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【摘要】 高校学生档案管理工作关系到高校的人才培养和大学生综合素质的提高，有着十分重要的地位和作用。要发挥学生档案管理在促进人才培养、社会服务和高校发展中的积极作用，就必须针对高校学生档案管理的现状和弊端，创新学生档案管理工作。
【关键词】 高校 学生档案 管理 现状 对策
【中图分类号】 G47 【文献标识码】 A 【文章编号】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01
1 高校学生档案管理工作存在的问题
1.1 学生档案归档内容程式化，不符合时代发展需求
改革开放以来，计算机网络技术和信息技术都获得了前所未有的进步。传统的高校学生档案管理体制已经远远不能满足时代发展的需要，给当代大学生的档案管理工作带来了诸多不便。第一，传统的档案制定的内容已经不能满足时代发展的需求，记录的信息大多属于无用信息，档案管理人员做的工作大多无实际意义。不仅如此，用人单位和对大学生有用的信息往往没有涉及，这些信息有大学生的学籍信息、录取信息和党团材料等。当大学生毕业工作以后，用人单位往往会在学校调集学生的个人成长档案，他们关注的主要信息是学生的成绩和综合素质等。然而，高校提供的材料往往过于形式化、术语化没有实际的意义，对于用人单位录用人才也缺少参考价值，这就导致大学生的档案失去了预期的价值，缺少现实意义。
1.2 管理手段落后， 效率低下
目前，还有很多高校的学生档案是一种手工输入的方式，缺乏对学生信息统计的具体系统软件。然而，由于大学是一个学生更新速度非常快的场所，人员的变动还具有典型的周期性。传统的手工输入的方式已经无法满足学校发展的需要，浪费了大量的人力和物力。有时候还会因为高校档案管理人员的疏忽导致学生的信息出错，引起不必要的麻烦。此外，在对学生的个人信息进行查询时，需要一页页的翻阅，无法快速、有效、准确的获取，严重的影响了工作效率。为了适用时代的发展，必须采取必要的措施改善当前高校档案管理面临的难题。
1.3 档案管理脱离学生管理与学生本人情况，管理工作脱离实际，不能充分发挥档案的功能
一般而言，学生的成长档案具有两个非常关键的作用。其一，当学生在学校的时候，学生的档案是学生成长和在学校表现的真实写照。通过学生的档案可以全面而真实的了解到每一位学生的个人信息，这也是老师和辅导员了解学生的主要渠道。此外，学生的成长档案对学生就业也具有重要的参考价值。用人单位可以通过学生的档案信息了解学生在校的表现（奖惩情况），各门学科的课程考试成绩，一些等级证书（如：全国大学英语四六级考试、英语应用能力考试、计算机等级考试、普通话水平测试等）的考试成绩，个人特长和能力等，帮助用人单位正确的选取所需要的人才。当学生准备到行政机关或者继续深造时，学生的表现也是考核的一个重要的指标。众所周知，学生要想进入政府机关一个重要的环节就是政审，只有政审合格后才能被录用。但是，通过对当前高校的档案工作研究发现，学生的档案信息过于形式化、术语化、统一化，体现不了学生的特色与个性。此外，档案的移交工作做得相当欠缺，有些部门将重要的档案放在自己的办公室，根本不交给档案馆保管，有些高校还存在遗失学生档案的情况，没有真正的做好学生的档案管理工作。
2 改进高校学生档案管理工作的对策
2.1 鼓励建设开发，丰富档案内容
要做好高校档案的管理工作，应当赋予高校一定的自由权利，支持高校正确的定位，立足于自己的特色，根据社会的需要以及时代的发展，在建设学校的特色专业，培养专业人才的同时，还要做好学生的档案管理工作，在学生档案管理工作上一方面应当遵守相应的法律法规，另一方面还要深入的探索，打造一个真实、全面、个性的档案信息。
2.2 应用现代科技，拓展档案服务
由于我国教育体制不断的发展、完善，时代的发展对于学生的素质与能力的要求也发生了一系列的变化，传统的手写纸质档案已经不能满足时代发展的需要，计算机网络技术的普及对电子档案的需求也越来越迫切。高校招生和用人单位对学生电子档案的需求也直接促进电子档案的发展。此外，计算机网络技术的发展，信息技术的提高，各种扫描工具的进步，使得电子档案的建立也越来越现实，数据库系统的不断改革进步，各种服务网站的兼容都为学生电子档案的建立提供了可能。同时，电子档案的建立将大大的减轻档案登记和管理的负担，提高员工的工作效率和学生档案信息的利用效率。
2.3 大力开展学生档案的开发利用工作
之所以要进行学生档案信息的开发，是因为建立学生电子档案的需要。同时，这也是高校学生档案管理人员义不容辞的责任。为了降低学生电子档案系统的开发难度，高校档案管理人员可以采取化整为零的方式，根据学生的零散信息进行归类，然后分类存储管理。这种分类的管理方式，一方面大大的提高了电子档案建立的效率，另一方面也方便了学生以及其他相关人员对学生档案的查询与导出。研究表明，一个完善的学生档案管理能够为学校开展教学活动、培养学生提供重要的参考和辅助作用。由于学生的档案一般涉及到学生在大学里的表现，这种表现是一种综合性的表现，不仅仅涉及到学生的文化成绩，还包含了学生的个人成长和能力，参加的比赛和荣誉，以及受到的奖惩等相关信息。档案管理人员应当深入学生的日常生活，了解学生的动态信息。学生的档案信息还具有重要的作用。例如，将学生的奖惩情况反馈给班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班级的管理工作；将学生的成绩反馈给任课老师，有利于老师了解学生的基础，以便更加具有针对性的开展教学工作，提高教学的实际效果。此外，将学生的奖惩情况反馈给辅导员，还有助于其做好年终的学生考核工作，提高工作的效率，不仅如此，还保证了考核工作的公平性。当然，学生档案的建立还可以反映出学生的思想道德素质，充分的发挥榜样的力量带动学生的整体进步。比如，高校档案管理人员可以将获得国家励志奖学金、省市级奖项的同学事迹进行广泛宣传，让更多的学生学习他们的事迹，促进学生整体素质的提高。
参考文献
[1] 丘如华.强化高校学生档案管理的思考[J].广西社会科学，2009（08）.
[2] 赵滟.大学生档案意识现状分析及其对策研究[J].云南档案，2008（03）.
【关键词】 高校 学生档案 管理 现状 对策
【中图分类号】 G47 【文献标识码】 A 【文章编号】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01
1 高校学生档案管理工作存在的问题
1.1 学生档案归档内容程式化，不符合时代发展需求
改革开放以来，计算机网络技术和信息技术都获得了前所未有的进步。传统的高校学生档案管理体制已经远远不能满足时代发展的需要，给当代大学生的档案管理工作带来了诸多不便。第一，传统的档案制定的内容已经不能满足时代发展的需求，记录的信息大多属于无用信息，档案管理人员做的工作大多无实际意义。不仅如此，用人单位和对大学生有用的信息往往没有涉及，这些信息有大学生的学籍信息、录取信息和党团材料等。当大学生毕业工作以后，用人单位往往会在学校调集学生的个人成长档案，他们关注的主要信息是学生的成绩和综合素质等。然而，高校提供的材料往往过于形式化、术语化没有实际的意义，对于用人单位录用人才也缺少参考价值，这就导致大学生的档案失去了预期的价值，缺少现实意义。
1.2 管理手段落后， 效率低下
目前，还有很多高校的学生档案是一种手工输入的方式，缺乏对学生信息统计的具体系统软件。然而，由于大学是一个学生更新速度非常快的场所，人员的变动还具有典型的周期性。传统的手工输入的方式已经无法满足学校发展的需要，浪费了大量的人力和物力。有时候还会因为高校档案管理人员的疏忽导致学生的信息出错，引起不必要的麻烦。此外，在对学生的个人信息进行查询时，需要一页页的翻阅，无法快速、有效、准确的获取，严重的影响了工作效率。为了适用时代的发展，必须采取必要的措施改善当前高校档案管理面临的难题。
1.3 档案管理脱离学生管理与学生本人情况，管理工作脱离实际，不能充分发挥档案的功能
一般而言，学生的成长档案具有两个非常关键的作用。其一，当学生在学校的时候，学生的档案是学生成长和在学校表现的真实写照。通过学生的档案可以全面而真实的了解到每一位学生的个人信息，这也是老师和辅导员了解学生的主要渠道。此外，学生的成长档案对学生就业也具有重要的参考价值。用人单位可以通过学生的档案信息了解学生在校的表现（奖惩情况），各门学科的课程考试成绩，一些等级证书（如：全国大学英语四六级考试、英语应用能力考试、计算机等级考试、普通话水平测试等）的考试成绩，个人特长和能力等，帮助用人单位正确的选取所需要的人才。当学生准备到行政机关或者继续深造时，学生的表现也是考核的一个重要的指标。众所周知，学生要想进入政府机关一个重要的环节就是政审，只有政审合格后才能被录用。但是，通过对当前高校的档案工作研究发现，学生的档案信息过于形式化、术语化、统一化，体现不了学生的特色与个性。此外，档案的移交工作做得相当欠缺，有些部门将重要的档案放在自己的办公室，根本不交给档案馆保管，有些高校还存在遗失学生档案的情况，没有真正的做好学生的档案管理工作。
2 改进高校学生档案管理工作的对策
2.1 鼓励建设开发，丰富档案内容
要做好高校档案的管理工作，应当赋予高校一定的自由权利，支持高校正确的定位，立足于自己的特色，根据社会的需要以及时代的发展，在建设学校的特色专业，培养专业人才的同时，还要做好学生的档案管理工作，在学生档案管理工作上一方面应当遵守相应的法律法规，另一方面还要深入的探索，打造一个真实、全面、个性的档案信息。
2.2 应用现代科技，拓展档案服务
由于我国教育体制不断的发展、完善，时代的发展对于学生的素质与能力的要求也发生了一系列的变化，传统的手写纸质档案已经不能满足时代发展的需要，计算机网络技术的普及对电子档案的需求也越来越迫切。高校招生和用人单位对学生电子档案的需求也直接促进电子档案的发展。此外，计算机网络技术的发展，信息技术的提高，各种扫描工具的进步，使得电子档案的建立也越来越现实，数据库系统的不断改革进步，各种服务网站的兼容都为学生电子档案的建立提供了可能。同时，电子档案的建立将大大的减轻档案登记和管理的负担，提高员工的工作效率和学生档案信息的利用效率。
2.3 大力开展学生档案的开发利用工作
之所以要进行学生档案信息的开发，是因为建立学生电子档案的需要。同时，这也是高校学生档案管理人员义不容辞的责任。为了降低学生电子档案系统的开发难度，高校档案管理人员可以采取化整为零的方式，根据学生的零散信息进行归类，然后分类存储管理。这种分类的管理方式，一方面大大的提高了电子档案建立的效率，另一方面也方便了学生以及其他相关人员对学生档案的查询与导出。研究表明，一个完善的学生档案管理能够为学校开展教学活动、培养学生提供重要的参考和辅助作用。由于学生的档案一般涉及到学生在大学里的表现，这种表现是一种综合性的表现，不仅仅涉及到学生的文化成绩，还包含了学生的个人成长和能力，参加的比赛和荣誉，以及受到的奖惩等相关信息。档案管理人员应当深入学生的日常生活，了解学生的动态信息。学生的档案信息还具有重要的作用。例如，将学生的奖惩情况反馈给班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班级的管理工作；将学生的成绩反馈给任课老师，有利于老师了解学生的基础，以便更加具有针对性的开展教学工作，提高教学的实际效果。此外，将学生的奖惩情况反馈给辅导员，还有助于其做好年终的学生考核工作，提高工作的效率，不仅如此，还保证了考核工作的公平性。当然，学生档案的建立还可以反映出学生的思想道德素质，充分的发挥榜样的力量带动学生的整体进步。比如，高校档案管理人员可以将获得国家励志奖学金、省市级奖项的同学事迹进行广泛宣传，让更多的学生学习他们的事迹，促进学生整体素质的提高。
参考文献
[1] 丘如华.强化高校学生档案管理的思考[J].广西社会科学，2009（08）.
[2] 赵滟.大学生档案意识现状分析及其对策研究[J].云南档案，2008（03）.