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摘要：电子文件的大量普及，对传统文件造成了巨大的冲击，与此同时，不仅对档案管理工作提出了新的要求，尤其是在高校档案日益现代化的今天，其真实性研究是关键问题，更是电子文件能否如实反映高校工作的难点所在，更是电子文件管理中的重点问题。
关键词：电子文件 真实性 证据 可采性
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观，电子文件已经作为档案文件的重要组成部分。作为高校档案工作者，近幾年来随着档案的数字化进程不断加快，许多和学校以及师生利益密切相关的信息都通过计算机保存并提供利用，因此电子文件的真实性是目前需要密切关注的一个问题。
一、电子文件及其真实性
要了解电子文件作为证据究竟有什么特殊性，首先要了解电子文件的相关基础知识。
1、电子文件的概念。电子文件（Electronic Records）是形成于数字设备中，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的特点。电子文件的特性如下：1、设备依赖性：电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备，即计算机硬件和软件系统，从而具有生命力并发挥作用，否则就无法对之实施管理。2、信息与载体的相分离性：信息和载体的可分离性，使电子文件不再具有物理意义上的“实体”状态，这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性。3、信息的可变性：也是指电子文件的易更改性，计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的增删更改十分容易，并且看不出改动过的痕迹。4、信息传递的网络虚拟性：由于网络安全存在隐患，网络系统安全问题非常突出，其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。
3、电子文件的真实性问题。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。
然而主要有以下因素影响电子文件的真实性：电子文件的复制删改十分容易，即易更改性。并且由于其信息与载体的相分离性，从而决定了电子文件不再有信息形式的原始性，即电子档案信息内容的真实性将被作为确认电子档案真实性的唯一标准。因此对“行踪不定”的电子档案信息内容的原始性进行维护和确认是电子档案管理的核心所在。
二、保证电子文件真实性的措施
电子文件作为档案必须要真实，然而如何保证它的真实性呢？
1、保证电子文件的原始性。在一般情况下，尽管电子文件具有了原始性，但由于其特殊性，意味着其真实性不一定得到承认。尤其在高校档案工作中，涉及许多和学生毕业信息密切相关的电子文件，例如毕业证学位证数据库、学生毕业成绩表、电子注册信息等等，一旦发生了篡改，后果不堪设想。因此档案工作者必须有原始性的概念，可以建立电子文件生命周期表运行制，电子文件生命周期表运行制的基本原理是：运用生命周期表真实完整地记载它在“生命期”内的全部活动情况和保存它的“成长变化”过程。在生命周期表运行制的工作过程中，系统还采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。
2、建立科学的电子文件归档制度。据了解，一些高校部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。由于电子文件具有非实体归档特性，传统的归档概念和方法已难以指导和完成电子文件的归档管理。安全可靠的电子档案管理系统，严格的管理制度，先进的技术措施等都是搞好电子文件原始性、真实性保障体系工作的必备条件。只有建立了科学的管理制度，电子文件的真实性才能得到保障。
3、建立电子文件的真实性鉴定制度。就电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题真实性检验是对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致的检验。对电子文件真实性检验的内容主要指：电子文件生成过程中不同版本是否齐全；是否有各位责任者签署手续等。完整性检验是电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损的检验。完整性检验的主要内容指：电子文件的不同稿本是否齐全；电子文件的职能活动、办理过程、结果、上下文关系以及背景信息是否齐全等；电子文件的元数据（包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全，分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。
4、采取相应技术确保电子档案可存取利用。电子档案存取的困难，一是电子档案的输出必须要通过计算机软硬件平台并借助于某些检索工具才能得以实现。二是电子档案来自各立档单位，其内容格式及数据结构也不尽一致。
在实践中可采用如下一些方法解决电子档案的可存取性问题：采用通用的技术可将电子档案建立在通用的数据库平台上；采用相应的转换软件，使电子档案内容格式及数据结构和所使用的软硬件环境保持一致；采用“打包”方法将与电子档案相关的软件及应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要电子档案输出，可运用这些软件系统，使其按本来面目输出。
5、加强元数据管理。元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据词典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据，具有隐含性。如通过捕获结构元数据以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
参考文献：
[1] 邱晓威，郝晨辉，白民兴.电子文件真实性、完整性保证及法律地位的认定[J]
[2] 冯惠玲.电子文件管理教程.[M]
[3]邱晓威。电子文件与电子档案的管理问题与对策
关键词：电子文件 真实性 证据 可采性
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观，电子文件已经作为档案文件的重要组成部分。作为高校档案工作者，近幾年来随着档案的数字化进程不断加快，许多和学校以及师生利益密切相关的信息都通过计算机保存并提供利用，因此电子文件的真实性是目前需要密切关注的一个问题。
一、电子文件及其真实性
要了解电子文件作为证据究竟有什么特殊性，首先要了解电子文件的相关基础知识。
1、电子文件的概念。电子文件（Electronic Records）是形成于数字设备中，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的特点。电子文件的特性如下：1、设备依赖性：电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备，即计算机硬件和软件系统，从而具有生命力并发挥作用，否则就无法对之实施管理。2、信息与载体的相分离性：信息和载体的可分离性，使电子文件不再具有物理意义上的“实体”状态，这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性。3、信息的可变性：也是指电子文件的易更改性，计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的增删更改十分容易，并且看不出改动过的痕迹。4、信息传递的网络虚拟性：由于网络安全存在隐患，网络系统安全问题非常突出，其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。
3、电子文件的真实性问题。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。
然而主要有以下因素影响电子文件的真实性：电子文件的复制删改十分容易，即易更改性。并且由于其信息与载体的相分离性，从而决定了电子文件不再有信息形式的原始性，即电子档案信息内容的真实性将被作为确认电子档案真实性的唯一标准。因此对“行踪不定”的电子档案信息内容的原始性进行维护和确认是电子档案管理的核心所在。
二、保证电子文件真实性的措施
电子文件作为档案必须要真实，然而如何保证它的真实性呢？
1、保证电子文件的原始性。在一般情况下，尽管电子文件具有了原始性，但由于其特殊性，意味着其真实性不一定得到承认。尤其在高校档案工作中，涉及许多和学生毕业信息密切相关的电子文件，例如毕业证学位证数据库、学生毕业成绩表、电子注册信息等等，一旦发生了篡改，后果不堪设想。因此档案工作者必须有原始性的概念，可以建立电子文件生命周期表运行制，电子文件生命周期表运行制的基本原理是：运用生命周期表真实完整地记载它在“生命期”内的全部活动情况和保存它的“成长变化”过程。在生命周期表运行制的工作过程中，系统还采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。
2、建立科学的电子文件归档制度。据了解，一些高校部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。由于电子文件具有非实体归档特性，传统的归档概念和方法已难以指导和完成电子文件的归档管理。安全可靠的电子档案管理系统，严格的管理制度，先进的技术措施等都是搞好电子文件原始性、真实性保障体系工作的必备条件。只有建立了科学的管理制度，电子文件的真实性才能得到保障。
3、建立电子文件的真实性鉴定制度。就电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题真实性检验是对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致的检验。对电子文件真实性检验的内容主要指：电子文件生成过程中不同版本是否齐全；是否有各位责任者签署手续等。完整性检验是电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损的检验。完整性检验的主要内容指：电子文件的不同稿本是否齐全；电子文件的职能活动、办理过程、结果、上下文关系以及背景信息是否齐全等；电子文件的元数据（包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全，分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。
4、采取相应技术确保电子档案可存取利用。电子档案存取的困难，一是电子档案的输出必须要通过计算机软硬件平台并借助于某些检索工具才能得以实现。二是电子档案来自各立档单位，其内容格式及数据结构也不尽一致。
在实践中可采用如下一些方法解决电子档案的可存取性问题：采用通用的技术可将电子档案建立在通用的数据库平台上；采用相应的转换软件，使电子档案内容格式及数据结构和所使用的软硬件环境保持一致；采用“打包”方法将与电子档案相关的软件及应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要电子档案输出，可运用这些软件系统，使其按本来面目输出。
5、加强元数据管理。元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据词典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据，具有隐含性。如通过捕获结构元数据以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
参考文献：
[1] 邱晓威，郝晨辉，白民兴.电子文件真实性、完整性保证及法律地位的认定[J]
[2] 冯惠玲.电子文件管理教程.[M]
[3]邱晓威。电子文件与电子档案的管理问题与对策