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摘 要：事业单位人事档案的管理问题一直是事业单位人事部门的一个重要的工作内容，可以说人事档案为事业单位的日常管理提供了便利，也为员工队伍的建设提供了保障，但是现在人事档案的管理工作出现了很多问题，包括管理方式落后、利用率低、管理缺少统一标准的问题。如今要将事业单位人事档案管理规范化水平提升需要我们做到制定规范、标准的管理机制、加强人事档案管理的信息化、培养人事档案管理人才。
关键词：事业单位 人事档案 管理规范化
事业单位部门多，人员复杂，因此导致了人事档案的管理困难，尤其是当事业单位需要利用到人事档案中记录的有关于员工的信息时，查找这些信息就变得比较困难，因此在信息化时代我们都比较提倡将人事档案进行信息化、规范化的管理，保证人事档案中有关与员工的基本信息、品德表现以及社会经验等资料能够成为事业单位对员工进行评判和培养的依据。
一、事业单位人事档案管理规范化的意义
1.为日常管理提供便利。事业单位的人事档案多且杂，若是没能进行规范化的管理，那么就会导致事业单位对于员工的各种信息和资料难以合理利用和查找，因此事业单位应该做好人事档案的管理规范化，这将会有利于事业单位在日常的管理工作中减轻压力。做好人事档案的管理，则在事业单位进行考核、培训、升迁时便可以从人事档案中直接获取到员工的基本信息和原始数据，为事业单位在日常的管理中提供了便利。
2.队伍建设的重要手段。事业单位需要保证员工能够组成能力优秀的队伍，就需要保证员工队伍的建设合理，人员安排合理，这些都有需要从人事档案中提取信息，分析员工的履历等，而事业单位通过人事档案管理的规范化，便于将员工的各种信息和档案进行总结和分析，从而作为员工升迁、调整的依据，使事业单位在进行员工队伍建设时能够有方向性的选择合适的员工去组成这么一支优秀的队伍。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
1.档案管理方式落后。如今很多事业单位仍然沿用以往的人事档案管理办法，采用纸质档案进行人事档案的管理，雖然有部分事业单位开始利用计算机来保存人事档案，但是这些电子档案中大部分仅仅是保存了人事档案中有关员工的基础信息。这些人事档案的管理方式相对落后，在进行人事档案的查找时费时费力，难以对人事档案进行对比分析，导致人事档案的利用率大大降低，使得我们不能够真正的运用人事档案来进行员工的管理，人事档案没能够发挥更大的作用。
2.档案利用率低。人事档案原本的作用是为事业单位的人事部门提供员工的相关资料和信息，使事业单位能够合理的进行人事调动，了解事业单位现阶段的人事情况，在人力资源工作中起到了非常重要的作用。但是如今的人事档案被很多的事业单位作为保密信息封存起来，导致人事档案的管理得不到重视，也导致了人事档案不能够发挥自己的作用，不能利用其特殊性为各级部门服务，人事档案在一定的程度上成为了摆设。
3.档案管理缺少统一标准。人事档案的管理问题一直是事业单位的一大重点工作，如今进入信息化时代后，将人事档案管理从人工纸质管理转变为信息化管理成为了可能，也保证了人事档案作用的发挥，但是如今人事档案在管理方面并没有统一的标准，从而导致了人事档案管理困难，各个部门管理方式不统一，导致各个部门之间难以实现人事档案的共享，对于人事档案的利用造成了一定的阻碍。
三、人事档案管理规范化水平提升的策略
1.制定规范、标准的管理机制。要提升事业单位的人事档案管理规范化水平首先需要有一个比较规范的、统一的标准，这样可以避免各个部门的人事档案管理差别太大，导致部门之间难以分享人事档案的信息进行整合。有了规范的、标准的管理机制意味着事业单位人事档案的管理工作有了限制的尺标，对于人事档案的管理问题有明确的目的、计划，保证了人事档案的管理趋于规范化，趋于有效化，因此制定这样的一个机制是十分有必要的。当然这个管理机制不能过于死板，要提高人事档案管理的规范化而不是仅仅是统一化，重点是让人事档案得到更好的利用价值，所以每个部门在自身部门的特殊条件下可以有自己的档案管理标准，但是在大方向上仍然要保证事业单位的档案管理有统一的标准，便于实现档案的数据共享。
2.加强人事档案管理的信息化保护。虽然要合理的利用人事档案，但是同时也要注意保护好员工的信息安全，因此档案的保密性和安全性也是我们事业单位人事档案管理规范化的一个重点和难点，在保护人事档案方面除了需要保证接触人事档案的人员要安全可靠，不为私立泄露档案信息之外，我们也要不断的加强信息化保护，尤其是在人事档案开始由纸质档案向电子信息档案转变后。要加强人事档案的管理规范化，需要我们做好档案的备份和电脑的恢复机制，使用人事档案的权限等等，必要的时候在电子档案的基础上事业单位仍然需要存有纸质人事档案，避免人事档案的丢失，这些都为事业单位进行人事档案管理规范化水平的提升做出了重要的贡献，保证了事业单位人事档案的安全，同时也没有限制人事档案的使用。
3.培养人事档案管理人才。任何事业单位都需要人才，而且任何岗位都有合适的人才，因此要提高事业单位人事档案的管理规范化水平也需要有对于档案管理有足够能力的人才。人才在精不在多，只有把合适的人才安排在合适的职务上才能使他们发挥自己的能力，帮助事业单位大力发展，因此人事档案的管理同样需要有相应的人才来管理，同时也说明了人事档案在事业单位进行开发和管理人力资源方面有着及其重要的作用，足以让我们去重视人事档案的管理而为此培养有管理档案经验的人才。档案的管理要求规范化水平要提升就需要管理人员对于如何给档案保存，排列等问题有足够的了解，帮助人事档案清晰明了的保存在事业单位中，需要时能够迅速的找到需要的人事档案，同时也要培养档案管理人员保守秘密的公德心，因为人事档案中涉及到的都是员工的个人信息。
四、结语
总而言之，事业单位的人事档案管理是其进行人才选拨的一个重要依据，在事业单位进行人力资源开发上发挥了积极的作用，因此对于事业单位来说提升人事档案管理规范化是必须的，也是如今迫切需要的。要提升人事档案管理规范化需要顺应时代的潮流，将人事档案信息化保存，但是同时也要防备信息的泄露问题因此要注意档案的安全性，了解人事档案的重要性等等这些都将会是事业单位人事档案管理规范化水平提升的有效策略。
参考文献：
[1]黄耀仪.提升事业单位人事档案管理水平的建议——各级地方关系之间的影响[J].邵阳学院学报（社会科学版），2011（06）.
[2]李玲，蒋枝红，黄虹，陈海燕.探讨提升事业单位人事档案管理水平的现状——以湖南省宁远县为例[J].湖南行政学院学报，2011（03）.
[3]陈琦.现代信息技术背景事业单位人事档案管理水平管理制度的改革——西安交通人事档案管理制度建设例析[J].西安学报，2013（03）.
作者简介：陈军（1977.09—）男。民族：土家族。重庆市酉阳县人。大学本科（汉语言文学） 专技八级。研究方向：档案管理。
关键词：事业单位 人事档案 管理规范化
事业单位部门多，人员复杂，因此导致了人事档案的管理困难，尤其是当事业单位需要利用到人事档案中记录的有关于员工的信息时，查找这些信息就变得比较困难，因此在信息化时代我们都比较提倡将人事档案进行信息化、规范化的管理，保证人事档案中有关与员工的基本信息、品德表现以及社会经验等资料能够成为事业单位对员工进行评判和培养的依据。
一、事业单位人事档案管理规范化的意义
1.为日常管理提供便利。事业单位的人事档案多且杂，若是没能进行规范化的管理，那么就会导致事业单位对于员工的各种信息和资料难以合理利用和查找，因此事业单位应该做好人事档案的管理规范化，这将会有利于事业单位在日常的管理工作中减轻压力。做好人事档案的管理，则在事业单位进行考核、培训、升迁时便可以从人事档案中直接获取到员工的基本信息和原始数据，为事业单位在日常的管理中提供了便利。
2.队伍建设的重要手段。事业单位需要保证员工能够组成能力优秀的队伍，就需要保证员工队伍的建设合理，人员安排合理，这些都有需要从人事档案中提取信息，分析员工的履历等，而事业单位通过人事档案管理的规范化，便于将员工的各种信息和档案进行总结和分析，从而作为员工升迁、调整的依据，使事业单位在进行员工队伍建设时能够有方向性的选择合适的员工去组成这么一支优秀的队伍。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
1.档案管理方式落后。如今很多事业单位仍然沿用以往的人事档案管理办法，采用纸质档案进行人事档案的管理，雖然有部分事业单位开始利用计算机来保存人事档案，但是这些电子档案中大部分仅仅是保存了人事档案中有关员工的基础信息。这些人事档案的管理方式相对落后，在进行人事档案的查找时费时费力，难以对人事档案进行对比分析，导致人事档案的利用率大大降低，使得我们不能够真正的运用人事档案来进行员工的管理，人事档案没能够发挥更大的作用。
2.档案利用率低。人事档案原本的作用是为事业单位的人事部门提供员工的相关资料和信息，使事业单位能够合理的进行人事调动，了解事业单位现阶段的人事情况，在人力资源工作中起到了非常重要的作用。但是如今的人事档案被很多的事业单位作为保密信息封存起来，导致人事档案的管理得不到重视，也导致了人事档案不能够发挥自己的作用，不能利用其特殊性为各级部门服务，人事档案在一定的程度上成为了摆设。
3.档案管理缺少统一标准。人事档案的管理问题一直是事业单位的一大重点工作，如今进入信息化时代后，将人事档案管理从人工纸质管理转变为信息化管理成为了可能，也保证了人事档案作用的发挥，但是如今人事档案在管理方面并没有统一的标准，从而导致了人事档案管理困难，各个部门管理方式不统一，导致各个部门之间难以实现人事档案的共享，对于人事档案的利用造成了一定的阻碍。
三、人事档案管理规范化水平提升的策略
1.制定规范、标准的管理机制。要提升事业单位的人事档案管理规范化水平首先需要有一个比较规范的、统一的标准，这样可以避免各个部门的人事档案管理差别太大，导致部门之间难以分享人事档案的信息进行整合。有了规范的、标准的管理机制意味着事业单位人事档案的管理工作有了限制的尺标，对于人事档案的管理问题有明确的目的、计划，保证了人事档案的管理趋于规范化，趋于有效化，因此制定这样的一个机制是十分有必要的。当然这个管理机制不能过于死板，要提高人事档案管理的规范化而不是仅仅是统一化，重点是让人事档案得到更好的利用价值，所以每个部门在自身部门的特殊条件下可以有自己的档案管理标准，但是在大方向上仍然要保证事业单位的档案管理有统一的标准，便于实现档案的数据共享。
2.加强人事档案管理的信息化保护。虽然要合理的利用人事档案，但是同时也要注意保护好员工的信息安全，因此档案的保密性和安全性也是我们事业单位人事档案管理规范化的一个重点和难点，在保护人事档案方面除了需要保证接触人事档案的人员要安全可靠，不为私立泄露档案信息之外，我们也要不断的加强信息化保护，尤其是在人事档案开始由纸质档案向电子信息档案转变后。要加强人事档案的管理规范化，需要我们做好档案的备份和电脑的恢复机制，使用人事档案的权限等等，必要的时候在电子档案的基础上事业单位仍然需要存有纸质人事档案，避免人事档案的丢失，这些都为事业单位进行人事档案管理规范化水平的提升做出了重要的贡献，保证了事业单位人事档案的安全，同时也没有限制人事档案的使用。
3.培养人事档案管理人才。任何事业单位都需要人才，而且任何岗位都有合适的人才，因此要提高事业单位人事档案的管理规范化水平也需要有对于档案管理有足够能力的人才。人才在精不在多，只有把合适的人才安排在合适的职务上才能使他们发挥自己的能力，帮助事业单位大力发展，因此人事档案的管理同样需要有相应的人才来管理，同时也说明了人事档案在事业单位进行开发和管理人力资源方面有着及其重要的作用，足以让我们去重视人事档案的管理而为此培养有管理档案经验的人才。档案的管理要求规范化水平要提升就需要管理人员对于如何给档案保存，排列等问题有足够的了解，帮助人事档案清晰明了的保存在事业单位中，需要时能够迅速的找到需要的人事档案，同时也要培养档案管理人员保守秘密的公德心，因为人事档案中涉及到的都是员工的个人信息。
四、结语
总而言之，事业单位的人事档案管理是其进行人才选拨的一个重要依据，在事业单位进行人力资源开发上发挥了积极的作用，因此对于事业单位来说提升人事档案管理规范化是必须的，也是如今迫切需要的。要提升人事档案管理规范化需要顺应时代的潮流，将人事档案信息化保存，但是同时也要防备信息的泄露问题因此要注意档案的安全性，了解人事档案的重要性等等这些都将会是事业单位人事档案管理规范化水平提升的有效策略。
参考文献：
[1]黄耀仪.提升事业单位人事档案管理水平的建议——各级地方关系之间的影响[J].邵阳学院学报（社会科学版），2011（06）.
[2]李玲，蒋枝红，黄虹，陈海燕.探讨提升事业单位人事档案管理水平的现状——以湖南省宁远县为例[J].湖南行政学院学报，2011（03）.
[3]陈琦.现代信息技术背景事业单位人事档案管理水平管理制度的改革——西安交通人事档案管理制度建设例析[J].西安学报，2013（03）.
作者简介：陈军（1977.09—）男。民族：土家族。重庆市酉阳县人。大学本科（汉语言文学） 专技八级。研究方向：档案管理。