论文部分内容阅读
摘 要： 高等教育近年来飞速发展，各高校纷纷建立校院两级教务管理体系。作者结合教务管理工作实际，探索使高校两级教务管理科学高效的对策，从工作环境改善、自身综合能力提高、充分利用桥梁纽带作用三方面展开论述，以提高工作效率，充分发挥管理效能，更好地为二级学院教育事业良性发展提供服务。
关键词： 高等院校二级学院 教务管理工作 教学秘书 高效化工作
近年来，随着高等教育步入大众化教育，高等院校办公规模日益扩大，学生人数不断增加，专业方向更趋细化，此现状直接导致教务管理范畴迅速扩大，一线从业的教务管理人员的业务水平、管理能力面临严峻挑战。为适应新变化，保证工作质量，教务管理日常工作中计算机信息化、网络化概念日益加深，传统的手工操作模式逐渐向计算机系统化管理模式转型，学生自主选课、成绩审核、等级考试报名等均已依托专业的现代教务管理系统进行操作［１］。同时，在师资方面，各高校为提高竞争能力，适应办学规模，不断有人才加盟，因此，人的管理及人际关系处理也是摆在教务管理者面前的一项重要难题。教务管理复杂化程度加深，已然使教务管理工作演变为一项较为复杂的系统工程，因此对于如何提高教务管理工作的效率，国内众多教育界人士积极开展研究，以期寻求合理有效的方法，满足教育发展的需要。我从事多年的教务管理工作，现就教务管理高效化问题作如下探讨。
一改善“软硬件”环境是实现高效管理的基础
1.努力争取改善“硬件”环境。
教务管理人员统称教学秘书，教学秘书要从繁杂的教学事务中摆脱出来，提高工作效率，硬件上要有一定的支持。教务管理工作需配备一套完整的工作设备，包括电脑、打印机、扫描仪、复印机等，同时要确保设备运行效率达到日常管理时效性要求。在人员配备方面，高校辅导员按教育部统一师生比配备标准执行，而教学秘书目前尚只能根据各高校自身办学规模按职员编制定岗定编，一般规模的二级学院常规配备仅2—3人，面对的却是几千学生，显然工作强度偏大。因此，在岗位受限、教务管理工作日趋复杂的情势下，二级学院教务办公室下可设非正规编制的教务助理一职，该职位由勤工俭学的学生来担任，可利用课余时间协助教学秘书处理一些文字录入、文件复印、通知发放、档案整理等日常事务性工作，教学秘书负责总揽全局，统筹兼顾。硬件到位，人员分工合作，各司其职，工作效率必然提高。
2.提高人际关系处理能力，积极改善“软件”环境。
教务管理特殊的工作性质决定了教学秘书处在学校、学院、教师、学生和同行的交汇点位置，这是各种教学矛盾最为集中的地方，因此承担着协调各种教学管理关系的重任，教学秘书人际关系处理能力得到了考验。［2］教学秘书上传下达文件精神时，要以“以人为本”理念为指导，体现人文关怀。例如：在期末考试期间，提前通过短信平台给每位教师对监考事宜作温馨提示，以便监考教师提前安排工作生活，防止临场时手忙脚乱，从而有效避免教学事故的发生。细微之处显真情，人性化的管理模式，使彼此都得到尊重，能于无形中密切管理者与教师的关系。人际关系和谐，日常的教学管理工作便会积极配合，工作效率自然也就提高。
二、提高自身综合能力是实现高效管理的关键
1.加强时间科学管理能力。
教学秘书必须合理安排时间，科学管理时间。首先，面对日常繁杂的事务型工作，教学秘书要勤于记笔记，把待处理事务进行分类排列，分清轻重缓急，列出每天的工作计划；其次，科学合理安排好每天的工作时间段，把最重要最紧急的事情放在少受师生干扰的时间段内完成，从而既保证质量，同时又提高效率；最后，利用空闲时间来处理一些偶发性事件。时间合理安排，处理事务有条不紊，得心应手，工作热情就会得到最大限度的释放，真正意义上实实现快乐工作的理念。
2.改进沟通方式，提高语言表达能力。
教学秘书可通过恰当的语言表达方式提高工作效率。教务管理工作无小事，不论大小，都要细心、耐心、尽心地处理［3］，在处理正常教学事务的同时，教学秘书每天还要解答师生大大小小的问题，甚至是重复回答同一个问题。这是一件很磨人的事情，首先得保持足够的耐心，其次要掌握回答问题的技巧，因此充分熟悉管理规章，结合多年累积的管理经验，加上有效的表达方式，恰当的沟通技巧，三者有机结合，简洁精练，解决问题可直指要点，让存有疑问者消除疑虑，满意而归，一定程度上也将大大提高工作效率。
3.增强写作及计算机操控能力。
教学秘书强化写作与计算机应用能力对提高工作效率非常有效。日常事务处理中，教学秘书经常需要写一些教学通知、汇总材料报告、申请等，具备良好的写作能力有利于提高工作效率。另外也需掌握先进的教学管理软件技术，如数据库系统、教务管理系统、办公系统等，在为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度，事半功倍，工作效率会大大提高。
三、切实有效利用好桥梁纽带是实现高效管理的必要手段
1.实行班级签到制度，利用学委，及时传递信息，通知精神落实到位。
教务管理办公室要求班级学习委员日日签到，互通信息，并不定期地对学委进行业务知识的培训，建立有效的教务管理员与学生的沟通机制，从而使一些重要的、紧急的通知及时落实到位，并能得到很好的执行；同时，利用经常接触学生的机会，及时掌握教学一线的信息，了解学生的思想动态，掌握学生的教学需求，当教学矛盾显现时，充当教师与学生之间的润滑剂，消除矛盾，起到维持正常的教学秩序的作用。
2.建立各研究所所长或学系主任联络机制，加强教师间的沟通协调。
教务管理工作，重要内容之一就是规范有序的落实各项教学事务，面向对象就是一线教师，大至教学计划修订、任务落实、考试管理等，小至教师的调停课管理。因此，在此过程中，研究所所长或学系主任往往是与教学秘书联系最为紧密的，我们称之为亲密的合作伙伴，只有通过与之的深入交流与联系，才能将一系列的教学安排与要求落实到位，形成有效的二级管理机制，从而保证各项工作的正常运转，管理效能将大大提升。
3.利用辅导员，及时做好学生教学工作。
学生是学习的主体，近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展，与学生相关的群体性、个体性事件不断升级，层出不穷，各高校设立辅导员岗位是专门面向学生，专职为学生服务的。在服务学生的工作中，同为服务者的教学秘书，必须与辅导员保持良好的工作关系，及时了解学生的学习动态，发现问题，充分交流互换意见，求同存异，找出正确解决问题的方法，最大限度地帮助、挽救学生。另外，教学秘书通过对学生的教育，使自我价值得到充分的实现，热爱教育事业，把本职工作作为自己的一项事业来做，会极大地调动工作积极性，工作效率也会有所提高。
四、结语
总之，教务管理工作是一项较为复杂的系统工程，也是一门较为深奥的学问，没有最好，只有更好，在日常工作中，教学秘书必须不断地磨炼自己，提升自己，通过不断地總结反思，寻求最适合自己最为有效的管理方法。教学秘书同样也面临很多机遇和挑战，只有提高综合素质，更新管理理念，与时俱进，才能更好地完成各项工作，在同行、教师、学生中赢得较好的口碑。
参考文献：
［1］赵璐芳.院级教务管理规范化高效化探索［J］.现代经济信息，2008，（03）：86-87.
［2］吴爱玲.论低碳化形势下高校基层教学教务管理人员的职能改进［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2011，（09）：237-238.
［3］常奕.“应用型”工科二级学院教务管理高效化探索［J］.中国新技术新产品，2009，（17）：251.
基金项目：本文系嘉兴学院机电工程学院2011年度教改项目（项目编号：JD2011A04）的研究成果。
关键词： 高等院校二级学院 教务管理工作 教学秘书 高效化工作
近年来，随着高等教育步入大众化教育，高等院校办公规模日益扩大，学生人数不断增加，专业方向更趋细化，此现状直接导致教务管理范畴迅速扩大，一线从业的教务管理人员的业务水平、管理能力面临严峻挑战。为适应新变化，保证工作质量，教务管理日常工作中计算机信息化、网络化概念日益加深，传统的手工操作模式逐渐向计算机系统化管理模式转型，学生自主选课、成绩审核、等级考试报名等均已依托专业的现代教务管理系统进行操作［１］。同时，在师资方面，各高校为提高竞争能力，适应办学规模，不断有人才加盟，因此，人的管理及人际关系处理也是摆在教务管理者面前的一项重要难题。教务管理复杂化程度加深，已然使教务管理工作演变为一项较为复杂的系统工程，因此对于如何提高教务管理工作的效率，国内众多教育界人士积极开展研究，以期寻求合理有效的方法，满足教育发展的需要。我从事多年的教务管理工作，现就教务管理高效化问题作如下探讨。
一改善“软硬件”环境是实现高效管理的基础
1.努力争取改善“硬件”环境。
教务管理人员统称教学秘书，教学秘书要从繁杂的教学事务中摆脱出来，提高工作效率，硬件上要有一定的支持。教务管理工作需配备一套完整的工作设备，包括电脑、打印机、扫描仪、复印机等，同时要确保设备运行效率达到日常管理时效性要求。在人员配备方面，高校辅导员按教育部统一师生比配备标准执行，而教学秘书目前尚只能根据各高校自身办学规模按职员编制定岗定编，一般规模的二级学院常规配备仅2—3人，面对的却是几千学生，显然工作强度偏大。因此，在岗位受限、教务管理工作日趋复杂的情势下，二级学院教务办公室下可设非正规编制的教务助理一职，该职位由勤工俭学的学生来担任，可利用课余时间协助教学秘书处理一些文字录入、文件复印、通知发放、档案整理等日常事务性工作，教学秘书负责总揽全局，统筹兼顾。硬件到位，人员分工合作，各司其职，工作效率必然提高。
2.提高人际关系处理能力，积极改善“软件”环境。
教务管理特殊的工作性质决定了教学秘书处在学校、学院、教师、学生和同行的交汇点位置，这是各种教学矛盾最为集中的地方，因此承担着协调各种教学管理关系的重任，教学秘书人际关系处理能力得到了考验。［2］教学秘书上传下达文件精神时，要以“以人为本”理念为指导，体现人文关怀。例如：在期末考试期间，提前通过短信平台给每位教师对监考事宜作温馨提示，以便监考教师提前安排工作生活，防止临场时手忙脚乱，从而有效避免教学事故的发生。细微之处显真情，人性化的管理模式，使彼此都得到尊重，能于无形中密切管理者与教师的关系。人际关系和谐，日常的教学管理工作便会积极配合，工作效率自然也就提高。
二、提高自身综合能力是实现高效管理的关键
1.加强时间科学管理能力。
教学秘书必须合理安排时间，科学管理时间。首先，面对日常繁杂的事务型工作，教学秘书要勤于记笔记，把待处理事务进行分类排列，分清轻重缓急，列出每天的工作计划；其次，科学合理安排好每天的工作时间段，把最重要最紧急的事情放在少受师生干扰的时间段内完成，从而既保证质量，同时又提高效率；最后，利用空闲时间来处理一些偶发性事件。时间合理安排，处理事务有条不紊，得心应手，工作热情就会得到最大限度的释放，真正意义上实实现快乐工作的理念。
2.改进沟通方式，提高语言表达能力。
教学秘书可通过恰当的语言表达方式提高工作效率。教务管理工作无小事，不论大小，都要细心、耐心、尽心地处理［3］，在处理正常教学事务的同时，教学秘书每天还要解答师生大大小小的问题，甚至是重复回答同一个问题。这是一件很磨人的事情，首先得保持足够的耐心，其次要掌握回答问题的技巧，因此充分熟悉管理规章，结合多年累积的管理经验，加上有效的表达方式，恰当的沟通技巧，三者有机结合，简洁精练，解决问题可直指要点，让存有疑问者消除疑虑，满意而归，一定程度上也将大大提高工作效率。
3.增强写作及计算机操控能力。
教学秘书强化写作与计算机应用能力对提高工作效率非常有效。日常事务处理中，教学秘书经常需要写一些教学通知、汇总材料报告、申请等，具备良好的写作能力有利于提高工作效率。另外也需掌握先进的教学管理软件技术，如数据库系统、教务管理系统、办公系统等，在为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度，事半功倍，工作效率会大大提高。
三、切实有效利用好桥梁纽带是实现高效管理的必要手段
1.实行班级签到制度，利用学委，及时传递信息，通知精神落实到位。
教务管理办公室要求班级学习委员日日签到，互通信息，并不定期地对学委进行业务知识的培训，建立有效的教务管理员与学生的沟通机制，从而使一些重要的、紧急的通知及时落实到位，并能得到很好的执行；同时，利用经常接触学生的机会，及时掌握教学一线的信息，了解学生的思想动态，掌握学生的教学需求，当教学矛盾显现时，充当教师与学生之间的润滑剂，消除矛盾，起到维持正常的教学秩序的作用。
2.建立各研究所所长或学系主任联络机制，加强教师间的沟通协调。
教务管理工作，重要内容之一就是规范有序的落实各项教学事务，面向对象就是一线教师，大至教学计划修订、任务落实、考试管理等，小至教师的调停课管理。因此，在此过程中，研究所所长或学系主任往往是与教学秘书联系最为紧密的，我们称之为亲密的合作伙伴，只有通过与之的深入交流与联系，才能将一系列的教学安排与要求落实到位，形成有效的二级管理机制，从而保证各项工作的正常运转，管理效能将大大提升。
3.利用辅导员，及时做好学生教学工作。
学生是学习的主体，近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展，与学生相关的群体性、个体性事件不断升级，层出不穷，各高校设立辅导员岗位是专门面向学生，专职为学生服务的。在服务学生的工作中，同为服务者的教学秘书，必须与辅导员保持良好的工作关系，及时了解学生的学习动态，发现问题，充分交流互换意见，求同存异，找出正确解决问题的方法，最大限度地帮助、挽救学生。另外，教学秘书通过对学生的教育，使自我价值得到充分的实现，热爱教育事业，把本职工作作为自己的一项事业来做，会极大地调动工作积极性，工作效率也会有所提高。
四、结语
总之，教务管理工作是一项较为复杂的系统工程，也是一门较为深奥的学问，没有最好，只有更好，在日常工作中，教学秘书必须不断地磨炼自己，提升自己，通过不断地總结反思，寻求最适合自己最为有效的管理方法。教学秘书同样也面临很多机遇和挑战，只有提高综合素质，更新管理理念，与时俱进，才能更好地完成各项工作，在同行、教师、学生中赢得较好的口碑。
参考文献：
［1］赵璐芳.院级教务管理规范化高效化探索［J］.现代经济信息，2008，（03）：86-87.
［2］吴爱玲.论低碳化形势下高校基层教学教务管理人员的职能改进［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2011，（09）：237-238.
［3］常奕.“应用型”工科二级学院教务管理高效化探索［J］.中国新技术新产品，2009，（17）：251.
基金项目：本文系嘉兴学院机电工程学院2011年度教改项目（项目编号：JD2011A04）的研究成果。