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【摘 要】：随着社会的发展和信息化建设步伐的加快，传统的管理模式已不适应新时代的要求，档案管理信息化成为档案管理发展的趋势，成为全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。文章探讨了档案管理信息化的含义，其发展的必然性以及实现的措施。
【关键词】：档案管理 信息化 发展趋势
随着办公自动化以及互联网的快速发展，信息化建设在档案管理工作中发挥出越来越重要的作用，已有越来越多的单位开始运用计算机进行档案日常管理。将档案工作各个环节的计算机化，实现档案系统整体功能，是需要运用多学科知识，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，根据实际情况在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
一、档案管理信息化的概述
所谓档案信息化，就是在档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。
二、档案管理信息化发展的必然性
1．档案管理信息化的软硬件基础已经具备
当前，各单位档案管理部门基本上都配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪等，管理人员也达到了人手一台计算机的配置，这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础。此外各单位几乎都配有档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。
2.完善的法律法规，统一的管理标准是档案管理信息化的保证
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立，如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
3.档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求
档案信息资源的数字化可以保护档案原件，延长档案原件保管寿命，降低档案原件丢失或损坏的风险，受到损伤的档案原件，可通过数字化过程恢复丢失的信息，其数字拷贝也有补偿原件的作用，还可以解决因纸张老化、脆裂等原因造成的查询利用不便的问题。同时，档案信息资源数字化可以优化馆藏，进一步改变馆藏档案结构，节省存储空间，馆藏档案信息量得以不断增长。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
三、推动档案管理信息化的措施
1.培养信息化档案人才
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合。因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。
人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化人才形势比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。以人为本，加强人才队伍建设已成档案信息化建设的当务之急。
2．配备统一、专业的软硬件设备
各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。
档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络 ，因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，利用多种信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案并且运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用 ，以达到资源共享的目的。
3.档案信息管理的统一规范化
传统的档案管理是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，要运用现代信息技术管理电子文件，对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，将物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，实现档案网站和数字档案馆建设，可高效、适用的管理档案和利用档案工作。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。
数字环境下档案工作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，促成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
结束语：
档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移，目前我国档案管理信息化的软硬件基础已经具备，完善的法律法规，统一的管理标准是档案管理信息化的保证，档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求。因此我们必须通过培养信息化档案人才、配备统一、专业的软硬件设备、档案信息管理的统一规范化等措施来推动档案管理信息化。
参考文献：
[1]刘蓓 刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程，2012(4)
[2]王志军.浅谈人事档案管理的发展趋势[J].群文天地，2012（2）
[3]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务，2011（1）
[4]马克.浅谈档案管理的发展趋势[J].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集，2002
【关键词】：档案管理 信息化 发展趋势
随着办公自动化以及互联网的快速发展，信息化建设在档案管理工作中发挥出越来越重要的作用，已有越来越多的单位开始运用计算机进行档案日常管理。将档案工作各个环节的计算机化，实现档案系统整体功能，是需要运用多学科知识，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，根据实际情况在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
一、档案管理信息化的概述
所谓档案信息化，就是在档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。
二、档案管理信息化发展的必然性
1．档案管理信息化的软硬件基础已经具备
当前，各单位档案管理部门基本上都配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪等，管理人员也达到了人手一台计算机的配置，这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础。此外各单位几乎都配有档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。
2.完善的法律法规，统一的管理标准是档案管理信息化的保证
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立，如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
3.档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求
档案信息资源的数字化可以保护档案原件，延长档案原件保管寿命，降低档案原件丢失或损坏的风险，受到损伤的档案原件，可通过数字化过程恢复丢失的信息，其数字拷贝也有补偿原件的作用，还可以解决因纸张老化、脆裂等原因造成的查询利用不便的问题。同时，档案信息资源数字化可以优化馆藏，进一步改变馆藏档案结构，节省存储空间，馆藏档案信息量得以不断增长。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
三、推动档案管理信息化的措施
1.培养信息化档案人才
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合。因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。
人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化人才形势比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。以人为本，加强人才队伍建设已成档案信息化建设的当务之急。
2．配备统一、专业的软硬件设备
各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。
档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络 ，因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，利用多种信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案并且运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用 ，以达到资源共享的目的。
3.档案信息管理的统一规范化
传统的档案管理是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，要运用现代信息技术管理电子文件，对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，将物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，实现档案网站和数字档案馆建设，可高效、适用的管理档案和利用档案工作。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。
数字环境下档案工作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，促成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
结束语：
档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移，目前我国档案管理信息化的软硬件基础已经具备，完善的法律法规，统一的管理标准是档案管理信息化的保证，档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求。因此我们必须通过培养信息化档案人才、配备统一、专业的软硬件设备、档案信息管理的统一规范化等措施来推动档案管理信息化。
参考文献：
[1]刘蓓 刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程，2012(4)
[2]王志军.浅谈人事档案管理的发展趋势[J].群文天地，2012（2）
[3]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务，2011（1）
[4]马克.浅谈档案管理的发展趋势[J].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集，2002