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1、第一个按照GRI报告编写可持续发展报告的大型国有企业;
2、世界第一个按照GRI2006版要求编写的企业;
3、第一个实施全球契约,建立可持续发展管理体系并经过认证的中国企业;
4、第一个对可持续发展报告进行审核的中国企业;
5、亚洲第一个按照挪威船级社VeriSustain审核规范对可持续发展报告进行审核的企业。
6、第一个中国企业入选联合国全球契约典范榜;
7、世界上第一个航运企业入选联合国全球契约典范榜。
七个第一
2007年1月22日,中远集团魏家福总裁接到联合国全球契约办公室主任 Georg Kell先生来函,Georg Kell在信中高度赞扬了中远集团作为全球契约成员单位,为全球发展做出的重要贡献,并对中远集团可持续发展报告被用作典范报告这一具有里程碑意义的杰作表示祝贺。
根据全球契约的规定,沟通实践(Communication on Progress,COP)是参与者对支持全球契约而采取的行动进行的描述。目前,典范报告榜中公布了22个行业的133篇典范COP,中远集团2005年可持续发展报告荣登典范榜,对于首次发布可持续发展报告的中远集团而言,出手便创造了两个第一:即第一个中国企业入选联合国全球契约典范榜;也是世界上第一个航运企业入选典范榜。
加之在中远集团管理体系和可持续发展报告审核会议上,参加审核的专家们根据报告的特点总结出来的五个第一:中远集团是第一个按照GRI报告编写可持续发展报告的大型国有企业;也是世界第一个按照GRI2006版要求编写的企业;是第一个实施全球契约,建立可持续发展管理体系并经过认证的中国企业;是第一个对可持续发展报告进行审核的中国企业;是亚洲第一个按照挪威船级社VeriSustain审核规范对可持续发展报告进行审核的企业。《中远集团2005年可持续发展报告》一举拿下了七个第一。
在中国,可持续发展报告的发布尚处于起步阶段,政府部门、协会组织、研究机构、媒体、公众等对于可持续发展议题,对于企业如何履行社会责任的关注和研究不断升温,而且已经有越来越多的机构开始深入学习、研究全球以及中国的企业发布可持续发展报告的趋势和进一步发展方向。在这样的大环境和形势下,《中远集团2005年度可持续发展报告》自其一诞生就一举创下七个“第一”,自然为各方瞩目。
那么,这份报告的编制过程是怎样的?它是如何满足那七个“第一”的要求的?这样一份报告编制的背后又有着怎样的故事?
带着这些问题,记者找到亲历编制过程的中远集团有关负责人,及其参加这一过程的其他机构和组织的专家,希望通过对编制报告的深入调查和分析,满足各利益相关方对于报告背后故事的关注,并以中远集团的实践和经验为契机,对更多的企业发布可持续发展报告,更多的机构和专家研究可持续发展报告,提供有益的借鉴。
G2——曾经难以达到的要求
在中远报告创下“第一”中,第一个“第一”来自于中远集团是第一个按照GRI报告编写可持续发展报告的大型国有企业。GRI报告是指全球报告倡议组织(Global Report Initiative)提出的可持续发展报告指南(Sustainability Reporting Guidelines),它为全世界各个组织披露其可持续发展报告指标提供了一个共同的框架,该指南已经从2000年版本、2002年版(简称G2)发展到2006年版本(简称G3)。
中远(集团)总公司战略发展部质量管理室经理马欣迎介绍说,其实在2003年初,中远集团在GRI指南2002年版本出来后不久,就组织研究人员同步进行了研究,根据研发中心对G2做深入分析得出结论:G2的规定是非常严格的,G2版本规定的披露的指标信息达到97个,要达到这些数据信息的采集,必须有完善的管理体系支撑,按照中远集团当时的情况是难以满足G2要求的,中远集团自身的管理体系不够严格是其中的重要问题。
在发现自身问题的同时,集团领导决定要完善中远的自身管理体系。在原有管理体系建设的基础上,中远集团开始不断地进行管理体系的创新。按照ISO9000系列、ISO14000系列、OHSAS18000等一系列国外先进的管理经验,中远集团领导层下达命令,布置相关人员认真地学习这些管理经验,真正地去理解这些管理体系建立的意义,使得企业综合管理体系的建设,切实地达到了完善自身管理的目标。
加入全球契约,完善管理体系
研究学习
2004年中远集团参加中国可持续发展工商理事会发起活动并成为首批会员。2004年10月,时任联合国秘书长得科菲·安南访华期间,中远集团总裁魏家福在参与“全球契约”座谈活动中,口头向安南秘书长承诺了中远集团将加入全球契约。随后,中远正式提交申请。2005年1月,在获得联合国全球契约办公室批准后,中远集团正式成为联合国全球契约的会员。
其实加入全球契约并不是一件复杂的事情,但如何切实履行、遵守全球契约的原则却不是一件轻松的事。在深入的研究全球契约精神的基础上,中远集团就加入全球契约进行战略部署,制定实施计划。魏家福总裁深刻认识到作为全球契约的成员,必须满足三方面的要求:第一,对企业业务改革,使全球契约成为企业战略、文化和日常业务的一部分;第二,利用所有渠道宣传全球契约;第三,每年提交年度报告,反映企业实际履行全球契约的情况。这些要求公司在战略、组织、制度等进一步加强建设。明确了全球契约对成员的要求,中远集团便开始着手结合自身行业所处的特点,将全球契约的各项原则切实贯彻到企业的日常经营过程中,因为这既是全球契约先于报告的要求,也是保证企业发布报告的每一个信息的真实性和支持每一个数据的可靠性的关键。
体系建设
以中远集团逐步建立质量、安全、环境和风险管理体系的经验,中远集团相信落实全球企业的原则,履行企业社会责任,实现可持续发展,同样需要建立相应的管理体系,才能确保目标的实现,这也是企业落实业务改革,进行流程再造的必然要求。也正是在此正确认识的基础上,中远集团将全球契约的落实和执行工作交给了集团的流程主管部门和风险管理部门具体操作。
在这些部门的精心研究大胆尝试下,中远集团发明了自身的“运用精益六西格玛和IT管理建设社会责任和可持续发展管理体系的十六步骤法”。
(见下图)
在接下来的一年中,中远集团按照最初加入全球契约的战略部署,一步步按照计划进行实施,通过在集团内部开展全面的培训,按照社会责任和可持续发展管理体系的相关步骤,在企业内部实施改革,进行流程再造和管理文件的编制等,不断进行内审和改进。经过一年多的时间,中远集团的“现代企业管理体系”逐步建立完成,作为具有中远特色的新的管理方式,它不仅包括了基于传统的质量、安全和环境综合管理体系而发展完善的全面的风险管理体系,还加入了全球契约的要求、可持续发展对管理体系的要求等。2006年2月中远集团独具特色的社会责任和可持续发展管理体系获得挪威船级社的高度评价并颁发认可证书,成为第一个实施全球契约,建立可持续发展管理体系并经过审核的中国企业。
自此,中远集团依据自身对全球契约、可持续发展、GRI报告和企业履行社会责任的实质要求和根本精神的深刻而正确的把握,实现对企业进行改革,建立社会责任和可持续发展管理体系,把社会责任和可持续发展的理念和要求融入到企业日常经营,成为运营活动的有机组成部分的要求。这些才是中远集团向社会发布可持续发展报告的坚实基础和关键支柱,因为报告正是中远集团社会责任和可持续发展管理体系运行的结果反映。
编撰国际水准的报告
设定目标
2006年2月,中远集团管理评审决议,在全面建立了现代企业管理体系的基础上,依此体系全面实施全球契约,2006年的上半年完成体系实施,第三季度完成中远集团可持续发展报告并提交联合国评估。2006年,中远集团工作会议进一步提出要求:按计划完成可持续发展年度报告的编制工作。
基于中远对全球契约的要求的深刻理解,经过近两年的努力,公司按照全球契约精神的要求完成了管理体系建设、业务改革和流程再造,终于具备了按照GRI报告指南要求来体现企业的实际情况以及所做努力成果的条件。此时,也正是集团2005年财务报告数据全面可得的时间,因此,自2006年3月,中远集团开始了严格按照GRI报告指南对信息披露和指标设置的安排,目标为提交一份合格的、达到国际水平的可持续发展报告的编制工作。
高层支持
对于中远集团这样一个庞大的集团体系,报告得以顺利编制,与高层领导的支持是无法分开的,为此中远集团及时发布了《中远集团建设节约型企业,实施全球契约指导意见》和《中远集团建设节约型企业、实施全球契约工作计划》, 并选择中远集运为试点单位制定了《中远集团全面风险管理和全球契约试点单位指导意见》,首先完善制度建设。并根据制度建设的要求成立了中远集团建设节约型企业、实施全球契约领导小组和工作小组,领导小组由魏家福总裁亲任组长,由两位副总裁担任副组长。由高层领导亲抓并把关编制工作的各个环节。
组织保障
在领导小组下的工作小组由各部门的关键处长组成,还吸收了在公司流程改进管理体系建设中的关键人员作为推进员,他们共同为报告编制过程中的信息数据收集等工作提供支持。由于这项工作是在集团体系中整体进行的,因此下属公司相应建立了公司的领导小组和工作小组。
马欣迎告诉记者,最初集团领导也考虑了交给宣传部门来完成报告编制的具体工作,但是由于报告披露要求的技术性非常强,因此参与管理体系建设的部门对报告要求披露的信息和数据的把握更具有优势。因此具体的编写小组由体系管理部门负责。这样,领导小组、工作小组、编写小组分工不同,各具优势,相互协作,共同完成报告的编制工作。
调查培训
作为一项开创性的工作,中远集团聘请了中国企业联合会全球契约推进办公室等相关机构,组成了专家组进行指导并举办了实施全球契约和编制可持续发展报告的专门培训。
在进行报告编制工作之前,由编写组对二级公司进行了四轮社会责任和可持续发展基础情况调查。编写组根据编制报告工作的需要,设计出问题单下发到二级公司,收到反馈信息后进行梳理,而后设计下一轮的调查问卷的内容,以便保证收集到信息的完整性和更加有针对性。
为了保证编写工作的规范进行,专家组采取包括全球电话会议的培训形式,并与编写组就报告的编制工作召开了10次研讨会,在编写的过程中,不断深入对GRI报告指标的研究,同时集团还组织专家组对二级单位负责实施全球契约可持续发展管理体系和编写报告的负责人进行了为期5天的培训。指导二级企业开展对三级企业的信息收集过程。
信息系统
在编写组收集信息的过程中,也充分考虑到信息化的便利和可靠性保证,因此编写组同时着手信息收集系统的研究,设计并开发了中远集团可持续发展信息收集和处理系统,并进一步设计开发出中远集运可持续发展信息收集和处理子系统,目前该系统已经纳入到了集团总公司CDMS风险管理的全球契约模块。即今后数据的收集汇总,都可以由该系统来完成,避免手工收集信息的不便利和容易出错误等问题。
九易其稿
编写组就报告的编写二次在集团总公司和中远集团系统征求意见,2006年9月30日按计划提交全球契约推进办公室审核。10月5日GRI公开发布可持续发展报告指南的2006年版本,编写组立即做出应对,学习研究新版本的变化,在半个月内完成转型,在《2005年度可持续发展报告》中加入G3版的要求,达到第二个“第一”(中远集团也是世界第一个按照GRI2006版要求编写的企业)。10月23-24日中远集团组织了内部审核,并对审核中发现的问题进行补充完善。10月31日形成送审稿提交总裁审阅。11月6日报告最终提交集团高管层实施管理评审,至此,《2005年度可持续发展报告》九易其稿最终被高管层审定通过,同时高管层还对2006年度可持续发展报告的编写工作进行部署。
国际权威机构审核
为了向所有利益相关方提交一份符合国际标准的报告,并确保报告的真实性可靠性,2006年11月7-10日中国企业联合会全球契约推进办公室和挪威船级社对《中远集团2005年度可持续发展报告》进行了外部的第三方审核。完成了第四和第五个“第一”。
挪威船级社大中华区认证总裁徐帅军向记者介绍说,挪威船级的VeriSustain审核规范是挪威船级社针对报告的审核制定的标准,他们使用该标准来对中远集团的报告进行审核,该审核规范是参考AA1000和GRI(G2)2002年版本报告指南附录四可信度保证系统的要求制定的。由于G2对管理体系的要求不强,它重点要求报告反映具体的指标,因此VeriSustain审核规范注重的是数字的准确性和正确性,这一点类似对财务报告的审计,包括徐帅军总裁在内的来自挪威船级社的4名专家组成了对中远集团可持续发展报告进行审核的工作小组。依据审核规范,他们重点审核的内容包括:报告内容的完整性,相关性,披露信息的准确性、平衡性和可比性及报告的清晰性和时效性。
经过挪威船级社第三方的审核,最后得出了报告在整体可信度、准确性和对相关方的响应程度方面符合基本要求,而报告的平衡性、完整性和对比性方面有待改进。徐帅军指出,对中远集团报告的审核其实也是一个新的尝试,因为中远集团是国内的第一家,虽然中远的报告是根据G3来做,但是他们依据自身的规范,即还是按G2要求来审核的。
一份经得起考验的报告
在第三方给出审核意见后,编写组针对意见的反馈又进行了报告的修改,例如在考虑平衡性方面,减少了大量获得证书奖项等宣传色彩浓厚的内容,同时更加注重利益相关方的需求。为了有效的沟通,报告采取了中英文对照,同时考虑到环保的需要,集团决定采取电子版本和印刷版本两种形式发布。印刷版本提取了电子版本的精华部分,采用环保再生纸并使每张纸的利用率达到最大,在电子光盘制作时减少油漆使用量,力争为社会提供一份绿色的中远集团2005年可持续发展报告。
作为一举创下七个“第一”的中远集团2005年可持续发展报告,编写组的人员工作在最前线,他们付出了大量的艰辛和努力,进行了大量的沟通、协调和联络工作。马欣迎经理提到,报告编撰之初中远集团从最高层到他们这些具体的执行人员,就树立了坚定的决心,要向社会呈现一份经得起考验的报告。她向记者透露了这样一个花絮:在中远集团参加第一次世界可持续发展工商理事会大会上,有些人不认可中远的报告,针对某些外国记者对报告的质疑,魏家福总裁在发言中指出,中远集团报告说的就是做的,中远集团的报告是具有平衡性的,因为中远的报告不仅经得起挪威船级社的审核,有国际权威机构的监督,同时我们还有管理体系方面的支撑,中远完全是按照国际标准在做,并没有丝毫的自吹自擂。顿时,台下响起热烈的掌声,那些跨国公司给予中远集团和魏家福总裁以高度的评价,因为魏家福总裁的发言让他们有理由去确信中远集团报告的内容,让他们确信中远集团是一个达到国际水准的中国公司。
典范报告的可持续
2006年中远集团成立45周年,《中远集团2005年度可持续发展报告》作为中远集团向社会发布的第一份报告,它向社会公众、向广大的利益相关方展示了中远集团履行全球契约和实现可持续发展方面的实际行动和取得的阶段性成果。这份报告的诞生,即创下了七个“第一”,那么如何保持这样一份具有国际化水平的报告具有可持续性呢?
马欣迎告诉记者,《中远集团2006年可持续发展报告》的编制工作正在有条不紊地进行中,这份报告将完全按照GRI报告指南2006版进行编制,集团总公司产生的数据将收集到二级单位。报告将全体航运公司和中远船务、中远物流、英国公司等单位纳入体系中。报告将在2005年的基础上,重点增加四个方面的内容:在集团战略和目标中增加反映可持续发展的内容;加强环境管理职责落实和环境管理的力度;委托进行客户满意调查;进行员工满意调查。为保证可持续发展报告可靠性持续稳定,继续完善数据收集和信息处理管理系统,采取网络信息系统填报收集,收集到四级公司和船舶;2006年数据采取手工填报,只填写年度指标;2007年开始逐月填报,采取手工填报;2008年开始考虑从相关系统中采集数据,包括SAP、人力资源系统、IRIS-2、船舶调度系统、资金管理、劳动保险、OA等。
马欣迎透露,披露指标的数字将从2005年的282个增加为2006年的506个,信息披露越来越透明化。