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摘要：本文利用汇文图书管理系统及Excel的函数功能，把文献信息增长规律应用于测算图书馆书库排架，来计算不同类目图书未来增长占用架位数。并具体阐述利用Excel函数进行图书排序及架位预留的方法。
关键词：架位预留；Excel宏；函数
中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02
为便于读者获取所需图书，图书馆会按照一定的顺序对馆藏纸质图书进行组织排架。目前图书馆最常用的排架方法为分类排架法，这种方法是将图书按其所属的学科体系进行排架。图书按分类排架的优点，一是藏书体系的逻辑性强。二是比较符合读者取书的习惯。随着图书馆馆藏建设的发展，必定会遇到搬迁、倒库、阅览室调整、局部布局调整等情况，为了减少重复倒架，节省时间和体力劳动，就要对各类图书资料所占架位进行计算，即每一种图书资料在书架上具体位置的设计。2010年5月，东北大学秦皇岛分校图书馆新馆落成，图书馆所有馆藏图书都需要重新分配馆藏空间并进行上架。于是如何在搬迁前确定所有图书架位成了搬迁工作中最重要的问题，这关系到整个搬迁及重新上架工作的组织。具体实施方法如下。
1 架位预留方法的制定
由于图书馆的服务对象及馆藏资源建设的重点不同，再加上采编部每年对各大类图书的采购也是动态变化的，例如调整院系结构及新学科建设等，因此各类目图书文献的增长速度也不一样，造成新增文献对预留空架位的消耗速度不均衡。经过调研，我馆采用统计近几年各类馆藏图书的平均增长率占总增长率的比例来推测将来的图书增长量，按比例分配预留架位。其原理如下，各类目图书的数量增长，往往在时间序列上呈现出一定的趋势性，反映出一个图书馆的藏书建设特点。当序列存在明显的趋势成分时，如果这种趋势能够延续到未来，就可以利用趋势模型进行进书量外推预测。
首先根据新馆及老馆的空间布局，计算出当前馆藏图书所需书架的数量以及馆藏空间最大容积的书架数量；这样就可以预估出图书馆藏书满架的年限。根据各类图书的平均增长率预估出该类图书应分配的预留架位数目。然后利用汇文系统的馆藏统计功能和Excel的数据处理功能相结合的方法标明各类图书的分配位置。
2 测算各大类图书的平均厚度
由于每类图书的薄厚不一，占架不一，如果统一按照藏书的平均厚度测算，对测算结果会有很大的误差。所以在搬迁前对在架的各类图书进行抽样清点，先测算各类中西文图书的平均厚度，据此推算出各类图书所占书架数量。
计算方法有两种，（1）以计算机类图书为例随机抽取各类藏书书架中放满图书的层格，并记录其容书的册数，然后计算该类图书的平均厚度。（2）将目前计算机类图书在架总长度记录下来，并记录其容书的册数，然后计算该类图书的平均厚度。由于搬迁工作时间紧任务重，所以我馆采用了第一种方法来进行实地测量，部门图书分类汇总如下表：
3 新馆藏地容纳图书册数
根据新馆藏地的面积，推算出所能容积的书架数量；结合当前馆藏及文献增长率，计算出搬迁结束后图书的占架率，以此占架率为标准来实行后续的图书排架操作。
通过测量，新老书架每层隔板长度为90cm，我们希望图书占位在2/3处，为以后的新书上架留有一定的发展空间。根据阅览室图书的平均册数，基本能满足2/3的要求，但分配到各区域，情况就比较复杂了。新馆每个阅览室面积为370平方米，根据上述数据，每个阅览室容纳书架个数为67个，容纳图书约32000册。
4 测算并确定各类图书所需书架数量
我馆采用各类图书的馆藏总数作为基数来确定书架数量，具体方法如下：根据汇文图书管理系统中数据库统计出的各类图书数量，结合各类图书的增长率来分配新书架数量。
经过计算将阅览图书放置进三个阅览室，分别为社会科学图书阅览室、自然科学及语言类图书阅览室、工业技术图书阅览室；其中社会科学图书阅览室存放A、B、C、D、E、F、G、I、J、K类图书，自然科学及语言类图书阅览室存放N、O、P、Q、R、S、H、Z类图书，工业技术图书阅览室存放T、U、V、X类图书。
5 制定详细架位图
虽然汇文系统馆藏的统计功能很强大，但是在索书号排序上不能精准到分类号后面的种次号，因此需要使用EXCEL中的排序功能。
首先通过汇文的统计模块统计出新馆藏地的图书清单，保存为EXCEL表格。表格中的内容分为3列，索书号通过复制占据第一、三列，馆藏图书数量占第二列。由于索书号号中包含的符号很多，因此需要在EXCEL中自建排序的宏，来进行图书的排序。宏的具体工作方法如下：
5.1 对第三列的索书号进行筛选，将分类号中包含冒号、括号、等号的图书分别提取出来；剩下的即为不含特殊符号的索书号。
5.2 索书号中包含冒号类型的分为两种，一种为分类号中包含，另一种为种次号中包含；也需要通过宏进行筛选排序。
5.3 由于EXCEL的排序桶索书号排序方式相同是采取对位排序，因此需要通过编写宏对种次号进行加位操作，例如A1/1、A1/2、A1/10分别加位成A1/001、A1/002、A1/010。这样排序出的结果才能符合正常分类排架的顺序。如果该分类馆藏量很大的话，可以将种次号加成4位或5位。
5.4 对刚才整理过的索书号数据汇总进一个新的sheet表，对第三列分类号中的冒号、复分号、小圆点分别替换为三、二、一条竖线，然后对第三列数据进行升序排列；此时第一列的排序结果即为正常架位顺序。
5.5 根据前期各类图书所测平均厚度及书架的摆放率，计算出每个书架的馆藏图书容纳册数，通过这几个参数来模拟细分图书架位，即制定出每一排书架内的每一格所放图书的类目。
确定好各类图书需要的书架数量后，下一步就是制作详细的架位图。这时就利用排序后的各类图书清单，按照各类图书的平均厚度进行计算，得出每层书架所摆放图书的数量；利用Excel编制函数进行分层操作，得出每层书架摆放图书的起止索书号，通过这样的操作制定出详细架位图。按照架位图的内容在各馆藏地的每个书架甚至书架的每层都贴上写有上架类号的标识，这样可以避免上架时的反复大范围倒架，起到事半功倍的效果。
6 总结
架位计算要细致，避免重复劳动。因此在架位预留之间的数据采集非常重要，尤其是各大类图书的平均厚度，必须丈量准确。这样才不会出现以后大批量倒架的局面，节省人力、物力、财力。
通过上述方法可以很好的实现图书馆现有图书架位的排序，对书架预留起了很好的辅助作用。但是排序的操作过程有些复杂，今后打算在索书号排序算法上进行优化整理，以缩短图书预排架的时间。
参考文献：
[1]郝朝军.论架位预留技术在图书馆藏书搬迁中的核心地位与作用[J].科技信息，2008，14.
[2]邓友诚.图书搬迁之架位预留技术研究[J].图书馆论坛，2010，30（1）.
[作者简介]王晓滨，工作于东北大学秦皇岛分校图书馆，工程硕士学历，职称馆员。
关键词：架位预留；Excel宏；函数
中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02
为便于读者获取所需图书，图书馆会按照一定的顺序对馆藏纸质图书进行组织排架。目前图书馆最常用的排架方法为分类排架法，这种方法是将图书按其所属的学科体系进行排架。图书按分类排架的优点，一是藏书体系的逻辑性强。二是比较符合读者取书的习惯。随着图书馆馆藏建设的发展，必定会遇到搬迁、倒库、阅览室调整、局部布局调整等情况，为了减少重复倒架，节省时间和体力劳动，就要对各类图书资料所占架位进行计算，即每一种图书资料在书架上具体位置的设计。2010年5月，东北大学秦皇岛分校图书馆新馆落成，图书馆所有馆藏图书都需要重新分配馆藏空间并进行上架。于是如何在搬迁前确定所有图书架位成了搬迁工作中最重要的问题，这关系到整个搬迁及重新上架工作的组织。具体实施方法如下。
1 架位预留方法的制定
由于图书馆的服务对象及馆藏资源建设的重点不同，再加上采编部每年对各大类图书的采购也是动态变化的，例如调整院系结构及新学科建设等，因此各类目图书文献的增长速度也不一样，造成新增文献对预留空架位的消耗速度不均衡。经过调研，我馆采用统计近几年各类馆藏图书的平均增长率占总增长率的比例来推测将来的图书增长量，按比例分配预留架位。其原理如下，各类目图书的数量增长，往往在时间序列上呈现出一定的趋势性，反映出一个图书馆的藏书建设特点。当序列存在明显的趋势成分时，如果这种趋势能够延续到未来，就可以利用趋势模型进行进书量外推预测。
首先根据新馆及老馆的空间布局，计算出当前馆藏图书所需书架的数量以及馆藏空间最大容积的书架数量；这样就可以预估出图书馆藏书满架的年限。根据各类图书的平均增长率预估出该类图书应分配的预留架位数目。然后利用汇文系统的馆藏统计功能和Excel的数据处理功能相结合的方法标明各类图书的分配位置。
2 测算各大类图书的平均厚度
由于每类图书的薄厚不一，占架不一，如果统一按照藏书的平均厚度测算，对测算结果会有很大的误差。所以在搬迁前对在架的各类图书进行抽样清点，先测算各类中西文图书的平均厚度，据此推算出各类图书所占书架数量。
计算方法有两种，（1）以计算机类图书为例随机抽取各类藏书书架中放满图书的层格，并记录其容书的册数，然后计算该类图书的平均厚度。（2）将目前计算机类图书在架总长度记录下来，并记录其容书的册数，然后计算该类图书的平均厚度。由于搬迁工作时间紧任务重，所以我馆采用了第一种方法来进行实地测量，部门图书分类汇总如下表：
3 新馆藏地容纳图书册数
根据新馆藏地的面积，推算出所能容积的书架数量；结合当前馆藏及文献增长率，计算出搬迁结束后图书的占架率，以此占架率为标准来实行后续的图书排架操作。
通过测量，新老书架每层隔板长度为90cm，我们希望图书占位在2/3处，为以后的新书上架留有一定的发展空间。根据阅览室图书的平均册数，基本能满足2/3的要求，但分配到各区域，情况就比较复杂了。新馆每个阅览室面积为370平方米，根据上述数据，每个阅览室容纳书架个数为67个，容纳图书约32000册。
4 测算并确定各类图书所需书架数量
我馆采用各类图书的馆藏总数作为基数来确定书架数量，具体方法如下：根据汇文图书管理系统中数据库统计出的各类图书数量，结合各类图书的增长率来分配新书架数量。
经过计算将阅览图书放置进三个阅览室，分别为社会科学图书阅览室、自然科学及语言类图书阅览室、工业技术图书阅览室；其中社会科学图书阅览室存放A、B、C、D、E、F、G、I、J、K类图书，自然科学及语言类图书阅览室存放N、O、P、Q、R、S、H、Z类图书，工业技术图书阅览室存放T、U、V、X类图书。
5 制定详细架位图
虽然汇文系统馆藏的统计功能很强大，但是在索书号排序上不能精准到分类号后面的种次号，因此需要使用EXCEL中的排序功能。
首先通过汇文的统计模块统计出新馆藏地的图书清单，保存为EXCEL表格。表格中的内容分为3列，索书号通过复制占据第一、三列，馆藏图书数量占第二列。由于索书号号中包含的符号很多，因此需要在EXCEL中自建排序的宏，来进行图书的排序。宏的具体工作方法如下：
5.1 对第三列的索书号进行筛选，将分类号中包含冒号、括号、等号的图书分别提取出来；剩下的即为不含特殊符号的索书号。
5.2 索书号中包含冒号类型的分为两种，一种为分类号中包含，另一种为种次号中包含；也需要通过宏进行筛选排序。
5.3 由于EXCEL的排序桶索书号排序方式相同是采取对位排序，因此需要通过编写宏对种次号进行加位操作，例如A1/1、A1/2、A1/10分别加位成A1/001、A1/002、A1/010。这样排序出的结果才能符合正常分类排架的顺序。如果该分类馆藏量很大的话，可以将种次号加成4位或5位。
5.4 对刚才整理过的索书号数据汇总进一个新的sheet表，对第三列分类号中的冒号、复分号、小圆点分别替换为三、二、一条竖线，然后对第三列数据进行升序排列；此时第一列的排序结果即为正常架位顺序。
5.5 根据前期各类图书所测平均厚度及书架的摆放率，计算出每个书架的馆藏图书容纳册数，通过这几个参数来模拟细分图书架位，即制定出每一排书架内的每一格所放图书的类目。
确定好各类图书需要的书架数量后，下一步就是制作详细的架位图。这时就利用排序后的各类图书清单，按照各类图书的平均厚度进行计算，得出每层书架所摆放图书的数量；利用Excel编制函数进行分层操作，得出每层书架摆放图书的起止索书号，通过这样的操作制定出详细架位图。按照架位图的内容在各馆藏地的每个书架甚至书架的每层都贴上写有上架类号的标识，这样可以避免上架时的反复大范围倒架，起到事半功倍的效果。
6 总结
架位计算要细致，避免重复劳动。因此在架位预留之间的数据采集非常重要，尤其是各大类图书的平均厚度，必须丈量准确。这样才不会出现以后大批量倒架的局面，节省人力、物力、财力。
通过上述方法可以很好的实现图书馆现有图书架位的排序，对书架预留起了很好的辅助作用。但是排序的操作过程有些复杂，今后打算在索书号排序算法上进行优化整理，以缩短图书预排架的时间。
参考文献：
[1]郝朝军.论架位预留技术在图书馆藏书搬迁中的核心地位与作用[J].科技信息，2008，14.
[2]邓友诚.图书搬迁之架位预留技术研究[J].图书馆论坛，2010，30（1）.
[作者简介]王晓滨，工作于东北大学秦皇岛分校图书馆，工程硕士学历，职称馆员。