训效果评估的重要工具之一就是学员满意度调查表。在传统工作方式时代,满意度调查表由项目负责人组织培训学员填写,收回之后要做单项满意度和总满意度数据的计算和分析工作,一般采取人工操作计算器的方式进行计算,不仅繁琐,而且耗时较大。第二代管理信息系统使数据满意度由程序进行计算成为现实。项目负责人不需要再进行各项分数的计算,只需将每张调查表每项模块的分值(这个分值是一目了然的)录入满意度统计界面,点击“提 交”按钮就大功告成了。
工作轨迹管理员
提起对工作过程和结果的记录,大家常会想到非常熟悉的工作日志。工作日志的局限在于,只能记录自己的工作,无法记录他人或某项目组的工作,况且本人的工作也未必记得完整和精准。管理信息系统则可实现对培训项目、师资、设备工作经历沿时间轴向的轨迹管理。凡经由管理信息系统处理的业务,不管是发起,还是审核、批签或传阅,其处理人员,处理意见、办理时间,均由系统准确无误地记录在案,其年代、地域,经历皆可考证。系统就像一位工作轨迹管理员一样,对历史业务无所不知,无所不晓。
比如,对于一名培训师,系统可记录一年来该培训师的所有工作经历,何月何日,在何工作项目,进行何种工作内容,完成情况如何,数量几何,均可追溯。这种轨迹管理不仅适用于师资,同样适用于培训设备。
领导检查工作的得力助手
管理信息系统使领导检查培训工作变得更加方便快捷,坐在办公室就能实现对培训工作相关环节的质量检查。比如,培训师依据培训计划编写了授课教案,系统即可记录教案的提交时间,同时判断是否符合时间节点的要求。中心领导可以利用信息系统,检查相关培训师的教案编写情况,包括教案提交时间以及教案编写的具体内容。领导也可以对检查的结果发表意见,反馈给培训师。此外,领导还可以检查各培训项目的满意度反馈情况以及培训部门教研活动的开展情况等。
标准信息的维护者
管理信息系统具有强大的信息维护功能,可对历史录入的信息(如专兼职培训师信息,教室、实训室、授课内容等)进行维护。最典型的是在培训需求分析业务中的运用:如果事先将《国家电网公司生产技能人员职业能力培训规范》34个职业种类的培训规范录入系统,这样在填写培训需求分析评审表时,即可按照基础知识、专业知识、相关知识、基本技能、专业技能、相关技能和职业素养等七项内容,分别列出对应需求培训课程的检索序号,课程名称,章节,培训模块(编码)、等级(I、II、III)和职业素养等内容。
例如,同类培训项目(比如装表接电能力提升培训),可对授课内容进行维护,编制培训计划时,可选择程序中曾经录入的授课内容,而未曾录入的内容可以手工录入,这样新内容又被维护起来,供以后使用。标准信息维护,一方面免去了人工录入的重复劳动,另一方面可规范授课内容的表述方式,为课程的服务量统计奠定基础。
工作效率和质量的监督员
建立了管理信息系统,仅仅为办公提供了一个良好的平台和环境。信息化办公效率的实现最终取决于使用者,因为人的因素是最关键的。培训班总结、培训授课记录、鉴定与考试工作记录、周工作计划、教研活动记录等材料如果不能够准确及时上报将会造成工作上的不便和统计上的混乱。为督促员工及时利用e-Mis处理业务,程序对某些业务进行了时间节点设置,如果某项材料的填报时间超过规定时间,则由程序进行提醒(如标记颜色或闪烁)。比如,培训班总结和授课记录应在培训结束后三个工作日内填报,对于超时未报材料,由程序进行识别并提醒。
单项业务材料的准确规范是数据统计准确有效的前提,为保证填报材料的准确规范,控制修改次数,程序将监督记录各部门材料报批的成功率和返回修改率,并按月统计通报情况。
总之,管理信息系统相当于一个虚拟办公大厅。在这个虚拟大厅里,培训业务管理模块每日每时授理培训办公业务。它就像是我们的电子秘书,每天日理万机,却从不疲倦。这个电子秘书成了我们密不可分的工作伙伴,尽管它没有岗位,但却义不容辞地担当了九种工作角色,协助管理人员和培训师执行培训管理制度,履行培训业务规范,将工作人员从重复性机械劳动中解放出来,使我们的人才队伍将时间和精力投入到更具思考性、创造性和挑战性的工作中去,从而提升了人力资源的劳动价值和工作效率。