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摘 要：信息技术的发展与应用，推动各个行业的工作方式方法的改变。远程教育机构作为信息技术的传播和教育实体，积极应用信息技术搭建各种教学教务平台。公文流转作为教育机构行政管理的重要部分，在教育机构内部起着重要作用，也是信息化建设和应用的重要对象。但是，教育机构在公文流转方面存在信息化应用不高等情况。分析公文流转存在的现状和问题，对公文流转的信息化平台进行调研分析，以国家开放大学公文流转为例，分析公文流转信息化建设需求和设计。
关键词：远程教育；公文流程；信息化；研究
一、引言
随着信息技术的快速发展和应用，信息化技术和手段不断融入各个行业，它不仅是业务管理的工具，也是引领和改变原有工作的方法。信息化浪潮虽然冲击教育行业的时间较短，但是对教育行业的改革却不可小觑。各个教育机构积极探索教育和技术的深度融合，利用信息化手段和工具对业务和流程进行再造，以期望充分利用“信息化”红利，提高教学、管理和办公的效率。
一直以来，信息化手段冲击教学改革，教育机构纷纷建立教学管理平台、资源管理平台、科研管理平台，但远程教育机构更加重视教学平台、管理平台的建设。管理平台更多是教务管理，而对于学校行政管理的信息化重视不够。近年来，远程教育机构的公文流转信息化也相对落后。
公文流转是教育机构行政管理的关键内容。信息时代许多高校都在推行公文流转的信息化，以提高办公效率，减少人力资源和纸张浪费。远程教育机构，由于通常以信息技术为支撑，办学体系覆盖范围广，公文流转更加依赖于信息化手段和平台，在一定程度上，公文流转成为了远程教育机构办学组织体系管理的一个重要环节。对远程教育机构的公文流转进行研究和改进，具有实践和理论意义。
二、公文流转现状及问题
教育机构不断引用专业的OA软件和平台建设本单位的办公信息化环境，但是公文管理和流转的功能建设和应用水平仍存在一定的问题：
（一）公文流转信息化手段和平台应用不足，公文流转效率不高。
公文起草和修改采取Office为主，WPS为辅，而公文的流程和审批以人流动为主，辅助一些QQ、Email等通信通用软件。不仅降低公文流转的效率，更在一定程度上因公文无法并行处理带来隐形效率低下。
（二）公文流转不透明，公文流转过程难以监控。
虽然，教育机构公文按照规定顺序进行流转，但是顺序是建议要求，没有强制要求。所以，在公文流转实际过程中公文具体操作难以约束，比如跳顺序操作、错位流转等现象。另外，流转不透明，难以掌握公文流转的动态情况，公文流转进度难以监管和督促，进度难以掌控，难以实现对公文的催办，直接影响公文出现拖延等情况，一定程度上影响到工作的推进。
（三）缺失公文流转过程痕迹记录。
教育机构公文流转重要的审阅和审批，流转过程中存在“重结果、轻过程”的现象，对公文的起草、领导审阅、审批和归档管理均严格，但是对过程中公文的修改记录、相关人员的意见和建议、以及相应人员处理的时间缺少记录，导致公文修改过程的痕迹无记录可查，出现问题，难以追责。
三、公文办公信息化平台调研分析
（一）东软校园办公平台
校园办公平台主要有信息资讯、校情展示、公文审批、通讯录和日程安排等功能。其中公文审批办公的功能主要针对校院领导移动办公的需要，实现随时随地的移动式公文审批功能。具体包括：签报文件的审批，发文文件的审批和校外来文的审批。公文状态分为待办理和已办理两种，并且按照状态分别展示。
（二）泛微移动办公系统
泛微移动办公系统主要有六大功能，分别是：手机OA门户、公文管理、移动审批、移动通讯录、日程管理、会议管理。系统支持手机端和电脑PC端数据同步，公文管理包括新疆、流转、批复和列表形式呈现。
（三）万户协同办公系统
万户协同办公系统围绕公文流转开发了公文流转、流程审批、会议室管理、项目管理和任务管理等功能模块，各种功能模块按照传统手工办公的模式实现无纸化办公。公文管理包括：公文从文件的草拟、审批到文件签发，通过分发、交换实现组织内部公文的全面交换，使得公文安全准确地传递到收文部门；公文流转中的接收者，进行公文签收登记和办理、承办等操作。公文管理涵盖了收、发、签、轉、交换全过程，可以快速调用流程、自动调用公文单、手写签字盖章等。
四、远程教育机构公文流转信息化的实现
（一）公文流转内容
公文处理是指公文拟制、审核、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。以国家开放大学为例，公文处理流程包括起草、送批、会签、办理、督办和归档等，具体处理内容以下：
1.起草公文。按照国家开放大学公文要求，起草公文的具体内容，并填写公文流转单，流转单必须填写起草人姓名、联系方式，以及签名确认，经由部门负责人签字后方可将文公开启流转流程。
2.送批公文。根据公文流转单涉及相应的领导和部门进行逐一流转，流转呈送校领导的公文由校长办公室统一进行登记、编号，并按照校领导批示意见增加公文流转部门或公文流转的路径。公文流转至业务部门，业务部门负责人需要对公文会签相应的意见。
3.办理公文。公文经校领导签批后，校长办公室对公文进行登记批示内容，分部发送至主办部门，主办部门根据校领导批示意见，如涉及业务部门会签，需根据业务部门会签意见进行落实。
4.督办公文。校长办公室将根据校领导批示意见，按时定期了解公文办理主办部门公文办理情况，并督促主办部门按照要求保质保量完成批示内要求的工作内容。
5.公文归档，公文办理完后进行登记、归档，每年年底根据公文登记编号情况进行归类整理，立卷存档。
（二）公文流转信息化需求与设计 协同办公系统提供各种应用模版，包括正文模版、发文单模版、收文单模版、套红模版等，方便用户的收、发文直接应用；公文可以按照教育机构公文管理的归档要求进行自动归档，公文流转的管理流程符合教育机构自身工作需要进行设置和挑战。鉴于公文流转涉及远程教育机构各级领导的签字授权，要求系统还支持电子签章和手写签名。信息化需求和设计以国家开放大學为例。国家开放大学公文涉及收文、发文、流转和审批，公文流转的信息化平台需要有公文的发文管理、公文流转、签报管理、公文督办和公文归档等功能模块，具体功能模块的功能描述如下：
1.发文管理
通过发文管理功能模块建立国家开放大学公文起草、校验、审核、审批、签发等操作，以及公文的套红和通过校内办公系统或者邮件系统进行自动分发功能。
2.公文流转
用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，并提供自动回执信息。此外，还可以撤销公文、补发公文。
3.签报管理
通过签报管理，设定签报所需的模板，签报流程的图表化调整。其中，签报模板按照公文涉及的请示、报告、申请、通知等内容可分别定制化，按需进行了灵活调整。
4.公文督办
公文督办功能不仅可实时监控查看公文处理进展，了解公文处理种的问题，更重要的是可以提供提醒、催促等具体公文督办的手段，并支持将公文处理的进展情况推送给相关领导，以寻求上一级领导对公文的督察督办。
5.公文档案
公文档案提供电子公文自动化分类、归档等功能，并设置文档的查看权限、修改权限，支持档案按发文类别、发文部门、审批领导、发文人、发文时间等信息进行搜索，根据个人权限进行档案的查看。
五、结语
远程教育机构的信息化，至少有三方面，教学信息化、教务管理信息化、校园管理信息化中。而公文流转信息化，正是校园管理信息化的重要内容和突破口。文章以公文流转为切入点，对远程教育机构公文流转的信息化进行了深入研究，以信息化手段改变传统纸质公文流转方式，实现无纸化、信息化公文流转。不仅提高公文流转的效率，更加提高了公文流转的透明度，让公文流转的过程透明化和共享化。但是公文流转仅为办公信息化的一部分，公文流转无纸化问题的研究需从源头抓起，需进一步研究移动办公、协调办公等平台的建设和实现。
参考文献
[1]汪子人，高校公文流转系统的设计与实现，华中师范大学，2017
[2]王开雷，耿玉水，王新刚，公文流转系统的研，计算机与信息技术，2007.09
[3]范宝祥，江燕，李珊珊，高校公文流转工作的常见问题及对策分析，办公室业务，2012.04
[4]周莹.基于工作流的办公自动化OA系统构建研究[J].商业经济，2011（20）：90-91.
（作者单位：国家开放大学）
关键词：远程教育；公文流程；信息化；研究
一、引言
随着信息技术的快速发展和应用，信息化技术和手段不断融入各个行业，它不仅是业务管理的工具，也是引领和改变原有工作的方法。信息化浪潮虽然冲击教育行业的时间较短，但是对教育行业的改革却不可小觑。各个教育机构积极探索教育和技术的深度融合，利用信息化手段和工具对业务和流程进行再造，以期望充分利用“信息化”红利，提高教学、管理和办公的效率。
一直以来，信息化手段冲击教学改革，教育机构纷纷建立教学管理平台、资源管理平台、科研管理平台，但远程教育机构更加重视教学平台、管理平台的建设。管理平台更多是教务管理，而对于学校行政管理的信息化重视不够。近年来，远程教育机构的公文流转信息化也相对落后。
公文流转是教育机构行政管理的关键内容。信息时代许多高校都在推行公文流转的信息化，以提高办公效率，减少人力资源和纸张浪费。远程教育机构，由于通常以信息技术为支撑，办学体系覆盖范围广，公文流转更加依赖于信息化手段和平台，在一定程度上，公文流转成为了远程教育机构办学组织体系管理的一个重要环节。对远程教育机构的公文流转进行研究和改进，具有实践和理论意义。
二、公文流转现状及问题
教育机构不断引用专业的OA软件和平台建设本单位的办公信息化环境，但是公文管理和流转的功能建设和应用水平仍存在一定的问题：
（一）公文流转信息化手段和平台应用不足，公文流转效率不高。
公文起草和修改采取Office为主，WPS为辅，而公文的流程和审批以人流动为主，辅助一些QQ、Email等通信通用软件。不仅降低公文流转的效率，更在一定程度上因公文无法并行处理带来隐形效率低下。
（二）公文流转不透明，公文流转过程难以监控。
虽然，教育机构公文按照规定顺序进行流转，但是顺序是建议要求，没有强制要求。所以，在公文流转实际过程中公文具体操作难以约束，比如跳顺序操作、错位流转等现象。另外，流转不透明，难以掌握公文流转的动态情况，公文流转进度难以监管和督促，进度难以掌控，难以实现对公文的催办，直接影响公文出现拖延等情况，一定程度上影响到工作的推进。
（三）缺失公文流转过程痕迹记录。
教育机构公文流转重要的审阅和审批，流转过程中存在“重结果、轻过程”的现象，对公文的起草、领导审阅、审批和归档管理均严格，但是对过程中公文的修改记录、相关人员的意见和建议、以及相应人员处理的时间缺少记录，导致公文修改过程的痕迹无记录可查，出现问题，难以追责。
三、公文办公信息化平台调研分析
（一）东软校园办公平台
校园办公平台主要有信息资讯、校情展示、公文审批、通讯录和日程安排等功能。其中公文审批办公的功能主要针对校院领导移动办公的需要，实现随时随地的移动式公文审批功能。具体包括：签报文件的审批，发文文件的审批和校外来文的审批。公文状态分为待办理和已办理两种，并且按照状态分别展示。
（二）泛微移动办公系统
泛微移动办公系统主要有六大功能，分别是：手机OA门户、公文管理、移动审批、移动通讯录、日程管理、会议管理。系统支持手机端和电脑PC端数据同步，公文管理包括新疆、流转、批复和列表形式呈现。
（三）万户协同办公系统
万户协同办公系统围绕公文流转开发了公文流转、流程审批、会议室管理、项目管理和任务管理等功能模块，各种功能模块按照传统手工办公的模式实现无纸化办公。公文管理包括：公文从文件的草拟、审批到文件签发，通过分发、交换实现组织内部公文的全面交换，使得公文安全准确地传递到收文部门；公文流转中的接收者，进行公文签收登记和办理、承办等操作。公文管理涵盖了收、发、签、轉、交换全过程，可以快速调用流程、自动调用公文单、手写签字盖章等。
四、远程教育机构公文流转信息化的实现
（一）公文流转内容
公文处理是指公文拟制、审核、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。以国家开放大学为例，公文处理流程包括起草、送批、会签、办理、督办和归档等，具体处理内容以下：
1.起草公文。按照国家开放大学公文要求，起草公文的具体内容，并填写公文流转单，流转单必须填写起草人姓名、联系方式，以及签名确认，经由部门负责人签字后方可将文公开启流转流程。
2.送批公文。根据公文流转单涉及相应的领导和部门进行逐一流转，流转呈送校领导的公文由校长办公室统一进行登记、编号，并按照校领导批示意见增加公文流转部门或公文流转的路径。公文流转至业务部门，业务部门负责人需要对公文会签相应的意见。
3.办理公文。公文经校领导签批后，校长办公室对公文进行登记批示内容，分部发送至主办部门，主办部门根据校领导批示意见，如涉及业务部门会签，需根据业务部门会签意见进行落实。
4.督办公文。校长办公室将根据校领导批示意见，按时定期了解公文办理主办部门公文办理情况，并督促主办部门按照要求保质保量完成批示内要求的工作内容。
5.公文归档，公文办理完后进行登记、归档，每年年底根据公文登记编号情况进行归类整理，立卷存档。
（二）公文流转信息化需求与设计 协同办公系统提供各种应用模版，包括正文模版、发文单模版、收文单模版、套红模版等，方便用户的收、发文直接应用；公文可以按照教育机构公文管理的归档要求进行自动归档，公文流转的管理流程符合教育机构自身工作需要进行设置和挑战。鉴于公文流转涉及远程教育机构各级领导的签字授权，要求系统还支持电子签章和手写签名。信息化需求和设计以国家开放大學为例。国家开放大学公文涉及收文、发文、流转和审批，公文流转的信息化平台需要有公文的发文管理、公文流转、签报管理、公文督办和公文归档等功能模块，具体功能模块的功能描述如下：
1.发文管理
通过发文管理功能模块建立国家开放大学公文起草、校验、审核、审批、签发等操作，以及公文的套红和通过校内办公系统或者邮件系统进行自动分发功能。
2.公文流转
用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，并提供自动回执信息。此外，还可以撤销公文、补发公文。
3.签报管理
通过签报管理，设定签报所需的模板，签报流程的图表化调整。其中，签报模板按照公文涉及的请示、报告、申请、通知等内容可分别定制化，按需进行了灵活调整。
4.公文督办
公文督办功能不仅可实时监控查看公文处理进展，了解公文处理种的问题，更重要的是可以提供提醒、催促等具体公文督办的手段，并支持将公文处理的进展情况推送给相关领导，以寻求上一级领导对公文的督察督办。
5.公文档案
公文档案提供电子公文自动化分类、归档等功能，并设置文档的查看权限、修改权限，支持档案按发文类别、发文部门、审批领导、发文人、发文时间等信息进行搜索，根据个人权限进行档案的查看。
五、结语
远程教育机构的信息化，至少有三方面，教学信息化、教务管理信息化、校园管理信息化中。而公文流转信息化，正是校园管理信息化的重要内容和突破口。文章以公文流转为切入点，对远程教育机构公文流转的信息化进行了深入研究，以信息化手段改变传统纸质公文流转方式，实现无纸化、信息化公文流转。不仅提高公文流转的效率，更加提高了公文流转的透明度，让公文流转的过程透明化和共享化。但是公文流转仅为办公信息化的一部分，公文流转无纸化问题的研究需从源头抓起，需进一步研究移动办公、协调办公等平台的建设和实现。
参考文献
[1]汪子人，高校公文流转系统的设计与实现，华中师范大学，2017
[2]王开雷，耿玉水，王新刚，公文流转系统的研，计算机与信息技术，2007.09
[3]范宝祥，江燕，李珊珊，高校公文流转工作的常见问题及对策分析，办公室业务，2012.04
[4]周莹.基于工作流的办公自动化OA系统构建研究[J].商业经济，2011（20）：90-91.
（作者单位：国家开放大学）