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中图分类号：F272.9文献标识：A 文章编号：1006-7833(2012)03-000-01
摘要利用计算机技术对人事档案进行信息的组织、存储、利用，实现信息化管理，是人力资源信息规范化管理所要求的，同时也是管理手段科学化、管理方式集约化、信息提供多样化及信息利用即时化的必然要求。
关键词人事档案信息化网络化
干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载，是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作必备条件之一，直接影响到干部管理工作的效率和质量。随着信息时代和电子政务的发展，利用计算机和网络管理干部信息是一种发展大势，将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，提高干部人事档案信息的利用率和使用价值，促使人事档案存放更加规范、系统、长久、安全，查询档案更加方便、快捷。
一、人事档案信息化、网络化管理的作用
1．可全方位向有关部门提供人事信息，快速准确了解员工的自然状况、工作简历、技术职称等信息，改变过去翻查档案的传统方式。
2．档案信息资源可得以共享，提高了工作效率和工作质量，避免重复录入相同的信息而耗费人力、财力和时间，作无谓的重复劳动。
3．人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。
4．建立人事档案信息网络系统，有利于档案资料的查找、储存、利用，使人事档案的管理工作更加安全、方便，迅速，同时也使人事档案信息实现了优质服务的目的。
5．建立和完善信息网络系统，并利用网络的优势连接下一级单位的网络系统，以便在管理、调用、更新、储存及信息互通时，做到迅速、便捷、安全、高效。
二、人事档案信息化、网络化管理中存在的问题
（一）部分人事档案信息内容缺失
人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。干部个人档案信息不全面、不准确、动态更新不及时等管理不规范的问题，甚至存在干部信息间相互矛盾或数据出入较大等问题。
（二）人事档案信息安全性不高
加强档案信息化管理的安全意识信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。作为电子档案载体的计算机具有可重写性，可以随意不留痕迹的进行删改、增补，从而影响信息的真实性，另外由于安全意识不够，往往造成档案信息的泄密，带来巨大的损失。
（三）档案管理人员的业务素质有待提高
近年来，相关部门对档案管理工作进行了细致的安排，确定了档案管理队伍，建立了档案管理规章制度，组织档案管理员进行了培训，档案管理工作走上了规范化、日常化轨道。但由于人事变动及从事工作时间不长，档案管理人员的业务素质距离要求还有一定差距。
三、人事档案信息化、网络化管理的思考
（一）进一步完善人事档案电子信息
由组织人事部门牵头，抽调各级档案管理人员并经过专门的业务培训之后，统一组织，集中处理，共同审核，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部现存档案资料整理输入微机，使干部档案数据化、信息化，再由各单位档案管理人员将本单位全体干部职工的原始电子信息拷贝回去与其本人及原始纸质档案进行核实，从而确保人事档案信息资料统一、规范、科学、缜密。再由用人单位制成电子卡片的形式，形成电子信息档案，以便于人事信息的查阅流转。
（二）建立完善人事档案数据库系统
由用人单位将本单位制作形成的干部电子信息档案交由组织人事部门，再由组织人事部门利用专门的软件和程序录入微机，并对信息的采集、制作、分类、存储等做到规范统一，对本单位人事档案进行统一管理和加密管理。同时，对干部个人信息要实行动态管理和更新，根据干部工作变化情况，对其工资、职级、学历、岗位变动、奖惩、主要实绩等动态信息，适时进行更新，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性，做到干部信息档案由主管部门负责维护更改。
（三）搭建人事档案管理内网操作平台
按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理。
（四）提高人事档案管理人员创新意识
在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。
（五）加强档案信息化管理的安全意识
首先，在人事档案管理中对各种信息资料的密级进行严格界定，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。其次，各部门在系统使用时，应责权分明，既明白各自拥有的权限，又清楚各自所负的责任，并按规定利用档案信息，决不允许违反规定超出涉及内容以外的信息，逐步形成科学有序、规范协调的运行机制。第三，人事档案作为信息源，不可避免地会涉及到个人隐私，防止信息利用与隐私权保护发生冲突至关重要，因此，人事档案信息的利用是有限制的共享行为，在查询档案的同时要注意保护被查者的隐私权，正确解决信息利用与隐私保护的关系。在维护国家利益，社会秩序和保护当事人合法权益的前提下，应按章办事。
摘要利用计算机技术对人事档案进行信息的组织、存储、利用，实现信息化管理，是人力资源信息规范化管理所要求的，同时也是管理手段科学化、管理方式集约化、信息提供多样化及信息利用即时化的必然要求。
关键词人事档案信息化网络化
干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载，是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作必备条件之一，直接影响到干部管理工作的效率和质量。随着信息时代和电子政务的发展，利用计算机和网络管理干部信息是一种发展大势，将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，提高干部人事档案信息的利用率和使用价值，促使人事档案存放更加规范、系统、长久、安全，查询档案更加方便、快捷。
一、人事档案信息化、网络化管理的作用
1．可全方位向有关部门提供人事信息，快速准确了解员工的自然状况、工作简历、技术职称等信息，改变过去翻查档案的传统方式。
2．档案信息资源可得以共享，提高了工作效率和工作质量，避免重复录入相同的信息而耗费人力、财力和时间，作无谓的重复劳动。
3．人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。
4．建立人事档案信息网络系统，有利于档案资料的查找、储存、利用，使人事档案的管理工作更加安全、方便，迅速，同时也使人事档案信息实现了优质服务的目的。
5．建立和完善信息网络系统，并利用网络的优势连接下一级单位的网络系统，以便在管理、调用、更新、储存及信息互通时，做到迅速、便捷、安全、高效。
二、人事档案信息化、网络化管理中存在的问题
（一）部分人事档案信息内容缺失
人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。干部个人档案信息不全面、不准确、动态更新不及时等管理不规范的问题，甚至存在干部信息间相互矛盾或数据出入较大等问题。
（二）人事档案信息安全性不高
加强档案信息化管理的安全意识信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。作为电子档案载体的计算机具有可重写性，可以随意不留痕迹的进行删改、增补，从而影响信息的真实性，另外由于安全意识不够，往往造成档案信息的泄密，带来巨大的损失。
（三）档案管理人员的业务素质有待提高
近年来，相关部门对档案管理工作进行了细致的安排，确定了档案管理队伍，建立了档案管理规章制度，组织档案管理员进行了培训，档案管理工作走上了规范化、日常化轨道。但由于人事变动及从事工作时间不长，档案管理人员的业务素质距离要求还有一定差距。
三、人事档案信息化、网络化管理的思考
（一）进一步完善人事档案电子信息
由组织人事部门牵头，抽调各级档案管理人员并经过专门的业务培训之后，统一组织，集中处理，共同审核，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部现存档案资料整理输入微机，使干部档案数据化、信息化，再由各单位档案管理人员将本单位全体干部职工的原始电子信息拷贝回去与其本人及原始纸质档案进行核实，从而确保人事档案信息资料统一、规范、科学、缜密。再由用人单位制成电子卡片的形式，形成电子信息档案，以便于人事信息的查阅流转。
（二）建立完善人事档案数据库系统
由用人单位将本单位制作形成的干部电子信息档案交由组织人事部门，再由组织人事部门利用专门的软件和程序录入微机，并对信息的采集、制作、分类、存储等做到规范统一，对本单位人事档案进行统一管理和加密管理。同时，对干部个人信息要实行动态管理和更新，根据干部工作变化情况，对其工资、职级、学历、岗位变动、奖惩、主要实绩等动态信息，适时进行更新，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性，做到干部信息档案由主管部门负责维护更改。
（三）搭建人事档案管理内网操作平台
按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理。
（四）提高人事档案管理人员创新意识
在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。
（五）加强档案信息化管理的安全意识
首先，在人事档案管理中对各种信息资料的密级进行严格界定，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。其次，各部门在系统使用时，应责权分明，既明白各自拥有的权限，又清楚各自所负的责任，并按规定利用档案信息，决不允许违反规定超出涉及内容以外的信息，逐步形成科学有序、规范协调的运行机制。第三，人事档案作为信息源，不可避免地会涉及到个人隐私，防止信息利用与隐私权保护发生冲突至关重要，因此，人事档案信息的利用是有限制的共享行为，在查询档案的同时要注意保护被查者的隐私权，正确解决信息利用与隐私保护的关系。在维护国家利益，社会秩序和保护当事人合法权益的前提下，应按章办事。