论文部分内容阅读
摘 要：电子文件档案化管理是档案事业发展的必然选择，具有重要意义。本文首先对中电子档案化管理的重要性进行了分析，其次对电子档案化管理与传统档案管理之间的区别进行了介绍，最后对电子文件档案化管理措施进行了探讨，希望能够为我国档案事业的发展提供借鉴。
关键词：电子文件；档案化管理；重要性；措施
电子文件档案化管理与传统的档案管理有很大的区别，既有优势，也有劣势，优势主要表现在归档时间比较随意，能够最大程度的提高档案资源的利用效率，并且对重要档案文件的保护具有积极的意义，而劣势就是无法保证电子档案的真实性与完整性，因此电子文件档案化管理必须要解决这个问题。
一、电子文件档案化管理的重要性
电子文件实现档案化管理之后，具有非常重要的意义，具体体现如下：
1、有助于实现档案信息化建设，尤其是在基础设施方面。现阶段，虽然我国大部分档案管理已经实现了信息化，但是还有一些档案管理部门并没有实现或者只是部分实现，因此并不利于我国档案信息化体系的构建。但是如果电子文件实现档案化管理之后，各个档案管理部门会更换传统的基础设施，使得基础设施逐步的实现信息化，这就大大提高了计算机管理档案的发展。
2、有助于档案信息资源的全面建设。电子文件档案化管理之后，档案信息资源会进行集中的管理，而某些非纸质的档案资源，档案管理部门也会通过先进的手段加以储存。这样档案管理部门的信息资源会更加的丰富，管理也会更加的有序，这对档案信息资源的充分利用也有积极的作用。现如今，我国正处于档案信息资源全面建设的关键性阶段，电子文件档案化管理可以说是一种助力，能够加快档案信息资源建设进程。
3、有助于提高我国档案管理的整体水平。不得不承认，现如今，我国的档案管理人员的水平并不高，这主要是由于管理人员长期使用传统的档案管理方式，思维一时无法转变，再加之，某些档案管理单位不够重视，并没有聘请专业的管理人士，也没有对老员工进行培训，所以整体水平并不高，有很多管理人员并不会操作先进的设备，这使得当地的档案管理十分落后，而这一落后的管理形式，影响了档案资源的利用，更不利于我国档案事业的发展。电子文件档案化管理之后，档案管理人员为了不被时代淘汰，必然会努力学习新的管理知识，学习操作先进的基础设备，久而久之，我国的档案管理水平必然会提高。
二、电子文件档案化管理与传统档案的差别
1、归档时间存在着差别
电子文件档案化管理的归档时间比较随意，档案管理人员可以在结案的时候选择一个时间归档，也可以固定某一天进行归档。电子文件形成部门借助计算机网络直接当电子文件传给档案管理部门，同时使用电子数码签名完成认证，档案部门管理人员做好接受工作，对档案进行分类，同时设置访问限制等级，以便使用者能够顺利的查询找到。这种随时归档的方式，把不仅能够防止文件漏归档，也可能体现出电子档案的优势，即方便快捷。最为重要的是能够防止档案流失，或者受到外界自然条件的侵害。但是传统档案归档时间比较固定，如果没有按时归档，档案很有可能就会流失。
2、归档方式存在着差别
因为电子文件档案化管理主要應用的是电子编码技术，这种技术虽然方便快捷，但是对档案可以进行任意的修改，不会留下任何的痕迹，而且载体不能固定，有些非常重要的原始信息也能够更改，所以电子文件的原始性难以保证。为此，电子档案生成的每一个环节都需要信息认证、身份验证，并且进行加密保护，以此保证电子档案原始性与真实性。相比较而言，传统档案的归档方式并不复杂，因为纸质档案如果出现更改会非常容易发现。
3、保管方式差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
三、电子文件档案化管理措施
一要重实践。，我国档案界蓬勃开展了电子文件管理的理论研究，取得了丰硕的成果。然而，相对于理论发展，实践滞后以及理论与实践脱节的问题仍比较突出：不少研究成果经过鉴定后束之高阁；不少档案或相关信息管理人员对电子文件的认识还比较肤浅；不少单位电子文件管理工作还未真正起步。实践的滞后必将制约理论的发展。因此，当务之急要做好理论知识的普及传播和研究成果的推广应用工作，并不断总结、推广先进单位的经验，使理论和实践的发展形成良性互动的关系。
二要顾实情。目前我国档案界计算机软硬件技术的先进和普及程度并不落后于发达国家。然而，信息资源管理很难实现跨越！我国在电子政务、电子商务建设中已经形成了“孤岛现象”———信息难以互通互联；“沙滩现象”———基础工作薄弱；“鸿沟现象”———对信息资源的占有“贫富”不均，这些现象正严重地制约着我国信息化整体水平的提升和综合效益的发挥，并在档案信息化中有不同程度的反映。因此，我们在学习国外先进经验时务必充分考虑中国的国情、“档”情，不能盲目地追求“高起点”、“高水平”和所谓的“一步到位”。要认真学习国外相关规划、标准、教育和信息资源建设先行的成功经验，扎扎实实从基础工作做起，将总目标分步实施，稳步推进信息化。然而，也不排除借鉴国外先进的方法和技术，利用我国社会制度的优越性，集中国家力量攻关，在关键的领域，实现重大的突破。
三要出实招。要选择好发展的突破口。当前我国电子政务建设蓬勃发展，档案部门参与电子政务信息资源管理是利民、利政、利档的实事工程，即有利于政务信息公开，有利于电子政务建设，有利于档案事业发展。然而，由于管理职能条块分割等历史原因，档案部门实际上很难做到“参与”。为此迫切需要从机制和法制上突破，将电子文件的前端控制和归档管理的要求纳入我国电子政务建设的总体规划、制度、规范和有关部门的工作职责中去，使档案部门真正掌握归档电子文件信息资源的控制权。
四、结语
综上所述，可知实现电子文件档案化管理十分重要，这对我国档案事业的未来发展起着重要的作用，但是需要在管理的过程中，注意安全性问题，同时培养一批专业的档案管理人才。
参考文献：
[1] 林伶. 电子文件的档案化管理[J]. 四川劳动保障. 2004（11）
[2] 杨俊霞. 煤炭企业电子文件档案保护的问题及对策[J]. 档案管理. 2006（04）
[3] 卫琰. 园林电子文件档案化管理存在的问题与措施[J]. 中国城市经济. 2011（11）
[4] 孙晓宇. 电子文件档案管理的几个问题[J]. 办公室业务. 2012（05）
[5] 洪艳芳. 电子文件档案化管理探析[J]. 中国检验检疫. 2012（05）
关键词：电子文件；档案化管理；重要性；措施
电子文件档案化管理与传统的档案管理有很大的区别，既有优势，也有劣势，优势主要表现在归档时间比较随意，能够最大程度的提高档案资源的利用效率，并且对重要档案文件的保护具有积极的意义，而劣势就是无法保证电子档案的真实性与完整性，因此电子文件档案化管理必须要解决这个问题。
一、电子文件档案化管理的重要性
电子文件实现档案化管理之后，具有非常重要的意义，具体体现如下：
1、有助于实现档案信息化建设，尤其是在基础设施方面。现阶段，虽然我国大部分档案管理已经实现了信息化，但是还有一些档案管理部门并没有实现或者只是部分实现，因此并不利于我国档案信息化体系的构建。但是如果电子文件实现档案化管理之后，各个档案管理部门会更换传统的基础设施，使得基础设施逐步的实现信息化，这就大大提高了计算机管理档案的发展。
2、有助于档案信息资源的全面建设。电子文件档案化管理之后，档案信息资源会进行集中的管理，而某些非纸质的档案资源，档案管理部门也会通过先进的手段加以储存。这样档案管理部门的信息资源会更加的丰富，管理也会更加的有序，这对档案信息资源的充分利用也有积极的作用。现如今，我国正处于档案信息资源全面建设的关键性阶段，电子文件档案化管理可以说是一种助力，能够加快档案信息资源建设进程。
3、有助于提高我国档案管理的整体水平。不得不承认，现如今，我国的档案管理人员的水平并不高，这主要是由于管理人员长期使用传统的档案管理方式，思维一时无法转变，再加之，某些档案管理单位不够重视，并没有聘请专业的管理人士，也没有对老员工进行培训，所以整体水平并不高，有很多管理人员并不会操作先进的设备，这使得当地的档案管理十分落后，而这一落后的管理形式，影响了档案资源的利用，更不利于我国档案事业的发展。电子文件档案化管理之后，档案管理人员为了不被时代淘汰，必然会努力学习新的管理知识，学习操作先进的基础设备，久而久之，我国的档案管理水平必然会提高。
二、电子文件档案化管理与传统档案的差别
1、归档时间存在着差别
电子文件档案化管理的归档时间比较随意，档案管理人员可以在结案的时候选择一个时间归档，也可以固定某一天进行归档。电子文件形成部门借助计算机网络直接当电子文件传给档案管理部门，同时使用电子数码签名完成认证，档案部门管理人员做好接受工作，对档案进行分类，同时设置访问限制等级，以便使用者能够顺利的查询找到。这种随时归档的方式，把不仅能够防止文件漏归档，也可能体现出电子档案的优势，即方便快捷。最为重要的是能够防止档案流失，或者受到外界自然条件的侵害。但是传统档案归档时间比较固定，如果没有按时归档，档案很有可能就会流失。
2、归档方式存在着差别
因为电子文件档案化管理主要應用的是电子编码技术，这种技术虽然方便快捷，但是对档案可以进行任意的修改，不会留下任何的痕迹，而且载体不能固定，有些非常重要的原始信息也能够更改，所以电子文件的原始性难以保证。为此，电子档案生成的每一个环节都需要信息认证、身份验证，并且进行加密保护，以此保证电子档案原始性与真实性。相比较而言，传统档案的归档方式并不复杂，因为纸质档案如果出现更改会非常容易发现。
3、保管方式差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
三、电子文件档案化管理措施
一要重实践。，我国档案界蓬勃开展了电子文件管理的理论研究，取得了丰硕的成果。然而，相对于理论发展，实践滞后以及理论与实践脱节的问题仍比较突出：不少研究成果经过鉴定后束之高阁；不少档案或相关信息管理人员对电子文件的认识还比较肤浅；不少单位电子文件管理工作还未真正起步。实践的滞后必将制约理论的发展。因此，当务之急要做好理论知识的普及传播和研究成果的推广应用工作，并不断总结、推广先进单位的经验，使理论和实践的发展形成良性互动的关系。
二要顾实情。目前我国档案界计算机软硬件技术的先进和普及程度并不落后于发达国家。然而，信息资源管理很难实现跨越！我国在电子政务、电子商务建设中已经形成了“孤岛现象”———信息难以互通互联；“沙滩现象”———基础工作薄弱；“鸿沟现象”———对信息资源的占有“贫富”不均，这些现象正严重地制约着我国信息化整体水平的提升和综合效益的发挥，并在档案信息化中有不同程度的反映。因此，我们在学习国外先进经验时务必充分考虑中国的国情、“档”情，不能盲目地追求“高起点”、“高水平”和所谓的“一步到位”。要认真学习国外相关规划、标准、教育和信息资源建设先行的成功经验，扎扎实实从基础工作做起，将总目标分步实施，稳步推进信息化。然而，也不排除借鉴国外先进的方法和技术，利用我国社会制度的优越性，集中国家力量攻关，在关键的领域，实现重大的突破。
三要出实招。要选择好发展的突破口。当前我国电子政务建设蓬勃发展，档案部门参与电子政务信息资源管理是利民、利政、利档的实事工程，即有利于政务信息公开，有利于电子政务建设，有利于档案事业发展。然而，由于管理职能条块分割等历史原因，档案部门实际上很难做到“参与”。为此迫切需要从机制和法制上突破，将电子文件的前端控制和归档管理的要求纳入我国电子政务建设的总体规划、制度、规范和有关部门的工作职责中去，使档案部门真正掌握归档电子文件信息资源的控制权。
四、结语
综上所述，可知实现电子文件档案化管理十分重要，这对我国档案事业的未来发展起着重要的作用，但是需要在管理的过程中，注意安全性问题，同时培养一批专业的档案管理人才。
参考文献：
[1] 林伶. 电子文件的档案化管理[J]. 四川劳动保障. 2004（11）
[2] 杨俊霞. 煤炭企业电子文件档案保护的问题及对策[J]. 档案管理. 2006（04）
[3] 卫琰. 园林电子文件档案化管理存在的问题与措施[J]. 中国城市经济. 2011（11）
[4] 孙晓宇. 电子文件档案管理的几个问题[J]. 办公室业务. 2012（05）
[5] 洪艳芳. 电子文件档案化管理探析[J]. 中国检验检疫. 2012（05）