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【摘要】档案是我们每个人历史生存状态下的一个存档,它是对我们实践活动的真实记载,它是人类发展过程中宝贵的财富。但是在当前,档案信息化的进程还不够,出现了不够标准与规范的现状。本文探讨的就是档案信息化的建设管理问题。
【关键词】档案管理 信息化 电子文件 保密性
随着人们获取信息来源及渠道的多元化发展,档案信息化已经迫在眉睫。信息化带动工业化,它俨然已成为经济发展的一个必备因素。因此可以说,档案信息化的建设与管理就是当今社会经济发展的产物。
一、我国档案信息化的成绩
由于政府的推动,档案信息化在全国信息化的浪潮中得到了很大的支持,也取得了一定的成绩。
1.档案信息化对政务公开的推动性。国民经济的发展与社会生活的现状,都可以通过电子政务的方式来向群众传播,这可以增加政府的透明度,促进社会的和谐发展。
2.档案信息的数据库管理。档案信息的数据库管理,就是用计算机应用网络的技术对电子信息资源的记载。通过对档案信息的电子记录,可以提高工作人员提取档案信息的速度,有利于工作顺利有效地进行。
3.档案信息化的规范与标准。国家制定了一部分对档案信息管理与运用的行为规范与标准。防止不法人员对国家重要信息的窃取与不正当利用,维护了国家与人民的利益。
二、我国档案信息化出现的问题
1.档案信息化的“瓶颈”。目前,拥有最多档案信息资源的就是政府,而政府的资源公有化还迟迟没有进行。缺乏对政府档案信息的开发使得档案信息化遭遇“瓶颈”,对电子政务的推动力有很大的局限性。
2.档案信息化建设还不够规范。在档案信息化的建设中,要进行全面的统筹与分析实践,然后有计划有目标的去完成工作。而不是现在全国都在搞档案信息化,没有针对性,也没有经验,完全是各地政府艰难的摸索,这会走很多弯路。
3.档案信息化在法律管理上的漏洞。目前,对档案信息化管理的立法与规范还不够全面与完善,这还需要我们对国外经验的借鉴与对中国档案信息化市场的开发与研究。
4.缺乏管理型人才。档案信息化管理人才的基数小,且分布很不均匀,这对档案信息化在全国的建设与管理有很大的限制。
三、档案信息化的优势
1.档案信息化最大的优势就是方便与快捷。以现代化、多功能的档案信息查询功能可以满足人们快速获得信息。
2.档案信息化使档案从一个封闭的状态逐渐开放,面向大众。服务于更多的群体,发挥最大的价值。
3.更多的将档案信息资源通过高科技进行管理与整合,提高了计算机的利用率,也减少了在档案管理方面耗费的成本。
4.档案信息资源的拷贝,使其服务于更多的领域与人,资源利用最大化。
四、档案信息电子化的产物——电子档案
电子档案就是指被归档后的电子文件,因此,对电子档案的认知首先是对电子文件的研究。电子档案的出现,则使档案管理呈现出科技化、效率化、易操作的特点。
1.电子文件存储的特点:易修改、易复制、存储不稳定。在计算机中很容易对电子文件进行修改与删除,而且不留任何痕迹;电子文件可以迅速复制到其他硬盘中,这会影响其保密安全性;电子文件主要在光磁介质中存储,它很容易受到外界的影响。
2.电子文件的真实性。由于在存储上受到外界的影响比较大,同时在整个操作过程中容易被更改,电子文件的真实性令人堪忧。所以,在电子文件的收发、存档过程中都应该认真地参与其中,防止外界因素对其恶意的破坏。
3.电子档案的管理工作。(1)在電子文件的归档工作中,要按程序有步骤地完成,明确其内容与真实性,保证电子档案的质量要求。(2)电子档案的保密性工作。一些电子文件是不允许公开或者限制流通于某一个领域或区域。这就要求做好保密工作,控制电子文件的拷贝,并及时收回,防止其大范围的拷贝与传播。(3)通过对接受权限的审核,有效地保护公民的信息免遭不必要的泄漏而造成的损失。
五、档案信息化状态下的保密管理工作
在档案信息化、电子化的现状下,电子档案保密工作势在必行,它是保护我国机密档案信息最直接的手段。
1.完善的规章制度与管理规范。(1)对不同群体设定相应的权限,使档案信息之间相互独立,防止大范围的共享与传播。(2)明文法律规定对档案信息泄密行为严肃地处理。(3)群众监督与检举。
2.档案管理人员的培养。(1)对档案管理人员职业素质的培养。灌输档案管理工作的重要性,树立工作人员的使命感与责任心,端正工作的态度,提高工作的热情。(2)对档案管理人员业务能力的培养。培养工作人员的总结能力,使其善于从工作中总结经验,并及时运用于接下来的档案管理工作中,掌握工作的规律,提高工作的效率。
3.电子网络技术的运用。(1)通过新的电子技术对电子文件的存储进行加密。(2)在网络上设立防火墙等来抵挡黑客与病毒的入侵。
六、我国档案信息建设与管理的趋势
为了便于人们简单快捷的查询到信息,就要求档案信息工作中技术的提高、服务的完善。主要策略有:
1.自动上传电子文件。在形成电子文件的初期,就进行自动归档与上传,将第一手的信息共享于群众之间。
2.档案信息网站的建立。虽然现在一些档案馆已经建立了局域网,但建立网站可以有效地使信息的覆盖面更广,传播更迅速。
3.在线服务。互联网的普及使在计算机旁完成信息查询成为一种可能,当在查询过程中遇到问题时,可以求助在线客服,使服务更加优质化。
4.创新与改革。加强对档案信息的加工,提高提炼档案信息的能力,保障档案信息的质量。去除糟粕、取其精华。
5.归档能力的提高。加强对电子档案归档工作的监督,优化归档工作的程序,改革归档工作的方法,迅速有条理地完成工作。
七、结语
我国的档案信息管理工作已有了一定的发展。今后要做的就是在总结前期经验与失误的情况下,更加完善档案管理的规范与制度,大力开发资源、拓展应用市场,不断创新。将电子应用网络技术全面地应用于档案信息管理之中,减小信息的存储空间,提高信息的传播应用效率。科学定位档案信息化管理,不断促进档案管理向现代化、科学化发展,为社会的建设与经济的发展贡献力量。
参考文献:
[1]王玉芝.略论电子信息技术下的档案保密工作[J]. 民营科技,2010,(01).
[2]陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开放,2009,(08).
[3]单鹤舫.档案信息化和电子化的建设与管理[J]. 兰台内外,2009,(01).
[4]周洪亮,周颖奇.信息化背景下档案管理工作的趋势之我见[J].黑龙江科技信息,2009,(22).
【关键词】档案管理 信息化 电子文件 保密性
随着人们获取信息来源及渠道的多元化发展,档案信息化已经迫在眉睫。信息化带动工业化,它俨然已成为经济发展的一个必备因素。因此可以说,档案信息化的建设与管理就是当今社会经济发展的产物。
一、我国档案信息化的成绩
由于政府的推动,档案信息化在全国信息化的浪潮中得到了很大的支持,也取得了一定的成绩。
1.档案信息化对政务公开的推动性。国民经济的发展与社会生活的现状,都可以通过电子政务的方式来向群众传播,这可以增加政府的透明度,促进社会的和谐发展。
2.档案信息的数据库管理。档案信息的数据库管理,就是用计算机应用网络的技术对电子信息资源的记载。通过对档案信息的电子记录,可以提高工作人员提取档案信息的速度,有利于工作顺利有效地进行。
3.档案信息化的规范与标准。国家制定了一部分对档案信息管理与运用的行为规范与标准。防止不法人员对国家重要信息的窃取与不正当利用,维护了国家与人民的利益。
二、我国档案信息化出现的问题
1.档案信息化的“瓶颈”。目前,拥有最多档案信息资源的就是政府,而政府的资源公有化还迟迟没有进行。缺乏对政府档案信息的开发使得档案信息化遭遇“瓶颈”,对电子政务的推动力有很大的局限性。
2.档案信息化建设还不够规范。在档案信息化的建设中,要进行全面的统筹与分析实践,然后有计划有目标的去完成工作。而不是现在全国都在搞档案信息化,没有针对性,也没有经验,完全是各地政府艰难的摸索,这会走很多弯路。
3.档案信息化在法律管理上的漏洞。目前,对档案信息化管理的立法与规范还不够全面与完善,这还需要我们对国外经验的借鉴与对中国档案信息化市场的开发与研究。
4.缺乏管理型人才。档案信息化管理人才的基数小,且分布很不均匀,这对档案信息化在全国的建设与管理有很大的限制。
三、档案信息化的优势
1.档案信息化最大的优势就是方便与快捷。以现代化、多功能的档案信息查询功能可以满足人们快速获得信息。
2.档案信息化使档案从一个封闭的状态逐渐开放,面向大众。服务于更多的群体,发挥最大的价值。
3.更多的将档案信息资源通过高科技进行管理与整合,提高了计算机的利用率,也减少了在档案管理方面耗费的成本。
4.档案信息资源的拷贝,使其服务于更多的领域与人,资源利用最大化。
四、档案信息电子化的产物——电子档案
电子档案就是指被归档后的电子文件,因此,对电子档案的认知首先是对电子文件的研究。电子档案的出现,则使档案管理呈现出科技化、效率化、易操作的特点。
1.电子文件存储的特点:易修改、易复制、存储不稳定。在计算机中很容易对电子文件进行修改与删除,而且不留任何痕迹;电子文件可以迅速复制到其他硬盘中,这会影响其保密安全性;电子文件主要在光磁介质中存储,它很容易受到外界的影响。
2.电子文件的真实性。由于在存储上受到外界的影响比较大,同时在整个操作过程中容易被更改,电子文件的真实性令人堪忧。所以,在电子文件的收发、存档过程中都应该认真地参与其中,防止外界因素对其恶意的破坏。
3.电子档案的管理工作。(1)在電子文件的归档工作中,要按程序有步骤地完成,明确其内容与真实性,保证电子档案的质量要求。(2)电子档案的保密性工作。一些电子文件是不允许公开或者限制流通于某一个领域或区域。这就要求做好保密工作,控制电子文件的拷贝,并及时收回,防止其大范围的拷贝与传播。(3)通过对接受权限的审核,有效地保护公民的信息免遭不必要的泄漏而造成的损失。
五、档案信息化状态下的保密管理工作
在档案信息化、电子化的现状下,电子档案保密工作势在必行,它是保护我国机密档案信息最直接的手段。
1.完善的规章制度与管理规范。(1)对不同群体设定相应的权限,使档案信息之间相互独立,防止大范围的共享与传播。(2)明文法律规定对档案信息泄密行为严肃地处理。(3)群众监督与检举。
2.档案管理人员的培养。(1)对档案管理人员职业素质的培养。灌输档案管理工作的重要性,树立工作人员的使命感与责任心,端正工作的态度,提高工作的热情。(2)对档案管理人员业务能力的培养。培养工作人员的总结能力,使其善于从工作中总结经验,并及时运用于接下来的档案管理工作中,掌握工作的规律,提高工作的效率。
3.电子网络技术的运用。(1)通过新的电子技术对电子文件的存储进行加密。(2)在网络上设立防火墙等来抵挡黑客与病毒的入侵。
六、我国档案信息建设与管理的趋势
为了便于人们简单快捷的查询到信息,就要求档案信息工作中技术的提高、服务的完善。主要策略有:
1.自动上传电子文件。在形成电子文件的初期,就进行自动归档与上传,将第一手的信息共享于群众之间。
2.档案信息网站的建立。虽然现在一些档案馆已经建立了局域网,但建立网站可以有效地使信息的覆盖面更广,传播更迅速。
3.在线服务。互联网的普及使在计算机旁完成信息查询成为一种可能,当在查询过程中遇到问题时,可以求助在线客服,使服务更加优质化。
4.创新与改革。加强对档案信息的加工,提高提炼档案信息的能力,保障档案信息的质量。去除糟粕、取其精华。
5.归档能力的提高。加强对电子档案归档工作的监督,优化归档工作的程序,改革归档工作的方法,迅速有条理地完成工作。
七、结语
我国的档案信息管理工作已有了一定的发展。今后要做的就是在总结前期经验与失误的情况下,更加完善档案管理的规范与制度,大力开发资源、拓展应用市场,不断创新。将电子应用网络技术全面地应用于档案信息管理之中,减小信息的存储空间,提高信息的传播应用效率。科学定位档案信息化管理,不断促进档案管理向现代化、科学化发展,为社会的建设与经济的发展贡献力量。
参考文献:
[1]王玉芝.略论电子信息技术下的档案保密工作[J]. 民营科技,2010,(01).
[2]陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开放,2009,(08).
[3]单鹤舫.档案信息化和电子化的建设与管理[J]. 兰台内外,2009,(01).
[4]周洪亮,周颖奇.信息化背景下档案管理工作的趋势之我见[J].黑龙江科技信息,2009,(22).