浅谈高校秘书工作

来源 :经济研究导刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:g348386408
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  摘   要:高校秘书是大学里负责传递校领导信息、起草相关文件、收集学生档案的老师,是高校教学管理的核心负责人,也是学生与校领导之间沟通的桥梁。高校秘书的出现,既减少了各个分院冗杂的工作压力,又方便了各位学生与任课教师的沟通。高校秘书每天奔波于各个分院的相关教师与学生当中,所以高校秘书要具备良好的沟通能力、坚定的职业操守、良好的心理素质、优秀的协调能力及改革创新意识。
  关键词:高校;教学秘书;改革创新
  中图分类号:G64    文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2021)23-0156-03
  一、高校秘书的分类及主要职能
  为更好协调各个分院,许多高校都设有高校秘书一职。高校秘书根据其职能的不同,主要有三种,即行政秘书、科研秘书和教学管理秘书。
  (一)行政秘书
  行政秘书是高校秘书的分支之一。行政秘书大多是处理与政治或政策相关的事务,是学院上下人员沟通的桥梁,也对其他部门发送来的建议及信件进行处理。行政秘书的工作任务是要与各分院院长一起做好专业课程和人才培养计划的修订,协助各分院院长开展新专业申报和专业建设,拟定各分院不同年级的学年教学计划,并检查教学计划的执行情况。在每学年开学时,收集新生家庭基本信息,核对无误后,登记在学生个人档案中。负责每学期期末考试和开学补考试卷收集、印制、保管和发放事宜,并做好试卷的保密工作,把学生的考试成绩准确无误地登录在案。办理学生休学、退学、入伍参军等相关手续,做好毕业生资格审查和毕业证书证书的发放。
  (二)科研秘书
  为了确保科研工作的顺利进行,科研秘书要整理保存有关科目的实验数据以及纸质版材料、电子版材料,并对其进行分类和整理,以方便在日后师生有需要时及时查阅。对于教师的教学情况,起草、保管和收发有关教学、教学研究方面的计划、工作总结,进行具有时效性、准确性的汇总与了解,记好教学大事记,做好教学改革立项、优秀课程和精品课程的申报和管理。协助行政部门,根据各系的教学计划,于每学期期末安排好下学期实验课的时间、实习等实践环节的落实、实验所需材料的分配、实验室资金的发放以及实验助理的配备。协助部门主任做好各种教学教研活动的开展,完成教务处、公共教學部安排的其他工作。指导学校有关部门,以全校为范围,大力宣传和弘扬创新精神,积极鼓励和指导学生创业,帮助大学生提高对创新能力的正确认识,强化创新意识和观念,追求创新精神。
  (三)教学管理秘书
  高校秘书在教学管理中占有十分重要的地位。它是教学管理的核心,同时也在稳定教学秩序、提高教学管理质量方面发挥很大作用。教学管理秘书隶属于高校的各分院,接受各分院教务处的指导和检查。行政秘书对各学期所开展设置的课程规划好后,教学管理秘书则要把计划发放给相关老师。因此,教学管理秘书的工作是作为学院和教师、教师和学生、学院和学生之间的桥梁,起着承接的作用。教学管理秘书有责任对教师的教学进度、质量等方面进行检查。还要负责在学院的通知下发后,将通知传达到相应任课教师以及学生手中。对学生而言,教学管理秘书则负责整理档案,登记、下发成绩。对于考试成绩不合格的学生,安排其补考时间。通知并组织学生有序进行选课、免修、重修、退选等前置事件与后续事宜等,在完成选课学生名单汇总后,将其交接给相应的任课教师。观念是行动的先导,只有正确的观念才能产生正确的行动。因此,要培养和提高大学生的创新能力,就要注重大学生创新观念的培养与更新。马克思指出,人的创造性、能动性是自然赋予人的潜能素质。因此,教学管理秘书应激发学生的创新能力,为社会输送高素质且具备创新能力的人才。
  二、对高校秘书的要求
  理论知识好似树根,它是否坚固、是否雄厚,很大程度上决定了你在这一行业是否具有发展的资格。但高校秘书不可或缺的是实践、是经历,实践出真知。要成为一位“全能型”的高校秘书,应当具备以下的能力。
  (一)良好的沟通能力
  正如上文中所说,高校秘书每天奔波于各个分院的相关教师与学生当中,既要传达分院院长制订的教学计划,又要统计四六级考试、计算机等级考试、普通话等级考试等相关考试的报名人员,并将名单核对无误后上交到有关部门。因此,良好的沟通能力显得尤为重要。一个高校秘书的沟通能力是否足够优秀,直接决定了其所在的各分院老师和同学所在的集体是否具有凝聚力。要想成为一个合格的高校秘书,单靠自己的摸索是不够的,还要学习前人的工作经验,并取其精华弃其糟粕,以提高自己的工作能力,增强自己的文化素养。
  (二)坚定的职业操守
  所谓职业操守,各行各业也许有不同的要求,但高校秘书的职业操守,总结起来就是做事忠实、做人本分、底线坚定。一名合格的高校秘书人员应该拥有极为灵敏的嗅觉与洞察力,对周围发生的事必须能够洞幽察微,窥一斑而知全豹,长于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,言行一致,不弄虚作假,并做到对学校的教育机密保密;此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
  (三)良好的心理素质
  高校秘书每天面对繁重的工作,良好的心理素质便成为其必备条件。要做到心态稳定,无论事情多么复杂、多么没有头绪,都要保持一颗平常心,都不应被情绪所左右,都应以平和的心态从事自己的工作,否则是不可能做好秘书工作的。
  (四)优秀的协调能力
  协调是协作与调整的意思,协调能力如何直接影响着高校秘书的工作水准。协作各分院院长制订教学计划,对于时间上发生冲突的课程做出适当调整,并及时通知相关任课教师以及学生,提高办事效率;并应掌握一定的办事方法与技巧,将琐碎冗杂的工作变得井然有序,积极应对各种突发事件所造成的影响。既要干好参与决策、组织协调等重要公务,又要细致扎实地干好每一件具体琐事。   (五)改革创新的意识
  我们要认真贯彻习近平总书记提出的改革开放、创新创业的指导思想。因此,高校秘书也要树立敢于突破旧规的意识,以实现中华民族的伟大复兴为使命,不断提升自我的专业知识、职业素养和道德水平。同时,也要具有创新的意识,把握时代的脉搏,紧跟时代发展潮流,培养创新型思维,投身创新实践,鼓励学生创新,指导学生创业,迎接改变的挑战,树立起为时代的发展和高校进步做贡献的伟大志向与远大抱负。
  三、合格的高校秘书需要在三个方面的培养
  (一)在学校方面
  高校秘书应先了解自己在大学所学专业毕业后的前景以及工作环境和工作中需要面对的问题,并及时与已经参加工作的学哥学姐沟通,吸取工作经验,获得相应的建议,并认识到自己的不足,从而在学习中查漏补缺,勤奋刻苦地学好专业知识,积极参加学校各类组织活动。从各部门的小事做起,从学生干部的角度出发,更贴切地关注学生的心理活动,稳扎稳打地为日后冗杂的工作打好基础。
  (二)在教育机构的政策方面
  由于高校的不断扩招,使越来越多的人能够走进大学,有机会学习专业知识,在大学中深造。但同时也让高校的管理工作变的复杂起来,使高校秘书的工作量只增不减,导致高校秘书超负荷工作。所以,国家应下达相应指令,鼓励高校更多地设立高校秘书这一职位。提出相应激勵政策,提高高校秘书一职的福利待遇。让高校秘书在面对复杂而琐碎的工作时,能够沉着冷静地处理各类突发事件。在面对学生的诉求时,能够走进学生的内心,从事情的出发者角度看待问题,从而给学生一个满意的答复。应进一步重视高校秘书的地位,提升高校秘书的待遇,让高校秘书能够积极热情地做好本职工作。
  (三)在高校秘书自身方面
  在大学就读期间,要努力学习专业知识,加强自身基础能力的建设。积极参加学校的各类活动,遇到问题时及时和老师沟通,从侧面了解相关老师、同学,以及管理阶层的心理,以便日后在工作中能更有效地解决问题。在日常工作中,对于事情的处理,既要做到一丝不苟、一视同仁地面对问题,又要能够灵活地处理各种突发情况。要提升自身职业素养,在工作中不断认识自我、提升自我。为了更好落实习近平总书记提出的改革开放、创新创业的指导思想,高校秘书应在力所能及的范围内,积极开展创新创业活动,为中华民族的伟大复兴贡献一份力量。
  四、高校秘书在日常工作中须注意的事项
  高校秘书的主要任务是保证高校日常工作的正常运转,一方面是管理和监督各科目任课教师的教学进度以及完成情况;另一方面,则是帮助各分院院长制订适合学院的教学计划,协调各个教学方案,服务于相关的科任教师以及同学。这就需要高校秘书要与学院领导对接、与学生对接,并做好这中间的桥梁工作。因此,高校秘书在这不同方面的工作中,分别有需要着重注意遵循的要求。
  (一)在与学校领导交接工作时
  高校秘书在日常工作中,要协助校领导制订教学计划,与各个分院院长一起讨论教学目标。而这样的工作以及工作性质,便决定了高校秘书会与校领导经常进行接触,保持一定的距离感并认真完成工作,是高校秘书要遵守的准则之一,要在不越级的情况下,适当放松心情、活跃气氛,运用恰当的语言与方式,制订出合理的教学计划。
  (二)在与学生对接上级政策时
  学院往往会在不固定的时间根据自己的发展情况下达不同的政策,而高校秘书在对学生传达校领导指令或教学计划时,既要把教学计划准确、一丝不苟地传达给学生,又要注意自身与学生的关系,在与学生做朋友的同时,也要把握好分寸。用一颗炽热的心做好自己的本职工作,严格遵守学校的各项规章制度,保守学校的教学机密。在工作之余,也要收集学生对学校提出的各个方面的建议,并对所收集到的问题进行归类(如对学校规章制度的合理性建议以及学校教学设施的完善等)及时反映给相关分院领导以及学校的维修人员。
  (三)在学院与学生之间建立沟通时
  高校秘书是学生与学院之间沟通的重要桥梁,因此,设立建议箱,定期对学生提出的建议进行整理、分类,将其中合理的、可行的建议报告给相应的分院院长以及相应的负责人手中。
  高校秘书的工作是艰苦而繁重的,看起来只是一些沟通与传达性质的工作,实际上却蕴藏着数不胜数的学问。上面说的这些还仅仅只是一些规则性质的注意事项,在实际操作中,我们要注意的并不只是这些了。三百六十行,行行出状元,想要做行业的状元,就是要把背后的学问看的透彻,而这其中更深层的东西,往往需要自己体会,当人们真正体会到这些事,才会更加明白这项工作的必要性与重要性。
  五、高校秘书的发展与前景
  (一)高校秘书的发展
  从总体上看,高校秘书的工作很有发展。为贯彻和落实习近平总书记提出的全面建成小康社会的宏伟蓝图,不断提高国民的基本素质,教育部门不断扩招,素质教育也不断被普及,越来越多的学生能够走进大学,在大学里,学习专业知识、提升自身能力。在同学们受到到良好教育的同时,高校肩上的担子也愈发沉重。因此,高校秘书在高校教学管理以及人才输送方面显得至关重要。
  (二)高校秘书的前景
  高校秘书每天面对冗杂而乏味的工作,既要协助各分院院长制订教学计划,又要对学生们的就业问题进行指导。所以,高校秘书要有坚定的政治方向,既要约束自己按规矩处理事情,做到对所有同学一视同仁,又要积极贯彻和落实改革创新的政治方针,将所学的知识应用到社会实践中去,积极鼓励毕业生创业。要以身作则,提升自己的能力,学习新思想,并投入到教育事业中,为国家培养全方位应用型人才。
  结语
  进入21世纪,素质教育不断提高,竞争压力愈演愈烈。高校秘书的工作量也越来越繁重,因此高校改革创新成了迫在切眉的问题。所以,高校秘书应以身作责,在提升自己工作能力的同时,提高自身的沟通能力,具备积极向上的心理素质,并具有优秀的协调组织能力以及改革创新的意识,以身作则贯彻落实党的指导思想,为高校的教学管理以及对社会的人才输送贡献自己的力量。
  参考文献:
  [1]   毛小庆.高等学校教学秘书应具有的素质修养与工作艺术[J].中国科学教育,2005,(5):50-51.
  [2]   李文斌.高校教学秘书在教学管理中的定位与功能[J].陕西铁路工程职业技术学院学报,2007,(5):25-27.
  [3]   杨淑琴.教学秘书工作之我见[J].引进与咨询,2006,(7):86-87.
  [责任编辑   张宇霞]
  收稿日期:2021-01-10
  作者简介:董文颖(1979-),女,辽宁大连人,教学秘书,从事高校秘书工作研究。
其他文献
摘 要:“看病难,看病贵,看病程序复杂”是过去我国人民生病时去医院所面临的主要难题。自2009年新医政正式实施以来,有效地解决了我国医疗体系存在的上述问题,为我国人民看病提供了便捷和高质量的医疗服务,同时也对我国医院内部结构进行了有效的规划和调整。我国医院在新医改下迸发新的发展活力的同时,也面临着财务管理的各类问题和挑战。分析新医改对公立医院财务管理的具体改革要求,对现阶段公立医院财务管理存在的问
摘 要:优秀传统家训承载着中华民族家庭教育的宝贵经验与智慧,历经近两千年积淀与传承,逐渐融入中华民族优秀传统文化之中。优秀传统家训历久弥新,不仅在中国古代社会中发挥着重要作用,在当代依然具有重要的思想政治教育价值。结合马克思主义人与环境关系理论,从思想政治教育微观环境中的家庭环境、学校环境、社区环境三个方面具体分析优秀传统家训的当代价值,即促进思想政治教育微观环境发展的价值。  关键词:思想政治教
独立学院是国家高等教育体系的重要力量.随着民办教育促进法出台,国家对高等教育开始新一轮布局,独立学院转型机遇与挑战并存.在新政策背景下,以广西壮族自治区的独立学院为
摘 要:医院智慧管理是医疗、服务、管理“三位一体”智慧医院建设的重要组成部分。为落实《关于进一步完善预约诊疗制度加强智慧医院建设的通知》,指导医疗机构科学、规范开展智慧医院建设,提升医院管理精细化、智能化水平,国家卫生健康委发布了《医院智慧管理分级评估标准体系(试行)》(以下简称《标准体系》),供各地推进智慧医院建设时参照使用。基于《标准体系》财务管理相关要求,从医疗收入管理和财务会计、预算管理、
摘 要:在公共服务实现快速发展和基础设施不断完善的过程中,PPP模式得以快速发展,促使企业融资得到了不断优化和升级。建筑行业由于自身特有属性,已成为PPP模式的典型代表。鉴于此,从PPP模式角度出发,详细论述了建筑企业的经营情况和融资潜在的风险,以助力进一步积极改善建筑企业管理方式和经营结构,带动建筑企业实现快速发展。  关键词:PPP模式;融资风险;建筑企业  中图分类号:F426.92;F40
摘 要:随着我国大数据、人工智能、移动互联网、云计算、物联网、区块链等新一代信息技术的发展,会计行业在迭代升级中逐步实现了数字化管理。高等职业教育会计专业人才培养模式迫切需要与时俱进,以适应数字经济时代的人才需求。通过对当前高职院校会计专业人才培养模式存在的主要问题和内在原因进行研究,试图准确定位高职会计人才培养目标和合理设置课程体系,寻求改革和创新高职院校会计专业人才培养模式。  关键字:数字经
摘 要:随着高校教育资源条件的不断优化,各高校在校园环境、基础设施建设、教学环境等方面都取得了相当大的进步,高校的招标采购也成为高校重要的经济活动之一。分析高校招标采购应遵循的目标和原则,剖析实际操作中存在的问题,并针对性地提出改进措施,以期促进高校风清气正环境的形成,确保高校经济工作的廉洁性。  关键词:高校;招标采购;内部控制  中图分类号:G647.5 文献标志码:A 文章编号:1
摘 要:随着5G、AI、大数据、物联网、区块链和云计算等新数字技术的广泛运用,数字革命与能源革命不断推进且逐渐显现出融合趋势。能源与数字革命背景下,电网形态开始向能源互联网转型,电网企业加速向数字化转型。面对数字化浪潮,能源互联网企业如何培育数字化人才成为数字化转型的关键。基于丰田人才培育模式,分析能源互联网企业数字化人才能力特征,提出数字化人才培养的路径。  关键词:数字化;人才培育模式;能源互
摘 要:随着社会经济的不断发展,资源再利用的水平体现着一国的社会发展水平。作为一个国家教育和未来发展的中流砥柱,高校师生在社会可持续发展中起着非常重要的作用。因此,高校师生提升垃圾分类意识和提高垃圾分类效果,非常值得研究。基于对现有的高校垃圾分类工作的现状调查,进行深入分析,然后找出高校现有垃圾分类中存在的问题,并探讨和提出解决问题的合理化建议。  关键词:高校师生;垃圾分类;资源再利用;可持续发
摘 要:近几年,随着全国高校毕业生人数的不断增加,加之就业形势的日趋严峻,“慢就业”现象作为一种新的就业形态日渐凸显。以就业为导向,注重学生专业技术技能训练和职业素质的职业院校中,“慢就业”现象亦逐渐显现。以上海某大专院校为例,对其2020届离校暂未就业毕业生进行调研,分析暂未就业的原因并提出应对策略。  关键词:职业院校;慢就业;原因;应对策略  中图分类号:G717.38 文献标志码:A