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Web之所以受欢迎，和它所采用的文档管理方式有很大的关系。正因为人们可以随心所欲地跳转到感兴趣的任何相关文档来获取信息，才使得Web上的信息查询与浏览充满了无穷的魅力。
其实，在我们的计算机中，只要稍微动一点儿脑筋，借助于Word 97,也可以采用Web上管理文档的方式来管理我们自己制作的文档，从而使文档建立和组织工作变得井井有条。为了让大家对这个问题有所认识，这里结合一种比较典型的文字处理方式----写作加以说明。
一、创建文件夹
首先在计算机的D盘上建立一个下图所示的文件夹结构（之所以要建立在D盘，是为了重新安装系统的时候不损失已有的数据文件）。
1．‘我的作品’文件夹用于存放所有有关的文件。这个文件夹中还包含两个子文件夹，“作品记录”文件夹和“作品附图文件夹”。
在‘作品记录’文件夹中可以建立以媒体名称为文件名的多个记录文件。例如‘软件世界’、‘多媒体世界’、‘互联网世界’等文件，用于记录各个媒体对所投稿件的使用情况。记录文件中包括作品名称、投寄时间等信息。下面所示的就是针对《软件世界》建立的记录文件‘软件世界’的内容示例。
‘作品附图’文件夹用于存放作品附带的图形文件。为了节省硬盘空间，这些图形文件通常都使用WinZip等压缩工具压缩以后存放。
2．‘我的作品’文件夹中除了建立上述两个子文件夹(及‘作品记录’中的文件)以外，还要建立两个文件,一个是‘开始写作’，另外一个就是‘作品管家’。
‘开始写作’文件
我们模仿网络门户概念引入一个‘开始写作’文件作为‘写作门户’。具体做法是在‘我的作品’文件夹中建立一个名为 ’开始写作’的文件，同时在桌面上建立这个‘开始写作’文件的快捷方式，使打开文件更加方便。单击桌面上‘开始写作’的快捷方式即可启动Word文字处理软件并打开‘开始写作’文件。下图所示的是一种‘开始写作’文件的内容示例。
‘作品管家’文件
‘作品管家’文件作为一个界面，通过它来调用放置在‘作品记录’文件夹中的各个媒体的记录文件，例如‘软件世界’等。下图所示的是一种‘作品管家’文件的内容示例。
为了便于访问‘开始写作’文件，‘作品管家’中也可以设置一个到‘开始写作’文件的链接。另外，为了便于从桌面上打开‘作品管家’文件来查看作品使用情况，可以在桌面上放置一个‘作品管家’文件的快捷方式。
3．除了上述的内容以外，‘我的作品’文件夹用于存放所有制作的作品。为了在存放文档的时候节省操作步骤的，最好将‘我的作品’文件夹设置为Word 存放文档的时缺省使用文件夹，设置方法如下。启动Word打开其工作窗口，单击打开‘工具’菜单执行其中的‘选项’指令打开‘选项’窗口，单击其中的‘文件位置’选项卡打开下图所示的设置窗口。
这个窗口的列表中显示的是Word存放各种数据使用的缺省文件夹，从中可以看出在缺省情况下Word使用C盘上的My Documents作为存放文档的文件夹。选中这个‘文档’项目后单击窗口中的‘更改’按钮打开下图所示的‘更改位置’窗口。
通过窗口中的‘查找范围’框找到‘D:\我的作品’文件夹，双击将其路径名填入框中，会发现窗口下面的‘文件夹名称’区域自动填上了相应的文件夹路径名。这时单击窗口中的‘确定’按钮回到‘选项’窗口，可以看到中间列表区域中‘文档’项目对应的文件夹变成了‘D:\我的作品’。然后单击窗口中的‘确定’按钮结束设置。以后执行保存文件操作时，Word将以‘我的作品’文件夹为缺省的文档文件夹来放置作品，见下图。
完成了以上的基础工作以后，文档的管理系统就算有了一个物质基础。接下来就是如何利用这个管理系统来工作的问题了。
二、文档管理系统的运用
1．建立新文档
打开‘开始写作’文件以后，首先在其中添加一个项目作为新作品的标题，例如针对本文的项目就是‘99036利用超级链接的方式来管理Word文档’。然后选定这个项目将其拷贝到剪贴板。接着单击Word工作窗口工具栏上的‘新建’按钮打开新建文件的编辑区，将剪贴板上的内容粘贴作为新作品的标题。并继续输入作品正文内容。注意新建立的文档需要保存一次以后才能够建立链接关系。所以在设置链接关系之前一定要保存一次。编辑结束后进行保存操作的时候，就使用这个标题来保存文件。新文件缺省地保存在‘我的作品’文件夹中。如果有附图，将附图压缩处理后放置到‘我的作品/作品附图’文件夹中。
2．新项目和具体的作品之间建立关联。
打开‘开始写作’文件，选定其中要关联的新项目，而后打开Word工作窗口的‘插入’。有了‘作品管家’这个管理层次，即可将整个的系统从最顶层的‘开始写作’一直勾通到最底层的作品文件。这样环环紧扣，形成紧凑的作品管理体系。每个环节都可以随时修改而不影响相互之间的链接关系。比如投寄《软件世界》的一个作品被告知将不采用，需要将其改投《互联网世界》，即可打开‘软件世界’记录文件进行修改，将相应的记录项目（包括作品标题链接和附图链接）‘剪切’、‘粘贴’到‘互联网世界’记录文件中。
三、问题及其解决方法
关于WinZip程序的询问窗口
由于作品的附图是压缩存放的，所以每当单击‘附图’链接的时候，总是要自动调用WinZip程序，而这时出于安全的考虑,总是要弹出下图所示的询问窗口。
这时只有单击询问窗口中的‘确定’按钮WinZip程序才能够打开相应的压缩文件包来查看其中包含了哪具体的图像文件。这个安全警告对话窗口无形之中打断了查看的过程。要是有一个程序能够在这个时候自动单击对话窗口中的‘确定’按钮就好了。
关于保存多个文件
利用上述的文件动态管理系统来工作，可能同时打开很多个相关的文件以求将有关内容尽收眼底。但是这样一来，工作结束后就需要一一保存这些打开的文件。如果真的是逐个的进行，当然十分麻烦。
解决的办法
请在浏览器地址栏输入http://www.basta.com/Software/SetupBuzof.exe路径下载一个叫做Buzof的软件的安装文件SetupBuzof.exe，下载结束后将其安装设置好，它就可以为用户解决上述两个问题了，因为它能够自动点击用户指定的窗口中的按钮。此外，在打开多个文件的情况下，工作结束后不必逐个保存文件，只要关闭Word程序，它就会一一弹出询问窗口要求用户确认保存操作，这时候在相应的设置下，Buzof即可大显身手，瞬间就将所有的询问窗口全部搞定，所有打开的文件也全部保存好并关闭了工作窗口，那种感觉真是痛快极了！
其实，在我们的计算机中，只要稍微动一点儿脑筋，借助于Word 97,也可以采用Web上管理文档的方式来管理我们自己制作的文档，从而使文档建立和组织工作变得井井有条。为了让大家对这个问题有所认识，这里结合一种比较典型的文字处理方式----写作加以说明。
一、创建文件夹
首先在计算机的D盘上建立一个下图所示的文件夹结构（之所以要建立在D盘，是为了重新安装系统的时候不损失已有的数据文件）。
1．‘我的作品’文件夹用于存放所有有关的文件。这个文件夹中还包含两个子文件夹，“作品记录”文件夹和“作品附图文件夹”。
在‘作品记录’文件夹中可以建立以媒体名称为文件名的多个记录文件。例如‘软件世界’、‘多媒体世界’、‘互联网世界’等文件，用于记录各个媒体对所投稿件的使用情况。记录文件中包括作品名称、投寄时间等信息。下面所示的就是针对《软件世界》建立的记录文件‘软件世界’的内容示例。
‘作品附图’文件夹用于存放作品附带的图形文件。为了节省硬盘空间，这些图形文件通常都使用WinZip等压缩工具压缩以后存放。
2．‘我的作品’文件夹中除了建立上述两个子文件夹(及‘作品记录’中的文件)以外，还要建立两个文件,一个是‘开始写作’，另外一个就是‘作品管家’。
‘开始写作’文件
我们模仿网络门户概念引入一个‘开始写作’文件作为‘写作门户’。具体做法是在‘我的作品’文件夹中建立一个名为 ’开始写作’的文件，同时在桌面上建立这个‘开始写作’文件的快捷方式，使打开文件更加方便。单击桌面上‘开始写作’的快捷方式即可启动Word文字处理软件并打开‘开始写作’文件。下图所示的是一种‘开始写作’文件的内容示例。
‘作品管家’文件
‘作品管家’文件作为一个界面，通过它来调用放置在‘作品记录’文件夹中的各个媒体的记录文件，例如‘软件世界’等。下图所示的是一种‘作品管家’文件的内容示例。
为了便于访问‘开始写作’文件，‘作品管家’中也可以设置一个到‘开始写作’文件的链接。另外，为了便于从桌面上打开‘作品管家’文件来查看作品使用情况，可以在桌面上放置一个‘作品管家’文件的快捷方式。
3．除了上述的内容以外，‘我的作品’文件夹用于存放所有制作的作品。为了在存放文档的时候节省操作步骤的，最好将‘我的作品’文件夹设置为Word 存放文档的时缺省使用文件夹，设置方法如下。启动Word打开其工作窗口，单击打开‘工具’菜单执行其中的‘选项’指令打开‘选项’窗口，单击其中的‘文件位置’选项卡打开下图所示的设置窗口。
这个窗口的列表中显示的是Word存放各种数据使用的缺省文件夹，从中可以看出在缺省情况下Word使用C盘上的My Documents作为存放文档的文件夹。选中这个‘文档’项目后单击窗口中的‘更改’按钮打开下图所示的‘更改位置’窗口。
通过窗口中的‘查找范围’框找到‘D:\我的作品’文件夹，双击将其路径名填入框中，会发现窗口下面的‘文件夹名称’区域自动填上了相应的文件夹路径名。这时单击窗口中的‘确定’按钮回到‘选项’窗口，可以看到中间列表区域中‘文档’项目对应的文件夹变成了‘D:\我的作品’。然后单击窗口中的‘确定’按钮结束设置。以后执行保存文件操作时，Word将以‘我的作品’文件夹为缺省的文档文件夹来放置作品，见下图。
完成了以上的基础工作以后，文档的管理系统就算有了一个物质基础。接下来就是如何利用这个管理系统来工作的问题了。
二、文档管理系统的运用
1．建立新文档
打开‘开始写作’文件以后，首先在其中添加一个项目作为新作品的标题，例如针对本文的项目就是‘99036利用超级链接的方式来管理Word文档’。然后选定这个项目将其拷贝到剪贴板。接着单击Word工作窗口工具栏上的‘新建’按钮打开新建文件的编辑区，将剪贴板上的内容粘贴作为新作品的标题。并继续输入作品正文内容。注意新建立的文档需要保存一次以后才能够建立链接关系。所以在设置链接关系之前一定要保存一次。编辑结束后进行保存操作的时候，就使用这个标题来保存文件。新文件缺省地保存在‘我的作品’文件夹中。如果有附图，将附图压缩处理后放置到‘我的作品/作品附图’文件夹中。
2．新项目和具体的作品之间建立关联。
打开‘开始写作’文件，选定其中要关联的新项目，而后打开Word工作窗口的‘插入’。有了‘作品管家’这个管理层次，即可将整个的系统从最顶层的‘开始写作’一直勾通到最底层的作品文件。这样环环紧扣，形成紧凑的作品管理体系。每个环节都可以随时修改而不影响相互之间的链接关系。比如投寄《软件世界》的一个作品被告知将不采用，需要将其改投《互联网世界》，即可打开‘软件世界’记录文件进行修改，将相应的记录项目（包括作品标题链接和附图链接）‘剪切’、‘粘贴’到‘互联网世界’记录文件中。
三、问题及其解决方法
关于WinZip程序的询问窗口
由于作品的附图是压缩存放的，所以每当单击‘附图’链接的时候，总是要自动调用WinZip程序，而这时出于安全的考虑,总是要弹出下图所示的询问窗口。
这时只有单击询问窗口中的‘确定’按钮WinZip程序才能够打开相应的压缩文件包来查看其中包含了哪具体的图像文件。这个安全警告对话窗口无形之中打断了查看的过程。要是有一个程序能够在这个时候自动单击对话窗口中的‘确定’按钮就好了。
关于保存多个文件
利用上述的文件动态管理系统来工作，可能同时打开很多个相关的文件以求将有关内容尽收眼底。但是这样一来，工作结束后就需要一一保存这些打开的文件。如果真的是逐个的进行，当然十分麻烦。
解决的办法
请在浏览器地址栏输入http://www.basta.com/Software/SetupBuzof.exe路径下载一个叫做Buzof的软件的安装文件SetupBuzof.exe，下载结束后将其安装设置好，它就可以为用户解决上述两个问题了，因为它能够自动点击用户指定的窗口中的按钮。此外，在打开多个文件的情况下，工作结束后不必逐个保存文件，只要关闭Word程序，它就会一一弹出询问窗口要求用户确认保存操作，这时候在相应的设置下，Buzof即可大显身手，瞬间就将所有的询问窗口全部搞定，所有打开的文件也全部保存好并关闭了工作窗口，那种感觉真是痛快极了！