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[摘要]档案是人类社会的原始记录。档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。档案工作人员必须极其重视档案收集工作的相关要求。
[关键词]档案 收集工作 要求
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009一、档案收集工作要树立优化的思想
档案收集工作要树立优化馆藏的指导思想，这是档案收集工作的首要任务。档案工作的成就如何，从某种意义上讲，取决于档案材料的数量和质量。档案数量是否充分，质量是否优化，这是衡量档案工作水平的重要标志之一，也是开发档案必不可少的条件。尤其是档案馆，它在学术界的影响，很大程度上取决于馆藏档案的数量及其成分。不断地优化馆藏，始终是档案收集工作的指导思想。优化馆藏，就是根据现有的档案状况，建立数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系。
所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案馆（室）尽量补充档案数量。因为从宏观上讲，我们现有的档案数量与祖国的历史和社会广泛的需要不相适应，与其他一些国家相比，馆藏仍显贫乏，这就需要大力丰富馆藏。
所谓“质量优化”，就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。如果只顾数量，不顾质量，数量再多，也不能算丰富。因此，在增加数量的同时，还要按照一定的标准，从中优选，使档案质量优化。
所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案；不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案，如简牍等古老档案和照片、磁带等现代档案。
所谓“结构合理”就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。既要有一般性的材料，又要有各具特色的材料；既要有宏观的材料，又要有微观的材料；既要有公务活动的档案，又要有私人活动的档案；既要收集档案，又要收集与档案相佐的有关材料，诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等。
二、档案收集工作要正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾
档案形成初期，先由各单位档案室集中管理，然后再由档案馆保存，档案室与档案馆是局部与整体的关系，要防止档案室把档案“占为己有”，不愿向档案馆移交的倾向。同时，也要防止档案馆过早地接收档案，影响各单位对档案利用的情况发生。对于一个单位来说，也同样存在局部与整体的关系。各个业务部门与档案室的关系，就是局部与整体的关系，各业务部门形成的档案，是本单位全部档案的一部分，应由档案室集中统一管理，不能将各自形成的档案分散在本部门保存。若有特殊需要，可以暂时存放在本部门一段时间，但应按档案室的要求管理，由档案室通盘考虑，最终仍集中到档案室去。这样，才能使集中统一管理的原则得到真正的贯彻和执行。
三、档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和系统性
全宗是一个单位档案的有机整体。一个单位形成的档案，应该保持它固有的内在联系，不要分散。这是贯穿于档案工作全过程的一个基本原则。在收集过程中，要坚持把一个单位的档案，全部集中到一个档案馆，而不允许把一个单位的档案分散在不同的档案馆或与其他单位的档案相互混淆，那种把一个单位的档案人为地分割开来的做法是不科学的，也是不能允许的。
四、档案收集工作要注意加强广泛调查
档案收集工作要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便统筹安排，及时收集、加强馆（室）外调查，就是要求档案馆（室）掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的信息。对于档案室来说，要了解本单位工作活动将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档，对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等，区分缓急，有计划地接收进馆。同时，对散失在社会上的零散档案，要广泛调查，一有线索，便跟踪追击。目的就是要收集到更多更好的档案。
五、档案收集工作要加强规章制度和宣传工作
档案收集工作是与外界联系比较密切的一项工作，涉及面广，既要有制度、有标准，又要加强宣传工作。收集工作面向社会，面向本单位各内部机构和业务人员，是一项既有政策性，又有灵活性的工作。要做好这项工作，必须建立严格的制度，规定统一的标准，以保证收集工作顺利进行。比如，一个单位的档案室要制定明确的归档范围，统一案卷质量要求等，使各部门按照规定的标准和要求去做，使每个产生的文件材料，按制度经常不断地归档，移交给档案室集中保存。又比如，档案馆接收各单位档案室的档案，要有明确、统一的接收标准和业务规范，对不符合质量要求的档案，有权责其单位重新整理，以保证档案馆档案的质量。与此同时，档案部门要加强宣传、说服工作、宣传档案集中统一管理的必要性，对那些由于认识不一致，暂时不愿向档案部门移交档案的单位、部门或个人，在制定制度和标准的同时，要尽量采取说服工作。
-5349（2012）12-0087-01
[关键词]档案 收集工作 要求
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009一、档案收集工作要树立优化的思想
档案收集工作要树立优化馆藏的指导思想，这是档案收集工作的首要任务。档案工作的成就如何，从某种意义上讲，取决于档案材料的数量和质量。档案数量是否充分，质量是否优化，这是衡量档案工作水平的重要标志之一，也是开发档案必不可少的条件。尤其是档案馆，它在学术界的影响，很大程度上取决于馆藏档案的数量及其成分。不断地优化馆藏，始终是档案收集工作的指导思想。优化馆藏，就是根据现有的档案状况，建立数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系。
所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案馆（室）尽量补充档案数量。因为从宏观上讲，我们现有的档案数量与祖国的历史和社会广泛的需要不相适应，与其他一些国家相比，馆藏仍显贫乏，这就需要大力丰富馆藏。
所谓“质量优化”，就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。如果只顾数量，不顾质量，数量再多，也不能算丰富。因此，在增加数量的同时，还要按照一定的标准，从中优选，使档案质量优化。
所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案；不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案，如简牍等古老档案和照片、磁带等现代档案。
所谓“结构合理”就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。既要有一般性的材料，又要有各具特色的材料；既要有宏观的材料，又要有微观的材料；既要有公务活动的档案，又要有私人活动的档案；既要收集档案，又要收集与档案相佐的有关材料，诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等。
二、档案收集工作要正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾
档案形成初期，先由各单位档案室集中管理，然后再由档案馆保存，档案室与档案馆是局部与整体的关系，要防止档案室把档案“占为己有”，不愿向档案馆移交的倾向。同时，也要防止档案馆过早地接收档案，影响各单位对档案利用的情况发生。对于一个单位来说，也同样存在局部与整体的关系。各个业务部门与档案室的关系，就是局部与整体的关系，各业务部门形成的档案，是本单位全部档案的一部分，应由档案室集中统一管理，不能将各自形成的档案分散在本部门保存。若有特殊需要，可以暂时存放在本部门一段时间，但应按档案室的要求管理，由档案室通盘考虑，最终仍集中到档案室去。这样，才能使集中统一管理的原则得到真正的贯彻和执行。
三、档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和系统性
全宗是一个单位档案的有机整体。一个单位形成的档案，应该保持它固有的内在联系，不要分散。这是贯穿于档案工作全过程的一个基本原则。在收集过程中，要坚持把一个单位的档案，全部集中到一个档案馆，而不允许把一个单位的档案分散在不同的档案馆或与其他单位的档案相互混淆，那种把一个单位的档案人为地分割开来的做法是不科学的，也是不能允许的。
四、档案收集工作要注意加强广泛调查
档案收集工作要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便统筹安排，及时收集、加强馆（室）外调查，就是要求档案馆（室）掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的信息。对于档案室来说，要了解本单位工作活动将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档，对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等，区分缓急，有计划地接收进馆。同时，对散失在社会上的零散档案，要广泛调查，一有线索，便跟踪追击。目的就是要收集到更多更好的档案。
五、档案收集工作要加强规章制度和宣传工作
档案收集工作是与外界联系比较密切的一项工作，涉及面广，既要有制度、有标准，又要加强宣传工作。收集工作面向社会，面向本单位各内部机构和业务人员，是一项既有政策性，又有灵活性的工作。要做好这项工作，必须建立严格的制度，规定统一的标准，以保证收集工作顺利进行。比如，一个单位的档案室要制定明确的归档范围，统一案卷质量要求等，使各部门按照规定的标准和要求去做，使每个产生的文件材料，按制度经常不断地归档，移交给档案室集中保存。又比如，档案馆接收各单位档案室的档案，要有明确、统一的接收标准和业务规范，对不符合质量要求的档案，有权责其单位重新整理，以保证档案馆档案的质量。与此同时，档案部门要加强宣传、说服工作、宣传档案集中统一管理的必要性，对那些由于认识不一致，暂时不愿向档案部门移交档案的单位、部门或个人，在制定制度和标准的同时，要尽量采取说服工作。
-5349（2012）12-0087-01