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摘要本文对吴品才先生在《机电兵船档案》2003年第4期上发表的《电子文件纵横运动论》一文中的一些观点进行商榷。首先，对以文件价值为基础的电子文件运动阶段、运动状态谈了不同的看法；接着，对文章中的相关说法阐明了笔者的看法。
关键词 电子文件 文件价值 文件运动
中图分类号：TP333文献标识码：A
Some Thinking on Electronic Document Vertical and Horizontal Movement
——Discuss with WU Pingcai
JIN Fan
(Information Zhengzhou University, Zhengzhou, He'nan 450001)
AbstractThis paper discusses some views of WU Pingcai's "The archives of mechanical and electrical troop" in the paper of "The electronic documents and vertical and horizontal movement" on the fourth 2003. Firstly, On the basis of file value, discusses electronic documents sports stage, motion state, then, clarify the author point of view on the related opinions in the article.
Key wordselectronic document; file value; file movement
读罢吴品才先生的《电子文件纵横运动论》一文，笔者很受教益，对文中的诸多观点、看法深表赞成。但对其中的一些观点，笔者持有不同的认识，现叙述如下。
1 电子文件价值具有不确定性，由此而引发的文件运动具有不确定性
对于文件的运动，吴先生认为：“文件运动理论研究中的‘文件运动’不是指有形的物质运动，即不是指文件的移交、保存地点的变化等位移运动，而是指由于文件能够呈现价值或说由于文件拥有生命而导致的抽象的无形的运动形式。”①也就是说文件运动的是由于文件“能够呈现价值”，价值是引起和决定文件运动的本源，故对文件价值的探讨，有助于分析文件运动。
对于一般电子文件纵向运动规律的描述，吴先生认为：“电子文件也是如此，如果电子文件所呈现的价值类型没有变化，则同样表明电子文件的运动状态和所处的运动阶段没有发生变化，因此，对电子文件来说，它的运动过程的阶段性划分同样也应以文件实际呈现的价值类型不同为标准。”②
笔者认为，由于电子文件价值的不确定性，导致对电子文件运动阶段、运动状态以及价值类型的认识存在不同。档案来源于文件，是文件中的一部分因具有价值而被保存起来。对档案价值的回顾，有利于加深对文件价值不确定性的认识，对于文件价值的说法，比较典型的有三种：（1）主体价值说，持这种观点的有：西德的齐麦尔曼认为：“需要者对文件的需求越大，文件的价值就越大。”③“利用决定论”的代表人物埃尔西·弗里曼·芬奇则认为：“了解用户为什么和怎样接近档案，将成为我们提供鉴定文件的新标准。”④ （2）体价值说，代表人物有：刘志勇认为：“档案价值既不是主观的，也不是主客观性的统一，而是完全客观的。它是由档案自身的状况决定的，与主体需求无关。”⑤德国的策赫尔认为：“文件含有‘内在价值’，不管历史学家有无需求。”⑥（3）主客体价值说，傅华认为：“所谓档案价值，指的是档案材料这一客观存在物对于人们所具有的实用性或有益性。”⑦
从上述对文件/档案价值界定的不同观点可以看出，人们对于文件/档案价值的认识存在很大差异，这些差异必将作用于人们对电子文件价值的认识，也同样影响人们对于电子文件运动的分析。若从电子文件/档案争论不止的、多样性的价值出发，用一个统一的模式和标准来概括电子文件的运动阶段、运动状态等特征，则可能违背文件价值的本质，不利于描述和揭示电子文件运动的规律。
以价值为基础来划分电子文件运动阶段来说，其价值本身就是多样性的、不确定的，因为基于这种价值的分析，来源于形形色色对主体价值说、客体价值说、主客体价值说乃至更多不同价值说的不同认识和理解。“因此，对于潜在于档案之中需要未来社会的发展以及人们利用需要变化才能显现出来的档案价值，即便是档案大家，天才人物也难以认识到，是预测不到的。”⑧“因而文件不仅具有信息价值（information value），而且还具有证据价值（evidential value）。”⑨而文件的不同价值，则不一定十分准确的依次出现在现行阶段、半现行阶段或者非现行阶段，这将会导致出现文件价值的交叉、错位，对于以文件价值为基础的电子文件的运动而言，其纵向、横向、纵横运动以及多维运动则会出现更多的不确定性。
2 对该文的一些疑问
2.1 对电子文件运动分类的界定
吴先生把电子文件运动划分为两个部分：“一般电子文件的运动状况描述”和“CAD电子文件的运动状况的描述”，并由此来分别论述它们的运动规律。这样的划分本无可厚非，但是分类应遵循同一性、排他性及包容性等要求，把电子文件的运动归结为这两种形式是不全面的，还有其他类别没有包括进去。
在描述CAD电子文件的运动状况之时，处于科技文件之中的诸多种类的电子文件都在发生横向运动，其中包括CAM、CAE、NC等电子科技文件和一些非电子科技文件，都在发生动态、满足现实需要的转化，而这些是不能包括在CAD电子文件之中，也不能被包含在一般电子文件之中的，因为“一般电子文件的运动状况与一般纸质文件的运动状况完全相同，只具有纵向运动，同样可用文件生命周期理论来描述。”
虽然，吴先生在“CAD电子文件的运动状况的描述”中指出，“并非所有的文件都能发生横向运动”和“并非所有的电子文件都能发生横向运动”，并指出科技文件和CAD电子文件发生横向运动最为频繁、最为典型，接下来就按照CAD电子文件来介绍横向运动（当然包括一般文件具有的纵向运动）。笔者认为，应将“CAD电子文件运动状况的描述”的范围扩展的更大一些，以便包括除一般电子文件运动之外的所有电子文件运动的情形，如分为：纵向运动、横向运动、纵横运动以及多维运动等情形，以免引起歧义。
2.2发挥一般科技电子文件的价值，可以改变其信息内容
“对于电子文件来说，这种纵向运动的整体性体现的得更加明显、更为重要，这是因为，由于当今信息技术存在的缺陷，电子文件信息始终存在安全性问题，为确保形成的现行电子文件能有效地推动社会实践活动的开展，以及现行电子文件成为档案后能发挥应有的证据价值，在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中，必须确保文件信息内容不允许有任何改变，保证电子文件正式形成后在其整个运动过程中始终拥有相同的信息内容。”
从作者论述中可以看出，一般电子文件在应包括除CAD电子文件之外的所有电子文件，也就是说除CAD电子文件之外的所有电子文件都必须保持电子文件的内容不被更改，从而保证电子文件的证据价值。而事实上，除CAD电子文件之外的许多电子文件都处在适时变化和更改之中，以便更好地维护其凭证依据作用。一些由非CAD制作的纸质文件转化成电子文件，由于现实需要，按照一定的原则、方式和方法，进行更改是必要的、允许的。
科技文件（CAD电子文件只是其中的一部分）一个最重要的特点就是现实性，“科技档案必须同它记述和反映的科技对象保持一致，失真、失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。为此，必须建立和健全更改和补充制度，在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，以维护科技档案的准确性。”⑩
2.3实行前端控制和全程统一管理的主要原因不是在于保证电子文件“始终拥有相同的信息内容”
在该文中，“再加上电子文件在一开始制作形成时其信息内容首先临时存放在内存中，处于极不稳定的状态，会稍纵即逝，因此，对电子文件的管理必须既要实行前端控制，又要将电子文件形成后的整个生命运动过程纳入一个统一的系统工程内实行全程统一管理。”
对电子文件实行前端控制和全程统一管理是电子文件管理的重要原则，“前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现和部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”而全程管理则是一种系统的管理思想，它“强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。”可以看出，对电子文件实行前端控制和全程管理的思想，是保持电子文件完整、安全、准确和系统的具体要求，因此，它并不是保证电子文件“始终拥有相同的信息内容”的主要原因，尤其是除一般电子文件之外的其他电子文件，则不一定“始终拥有相同的信息内容”，而在文章的论述中，是以电子文件替代一般电子文件来展开的。
2.4电子文件制作形成时不稳定原因的不同看法
对电子文件制作形成时不稳定原因的看法，笔者认为不是由于“首先临时存放在内存中，处于极不稳定的状态，会稍纵即逝。”关于计算机内存的概念一般有两种：一是指随机存储器（即RAM）；另一种是指硬盘和随机存储器，它是相对于外存贮器来说的。在一般情况下，计算机通过CPU将信息处理后临时存放在RAM中，再将信息存放在硬盘中。临时存放在RAM中的信息是不稳定的，并不仅仅是对电子文件，而是对通过计算机程序处理的所有数据和信息，况且对这些在RAM中的临时信息，就是采取前端控制和全程管理，也没有多少作用的，因为现代计算机的架构是导致信息不稳定的一个重要因素；对于存放在硬盘中的电子文件，通过采取相关的安全措施，如数据备份、防病毒等手段，一般认为是安全的、稳定的，因为我们现在计算机系统内部主要存贮设备就是硬盘。
注释
①吴品才.文件运动理论研究中的几个概念[J].档案管理,2005(1)．
②吴品才.电子文件纵横运动论[J].机电兵船档案,2003(4)．
③⑥黄坤坊.欧美档案学概要[M].北京:档案出版社,1996．
④埃尔西·弗里曼·芬奇.观众眼中：从利用者角度看档案管理[J].美国档案工作者,1984(47).
⑤刘志勇.档案价值主体性质疑[J].档案,1992(5).
⑦傅华.浅论档案价值的形成[J].档案学研究,1998(4).
⑧刘东斌.论档案价值的可知与不可知[J].档案管理,2005(2)．
⑨刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社,2003．
⑩王传宇,张斌.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2009．
冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001．
关键词 电子文件 文件价值 文件运动
中图分类号：TP333文献标识码：A
Some Thinking on Electronic Document Vertical and Horizontal Movement
——Discuss with WU Pingcai
JIN Fan
(Information Zhengzhou University, Zhengzhou, He'nan 450001)
AbstractThis paper discusses some views of WU Pingcai's "The archives of mechanical and electrical troop" in the paper of "The electronic documents and vertical and horizontal movement" on the fourth 2003. Firstly, On the basis of file value, discusses electronic documents sports stage, motion state, then, clarify the author point of view on the related opinions in the article.
Key wordselectronic document; file value; file movement
读罢吴品才先生的《电子文件纵横运动论》一文，笔者很受教益，对文中的诸多观点、看法深表赞成。但对其中的一些观点，笔者持有不同的认识，现叙述如下。
1 电子文件价值具有不确定性，由此而引发的文件运动具有不确定性
对于文件的运动，吴先生认为：“文件运动理论研究中的‘文件运动’不是指有形的物质运动，即不是指文件的移交、保存地点的变化等位移运动，而是指由于文件能够呈现价值或说由于文件拥有生命而导致的抽象的无形的运动形式。”①也就是说文件运动的是由于文件“能够呈现价值”，价值是引起和决定文件运动的本源，故对文件价值的探讨，有助于分析文件运动。
对于一般电子文件纵向运动规律的描述，吴先生认为：“电子文件也是如此，如果电子文件所呈现的价值类型没有变化，则同样表明电子文件的运动状态和所处的运动阶段没有发生变化，因此，对电子文件来说，它的运动过程的阶段性划分同样也应以文件实际呈现的价值类型不同为标准。”②
笔者认为，由于电子文件价值的不确定性，导致对电子文件运动阶段、运动状态以及价值类型的认识存在不同。档案来源于文件，是文件中的一部分因具有价值而被保存起来。对档案价值的回顾，有利于加深对文件价值不确定性的认识，对于文件价值的说法，比较典型的有三种：（1）主体价值说，持这种观点的有：西德的齐麦尔曼认为：“需要者对文件的需求越大，文件的价值就越大。”③“利用决定论”的代表人物埃尔西·弗里曼·芬奇则认为：“了解用户为什么和怎样接近档案，将成为我们提供鉴定文件的新标准。”④ （2）体价值说，代表人物有：刘志勇认为：“档案价值既不是主观的，也不是主客观性的统一，而是完全客观的。它是由档案自身的状况决定的，与主体需求无关。”⑤德国的策赫尔认为：“文件含有‘内在价值’，不管历史学家有无需求。”⑥（3）主客体价值说，傅华认为：“所谓档案价值，指的是档案材料这一客观存在物对于人们所具有的实用性或有益性。”⑦
从上述对文件/档案价值界定的不同观点可以看出，人们对于文件/档案价值的认识存在很大差异，这些差异必将作用于人们对电子文件价值的认识，也同样影响人们对于电子文件运动的分析。若从电子文件/档案争论不止的、多样性的价值出发，用一个统一的模式和标准来概括电子文件的运动阶段、运动状态等特征，则可能违背文件价值的本质，不利于描述和揭示电子文件运动的规律。
以价值为基础来划分电子文件运动阶段来说，其价值本身就是多样性的、不确定的，因为基于这种价值的分析，来源于形形色色对主体价值说、客体价值说、主客体价值说乃至更多不同价值说的不同认识和理解。“因此，对于潜在于档案之中需要未来社会的发展以及人们利用需要变化才能显现出来的档案价值，即便是档案大家，天才人物也难以认识到，是预测不到的。”⑧“因而文件不仅具有信息价值（information value），而且还具有证据价值（evidential value）。”⑨而文件的不同价值，则不一定十分准确的依次出现在现行阶段、半现行阶段或者非现行阶段，这将会导致出现文件价值的交叉、错位，对于以文件价值为基础的电子文件的运动而言，其纵向、横向、纵横运动以及多维运动则会出现更多的不确定性。
2 对该文的一些疑问
2.1 对电子文件运动分类的界定
吴先生把电子文件运动划分为两个部分：“一般电子文件的运动状况描述”和“CAD电子文件的运动状况的描述”，并由此来分别论述它们的运动规律。这样的划分本无可厚非，但是分类应遵循同一性、排他性及包容性等要求，把电子文件的运动归结为这两种形式是不全面的，还有其他类别没有包括进去。
在描述CAD电子文件的运动状况之时，处于科技文件之中的诸多种类的电子文件都在发生横向运动，其中包括CAM、CAE、NC等电子科技文件和一些非电子科技文件，都在发生动态、满足现实需要的转化，而这些是不能包括在CAD电子文件之中，也不能被包含在一般电子文件之中的，因为“一般电子文件的运动状况与一般纸质文件的运动状况完全相同，只具有纵向运动，同样可用文件生命周期理论来描述。”
虽然，吴先生在“CAD电子文件的运动状况的描述”中指出，“并非所有的文件都能发生横向运动”和“并非所有的电子文件都能发生横向运动”，并指出科技文件和CAD电子文件发生横向运动最为频繁、最为典型，接下来就按照CAD电子文件来介绍横向运动（当然包括一般文件具有的纵向运动）。笔者认为，应将“CAD电子文件运动状况的描述”的范围扩展的更大一些，以便包括除一般电子文件运动之外的所有电子文件运动的情形，如分为：纵向运动、横向运动、纵横运动以及多维运动等情形，以免引起歧义。
2.2发挥一般科技电子文件的价值，可以改变其信息内容
“对于电子文件来说，这种纵向运动的整体性体现的得更加明显、更为重要，这是因为，由于当今信息技术存在的缺陷，电子文件信息始终存在安全性问题，为确保形成的现行电子文件能有效地推动社会实践活动的开展，以及现行电子文件成为档案后能发挥应有的证据价值，在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中，必须确保文件信息内容不允许有任何改变，保证电子文件正式形成后在其整个运动过程中始终拥有相同的信息内容。”
从作者论述中可以看出，一般电子文件在应包括除CAD电子文件之外的所有电子文件，也就是说除CAD电子文件之外的所有电子文件都必须保持电子文件的内容不被更改，从而保证电子文件的证据价值。而事实上，除CAD电子文件之外的许多电子文件都处在适时变化和更改之中，以便更好地维护其凭证依据作用。一些由非CAD制作的纸质文件转化成电子文件，由于现实需要，按照一定的原则、方式和方法，进行更改是必要的、允许的。
科技文件（CAD电子文件只是其中的一部分）一个最重要的特点就是现实性，“科技档案必须同它记述和反映的科技对象保持一致，失真、失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。为此，必须建立和健全更改和补充制度，在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，以维护科技档案的准确性。”⑩
2.3实行前端控制和全程统一管理的主要原因不是在于保证电子文件“始终拥有相同的信息内容”
在该文中，“再加上电子文件在一开始制作形成时其信息内容首先临时存放在内存中，处于极不稳定的状态，会稍纵即逝，因此，对电子文件的管理必须既要实行前端控制，又要将电子文件形成后的整个生命运动过程纳入一个统一的系统工程内实行全程统一管理。”
对电子文件实行前端控制和全程统一管理是电子文件管理的重要原则，“前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现和部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”而全程管理则是一种系统的管理思想，它“强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。”可以看出，对电子文件实行前端控制和全程管理的思想，是保持电子文件完整、安全、准确和系统的具体要求，因此，它并不是保证电子文件“始终拥有相同的信息内容”的主要原因，尤其是除一般电子文件之外的其他电子文件，则不一定“始终拥有相同的信息内容”，而在文章的论述中，是以电子文件替代一般电子文件来展开的。
2.4电子文件制作形成时不稳定原因的不同看法
对电子文件制作形成时不稳定原因的看法，笔者认为不是由于“首先临时存放在内存中，处于极不稳定的状态，会稍纵即逝。”关于计算机内存的概念一般有两种：一是指随机存储器（即RAM）；另一种是指硬盘和随机存储器，它是相对于外存贮器来说的。在一般情况下，计算机通过CPU将信息处理后临时存放在RAM中，再将信息存放在硬盘中。临时存放在RAM中的信息是不稳定的，并不仅仅是对电子文件，而是对通过计算机程序处理的所有数据和信息，况且对这些在RAM中的临时信息，就是采取前端控制和全程管理，也没有多少作用的，因为现代计算机的架构是导致信息不稳定的一个重要因素；对于存放在硬盘中的电子文件，通过采取相关的安全措施，如数据备份、防病毒等手段，一般认为是安全的、稳定的，因为我们现在计算机系统内部主要存贮设备就是硬盘。
注释
①吴品才.文件运动理论研究中的几个概念[J].档案管理,2005(1)．
②吴品才.电子文件纵横运动论[J].机电兵船档案,2003(4)．
③⑥黄坤坊.欧美档案学概要[M].北京:档案出版社,1996．
④埃尔西·弗里曼·芬奇.观众眼中：从利用者角度看档案管理[J].美国档案工作者,1984(47).
⑤刘志勇.档案价值主体性质疑[J].档案,1992(5).
⑦傅华.浅论档案价值的形成[J].档案学研究,1998(4).
⑧刘东斌.论档案价值的可知与不可知[J].档案管理,2005(2)．
⑨刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社,2003．
⑩王传宇,张斌.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2009．
冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001．