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【摘 要】 人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与措施。
【关键词】 人事档案 管理 措施
人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，因此，人事档案起着举足轻重的作用。
1. 人事档案管理工作的重要性
人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，把人事档案管理工作列入重要议事日程，落实工作目标，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平，为人事档案管理工作提供更好的保障和服务。
在现代劳动用工管理过程中，人事档案的作用包括：人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为职工代办申报职称；根据人事档案确定退休年龄；根据人事档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等。
2. 目前人事档案管理中存在的不足
2.1对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人力资源开发中人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中一些领导对人事档案工作不予重视，特别是在人事工作改革不断深入的今天，只重视人事的其它工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。
2.2人事档案室硬件环境设施不齐全。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
2.3人事档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。
2.4人事档案收集工作力度不够。
2.5人事档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并沒有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
3. 完善人事档案管理的措施
3.1提高认识，加强领导。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。历史地全面的看待人事档案，把人事档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，对加强人事档案管理制订了一系列法规政策，体现了对人事档案工作的重视。为此，必须提高领导对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。
3.2收集材料是基础。随着体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。特别是企事业分开后，企事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：一是管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。二是人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。三是认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定，实行统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
3.3加强人事档案管理工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3.4加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而实际情况是，大部分管档专兼职干部70％是新手，业务不熟。建议：一是由组织部门，每2—3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理人事档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。二是配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。人事档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一，内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。
3.5建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为档案管理工作的顺利开展奠定良好基础。
3.6加快现有人事档案目录数据库的建设。人事档案管理工作发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响。
结束语
为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。
参考文献：
[1] 朱玉媛，现代人事档案管理， 2002.
[2] 邓绍兴；陈智为，档案管理学，2001.
[3] 刘桂芬，干部人事档案目标管理探析，2009.
（作者单位：河北经济管理学校）
【关键词】 人事档案 管理 措施
人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，因此，人事档案起着举足轻重的作用。
1. 人事档案管理工作的重要性
人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，把人事档案管理工作列入重要议事日程，落实工作目标，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平，为人事档案管理工作提供更好的保障和服务。
在现代劳动用工管理过程中，人事档案的作用包括：人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为职工代办申报职称；根据人事档案确定退休年龄；根据人事档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等。
2. 目前人事档案管理中存在的不足
2.1对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人力资源开发中人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中一些领导对人事档案工作不予重视，特别是在人事工作改革不断深入的今天，只重视人事的其它工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。
2.2人事档案室硬件环境设施不齐全。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
2.3人事档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。
2.4人事档案收集工作力度不够。
2.5人事档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并沒有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
3. 完善人事档案管理的措施
3.1提高认识，加强领导。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。历史地全面的看待人事档案，把人事档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，对加强人事档案管理制订了一系列法规政策，体现了对人事档案工作的重视。为此，必须提高领导对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。
3.2收集材料是基础。随着体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。特别是企事业分开后，企事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：一是管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。二是人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。三是认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定，实行统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
3.3加强人事档案管理工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3.4加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而实际情况是，大部分管档专兼职干部70％是新手，业务不熟。建议：一是由组织部门，每2—3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理人事档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。二是配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。人事档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一，内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。
3.5建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为档案管理工作的顺利开展奠定良好基础。
3.6加快现有人事档案目录数据库的建设。人事档案管理工作发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响。
结束语
为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。
参考文献：
[1] 朱玉媛，现代人事档案管理， 2002.
[2] 邓绍兴；陈智为，档案管理学，2001.
[3] 刘桂芬，干部人事档案目标管理探析，2009.
（作者单位：河北经济管理学校）