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摘要:高校院系图书资料室是教学科研的辅助机构,其发展路径的选择应以客观分析存在问题、全面把握独特功能、准确进行发展定位为基础。一般而言,高校院系图书资料室具有学术性、专业性和陶冶性功能。应依据专、精、全的原则及“人性化”服务原则来准确定位。因此,其建设和发展不只是要继续深化专业性、学术性、陶冶性的固有功能,还要拓展为本科教学评估服务的新职能,为教学评估服务。
关键词:院系图书资料室;现状;功能;定位;发展
作者简介:张丽华(1969-),女,湖北大冶人,广东省梅州市嘉应学院学报编辑部编务,主要研究方向:图书情报管理研究;李冰(1964-),女,四川绵阳人,广东省梅州市嘉应学院图书馆馆员,主要研究方向:图书情报管理。(广东 梅州 514015)
高等院校的图书资料系统一般都有两种类型:一类是学校大型综合性图书馆,另一类是学校各院(系)的专业图书资料室。高校院系图书专业分馆,既是图书馆功能的延伸,又是教学科研的辅助机构,是院系整体工作的一个重要组成部分。院系图书专业分馆的建设与提供的服务,可以直接影响各院系教学质量的提高,制约或促进各院系科研水平的发展。相对于图书馆丰富的馆藏来说,资料室虽小,却更专业,有自己的特色,面对的主要是本部门的师生员工,教师是借阅的主体。可见,资料室与图书馆是相互补充、相互依存的关系。因此,健全和完善现代化的院(系)图书资料室的建设,能极大地提高高校教学质量和科研水平,促进高等教育的全面发展。
一、高校院系图书资料室的现状与问题
随着我国一般院校二级管理体制的建立和发展,管理重心逐步向院系转移,院系图书资料室也因此得到加强和发展。但就目前一般情况而言,诸多高校尤其是新建本科院校、院系图书资料室的建设和管理仍然存在如下问题。
1.经费短缺制约了图书资料室的发展
从购书经费看,高校图书馆的经费由学校单独列入预算,而院(系)图书资料室的经费则大都由各院(系)的收入划拨。但各院(系)创收收入不多,科研经费又很少,无法提供足够的资金给资料室买书,且现在的书价是一涨再涨,有一些院(系)资料室多年不再购进一本新书,一些有理论学术价值或专业较强的图书和期刊,订购少之又少,这对高校各院(系)的教学和科研发展十分不利。同时,由于认识上的偏差,人们对资料室的地位和作用认识不足,也导致了图书资料室的入藏量逐年减少和图书资料陈旧率越来越高,使得院(系)图书资料室无法满足读者的需求。[1]
2.高校图书馆对各院(系)图书资料室管理上的脱节
按照《普通高等学校图书馆规程》规定,高校图书馆对院(系)资料室负责业务领导与协调。在实际工作中,院(系)图书资料室行政上隶属于各院系,但院系对于资料室的具体业务工作不懂如何指导,这就造成院系领导不大过问图书资料室的业务工作,而图书馆基本上也无专人负责这项工作,这就很容易造成对院(系)资料室管理上的脱节,使院(系)图书资料室处于两不管的真空地带。长期以来,各院(系)图书资料室基本上都是各自为政,呈现出一种分散型的管理体制。
3.资料室管理水平和服务手段落后
高校各院(系)图书资料室对文献的管理大多仍处于手工操作水平,服务手段落后。虽有个别院(系)资料室建立了数据库,但大都未采用标准的MARC格式著录且著录信息过于简单,不利于联网后实现资源共享机制。院(系)资料室对文献的管理一般采用封闭式管理,只对本院(系)教师和学生开放,使得其他各院(系)的学生和教师无法享受其信息资源。而且对文献的管理不规范,出现一些读者借书太多,找借口长期不归还等现象,这些使图书资料室的工作难以做到更深层次和更规范化的管理。
4.各自为政、服务不协调,不利于情报信息资源共享
高校图书馆情报信息来源广泛,且具有多样性,而资料室情报信息来源相对来说比较狭窄,专业性强。由于高校的教学与科研工作需要多样性和专业性相结合,这就要求高校图书馆与各院(系)资料室必须携手创造一种适宜于教学与科研的情报信息共享机制。但现实情况是,高校图书馆和各院(系)资料室之间,各自为政、缺乏统一领导,图书资料相互封闭,降低了情报信息资源的利用率。再之,各院(系)资料室长期以来基本上采取封闭的自给自足的文献资源建设方式,万事不求人,馆藏建设面面俱到,图书期刊采购和学校图书馆不协调,每个资料室都成了一个小型综合性图书馆,使图书馆与资料室期刊的重复率一般都在40%以上,造成了图书资料的极大浪费。[1]
二、高校院系图书资料室的功能
高校院(系)图书资料室作为高校图书信息系统的重要组成部分,是针对各个院系教学与科研的需要而建立起来的学术性服务机构,一般只向教师、研究生和撰写论文的本科生开放,它所提供的学术服务具有与其相对应的独特功能。
1.学术的专业性、针对性服务功能
作为全校文献信息系统中枢的高校图书馆,在文献资源建设方面,其收藏必须兼顾学校的所有学科、专业,图书资料的覆盖面很广,馆藏又以全校重点学科和重点专业作为收藏重点,无法收藏很完备的专业资料。而院(系)图书资料室处在为院系教学与科研服务的第一线,藏书建设侧重于专业性和针对性,很多专业书刊、报纸在图书馆借不到,但在院(系)图书资料室都能查到。各院(系)图书资料室的工作重点是进行专业资料的搜集、整理和研究,并同时开展信息咨询服务工作,指导教师、学生使用各种类型的专业文献资料。因此,在文献收藏和信息保障的专业性、针对性上,院(系)资料室具有不可替代的功能。
2.学术的生活性、陶冶性服务功能
各院(系)资料室一般设在院系办公楼内,使教师与科研人员能就近查阅资料。而且,教师、科研人员与资料室人员在各方面联系密切、比较熟悉,有利于院(系)资料室将信息服务工作做得更深更细,更好地为教学和科研服务。[1]这种随时随地的人性化、生活化的学术服务,无疑在浓厚院(系)的学术氛围,陶冶师生的学术品位,形成师生的学术生活方式等方面起到潜移默化的效用。
三、高校院系图书资料室的定位
资料室具有和图书馆不一样的生命力,就是它的专业性、特色化。信息时代每年出版发行的图书数不胜数,图书馆和资料室如对各类图书都进行购买,尤其是资料室没有必要,也没有这么多的资金。资料室目前仍以传统文献资源建设为主,而创新教育环境下的信息需求特点是开放化、综合化和专业化。这就需要信息资源的建设既是传统文献资源的建设,又有数字信息资源的建设。而数字信息资源的建设需要技术和人员支撑,图书资料室难以独自胜任。因此,各高校需要建立以图书馆为中心,联合院系资料室的全校性文献保障体系,以信息服务为目的,借助于现代化技术,为用户提供全方位的信息服务。资料室在图书馆的支持下,完成资源共享,在传统管理上了一个新台阶,同时也为自身带来了更大的发展机遇。
1.资源建设专业资料室在进行资源建设时应本着专、精、全的原则进行
专就是指对本专业的资料建设要专门化;精是指因经费、场地、人员等因素,导致资料收集应以精品为主;全是指对于本专业的资料应尽可能的全面,如一些具有史料价值的资料、本专业经常使用的资料等要全部收集,便于本专业人员检阅。关于电子信息资源,图书馆一般会有一些综合性的资源,如中国知网、万方数据等中文数据库及Springer、WorldSciNet等外文数据库及一些电子图书等。但是这些资源是综合性的,资料室应在此基础上进行整理,便于师生检索。在采购方面,要有一个总的原则,尽可能地采购到本专业学术性、前沿性的资料,同时有一个建设计划,分年购置一些大型图书资料,要依赖专业教师提供信息支持,或者安排他们同去采购。
2.注重“人性化”服务,增强服务的便利性和陶冶性
图书资料室因坐落于各学院的学院楼里,因此对广大教师的便利性毋庸置疑。广大教师在课下,只要有一点空闲就可随时去资料室。从某种意义上说,资料室又是教师休息的场所。目前,图书资料室随着图书资料的累积,服务的现代化和资料的专业学术性的优势,它的服务对象也已逐步扩展为教师、研究生、本科生以及有需要的其他校内读者。图书资料室面对的服务对象主要是研究型读者,因此它服务的定位就是这样一批读者。如何为他们作好服务,是图书资料室的根本使命。[2]要通过图书资料室优良学术环境和浓厚学术氛围的熏陶,使其成为成就师生学术生活方式的有效载体和肥沃土壤。
四、高校院系图书资料室的发展
1.加强二级学院资料室与校图书馆之间的协调
二级学院资料室收藏重点是专业重点文献,对于专业性一般的文献,要注意避免与图书馆重复收藏。建立图书馆、资料室的横向联合,通过共同编制图书资料的目录、索引,以文档形式或上载到校园网上,双方协商,统一订购。二级学院资料室要积极参加校园网的建设,加强与校图书馆和其他二级学院资料室的业务联系,开展协作,互通信急,使校图书馆和其他二级学院资料室最新的文献信息能及时地为本院师生所用。把资料室的文献资源及其他各类载体的文献组成数据投入校图书馆网络,逐步使专业资料室的资料文献规范化并纳入校内文献资源数据服务系统,使得资料室与图书馆实现真正的资源共享。[3]
2.建立特色数据库,开展特色服务
二级学院资料室不同于图书馆的很大特点在于其资料专业性强,所以二级学院资料室要根据自身的资源优势,建立具有专业特色的数据库,如图书书目数据库、报刊数据库、专家成果数据库、学位论文数据库、各种专题数据库。其次,资料室应根据专业设置及用户的信息需求做出目录清晰、结构合理、内容独特新颖、具有本专业特色的网页,设立网址,建立自己的主页,在主页上用链接的方式建立信息导航系统,将资料室的信息资源与图书馆的信息资料在校园网上并网运行。使用户不必花大量时间和精力即可快速检索到自己所需的文献信急,及时了解本学科的国内外研究动态,使全校的师生都能利用网络获取自己所需要的情报资料,提高信息资源的利用率。在此基础上,要主动开展专题文献服务,帮助教师和科研人员进行项目查新、项目背景分析,完成课题论证。根据本院各专业课的内容和教学计划,整理有关教学参考资料并及时向有关教师推荐,最大限度地发挥资料室的情报职能。[3]
3.拓展院系图书专业分馆针对本科教学评估拓展新的工作职能
本科教学水平评估工作是教育部对以本科教育为主要任务的普通高等学校的办学思想、办学情况和办学特色等进行全面评价的一项评估活动。它需要各个方面的材料、数据、指标,这些信息主要还是来自各高校教学、科研档案管理部门提供的档案信息。所以,标准化、规范化和现代化的教学档案管理体制是教学优秀的学校必备的重要条件之一,而获得教育部本科教学评估优秀的学校都把加强教学档案管理提高教学管理水平,放在迎评促建工作计划的首位。把教学档案的收集整理归档纳入到院系图书专业分馆的日常工作中来,使院系图书专业分馆具有了新的工作职能。[4]
4.进一步发挥院系图书专业分馆在教学评估中的作用
教学评估工作与教学档案管理工作的关系密不可分,教学档案材料是开展教学水平评估工作的重要依据,同时教学评估工作对教学档案建设有着积极促进作用。“以评促建”有利于促进教学档案的收集,丰富档案资料,推动教学档案的建设,使广大师生更加重视教学档案管理工作,提高存档、用档意识。在迎评促建工作中,院系图书专业分馆的工作可以说是举足轻重的,其工作重心主要表现在教学档案的建立、收集、整理、归档、档案的数字化,并利用院系图书专业分馆自身的资源共享平台进行发布,以更好地支持本科教学评估工作,同时也促进了院系图书专业分馆自身的建设与发展。[4]
参考文献:
[1]靳随玲.论高校院(系)图书资料室的现状与建设[J].高校图书情报论坛,2007,(1).
[2]桑宇芳.高校专业图书资料室定位探讨[J].农业图书情报学刊,2008,(1):189.
[3]李平.对高校二级学院图书资料管理的探讨[J].科技信息,
2008,(22):285.
[4]赵亮,李玲.谈高校院系图书专业分馆工作职能的拓展[J].高校图书情报论坛,2006,(1):61.
(责任编辑:郝魁府)
关键词:院系图书资料室;现状;功能;定位;发展
作者简介:张丽华(1969-),女,湖北大冶人,广东省梅州市嘉应学院学报编辑部编务,主要研究方向:图书情报管理研究;李冰(1964-),女,四川绵阳人,广东省梅州市嘉应学院图书馆馆员,主要研究方向:图书情报管理。(广东 梅州 514015)
高等院校的图书资料系统一般都有两种类型:一类是学校大型综合性图书馆,另一类是学校各院(系)的专业图书资料室。高校院系图书专业分馆,既是图书馆功能的延伸,又是教学科研的辅助机构,是院系整体工作的一个重要组成部分。院系图书专业分馆的建设与提供的服务,可以直接影响各院系教学质量的提高,制约或促进各院系科研水平的发展。相对于图书馆丰富的馆藏来说,资料室虽小,却更专业,有自己的特色,面对的主要是本部门的师生员工,教师是借阅的主体。可见,资料室与图书馆是相互补充、相互依存的关系。因此,健全和完善现代化的院(系)图书资料室的建设,能极大地提高高校教学质量和科研水平,促进高等教育的全面发展。
一、高校院系图书资料室的现状与问题
随着我国一般院校二级管理体制的建立和发展,管理重心逐步向院系转移,院系图书资料室也因此得到加强和发展。但就目前一般情况而言,诸多高校尤其是新建本科院校、院系图书资料室的建设和管理仍然存在如下问题。
1.经费短缺制约了图书资料室的发展
从购书经费看,高校图书馆的经费由学校单独列入预算,而院(系)图书资料室的经费则大都由各院(系)的收入划拨。但各院(系)创收收入不多,科研经费又很少,无法提供足够的资金给资料室买书,且现在的书价是一涨再涨,有一些院(系)资料室多年不再购进一本新书,一些有理论学术价值或专业较强的图书和期刊,订购少之又少,这对高校各院(系)的教学和科研发展十分不利。同时,由于认识上的偏差,人们对资料室的地位和作用认识不足,也导致了图书资料室的入藏量逐年减少和图书资料陈旧率越来越高,使得院(系)图书资料室无法满足读者的需求。[1]
2.高校图书馆对各院(系)图书资料室管理上的脱节
按照《普通高等学校图书馆规程》规定,高校图书馆对院(系)资料室负责业务领导与协调。在实际工作中,院(系)图书资料室行政上隶属于各院系,但院系对于资料室的具体业务工作不懂如何指导,这就造成院系领导不大过问图书资料室的业务工作,而图书馆基本上也无专人负责这项工作,这就很容易造成对院(系)资料室管理上的脱节,使院(系)图书资料室处于两不管的真空地带。长期以来,各院(系)图书资料室基本上都是各自为政,呈现出一种分散型的管理体制。
3.资料室管理水平和服务手段落后
高校各院(系)图书资料室对文献的管理大多仍处于手工操作水平,服务手段落后。虽有个别院(系)资料室建立了数据库,但大都未采用标准的MARC格式著录且著录信息过于简单,不利于联网后实现资源共享机制。院(系)资料室对文献的管理一般采用封闭式管理,只对本院(系)教师和学生开放,使得其他各院(系)的学生和教师无法享受其信息资源。而且对文献的管理不规范,出现一些读者借书太多,找借口长期不归还等现象,这些使图书资料室的工作难以做到更深层次和更规范化的管理。
4.各自为政、服务不协调,不利于情报信息资源共享
高校图书馆情报信息来源广泛,且具有多样性,而资料室情报信息来源相对来说比较狭窄,专业性强。由于高校的教学与科研工作需要多样性和专业性相结合,这就要求高校图书馆与各院(系)资料室必须携手创造一种适宜于教学与科研的情报信息共享机制。但现实情况是,高校图书馆和各院(系)资料室之间,各自为政、缺乏统一领导,图书资料相互封闭,降低了情报信息资源的利用率。再之,各院(系)资料室长期以来基本上采取封闭的自给自足的文献资源建设方式,万事不求人,馆藏建设面面俱到,图书期刊采购和学校图书馆不协调,每个资料室都成了一个小型综合性图书馆,使图书馆与资料室期刊的重复率一般都在40%以上,造成了图书资料的极大浪费。[1]
二、高校院系图书资料室的功能
高校院(系)图书资料室作为高校图书信息系统的重要组成部分,是针对各个院系教学与科研的需要而建立起来的学术性服务机构,一般只向教师、研究生和撰写论文的本科生开放,它所提供的学术服务具有与其相对应的独特功能。
1.学术的专业性、针对性服务功能
作为全校文献信息系统中枢的高校图书馆,在文献资源建设方面,其收藏必须兼顾学校的所有学科、专业,图书资料的覆盖面很广,馆藏又以全校重点学科和重点专业作为收藏重点,无法收藏很完备的专业资料。而院(系)图书资料室处在为院系教学与科研服务的第一线,藏书建设侧重于专业性和针对性,很多专业书刊、报纸在图书馆借不到,但在院(系)图书资料室都能查到。各院(系)图书资料室的工作重点是进行专业资料的搜集、整理和研究,并同时开展信息咨询服务工作,指导教师、学生使用各种类型的专业文献资料。因此,在文献收藏和信息保障的专业性、针对性上,院(系)资料室具有不可替代的功能。
2.学术的生活性、陶冶性服务功能
各院(系)资料室一般设在院系办公楼内,使教师与科研人员能就近查阅资料。而且,教师、科研人员与资料室人员在各方面联系密切、比较熟悉,有利于院(系)资料室将信息服务工作做得更深更细,更好地为教学和科研服务。[1]这种随时随地的人性化、生活化的学术服务,无疑在浓厚院(系)的学术氛围,陶冶师生的学术品位,形成师生的学术生活方式等方面起到潜移默化的效用。
三、高校院系图书资料室的定位
资料室具有和图书馆不一样的生命力,就是它的专业性、特色化。信息时代每年出版发行的图书数不胜数,图书馆和资料室如对各类图书都进行购买,尤其是资料室没有必要,也没有这么多的资金。资料室目前仍以传统文献资源建设为主,而创新教育环境下的信息需求特点是开放化、综合化和专业化。这就需要信息资源的建设既是传统文献资源的建设,又有数字信息资源的建设。而数字信息资源的建设需要技术和人员支撑,图书资料室难以独自胜任。因此,各高校需要建立以图书馆为中心,联合院系资料室的全校性文献保障体系,以信息服务为目的,借助于现代化技术,为用户提供全方位的信息服务。资料室在图书馆的支持下,完成资源共享,在传统管理上了一个新台阶,同时也为自身带来了更大的发展机遇。
1.资源建设专业资料室在进行资源建设时应本着专、精、全的原则进行
专就是指对本专业的资料建设要专门化;精是指因经费、场地、人员等因素,导致资料收集应以精品为主;全是指对于本专业的资料应尽可能的全面,如一些具有史料价值的资料、本专业经常使用的资料等要全部收集,便于本专业人员检阅。关于电子信息资源,图书馆一般会有一些综合性的资源,如中国知网、万方数据等中文数据库及Springer、WorldSciNet等外文数据库及一些电子图书等。但是这些资源是综合性的,资料室应在此基础上进行整理,便于师生检索。在采购方面,要有一个总的原则,尽可能地采购到本专业学术性、前沿性的资料,同时有一个建设计划,分年购置一些大型图书资料,要依赖专业教师提供信息支持,或者安排他们同去采购。
2.注重“人性化”服务,增强服务的便利性和陶冶性
图书资料室因坐落于各学院的学院楼里,因此对广大教师的便利性毋庸置疑。广大教师在课下,只要有一点空闲就可随时去资料室。从某种意义上说,资料室又是教师休息的场所。目前,图书资料室随着图书资料的累积,服务的现代化和资料的专业学术性的优势,它的服务对象也已逐步扩展为教师、研究生、本科生以及有需要的其他校内读者。图书资料室面对的服务对象主要是研究型读者,因此它服务的定位就是这样一批读者。如何为他们作好服务,是图书资料室的根本使命。[2]要通过图书资料室优良学术环境和浓厚学术氛围的熏陶,使其成为成就师生学术生活方式的有效载体和肥沃土壤。
四、高校院系图书资料室的发展
1.加强二级学院资料室与校图书馆之间的协调
二级学院资料室收藏重点是专业重点文献,对于专业性一般的文献,要注意避免与图书馆重复收藏。建立图书馆、资料室的横向联合,通过共同编制图书资料的目录、索引,以文档形式或上载到校园网上,双方协商,统一订购。二级学院资料室要积极参加校园网的建设,加强与校图书馆和其他二级学院资料室的业务联系,开展协作,互通信急,使校图书馆和其他二级学院资料室最新的文献信息能及时地为本院师生所用。把资料室的文献资源及其他各类载体的文献组成数据投入校图书馆网络,逐步使专业资料室的资料文献规范化并纳入校内文献资源数据服务系统,使得资料室与图书馆实现真正的资源共享。[3]
2.建立特色数据库,开展特色服务
二级学院资料室不同于图书馆的很大特点在于其资料专业性强,所以二级学院资料室要根据自身的资源优势,建立具有专业特色的数据库,如图书书目数据库、报刊数据库、专家成果数据库、学位论文数据库、各种专题数据库。其次,资料室应根据专业设置及用户的信息需求做出目录清晰、结构合理、内容独特新颖、具有本专业特色的网页,设立网址,建立自己的主页,在主页上用链接的方式建立信息导航系统,将资料室的信息资源与图书馆的信息资料在校园网上并网运行。使用户不必花大量时间和精力即可快速检索到自己所需的文献信急,及时了解本学科的国内外研究动态,使全校的师生都能利用网络获取自己所需要的情报资料,提高信息资源的利用率。在此基础上,要主动开展专题文献服务,帮助教师和科研人员进行项目查新、项目背景分析,完成课题论证。根据本院各专业课的内容和教学计划,整理有关教学参考资料并及时向有关教师推荐,最大限度地发挥资料室的情报职能。[3]
3.拓展院系图书专业分馆针对本科教学评估拓展新的工作职能
本科教学水平评估工作是教育部对以本科教育为主要任务的普通高等学校的办学思想、办学情况和办学特色等进行全面评价的一项评估活动。它需要各个方面的材料、数据、指标,这些信息主要还是来自各高校教学、科研档案管理部门提供的档案信息。所以,标准化、规范化和现代化的教学档案管理体制是教学优秀的学校必备的重要条件之一,而获得教育部本科教学评估优秀的学校都把加强教学档案管理提高教学管理水平,放在迎评促建工作计划的首位。把教学档案的收集整理归档纳入到院系图书专业分馆的日常工作中来,使院系图书专业分馆具有了新的工作职能。[4]
4.进一步发挥院系图书专业分馆在教学评估中的作用
教学评估工作与教学档案管理工作的关系密不可分,教学档案材料是开展教学水平评估工作的重要依据,同时教学评估工作对教学档案建设有着积极促进作用。“以评促建”有利于促进教学档案的收集,丰富档案资料,推动教学档案的建设,使广大师生更加重视教学档案管理工作,提高存档、用档意识。在迎评促建工作中,院系图书专业分馆的工作可以说是举足轻重的,其工作重心主要表现在教学档案的建立、收集、整理、归档、档案的数字化,并利用院系图书专业分馆自身的资源共享平台进行发布,以更好地支持本科教学评估工作,同时也促进了院系图书专业分馆自身的建设与发展。[4]
参考文献:
[1]靳随玲.论高校院(系)图书资料室的现状与建设[J].高校图书情报论坛,2007,(1).
[2]桑宇芳.高校专业图书资料室定位探讨[J].农业图书情报学刊,2008,(1):189.
[3]李平.对高校二级学院图书资料管理的探讨[J].科技信息,
2008,(22):285.
[4]赵亮,李玲.谈高校院系图书专业分馆工作职能的拓展[J].高校图书情报论坛,2006,(1):61.
(责任编辑:郝魁府)