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十年前还不为人所知的Internet，现在已悄然进入档案管理中，十年前被视为神秘之物的电子文件已在办公自动化领域逐渐地推广和应用。办公自动化的逐步实现，既为档案管理现代化提供了有效手段，同时也带来诸多方面问题。笔者就如何充分发挥计算机的优势，全面提高学校档案管理水平谈几点看法：
一、进一步提高档案计算机管理的工作效率
目前许多学校档案工作都已使用计算机进行管理，但他们大多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸质等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是不但没能代替手工管理，而且还增加了手工劳动强度。档案计算机管理只对档案工作内部的编目和检索起局部作用，是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，目的是使计算机能排版和打印出完整案卷目录，以供展示或手工查阅。计算机检索同手工检索并无本质区别，效率并不比手工快多少，也无法替代人工劳动，档案工作计算机辅助管理很可能会变成可有可无的东西，发挥作用不大。另外档案工作计算机辅助管理不同外界发生联系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体，因此档案工作计算机辅助管理也失去了外在的动力。
档案计算机辅助管理模式，可以说很难称得上真正意义上的档案工作计算机管理。解决问题的出路就是学校档案部门应尽快加入到校园网络中去，将档案计算机管理系统纳入到校园网络环境下运行的学校管理信息系统中，使之成为其中的一个子系统，才有可能建立真正的学校档案工作计算机管理体系。
二、依托校园网络，建立档案管理信息化
综合性集成管理信息系统为学校档案部门建立了一个真正的梦寐以求的档案计算机管理体系。真正实现文档一体化管理，档案的收集主要通过计算机网络管理来完成。学校档案管理信息系统作为校园网络中一个子系统而存在，使学校各部门均已接通，使档案能及时归档，尽快地提供利用信息。平时各部门文书处理将收文或发文都输入到计算机中，各部门根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并输入处理意见。年终归档时，只需通过校园网再转发一份到档案馆或向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。网上利用的开展，使档案工作进入一个崭新的工作环境和良性循环之中。以往档案人员为档案利用，而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编制工作，现在减少了，连平时查阅工作也将取消，档案人员可以花更多的时间去处理档案数据工作。
由于校园网中各类数据库的建立，使各类归档的数据能非常及时、准确、全面，并为档案信息的利用提供了便捷。因学校档案工作具有其特殊性，校内的管理对象很多。且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的进入、退休与调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按传统管理方法，必须先归档后查阅，如通过网络计算机管理的信息化档案就能随时准确反映当前的情况。由于信息的超时空流动，信息由文件形成部门一次性输入，以全文形式存于网络上，可多次输出，实现档案工作以计算机管理和处理档案数据为核心，而绝大部分手工管理工作将由计算机系统所取代，档案工作人员由“装订工、保管员”角色转为“信息管理员”。
三、提高信息化理念，促进档案管理现代化
由于档案信息化管理与传统档案管理工作相比具有明显的区别，档案信息化将会引发档案管理发生实质性的变化，因而传统的档案管理理念必然受到巨大冲击，必须重新构筑新的管理理念。随着档案管理现代化环境的建立与软件的开发，档案部门不仅要立足于档案信息服务，还要做好知识的引导、转化工作，以便档案工作者在新的环境下获得新的生机。档案馆单干是不行的，档案管理部门要与文件制作部门紧密地联系起来，只有联合一个或数个机构才能处理好电子文件，档案管理人员要走出原来单一狭小的工作环境，走进合作圈、建立新的伙伴关系。今后的档案工作业务建设将不拘泥于一馆一室，而是着眼于组织协调、统筹规划。档案馆之间的界限将模糊，甚至档案馆、图书馆、文献馆和其他信息中心都将连接起来，组成一种基于通信网络之上的信息系统。因而，档案部门的合作外延扩张到整个信息系统与领域，与这些相关部门搞好合作关系，是信息社会的必然趋势。
档案信息化后，过去长期实践中形成的一套较完整的具有中国特色的档案管理理论与方法将会改变。传统档案管理则转变为计算机自动化编目、电子检索、自动标引、自动统计等等。档案工作者还要认清电子档案与纸质档案各自的特点，才能对电子档案提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案的管理理论、方法原封不动地照抄于电子档案，有利于创建电子档案的管理方式、方法和技术，也有利于不盲目地将纸质档案制成电子副本，造成不必要的浪费。这样，才有可能在电子档案大量涌现时．真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务。基于上述因素笔者认为两种载体档案应同时并存，即在电子文件光盘存储的同时还要将一份纸质文件归档，形成新形势下档案管理的新特点。
综上所述，实现档案管理现代化，将会改变我们档案人员的观念和管理方法，促使档案人员更换新的职业角色，惟有如此，才能适应新的形势，经受新的挑战。
（作者单位：江苏省口岸中学）
一、进一步提高档案计算机管理的工作效率
目前许多学校档案工作都已使用计算机进行管理，但他们大多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸质等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是不但没能代替手工管理，而且还增加了手工劳动强度。档案计算机管理只对档案工作内部的编目和检索起局部作用，是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，目的是使计算机能排版和打印出完整案卷目录，以供展示或手工查阅。计算机检索同手工检索并无本质区别，效率并不比手工快多少，也无法替代人工劳动，档案工作计算机辅助管理很可能会变成可有可无的东西，发挥作用不大。另外档案工作计算机辅助管理不同外界发生联系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体，因此档案工作计算机辅助管理也失去了外在的动力。
档案计算机辅助管理模式，可以说很难称得上真正意义上的档案工作计算机管理。解决问题的出路就是学校档案部门应尽快加入到校园网络中去，将档案计算机管理系统纳入到校园网络环境下运行的学校管理信息系统中，使之成为其中的一个子系统，才有可能建立真正的学校档案工作计算机管理体系。
二、依托校园网络，建立档案管理信息化
综合性集成管理信息系统为学校档案部门建立了一个真正的梦寐以求的档案计算机管理体系。真正实现文档一体化管理，档案的收集主要通过计算机网络管理来完成。学校档案管理信息系统作为校园网络中一个子系统而存在，使学校各部门均已接通，使档案能及时归档，尽快地提供利用信息。平时各部门文书处理将收文或发文都输入到计算机中，各部门根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并输入处理意见。年终归档时，只需通过校园网再转发一份到档案馆或向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。网上利用的开展，使档案工作进入一个崭新的工作环境和良性循环之中。以往档案人员为档案利用，而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编制工作，现在减少了，连平时查阅工作也将取消，档案人员可以花更多的时间去处理档案数据工作。
由于校园网中各类数据库的建立，使各类归档的数据能非常及时、准确、全面，并为档案信息的利用提供了便捷。因学校档案工作具有其特殊性，校内的管理对象很多。且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的进入、退休与调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按传统管理方法，必须先归档后查阅，如通过网络计算机管理的信息化档案就能随时准确反映当前的情况。由于信息的超时空流动，信息由文件形成部门一次性输入，以全文形式存于网络上，可多次输出，实现档案工作以计算机管理和处理档案数据为核心，而绝大部分手工管理工作将由计算机系统所取代，档案工作人员由“装订工、保管员”角色转为“信息管理员”。
三、提高信息化理念，促进档案管理现代化
由于档案信息化管理与传统档案管理工作相比具有明显的区别，档案信息化将会引发档案管理发生实质性的变化，因而传统的档案管理理念必然受到巨大冲击，必须重新构筑新的管理理念。随着档案管理现代化环境的建立与软件的开发，档案部门不仅要立足于档案信息服务，还要做好知识的引导、转化工作，以便档案工作者在新的环境下获得新的生机。档案馆单干是不行的，档案管理部门要与文件制作部门紧密地联系起来，只有联合一个或数个机构才能处理好电子文件，档案管理人员要走出原来单一狭小的工作环境，走进合作圈、建立新的伙伴关系。今后的档案工作业务建设将不拘泥于一馆一室，而是着眼于组织协调、统筹规划。档案馆之间的界限将模糊，甚至档案馆、图书馆、文献馆和其他信息中心都将连接起来，组成一种基于通信网络之上的信息系统。因而，档案部门的合作外延扩张到整个信息系统与领域，与这些相关部门搞好合作关系，是信息社会的必然趋势。
档案信息化后，过去长期实践中形成的一套较完整的具有中国特色的档案管理理论与方法将会改变。传统档案管理则转变为计算机自动化编目、电子检索、自动标引、自动统计等等。档案工作者还要认清电子档案与纸质档案各自的特点，才能对电子档案提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案的管理理论、方法原封不动地照抄于电子档案，有利于创建电子档案的管理方式、方法和技术，也有利于不盲目地将纸质档案制成电子副本，造成不必要的浪费。这样，才有可能在电子档案大量涌现时．真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务。基于上述因素笔者认为两种载体档案应同时并存，即在电子文件光盘存储的同时还要将一份纸质文件归档，形成新形势下档案管理的新特点。
综上所述，实现档案管理现代化，将会改变我们档案人员的观念和管理方法，促使档案人员更换新的职业角色，惟有如此，才能适应新的形势，经受新的挑战。
（作者单位：江苏省口岸中学）