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[摘 要] 内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,其内容是随着企业的发展而对企业内部进行的强化管理。内部控制问题是近几年来学术界和实务界共同关注的热门话题。本文以力拓窃密案为例,总结该案带给我国企业的深刻启示,论述加强企业内部控制的作用并提出加强企业内部控制建设的具体方法和措施,以期有利于提高企业防范风险的能力。
[关键词] 内部控制;机密;保密意识;监督机制
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 08 . 034
[中图分类号]F272 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)08 - 0089 - 03
一、力拓间谍案事件背景
2009年7月5日,世界第三大矿业公司——力拓集团(RioTintoGroup)上海办事处的4名员工在上海被拘留并接受问讯。中国警方在力拓上海办事处电脑中查获了数十家钢铁企业的大量内部信息。侦查机关经过深入侦查,初步查明胡士泰等4人涉嫌以不正当手段获取我国钢铁企业商业秘密的犯罪事实,触犯我国刑法第219条规定的侵犯商业秘密罪。同时,胡士泰等4人还涉嫌商业贿赂犯罪,遂提请检察机关批准逮捕。与此同时,山东莱芜钢铁集团一位负责船运的管理人士也被拘留,原因是涉嫌受贿和提供机密资料;而另一家国内大型贸易商的一名高管也被有关部门带走,负责铁矿石谈判的组织方中国钢铁工业协会也有多位人士接受了有关部门的“审查”——这场间谍案涉及范围之广让人瞠目结舌。
据悉,涉案人士多是将有关所在钢铁企业或业内重要的机密数据泄露给力拓等铁矿石谈判对手,相当于“出卖”国内铁矿石谈判团队的底线。这些“机密数据”包括原料库存的周转天数、进口矿的平均成本、吨钢单位毛利、生铁的单位消耗等财务数据,此外钢铁企业的生产安排、炼钢配比、采购计划等也属于企业内部资料。业内人士称,对方可以据此推算出我国对铁矿石的需求量,也就是我国对铁矿石的依存度。在谈判的过程中,对方可以依据这些信息来掌控价格。仅仅一两个百分点的价格变化,便事关企业数十亿元、乃至上百亿元的盈亏。有文章称,力拓在华从事间谍活动长达6年,迫使中国钢企多付出7 000多亿元人民币,相当于全国钢铁行业同期利润总和的一倍多。胡士泰等人的行为,毫无疑问,损害了我国整个钢铁行业的经济利益。
力拓“间谍门”使得国内外舆论一片哗然。这说明中国钢铁业的生产经营等商业情报对于真正的猎取者是无机密可言的。
7月15日,商务部国际贸易经济合作研究院梅新育博士在接受媒体采访时指出,类似力拓窃密案的情况在我国相当多,窃取对象既包括战略性先进制造业的机密,也包括一般性产业的机密,以及我国传统手工业的技术机密。近年来的沃尔玛、朗讯、默沙东、德普、立邦漆等案件,已经连续不断地敲响了警钟。
二、“力拓间谍案们”给我们的深刻启示
“力拓间谍案们” 一再警醒我们,混乱的行业管理体制给别有用心的组织或个人以可乘之机,不健全的法律法规助长了这些人的嚣张气焰,松散的企业内部管理制度使企业和行业信息毫无机密可言。必须调整管理体制,健全法律法规,尤其是对企业而言,加强内部控制建设已经迫在眉睫。
三、加强企业内部控制的作用
内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,是一个企业或单位为了维护财产物资的安全,确保会计等重要管理信息的真实和可靠, 保证其管理或者经营活动的经济性、效率性和效果性并遵守有关法规, 而制定和实施相关政策、程序和措施的过程。其内容是随着企业的发展而对企业内部进行的强化管理。内部控制包括内部管理控制和内部会计控制,在企业管理中二者互为补充,不可偏废。
加强企业内部控制的作用主要有:第一,能够监督制度执行者的行为;第二,能有效防范风险,保护投资者的利益;第三,能全力推进内部控制国家化。
从国外的情况来看,内部控制制度的建立,大多是一种外部力量推动的结果,从内部控制制度的受益对象来看,并不仅仅局限于企业内部,还包括其他的利益相关者,如外部股东、债权人、政府等。当前,企业应当根据相关法律制度, 建立起一整套内部控制制度。具体而言, 就是要根据不兼容权限必须分离原则、相互制约原则、安全保密原则、内部防范原则,加强和完善对企业各部门和人员的管理和控制, 包括组织机构的设置、责任划分、监督管理、档案管理等。
四、加强企业内部控制建设的具体措施
1. 全员培训,提高员工的风险防范意识
事实上,世界各国的企业从竞争对手那里获取有价值情报的活动从来没有停止过。英国《金融时报》曾报道说,日本公司的所有雇员都要定期接受相关训练,让他们时刻把眼睛睁得大大的,把耳朵竖得高高的。日本企业窃取中国商业秘密的例子也不在少数,比如中国景泰蓝工艺、宣纸工艺等早已被日本企业盯上,并让中国相关产业付出了极为惨痛的代价。
长期以来,我国的企业员工风险意识普遍薄弱这是不争的事实。很多企业有价值的信息,往往通过一两次交流会甚至是一次普通的商业宴会就无意识地泄露出去。要改变这一现状,企业必须对组织内所有员工,分梯队地进行定期的风险知识和防范意识培训,结合企业实际,运用实证或案例分析等方法,分析短期利益和长期利益的关系,强调内部控制的重要性,让企业员工明确知道该做什么,不该做什么,时刻提高风险防范意识。同时,企业更应注重研究内部控制制度的弹性设计,设计者应根据企业经营范围、企业文化、行业和自身的科技水平等方面的变化,不断调整和完善内部控制系统,形成一种实时的风险预警与协调控制的企业人文环境。
2. 强化领导和关键部门人员的保密意识,加强反腐倡廉教育
力拓案中被窃取的“机密数据”包括几十家钢企原料库存的周转天数、进口矿的平均成本、吨钢单位毛利、生铁的单位消耗等财务数据,以及钢铁企业的生产安排、炼钢配比、采购计划等企业重要的内部资料。而在一家大型国企中,能接触如此机密资料的不超过10人。胡士泰等人就是通过企业调研、信息交流、人脉沟通、贿赂和拉拢腐蚀等手段,从企业领导和关键部门管理人员手中轻易获取这些资料的。
从力拓案来看,外国公司公关手段中,钱、名、利、色四管齐下,无处不在,无所不含。境外利益集团经常聘请一些部门领导与职员做咨询師,或者以课题经费的名义,将钱财赠予有关部委研究机构与学者,通过这样的方式对中国相关部门决策和立法施加影响。此外,还有一些司空见惯的手段,如安排出国观光、子女境外就读、协助转移资产等。不过最有效的手段莫过于“美色”,商海中的美女与美男间谍最为抢手,总是无坚不摧。
由此不难看出,这些间谍行为往往跟政府官员、企业高管的腐败牵涉在一起。因此,加强关键部门管理人员的保密教育和反腐教育不可轻视,要从源头上防止企业管理信息外泄。
3. 建立健全相关法律法规,进一步完善企业内部控制制度
目前,我国没有一部专门的经济安全法。与发达国家相比,我国也没有一个统一、有力的协调机构,相关的人力、物力、财力投入也远远不够。但是最关键的,中国并不是缺少关于商业秘密的法律,而是缺乏保护商业秘密的意识。《刑法》中就有侵犯商业秘密的相关条文,而且规定得已经比较细致,其他像《反不正当竞争法》等里面也有。当然,专门的《经济安全法》和《商业秘密保护法》的建立也是刻不容缓。而企业要防范商业秘密被侵犯或被泄露,应当根据行业和自身特点,建立一套完整的商业秘密保护体系,进一步完善内部控制制度。尤其是在网络普及、管理信息化、电算化的社会背景下,企业更要采取严密措施加以防范。可以采取以下具体措施:
(1)明确界定本企业商业秘密的范围并划分类别和等级。
(2)严格控制使用保密权限。要依法以制度的形式规定每一个岗位的权限范围,尤其是业务主管和关键部门管理人员的保密权限,每个员工都不得接触也无权接触自己权限范围以外的各个密级的档案资料。
(3)加强对企业计算机管理系统的保密措施,并建立严格的数据管理制度。企业应当加强对员工的保密教育,特别是对计算机系统的使用者和维护者,确保在管理技术上不出纰漏。同时防止在对外宣传、展览、发表论文、对外报送资料、接待参观或调研、参加科研课题研究时泄露商业秘密。企业还要制定严格的输入、输出、存储、查询、使用企业管理数据应遵守的制度。对企业计算机管理系统的使用要做好操作日志和保留相应记录。对于电算化软件尤其应注意对数据进行修改的审批和监督 ,如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序,并及时予以提示和制止。对财务数据的复制、备份更需要严格管理。总之,为了保护重要的管理信息,企业要制定完备的规章制度并严格实施。
(4)增设专门的知识产权保护部门,突出保密机构的地位。企业可以根据需要指定专人负责商业秘密的认定、保护措施的制订和实施等工作,对企业所有的保密信息的保护情况进行监控,对任何危及企业商业秘密安全的事态进行控制和应急处理。在必要时,可以成立专门的保密部门,并制定企业员工泄露商业机密的处罚条款,直接向总经理负责。
(5)建立财务等重要管理信息的档案管理制度。主要指打印输出的各种账簿、报表、凭证等重要管理信息,存储的财务数据和计算机程序的软盘及其他存储介质的管理。企业管理信息系统开发、运行中的各种文档及会计资料的存档、安全保管和保密工作是档案管理的重要内容,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,主要包括: 存档的手续必须有业务主管和系统管理员的签章才能存档保管;各种安全保证措施,如备份胶片应贴上保护标签存放在安全、潔净、防潮的地方;采用磁性介质保存的档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使档案丢失等。
4. 建立完备的专业技术人才流动约束机制
力拓案中,除了胡士泰等人通过收买中国钢铁生产单位内部人员和派遣公司内部人员到全国各地钢厂调研外,力拓还从全国各大钢厂和政府部门高薪“挖”来政府公关人员、中国钢铁专家、中国矿业专家等“专业人才”。其实,力拓公司不仅挖人,更重要的是挖技术,挖商业秘密,这是心照不宣的事情。因此,在人才流动与商业秘密保护的利益冲突中,我国企业界应该提高自我防范能力,建立完备的专业技术人才流动约束机制,做到既能留住人才,又能吸引人才。目前世界各国较为通行的做法是创立和完善竞业禁止制度,保护雇主和雇员双方的利益相对平衡,这一做法我们可以借鉴。
5. 发挥内部监督和外部监督的结合机制
中国民间经济分析机构安邦集团提供的一组数据显示:近10年来,跨国公司在华行贿案件一直呈上升趋势,在中国调查的50万件腐败案件中,六成多与国际贸易和外商有关。因此,要想更好地解决这个问题,必须采取内部监督与外部监督相结合的方式。
首先,企业要认真落实内部控制制度,严格执行内部牵制制度,做好部门间监督控制和岗位间监督控制,强化内部审计部门和信息安全管理部门的管理职能。
其次,企业在充分利用法律法规加强保护之外,还需要鼓励新闻媒体、社会大众以及其他各类组织机构,对跨国公司、相关涉外团体与个人的行为进行监督。同时,应当本着“管住政府,放开民间”原则,约束和规范各种研究机构与学者在政策咨询、课题研究和学术交流等方面的不当行为。
此外,企业还要考虑到领导干部子女亲属的因素,应该强化高级领导干部财产与子女亲属就业的申报、登记与公示制度,敦促政府高级干部和企业高管以身作则,身体力行,管好自己的子女亲属。
主要参考文献
[1] 黄金丰. 浅谈会计电算化信息系统内部控制[J]. 财会通讯:理财版,2007(8).
[2] 赵青华. 会计信息化环境下的企业内部控制探讨[J]. 中国管理信息化:会计版,.2007(10).
[关键词] 内部控制;机密;保密意识;监督机制
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 08 . 034
[中图分类号]F272 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)08 - 0089 - 03
一、力拓间谍案事件背景
2009年7月5日,世界第三大矿业公司——力拓集团(RioTintoGroup)上海办事处的4名员工在上海被拘留并接受问讯。中国警方在力拓上海办事处电脑中查获了数十家钢铁企业的大量内部信息。侦查机关经过深入侦查,初步查明胡士泰等4人涉嫌以不正当手段获取我国钢铁企业商业秘密的犯罪事实,触犯我国刑法第219条规定的侵犯商业秘密罪。同时,胡士泰等4人还涉嫌商业贿赂犯罪,遂提请检察机关批准逮捕。与此同时,山东莱芜钢铁集团一位负责船运的管理人士也被拘留,原因是涉嫌受贿和提供机密资料;而另一家国内大型贸易商的一名高管也被有关部门带走,负责铁矿石谈判的组织方中国钢铁工业协会也有多位人士接受了有关部门的“审查”——这场间谍案涉及范围之广让人瞠目结舌。
据悉,涉案人士多是将有关所在钢铁企业或业内重要的机密数据泄露给力拓等铁矿石谈判对手,相当于“出卖”国内铁矿石谈判团队的底线。这些“机密数据”包括原料库存的周转天数、进口矿的平均成本、吨钢单位毛利、生铁的单位消耗等财务数据,此外钢铁企业的生产安排、炼钢配比、采购计划等也属于企业内部资料。业内人士称,对方可以据此推算出我国对铁矿石的需求量,也就是我国对铁矿石的依存度。在谈判的过程中,对方可以依据这些信息来掌控价格。仅仅一两个百分点的价格变化,便事关企业数十亿元、乃至上百亿元的盈亏。有文章称,力拓在华从事间谍活动长达6年,迫使中国钢企多付出7 000多亿元人民币,相当于全国钢铁行业同期利润总和的一倍多。胡士泰等人的行为,毫无疑问,损害了我国整个钢铁行业的经济利益。
力拓“间谍门”使得国内外舆论一片哗然。这说明中国钢铁业的生产经营等商业情报对于真正的猎取者是无机密可言的。
7月15日,商务部国际贸易经济合作研究院梅新育博士在接受媒体采访时指出,类似力拓窃密案的情况在我国相当多,窃取对象既包括战略性先进制造业的机密,也包括一般性产业的机密,以及我国传统手工业的技术机密。近年来的沃尔玛、朗讯、默沙东、德普、立邦漆等案件,已经连续不断地敲响了警钟。
二、“力拓间谍案们”给我们的深刻启示
“力拓间谍案们” 一再警醒我们,混乱的行业管理体制给别有用心的组织或个人以可乘之机,不健全的法律法规助长了这些人的嚣张气焰,松散的企业内部管理制度使企业和行业信息毫无机密可言。必须调整管理体制,健全法律法规,尤其是对企业而言,加强内部控制建设已经迫在眉睫。
三、加强企业内部控制的作用
内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,是一个企业或单位为了维护财产物资的安全,确保会计等重要管理信息的真实和可靠, 保证其管理或者经营活动的经济性、效率性和效果性并遵守有关法规, 而制定和实施相关政策、程序和措施的过程。其内容是随着企业的发展而对企业内部进行的强化管理。内部控制包括内部管理控制和内部会计控制,在企业管理中二者互为补充,不可偏废。
加强企业内部控制的作用主要有:第一,能够监督制度执行者的行为;第二,能有效防范风险,保护投资者的利益;第三,能全力推进内部控制国家化。
从国外的情况来看,内部控制制度的建立,大多是一种外部力量推动的结果,从内部控制制度的受益对象来看,并不仅仅局限于企业内部,还包括其他的利益相关者,如外部股东、债权人、政府等。当前,企业应当根据相关法律制度, 建立起一整套内部控制制度。具体而言, 就是要根据不兼容权限必须分离原则、相互制约原则、安全保密原则、内部防范原则,加强和完善对企业各部门和人员的管理和控制, 包括组织机构的设置、责任划分、监督管理、档案管理等。
四、加强企业内部控制建设的具体措施
1. 全员培训,提高员工的风险防范意识
事实上,世界各国的企业从竞争对手那里获取有价值情报的活动从来没有停止过。英国《金融时报》曾报道说,日本公司的所有雇员都要定期接受相关训练,让他们时刻把眼睛睁得大大的,把耳朵竖得高高的。日本企业窃取中国商业秘密的例子也不在少数,比如中国景泰蓝工艺、宣纸工艺等早已被日本企业盯上,并让中国相关产业付出了极为惨痛的代价。
长期以来,我国的企业员工风险意识普遍薄弱这是不争的事实。很多企业有价值的信息,往往通过一两次交流会甚至是一次普通的商业宴会就无意识地泄露出去。要改变这一现状,企业必须对组织内所有员工,分梯队地进行定期的风险知识和防范意识培训,结合企业实际,运用实证或案例分析等方法,分析短期利益和长期利益的关系,强调内部控制的重要性,让企业员工明确知道该做什么,不该做什么,时刻提高风险防范意识。同时,企业更应注重研究内部控制制度的弹性设计,设计者应根据企业经营范围、企业文化、行业和自身的科技水平等方面的变化,不断调整和完善内部控制系统,形成一种实时的风险预警与协调控制的企业人文环境。
2. 强化领导和关键部门人员的保密意识,加强反腐倡廉教育
力拓案中被窃取的“机密数据”包括几十家钢企原料库存的周转天数、进口矿的平均成本、吨钢单位毛利、生铁的单位消耗等财务数据,以及钢铁企业的生产安排、炼钢配比、采购计划等企业重要的内部资料。而在一家大型国企中,能接触如此机密资料的不超过10人。胡士泰等人就是通过企业调研、信息交流、人脉沟通、贿赂和拉拢腐蚀等手段,从企业领导和关键部门管理人员手中轻易获取这些资料的。
从力拓案来看,外国公司公关手段中,钱、名、利、色四管齐下,无处不在,无所不含。境外利益集团经常聘请一些部门领导与职员做咨询師,或者以课题经费的名义,将钱财赠予有关部委研究机构与学者,通过这样的方式对中国相关部门决策和立法施加影响。此外,还有一些司空见惯的手段,如安排出国观光、子女境外就读、协助转移资产等。不过最有效的手段莫过于“美色”,商海中的美女与美男间谍最为抢手,总是无坚不摧。
由此不难看出,这些间谍行为往往跟政府官员、企业高管的腐败牵涉在一起。因此,加强关键部门管理人员的保密教育和反腐教育不可轻视,要从源头上防止企业管理信息外泄。
3. 建立健全相关法律法规,进一步完善企业内部控制制度
目前,我国没有一部专门的经济安全法。与发达国家相比,我国也没有一个统一、有力的协调机构,相关的人力、物力、财力投入也远远不够。但是最关键的,中国并不是缺少关于商业秘密的法律,而是缺乏保护商业秘密的意识。《刑法》中就有侵犯商业秘密的相关条文,而且规定得已经比较细致,其他像《反不正当竞争法》等里面也有。当然,专门的《经济安全法》和《商业秘密保护法》的建立也是刻不容缓。而企业要防范商业秘密被侵犯或被泄露,应当根据行业和自身特点,建立一套完整的商业秘密保护体系,进一步完善内部控制制度。尤其是在网络普及、管理信息化、电算化的社会背景下,企业更要采取严密措施加以防范。可以采取以下具体措施:
(1)明确界定本企业商业秘密的范围并划分类别和等级。
(2)严格控制使用保密权限。要依法以制度的形式规定每一个岗位的权限范围,尤其是业务主管和关键部门管理人员的保密权限,每个员工都不得接触也无权接触自己权限范围以外的各个密级的档案资料。
(3)加强对企业计算机管理系统的保密措施,并建立严格的数据管理制度。企业应当加强对员工的保密教育,特别是对计算机系统的使用者和维护者,确保在管理技术上不出纰漏。同时防止在对外宣传、展览、发表论文、对外报送资料、接待参观或调研、参加科研课题研究时泄露商业秘密。企业还要制定严格的输入、输出、存储、查询、使用企业管理数据应遵守的制度。对企业计算机管理系统的使用要做好操作日志和保留相应记录。对于电算化软件尤其应注意对数据进行修改的审批和监督 ,如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序,并及时予以提示和制止。对财务数据的复制、备份更需要严格管理。总之,为了保护重要的管理信息,企业要制定完备的规章制度并严格实施。
(4)增设专门的知识产权保护部门,突出保密机构的地位。企业可以根据需要指定专人负责商业秘密的认定、保护措施的制订和实施等工作,对企业所有的保密信息的保护情况进行监控,对任何危及企业商业秘密安全的事态进行控制和应急处理。在必要时,可以成立专门的保密部门,并制定企业员工泄露商业机密的处罚条款,直接向总经理负责。
(5)建立财务等重要管理信息的档案管理制度。主要指打印输出的各种账簿、报表、凭证等重要管理信息,存储的财务数据和计算机程序的软盘及其他存储介质的管理。企业管理信息系统开发、运行中的各种文档及会计资料的存档、安全保管和保密工作是档案管理的重要内容,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,主要包括: 存档的手续必须有业务主管和系统管理员的签章才能存档保管;各种安全保证措施,如备份胶片应贴上保护标签存放在安全、潔净、防潮的地方;采用磁性介质保存的档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使档案丢失等。
4. 建立完备的专业技术人才流动约束机制
力拓案中,除了胡士泰等人通过收买中国钢铁生产单位内部人员和派遣公司内部人员到全国各地钢厂调研外,力拓还从全国各大钢厂和政府部门高薪“挖”来政府公关人员、中国钢铁专家、中国矿业专家等“专业人才”。其实,力拓公司不仅挖人,更重要的是挖技术,挖商业秘密,这是心照不宣的事情。因此,在人才流动与商业秘密保护的利益冲突中,我国企业界应该提高自我防范能力,建立完备的专业技术人才流动约束机制,做到既能留住人才,又能吸引人才。目前世界各国较为通行的做法是创立和完善竞业禁止制度,保护雇主和雇员双方的利益相对平衡,这一做法我们可以借鉴。
5. 发挥内部监督和外部监督的结合机制
中国民间经济分析机构安邦集团提供的一组数据显示:近10年来,跨国公司在华行贿案件一直呈上升趋势,在中国调查的50万件腐败案件中,六成多与国际贸易和外商有关。因此,要想更好地解决这个问题,必须采取内部监督与外部监督相结合的方式。
首先,企业要认真落实内部控制制度,严格执行内部牵制制度,做好部门间监督控制和岗位间监督控制,强化内部审计部门和信息安全管理部门的管理职能。
其次,企业在充分利用法律法规加强保护之外,还需要鼓励新闻媒体、社会大众以及其他各类组织机构,对跨国公司、相关涉外团体与个人的行为进行监督。同时,应当本着“管住政府,放开民间”原则,约束和规范各种研究机构与学者在政策咨询、课题研究和学术交流等方面的不当行为。
此外,企业还要考虑到领导干部子女亲属的因素,应该强化高级领导干部财产与子女亲属就业的申报、登记与公示制度,敦促政府高级干部和企业高管以身作则,身体力行,管好自己的子女亲属。
主要参考文献
[1] 黄金丰. 浅谈会计电算化信息系统内部控制[J]. 财会通讯:理财版,2007(8).
[2] 赵青华. 会计信息化环境下的企业内部控制探讨[J]. 中国管理信息化:会计版,.2007(10).