如何实现档案信息化

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  摘 要:目前档案管理越来越朝着信息化的潮流发展,主要是针对信息化时代便捷传播、数据库大的特点,能够方便档案的搜索查找。档案是对个人生产生活资料的整理,是个人生活经验的象征,具有完整保存的意义。现代信息化的渠道使得档案资源越来越多,因此,对于档案信息的管理,需要不断增强其发展渠道。本文针对现代信息管理手段,探究如何实现档案信息化的完整保管。
  关键词:档案;信息化;管理;保管;
  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-12-00-01
  我国档案信息化发展于80年代,依托于计算机技术,该形式至今仍占据主导地位,但是随着大数据时代的发展,对档案信息化的管理有了新的要求。先进的信息技术可以使档案更加便捷整理查阅并且注重其隐私性,既为现代档案提供了发展渠道又增强了其安全性,是整合社会资料信息、提升工作效率的好手段。必须要不断创新途径、实现档案信息化的规范管理。
  一、档案信息化发展历程
  20世纪50年代,档案产生了以光盘、磁盘为载体的电子档案形式,这是档案信息化的雏形。80年代之后,我国不断重视起信息档案的资源建设问题,十七大上国家更是将档案信息化发展列如国家发展指标,至此,档案信息化的发展开始有了更多载体形式,逐步趋向于网络媒体的传播和整理,使互联网成为档案信息化的主要平台。而现代技术的革新,档案实体的管理已趋于饱和,而档案信息化的发展成为主流,越来越扩大管理层面,资源建设面更加丰富,档案管理的重心从实体向信息化转变。
  所以,目前我国大力推进档案信息化的多形式发展,争取以更多的发展平台促进档案的信息化梳理,使档案信息朝着数字化、集约化、网络化的趋势更进一步。
  二、档案信息化存在的问题
  (一)人员技术较弱。档案信息化主要依托于网络,所以对于管理人员的技术要求严格,但是相对来说,目前我国档案信息化的技术人员匮乏,基本只会简单的办公整理软件和搜查档案信息等基本常识,对于系统维护和新技术的应用缺乏学习。比如说对信息资源进行数字化的整合技术,可以确保信息的压缩和多样化管理,但是精通这方面技术的专业人才少之又少。
  (二)缺乏专业基础设施。档案信息化的发展离不开设备的更新换代,但是现代档案信息仍然以书面文件和电子档案为主,仅仅依靠计算机的原有系统支撑,对于新时代新技术的应用过少,比如网络媒体、数字化设备等。这就导致档案信息的发展缺乏现代化的技术平台,管理方式陈旧,软件、硬件都跟不上网络资源建设,以致档案信息化发展原地踏步,没有改进。并且在这种传统方式下,电脑一旦出现病毒、木马等情况,信息资源就会造成崩溃,给企业和国家造成无法无法弥补的错误,而且易将档案信息内容泄露,安全性无法保障。因此,应该不断改进档案信息化的基础设施,将保密性和维修技术作为重点。
  (三)数据库资源整合效果差。现代数据库的发展,使得大家在进行信息搜索时更加便捷,不仅有搜索知识的多方面信息,还会提醒近期搜索记录,给出相关搜索内容。对于这方面,档案信息化并不具备,对于档案管理而言,信息资源建设基本依据企业性质进行分类管理。比如一般企业的档案只会记录企业相关人员、企业资料和与企业相关的其他公司资料,并不会涉及一些网络资源或是其他行业的信息,所以这些档案都是片面性的。并且当档案资源增加时,对于信息资源的整合缺乏管理,一般只是针对其形式进行记录整理,而缺乏分析性的信息,所以导致信息资源在整合时易出现混淆的情况。
  三、如何实现档案信息化的更好发展
  (一)专业人才培养。档案信息化发展首要任务就是促进专业人才培养,一是加强理论素质的培养,档案信息不是简单地整理工作,对于档案的鉴定、检索、统计等不同的技能要不断掌握;二是加强电子运用技术,计算机编程技术,这是加强档案信息化管理的重要手段,专业人才应该定时接受培训,学习技术的革新,增强档案信息化的与时俱进发展,总结以往经验的不足之处与应该改进的地方,使档案信息化管理更加完善。
  (二)基础设施完善。现代档案信息化的渠道增多,就需要加强基础设施的改进。一是对于书面文件档案存储要更新保存设备,使其氧化速度减慢,提升保存时间。对于电子档案的信息化要改进网络设备和环境,现代网络设备存储空间不断加大,载体形式越来越多,使档案能够多方面保存。二是对于档案信息化操作系统的完善,技术人员需要对信息系统进行监管和维护,防止出现系统故障,造成损失,并且良好的防护也能提升信息化的效率。档案向信息化发展,固然要提升档案的数量和质量,那么档案的分层分级保管需要用不同的设施进行整合,使上级能够看到全部档案信息,下级只能看到本级及下级的档案,确保档案的安全性和私密性,也促进档案信息化向着系统性、有序性、差别性发展,使其成为一个自上而下的管理体系,才能让档案信息化的发展具有合理性。
  (三)信息数据集约化、数字化。档案由档案实体向信息化转变,就需要对信息数据进行数字化的应用。数字化作为现代技术最常用的模型,可以将档案信息进行压缩管理,并且在计算机内部实现整合、统一管理,但是对这方面的运用需要技术人员好好了解二进制编程,使其能够完成转换。
  此外,对于信息数据要想着集约化发展,通过技术手段加强档案信息的大数据库,使多方资源加以整合,而不再是档案的单一性,在保护隐私的前提下,要实现信息共享。对于档案信息不在只是搜索一样关键词的条目,同时也能搜索出相关周边的项目。比如在搜索“周恩来”总理的人物信息时,应该同时罗列出于其相关的作战信息、经济政治管理手段、人物评价等方面的信息,这才真正实现档案数据的集约化,推动档案信息化的大数据发展。
  档案信息化的发展已成为档案整理的主流,虽然现代技术在其中的应用还不完善,但是通过对专业人员素质、技术的提升,数字化、网络化的大力发展,基础设施的不断完善,会使档案信息化的发展逐步彰显,促进档案管理的应用更加便捷,档案保管更加完整。
  參考文献:
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