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基本建设档案是指从建设工程项目立项、规划设计、施工、竣工、验收整个过程直接形成的，必须进行整理立卷的，具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工图纸、竣工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等组成。基建项目档案不但反映了建设项目管理工作的真实性过程，通过公司档案室信息资源管理平台；向公司所属的下级单位提供方便快捷的档案文档查阅、利用；为设备检修提供及时有力的依据和保证。因此基本建设项目档案是企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式。
1 认识项目档案的重要性
基本建设项目档案均有技术含量高、系统成套性原始记录性、完整准确性等特点。它是基本建设工程各个阶段勘探、设计、招标、施工、竣工、结算等活动的痕迹和凭证。是以后产生纠纷单位维权的法律依据。
基本建设项目档案记录了工程建设的全过程，真实的反应了工程项目管理过程中的实体情况。基本建设项目档案还是工程质量的的反映。工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，而工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面。在工程建设中形成、积累的建设档案质量好坏，对工程事故分析、认定责任、提出改进方法提供了技术依据。正确认识基本建设档案的重要性、保证档案系统、齐全完整，档案人员要变被动为主动有为有位和各级领导达成共识、齐抓共管，提高基本建设档案管理水平。
1.1 领导重视、健全机构，为档案管理工作提供有力的组织保障
統一领导、分级负责、专业管理的原则，将项目档案工作纳入领导责任制，并将档案管理作为工程建设的重要组成部分例如工作计划和发展计划，使档案工作和项目建设同时起步、同时安排、协调并进。同时，制定专职档案人员工作职责和各项档案管理工作制度，形成分系统、分专业、责任到人的档案工作责任制。
1.2 注重培训、提升素质、为档案工作的规范化建设提供人才保证
针对新建项目档案管理力量薄弱的实际情况，采取档案人员送出去学习培训，档案老师请进来进行工程文件的收集、整理指导帮带的结合方式，重视档案人员的职称评定。有效的提升了档案人员的整体素质，从而推动和提高了本项目档案管理水平，提高了项目档案的质量。
1.3 完善制度、明确职责，为档案工作的制度化建设提供有力的制度保障
根据项目建设的实际情况建立一套与之相适应的档案管理工作体系，使之档案工作从上到下形成一种档案工作链，完整的档案工作管理制度，使之档案工作责任落实到实处。同时建立一整套与企业自身相适应的科学、完整的档案管理制度，确保文件材料从形成到收集、整理、归档、利用的程序化，如果责任不明确，条块管理各行其是，不重视资源的收集，势必造成档案的失散，就会给企业造成不必要的损失。
1.4 完善设施、管理到位、为档案工作的标准化建设提供有力的基础保障
现代化档案管理离不开必要的硬件设施，柠条塔项目一开始领导就非常重视档案室硬件设施，共有300多平方米的库房及办公室，实现了，“办公室、阅览室、库房三分开”，安装了自动化密集柜，配备了档案管理软件，多台电脑、打印机、防磁柜、扫描仪、大型复印机、防光窗帘、灭火器、监控系统等设备。实现防水、防火、防尘、防光、防霉、防虫、防盗等条件。进一步保证了档案管理的设施、设备需求。
2 加强基建档案的收集工作
基本建设档案的收集整理是一项细致而艰难的工作，基本建设档案文件形的时间长、牵扯面广、是由施工单位、监理、业主、质量监督单位等共同活动中逐步产生的、贯穿整个工程建设的全过程。要圆满完成这项工作需要各级领导的重视和各个单位的大力配合的，基本建设工程各个阶段相互衔接，档案资料收集不完整就可能影响到其他阶段的工作的开展，制定收集范围、归档质量要求、归档时间等具体分解图抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全程跟踪服务，贯彻落实基本建设档案工作的归定和措施分工明确，细化责任确保各参建单位履行基本建设项目档案移交的责任落实。设有专职档案人员和各科室设有兼职档案员。坚持档案集中统一管理，档案收集要及时化，集中统一管理有利于公司档案的安全完整，能有效防止文件流失，有效提高档案资源的开发利用。例如：柠条塔洗煤厂在竣工移交文件时发现没有所有设备随机文件，档案人员多次电话催要，迟迟未交，档案人员亲自坐车到洗煤厂办公室取回全部设备随机文件，，确保了洗煤厂单位工程竣工文件系统、齐全、完整。
3 规范基建档案的分类整理工作
基本建设档案的整理质量是基本建设档案管理和利用的保证各个参建单位应该严格做好职责范围内的基本建设文件的整理、编目等工作，要遵循基本建设档案的形成规律，保持文件材料的有机联系和单项工程的相对独立，坚持便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的整体文件，分类体系和整理标准执行国家和行业的标准要求。首先单位工程划分要符合设计要求。分类、组卷、整理符合GB/T-50328《建设工程文件归档整理规范》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/11822-2000《科学技术档案构成的一般要求》等标准。编写一套符合自身企业档案管理的分类体系表。提供档案人员和借阅人员利用。
4 重视档案信息化建设
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提条件，俗话说得好“没有规矩不成方圆”做好档案信息化工作，最重要的事建立完善相关的管理制度，形成标准化、规范化管理体系。同时对档案管理软件系统进行设置：权限设置、文件管理、收集整编、档案管理、档案检索、文件扫描挂接等多功能模块于一体的数子化设置。信息化时代对档案的利用也要与时俱进，成千上万的文件怎么在权限范围内快速、准确查到所需要的文件是关键。不能认为买个档案管理软件就行了，企业档案管理体系的建立是要在整个项目文件收集齐全、完整的体系下。档案管理软件编程人员必须要会同档案管理人员一起对档案软件系统模块设置进行分类设置，同时具有题名查找、责任者查找、分类号查找、合同号查找、施工图号及同一类下拉菜单式查找等多途径查找方法。
档案管理软件的运用。可以及大的减轻档案工作人员的工作负担。扫描件挂接后需要纸质就直接打印处来，提高了工作效率，便捷了工作流程，还给查阅档案的部门和个人带来了方便，一是不受“孤本”的限制；二是档案数据化以后，在权限范围内网上传输、查看、打印，实现档案管理系统档案资源集成化、查阅使用便利化、开发利用效能化、创造效益最大化。
5 影响及效果
档案管理软件网络化的使用，在项目档案保证齐全、完整、系统收集的前提下公司部门和个人不在把查阅档案当做一个头痛发愁的事情了，不需要专业的培训或者专业档案人员进行帮助，符合要求查阅的人员，在档案管理软件系统中，可以通过不同查阅方法：提名查找、责任者查找、合同号查找、分类号查找、招标号查找等，在几十秒到几分中就可以查到归档文件了。极大地提高了归档文件的利用率，也为企业今后利用档案进行专业汇编、设备采购、设备检修等深层次的开发提供了保证。
由于档案管理工作重要性和特殊性，在与时俱进不断创新的今天，此项工作面临着诸多的问题和挑战，任重道远。在电子政务的开展方面也存在很多问题亟待解决我们对此要有清醒的认识，在完善企业档案事业、力争把档案管理工作提高到一个新水平做出自己的贡献。
【作者简介】
高丽，女，1985生，助理馆员
1 认识项目档案的重要性
基本建设项目档案均有技术含量高、系统成套性原始记录性、完整准确性等特点。它是基本建设工程各个阶段勘探、设计、招标、施工、竣工、结算等活动的痕迹和凭证。是以后产生纠纷单位维权的法律依据。
基本建设项目档案记录了工程建设的全过程，真实的反应了工程项目管理过程中的实体情况。基本建设项目档案还是工程质量的的反映。工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，而工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面。在工程建设中形成、积累的建设档案质量好坏，对工程事故分析、认定责任、提出改进方法提供了技术依据。正确认识基本建设档案的重要性、保证档案系统、齐全完整，档案人员要变被动为主动有为有位和各级领导达成共识、齐抓共管，提高基本建设档案管理水平。
1.1 领导重视、健全机构，为档案管理工作提供有力的组织保障
統一领导、分级负责、专业管理的原则，将项目档案工作纳入领导责任制，并将档案管理作为工程建设的重要组成部分例如工作计划和发展计划，使档案工作和项目建设同时起步、同时安排、协调并进。同时，制定专职档案人员工作职责和各项档案管理工作制度，形成分系统、分专业、责任到人的档案工作责任制。
1.2 注重培训、提升素质、为档案工作的规范化建设提供人才保证
针对新建项目档案管理力量薄弱的实际情况，采取档案人员送出去学习培训，档案老师请进来进行工程文件的收集、整理指导帮带的结合方式，重视档案人员的职称评定。有效的提升了档案人员的整体素质，从而推动和提高了本项目档案管理水平，提高了项目档案的质量。
1.3 完善制度、明确职责，为档案工作的制度化建设提供有力的制度保障
根据项目建设的实际情况建立一套与之相适应的档案管理工作体系，使之档案工作从上到下形成一种档案工作链，完整的档案工作管理制度，使之档案工作责任落实到实处。同时建立一整套与企业自身相适应的科学、完整的档案管理制度，确保文件材料从形成到收集、整理、归档、利用的程序化，如果责任不明确，条块管理各行其是，不重视资源的收集，势必造成档案的失散，就会给企业造成不必要的损失。
1.4 完善设施、管理到位、为档案工作的标准化建设提供有力的基础保障
现代化档案管理离不开必要的硬件设施，柠条塔项目一开始领导就非常重视档案室硬件设施，共有300多平方米的库房及办公室，实现了，“办公室、阅览室、库房三分开”，安装了自动化密集柜，配备了档案管理软件，多台电脑、打印机、防磁柜、扫描仪、大型复印机、防光窗帘、灭火器、监控系统等设备。实现防水、防火、防尘、防光、防霉、防虫、防盗等条件。进一步保证了档案管理的设施、设备需求。
2 加强基建档案的收集工作
基本建设档案的收集整理是一项细致而艰难的工作，基本建设档案文件形的时间长、牵扯面广、是由施工单位、监理、业主、质量监督单位等共同活动中逐步产生的、贯穿整个工程建设的全过程。要圆满完成这项工作需要各级领导的重视和各个单位的大力配合的，基本建设工程各个阶段相互衔接，档案资料收集不完整就可能影响到其他阶段的工作的开展，制定收集范围、归档质量要求、归档时间等具体分解图抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全程跟踪服务，贯彻落实基本建设档案工作的归定和措施分工明确，细化责任确保各参建单位履行基本建设项目档案移交的责任落实。设有专职档案人员和各科室设有兼职档案员。坚持档案集中统一管理，档案收集要及时化，集中统一管理有利于公司档案的安全完整，能有效防止文件流失，有效提高档案资源的开发利用。例如：柠条塔洗煤厂在竣工移交文件时发现没有所有设备随机文件，档案人员多次电话催要，迟迟未交，档案人员亲自坐车到洗煤厂办公室取回全部设备随机文件，，确保了洗煤厂单位工程竣工文件系统、齐全、完整。
3 规范基建档案的分类整理工作
基本建设档案的整理质量是基本建设档案管理和利用的保证各个参建单位应该严格做好职责范围内的基本建设文件的整理、编目等工作，要遵循基本建设档案的形成规律，保持文件材料的有机联系和单项工程的相对独立，坚持便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的整体文件，分类体系和整理标准执行国家和行业的标准要求。首先单位工程划分要符合设计要求。分类、组卷、整理符合GB/T-50328《建设工程文件归档整理规范》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/11822-2000《科学技术档案构成的一般要求》等标准。编写一套符合自身企业档案管理的分类体系表。提供档案人员和借阅人员利用。
4 重视档案信息化建设
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提条件，俗话说得好“没有规矩不成方圆”做好档案信息化工作，最重要的事建立完善相关的管理制度，形成标准化、规范化管理体系。同时对档案管理软件系统进行设置：权限设置、文件管理、收集整编、档案管理、档案检索、文件扫描挂接等多功能模块于一体的数子化设置。信息化时代对档案的利用也要与时俱进，成千上万的文件怎么在权限范围内快速、准确查到所需要的文件是关键。不能认为买个档案管理软件就行了，企业档案管理体系的建立是要在整个项目文件收集齐全、完整的体系下。档案管理软件编程人员必须要会同档案管理人员一起对档案软件系统模块设置进行分类设置，同时具有题名查找、责任者查找、分类号查找、合同号查找、施工图号及同一类下拉菜单式查找等多途径查找方法。
档案管理软件的运用。可以及大的减轻档案工作人员的工作负担。扫描件挂接后需要纸质就直接打印处来，提高了工作效率，便捷了工作流程，还给查阅档案的部门和个人带来了方便，一是不受“孤本”的限制；二是档案数据化以后，在权限范围内网上传输、查看、打印，实现档案管理系统档案资源集成化、查阅使用便利化、开发利用效能化、创造效益最大化。
5 影响及效果
档案管理软件网络化的使用，在项目档案保证齐全、完整、系统收集的前提下公司部门和个人不在把查阅档案当做一个头痛发愁的事情了，不需要专业的培训或者专业档案人员进行帮助，符合要求查阅的人员，在档案管理软件系统中，可以通过不同查阅方法：提名查找、责任者查找、合同号查找、分类号查找、招标号查找等，在几十秒到几分中就可以查到归档文件了。极大地提高了归档文件的利用率，也为企业今后利用档案进行专业汇编、设备采购、设备检修等深层次的开发提供了保证。
由于档案管理工作重要性和特殊性，在与时俱进不断创新的今天，此项工作面临着诸多的问题和挑战，任重道远。在电子政务的开展方面也存在很多问题亟待解决我们对此要有清醒的认识，在完善企业档案事业、力争把档案管理工作提高到一个新水平做出自己的贡献。
【作者简介】
高丽，女，1985生，助理馆员