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【摘要】本文在电大向开大转型这一历史战略期的背景下，分析了国内外办公自动化建设的现状和学校行政部门面临的问题，同时对办公自动化应用和建设中遇到的问题进行了分析和研究，提出了相应的对策，并对今后的发展趋势做了展望。
【关键词】开放大学；办公自动化；行政管理；知识管理；
一、问题概述
在电大向开放大学转型的这一历史时期，对学校行政工作进行信息化管理，进一步推进办公自动化建设，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，提高行政管理部门的信息处理能力和工作效率。对于建设信息时代的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用意义。但从目前行政部门的使用情况来看，学校的无纸化办公实施不完全，办公成本高，各部门信息共享度不高，形成信息孤岛，不利于信息的传递和交流。技术和管理方面的复合型人才缺乏，办公自动化的进程难以推进，技术人员对行政办公的业务、流程和管理缺乏了解，无法把握行政管理工作的规律。缺少对全局和整体的角度进行规划和设计，缺乏对学校的软硬件资源、网络环境、管理体制和支持性服务的建设的全面考虑，没有建立高效便捷的管理模式。
二、国内外现状
目前国内高校的办公模式主要有三种：传统办公方式；使用基本办公自动化，但仍以传统模式为主；主要使用办公自动化，并且实现全部无纸化。其中大多数高校采用第二种模式：传统办公方式与办公自动化并存。由于电子签名的真实性和安全性等问题，无纸化办公难以被广泛推广和运用。
在国内高校中，清华大学的办公自动化一直是走在全国的前列。早在1998年，清华大学的办公自动化系统就投入使用，用户范围覆盖校机关各部处、全校各院系的行政管理部门和办公室，学校的通知、公告、简报和文件都在校园网上传递和发布。同时逐步建立了校领导主管的CIO（信息主管）体系，从基础设施和网络应用两个方面对学校的信息化进程进行规划和建设，并由校长办公室主任和党委办公室主任协助校领导通过信息资源单位（图书馆、计算机中心、网络中心）向全校各部门传输和共享信息。
国外高校办公自动化开展较早，经历了单机设备、局域网和一体化阶段，从以数据为核心转变到信息为核心，进而到目前以知识管理为核心。其中美国高校于上个世纪80年代就引入了CIO（信息主管）制度，有力地推动了美国高校的教育信息化建设，知识管理的观念得到了极大的发展和认可。
三、开放大学办公自动化的可行性研究
针对电大行政管理部门日常办公的需要和存在问题，研究了在电大向开大转型这一历史战略期的背景下，充分运用计算机网络和信息技术逐步实现电大系统的办公管理信息化和数字化，解决原有的低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾，规范各项工作和事务的管理等问题。同时对办公自动化应用和建设中遇到的问题进行了分析和研究。
（一）学校现已具备数据库和网络开发技术，已配置大容量硬盘和高性能处理器，加上运行良好的校园网为支撑，为系统的开发和运行提供了较为良好的硬件环境。
（二）从基础设施和网络应用两个方面对系统的开发进行规划和建设，积极宣传系统的优点和好处，争取校领导的争取和重视，通过自上而下行政的力量来推动系统的开发和建设。
（三）可以走自主开发和引入IT公司优势技术相结合的道路，依托学校的教学资源与技术中心的研发团队的技术支持，从学校自身的需求和特点出发来设计和开发系统的。这种方式有效避免了实践与开发脱节，满足了学校行政管理的实际需求，同时可以根据需求的变动对系统进行增减和修改。
（四）根据系统产生的经济效益和资金的保障，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，同时也提高了行政管理部门的信息处理能力和工作效率。避免了数据的冗余和信息的重复，提升了办公无纸化的节能水平。
四、开放大学办公自动化建设的对策
（一）健全相关的办公自动化管理制度。在系统的使用过程中，必将产生大量的电子文件，对这些文件的使用、存储和删除等操作必须进行规范化管理，确保电子文件的合法性和安全性。
（二）培养具有技术背景和管理经验的复合型管理人才。办公自动化涉及的知识领域比较广，既要懂得行政部门的工作流程，具备一定的协调能力，还有具有相当的技术背景，解决使用过程中出现的各种技术问题。
（三）建立完善系统的培训制度，办公自动化系统用户涉及面广，要实现对总校和分校的领导、教职工、技术人员和管理人员各种层次和类型的全员培训。要对不同的用户做好培训工作，针对校领导，应针对其分管的工作来进行单独培训；对部门或者分校的培训，要先做好部门信息管理员的培训，然后由他们去组织本部门的培训。对于技术人员，则要从系统数据库的安全性和稳定性入手，确保技术人员解决实际问题的能力和素质。针对每类用户的不同需求分别编写使用说明书。
五、开放大学办公自动化发展趋势
（一）高校办公自动化是必然的趋势，它是为了满足日益增长的行政管理需求而出现的，能够使信息决策更加准确而又具有高效率，并随着新技术的进步而不断更新。
（二）随着移动互联网的发展，移动办公将为高校信息化提供新的思路和解决方案。它能使领导和教职工不受空间的限制，随时随地处理工作事务，在突发性、应急性事件的处理上有其重要的意义。
（三）知识管理是指对对知识进行积累、共享、交流、创新和反馈的一个循环反复的过程。它将会渗透到高校办公自动化建设的方方面面中去。高校中有大批学者和专家，对他们的学识、想法和观点等进行有效的集成和管理，将会产生巨大的效益，提升整个学校的创新能力。
六、结束语
综上所述，在组建开放大学的进程中推动学校信息化建设，是一项基础性、系统性的工作，将会对教职工的思维、管理、制度等方面经历一次深层次的全面的转变，将提高学校行政部门的工作效率，为校领导提供及时准确的信息服务和决策。对于建设信息时代新型的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用价值。
参考文献；
[1]卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料，2006，（13） 。
[2]常玉.浅议高校办公自动化[J].甘肃农业，2005，（7） 。
[3]姜尔岚，吴成国.高校办公自动化研究与探讨[J].重庆交通学院学报（社会科学版） ，2004，（4） 。
[4]邓亚明：《基于EOS 的办公自动化系统的设计与实现》，中南大学硕士学位论文，2009年。
[5]储节旺，周绍森，斜阳群，等.知识管理概论[M].北京：清华大学出版社，2006。
【关键词】开放大学；办公自动化；行政管理；知识管理；
一、问题概述
在电大向开放大学转型的这一历史时期，对学校行政工作进行信息化管理，进一步推进办公自动化建设，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，提高行政管理部门的信息处理能力和工作效率。对于建设信息时代的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用意义。但从目前行政部门的使用情况来看，学校的无纸化办公实施不完全，办公成本高，各部门信息共享度不高，形成信息孤岛，不利于信息的传递和交流。技术和管理方面的复合型人才缺乏，办公自动化的进程难以推进，技术人员对行政办公的业务、流程和管理缺乏了解，无法把握行政管理工作的规律。缺少对全局和整体的角度进行规划和设计，缺乏对学校的软硬件资源、网络环境、管理体制和支持性服务的建设的全面考虑，没有建立高效便捷的管理模式。
二、国内外现状
目前国内高校的办公模式主要有三种：传统办公方式；使用基本办公自动化，但仍以传统模式为主；主要使用办公自动化，并且实现全部无纸化。其中大多数高校采用第二种模式：传统办公方式与办公自动化并存。由于电子签名的真实性和安全性等问题，无纸化办公难以被广泛推广和运用。
在国内高校中，清华大学的办公自动化一直是走在全国的前列。早在1998年，清华大学的办公自动化系统就投入使用，用户范围覆盖校机关各部处、全校各院系的行政管理部门和办公室，学校的通知、公告、简报和文件都在校园网上传递和发布。同时逐步建立了校领导主管的CIO（信息主管）体系，从基础设施和网络应用两个方面对学校的信息化进程进行规划和建设，并由校长办公室主任和党委办公室主任协助校领导通过信息资源单位（图书馆、计算机中心、网络中心）向全校各部门传输和共享信息。
国外高校办公自动化开展较早，经历了单机设备、局域网和一体化阶段，从以数据为核心转变到信息为核心，进而到目前以知识管理为核心。其中美国高校于上个世纪80年代就引入了CIO（信息主管）制度，有力地推动了美国高校的教育信息化建设，知识管理的观念得到了极大的发展和认可。
三、开放大学办公自动化的可行性研究
针对电大行政管理部门日常办公的需要和存在问题，研究了在电大向开大转型这一历史战略期的背景下，充分运用计算机网络和信息技术逐步实现电大系统的办公管理信息化和数字化，解决原有的低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾，规范各项工作和事务的管理等问题。同时对办公自动化应用和建设中遇到的问题进行了分析和研究。
（一）学校现已具备数据库和网络开发技术，已配置大容量硬盘和高性能处理器，加上运行良好的校园网为支撑，为系统的开发和运行提供了较为良好的硬件环境。
（二）从基础设施和网络应用两个方面对系统的开发进行规划和建设，积极宣传系统的优点和好处，争取校领导的争取和重视，通过自上而下行政的力量来推动系统的开发和建设。
（三）可以走自主开发和引入IT公司优势技术相结合的道路，依托学校的教学资源与技术中心的研发团队的技术支持，从学校自身的需求和特点出发来设计和开发系统的。这种方式有效避免了实践与开发脱节，满足了学校行政管理的实际需求，同时可以根据需求的变动对系统进行增减和修改。
（四）根据系统产生的经济效益和资金的保障，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，同时也提高了行政管理部门的信息处理能力和工作效率。避免了数据的冗余和信息的重复，提升了办公无纸化的节能水平。
四、开放大学办公自动化建设的对策
（一）健全相关的办公自动化管理制度。在系统的使用过程中，必将产生大量的电子文件，对这些文件的使用、存储和删除等操作必须进行规范化管理，确保电子文件的合法性和安全性。
（二）培养具有技术背景和管理经验的复合型管理人才。办公自动化涉及的知识领域比较广，既要懂得行政部门的工作流程，具备一定的协调能力，还有具有相当的技术背景，解决使用过程中出现的各种技术问题。
（三）建立完善系统的培训制度，办公自动化系统用户涉及面广，要实现对总校和分校的领导、教职工、技术人员和管理人员各种层次和类型的全员培训。要对不同的用户做好培训工作，针对校领导，应针对其分管的工作来进行单独培训；对部门或者分校的培训，要先做好部门信息管理员的培训，然后由他们去组织本部门的培训。对于技术人员，则要从系统数据库的安全性和稳定性入手，确保技术人员解决实际问题的能力和素质。针对每类用户的不同需求分别编写使用说明书。
五、开放大学办公自动化发展趋势
（一）高校办公自动化是必然的趋势，它是为了满足日益增长的行政管理需求而出现的，能够使信息决策更加准确而又具有高效率，并随着新技术的进步而不断更新。
（二）随着移动互联网的发展，移动办公将为高校信息化提供新的思路和解决方案。它能使领导和教职工不受空间的限制，随时随地处理工作事务，在突发性、应急性事件的处理上有其重要的意义。
（三）知识管理是指对对知识进行积累、共享、交流、创新和反馈的一个循环反复的过程。它将会渗透到高校办公自动化建设的方方面面中去。高校中有大批学者和专家，对他们的学识、想法和观点等进行有效的集成和管理，将会产生巨大的效益，提升整个学校的创新能力。
六、结束语
综上所述，在组建开放大学的进程中推动学校信息化建设，是一项基础性、系统性的工作，将会对教职工的思维、管理、制度等方面经历一次深层次的全面的转变，将提高学校行政部门的工作效率，为校领导提供及时准确的信息服务和决策。对于建设信息时代新型的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用价值。
参考文献；
[1]卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料，2006，（13） 。
[2]常玉.浅议高校办公自动化[J].甘肃农业，2005，（7） 。
[3]姜尔岚，吴成国.高校办公自动化研究与探讨[J].重庆交通学院学报（社会科学版） ，2004，（4） 。
[4]邓亚明：《基于EOS 的办公自动化系统的设计与实现》，中南大学硕士学位论文，2009年。
[5]储节旺，周绍森，斜阳群，等.知识管理概论[M].北京：清华大学出版社，2006。