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教务秘书作为学校各教学部门和二级学院的纽带，工作范围广，涉及事务繁杂琐碎， 小到各种日常教学通知大到各种教学活动，时时处处都在围绕着教学活动开展工作。然而，教秘书的作为最基层的管理者、服务者和信息反馈者，工作往往得不到足够的重視和肯定，专门的培训进修、科研教学活动的机会少之又少，没有合理的晋升渠道等等问题都严重影响教务秘书工作的积极性。在分析高校教务秘书工作的现状基础上，针对存在的问题提出相应对策，以望稳定教学团队，促进教务秘书的职业良好发展。
一、引言
教务秘书作为连接教务处、科研处、教学质量监控中心和各学院之间的纽带和桥梁，做好上传下达、协调好每项工作任务都是提高教学质量的重要保证。就目前现状来说，各个高校的教务秘书的工作建设并不是很完善，还存在很多的问题。解决相关问题是做好高校教务秘书的工作的必要，也是保证高校教学质量的关键所在，更是保障教学运行和提高教学管理的重要内容。
二、高校教务秘书工作的主要职责及现状分析
随着高等教育的迅速发展，教学改革的不断深入，各种各类的办学形式也在逐渐丰富起来，各种院校对于人才培养的模式也做出了重要的改变，在改变的同时院校中的管理阶层也面对着一系列新的挑战，教学的管理机制也同时成为了学校管理的重要方面。
教务秘书既是学院领导的助理，也是学校教学思想精神、文件政策和领导讲话的重要解释者，也是学院和学校其他各部门的沟通纽带。教务秘书工作职责如下：
第一，教务工作。在学院领导的领导下，在工作中及时传达教务处、科研处以及教学质量监控中心等教学相关部门的通知、文件和会议精神，保证学院信息传递通畅，快速准确向所对应的各教研室及师生传达文件精神以及通知的内容，并根据相关要求做好教学材料的收集、整理、打印、归档。
第二，教学评估。在学校评估的关键时期，积极做好各项评估材料的准备和数据的填报工作，能及时按质按量完成各项任务。
第三，报到注册。在学期开学初，积极配合教务处和辅导员完成花名册的制作、网上报到注册以及报到数据整理上报工作。
第四，教学质控。为了保证课堂教学质量，定期收集各级各类人员的听课表，针对质控中心督导专家对课堂教学、学院试卷以及论文检查等方面的意见及时反馈给老师。
第五，考试考务工作。除大型的计算机等级考试、普通话等级考试、全国英语四六级的考务工作之外，还要完成协助教务处完成开学初补考，毕业大补考等工作，协助教师完成考试申报和考试安排、试卷的报送、成绩录入、成绩分析和试卷归档。
第六，教材管理工作。核实汇总上报学生教材征订表至教材科，订购教材，通知学生及时领取教材。汇总各教研室教师用书明细，领取和发放教师教材
第七，毕业生工作：协助教务处完成毕业生资格审查工作以及最终的学位资格审核工作，做好学生的学籍学位管理工作。另一方面是毕业论文、实习：向老师们传达教务处的毕业论文和毕业实习的相关规定和要求，帮助各位老师解决各种疑问，保证毕业论文和毕业实习工作有条不紊的完成。
第八，教学运行工作：协助教务处和学院领导做好日常教学管理安排，处理好调代停课的相关通知事宜，并且及时做好理论课和实践课任务书，及时将排课信息传给老师。
教务秘书的工作职责比较繁多，但是，现在大多数高校教学管理普遍存在缺乏有效的教学管理机制、分工不明确；工资福利待遇较低，工作量较大，流动性大；信息化水平低，重复性工作多，无法做到有效的信息共享等现象。
三、影响高校教务秘书工作的主要因素
（一）缺乏有效的教学管理机制
教务秘书作为连接教务处、科研处、教学质量监控中心和各个院系之间的纽带，需要与各个部门的领导、各专业、教师和学生打交道来处理各种日常教学事务，作为最基层的实践者，教务秘书群体往往是知事务无权限，在处理很多事情的时候，不能根据工作需要很好的服务于教学管理工作。高校领导对教务秘书的工作重视程度不够，不仅削弱了教务秘书工作的积极性，也难以鼓励教务秘书在工作中解放思想，创新工作方法。教务秘书就好像三明治中的夹层，工作职责不清使得教务秘书繁重的工作 “雪上加霜”。
（二）工资福利待遇低
教务秘书从学期初的报到注册开始，到贯穿整个学期的教学管理、教学运行、教学督导、课程管理、考试管理、毕业资格和学位资格审核，一直到最后的期末考试和工作量结算，都有接连不断的相关工作。教务秘书工作量大，处理的日常事务琐碎复杂，这就要求教务秘书不仅要细心还需要有极强的耐心和责任心，否则，稍有不慎可能就会出现失误，导致重大教学事故。教务秘书的工作压力大，但是相应的奖励机制和有关的政策不支持与不重视；再加上工资福利待遇的不到位；势必会导致教务秘书的工作变动，人员的流动。而且教务秘书的工作队伍人员比较复杂，学历层次高低不平，工龄长短不一，频繁的人员变动势必影响教学的正常运行效果。
（三）高校教务工作信息化水平低
虽然近几年信息化水平在不断提高，可是传统的机械化的教学管理模式仍旧占主导地位，不仅使得老师与同学们缺乏有效的沟通，也产生了大量的重复性教学管理问题，教学管理活动各环节中需要的各种报表和各种材料重复性收集、整理、上交、归档使得教学管理者不胜其烦，重复性统计也亦导致的信息失误和信息不对称。教学管理作为一个学校良好发展的基础力量，应该与时俱进，不断创新，才能发展更好的服务于教学管理工作。机械化运作不仅降低了教务秘书工作的积极性还影响工作效率，使得教学管理的发展处于停滞不前的状态。
四、解决高校教务秘书工作建设问题的对策
（一）梳理职责，明确分工
教务秘书工作是整个教学管理有效运转的重要力量之一，所有的教学管理信息上通下达离不开教务秘书。教务秘书作为教学环节中的纽带和桥梁，服务于教学，单并不等于所有与教学有关的工作都需要教务秘书来完成，事无巨细，全部承担，一旦出现问题时又做“替罪羊”。学校应该设定详细可行的岗责和实际可行的管理控制措施，明确权责，明确分工，按照规章制度各教学管理人员按照岗责各司其职、各行其事，减少不必要的交叉，造成工作中的职责不清，合理有效的教学管理机制，才能提高教务秘书对工作的积极性，保证良好的教学管理水平，促进教学管理高效运行。
（二）提升工资福利待遇
教务秘书工作需要细心认真对待，所有工作事无巨细。但是各个学院或者教学单位教务秘书的工作量不同，大学院和小学院在教师人数、学生人数上显然不对等，相应的工作量也千差外别，教务秘书的工资水平应该与工作量挂钩，而不是仅仅依靠职称的晋升。教务秘书除了职称晋升，没有良好的岗位晋升途径，严重限制了个人的职业生涯发展，所以工资待遇低加上没有晋升机会，导致教务秘书岗位流动性大，人员频繁更换，导致教学数据混乱。学校应该提供良好的培训进修机会，提高基层教学管理人员的素质和水平，改善参差不齐的教学管理现状，同时，学校制定完善的管理制度作为留住人才的保障，稳定教学管理团队，使得教学管理工作能够的正常合理有效运转。
（三）提倡信息化教学管理
随着国家信息化水平的不断提高，教学管理工作也要不断创新手段和方法。学校要努力实现教育信息化，应在现有的硬件建设基础上构建信息化平台，合理高效利用无纸化办公软件OA，利用好各种教学管理软件和APP平台，从软硬两个方面整体规划，多渠道实现教学信息的共享。在信息化平台建设的过程中也要及时推进相关的培训和指导工作，及时实现资源共享，以减少在教学管理的各个环节中重复性的统计，避免信息失误和信息不对称，同时，也可以减少大量的重复性工作。优化教学管理的水平和手段，是提升教学质量科学有效的保障。
教学管理是学校管理工作的核心之一，是提升学校教学质量的基本保证，也是促进学校持续发展的核心动力。所以学校应该从各个方面提升教学管理水平，更不能忽视教务秘书这一教学管理团体的建设工作。（作者单位为青岛工学院）
作者简介：张伟伟（1986.5—），女，山东省日照市人，本科，研究方向：物流管理、教学管理。
一、引言
教务秘书作为连接教务处、科研处、教学质量监控中心和各学院之间的纽带和桥梁，做好上传下达、协调好每项工作任务都是提高教学质量的重要保证。就目前现状来说，各个高校的教务秘书的工作建设并不是很完善，还存在很多的问题。解决相关问题是做好高校教务秘书的工作的必要，也是保证高校教学质量的关键所在，更是保障教学运行和提高教学管理的重要内容。
二、高校教务秘书工作的主要职责及现状分析
随着高等教育的迅速发展，教学改革的不断深入，各种各类的办学形式也在逐渐丰富起来，各种院校对于人才培养的模式也做出了重要的改变，在改变的同时院校中的管理阶层也面对着一系列新的挑战，教学的管理机制也同时成为了学校管理的重要方面。
教务秘书既是学院领导的助理，也是学校教学思想精神、文件政策和领导讲话的重要解释者，也是学院和学校其他各部门的沟通纽带。教务秘书工作职责如下：
第一，教务工作。在学院领导的领导下，在工作中及时传达教务处、科研处以及教学质量监控中心等教学相关部门的通知、文件和会议精神，保证学院信息传递通畅，快速准确向所对应的各教研室及师生传达文件精神以及通知的内容，并根据相关要求做好教学材料的收集、整理、打印、归档。
第二，教学评估。在学校评估的关键时期，积极做好各项评估材料的准备和数据的填报工作，能及时按质按量完成各项任务。
第三，报到注册。在学期开学初，积极配合教务处和辅导员完成花名册的制作、网上报到注册以及报到数据整理上报工作。
第四，教学质控。为了保证课堂教学质量，定期收集各级各类人员的听课表，针对质控中心督导专家对课堂教学、学院试卷以及论文检查等方面的意见及时反馈给老师。
第五，考试考务工作。除大型的计算机等级考试、普通话等级考试、全国英语四六级的考务工作之外，还要完成协助教务处完成开学初补考，毕业大补考等工作，协助教师完成考试申报和考试安排、试卷的报送、成绩录入、成绩分析和试卷归档。
第六，教材管理工作。核实汇总上报学生教材征订表至教材科，订购教材，通知学生及时领取教材。汇总各教研室教师用书明细，领取和发放教师教材
第七，毕业生工作：协助教务处完成毕业生资格审查工作以及最终的学位资格审核工作，做好学生的学籍学位管理工作。另一方面是毕业论文、实习：向老师们传达教务处的毕业论文和毕业实习的相关规定和要求，帮助各位老师解决各种疑问，保证毕业论文和毕业实习工作有条不紊的完成。
第八，教学运行工作：协助教务处和学院领导做好日常教学管理安排，处理好调代停课的相关通知事宜，并且及时做好理论课和实践课任务书，及时将排课信息传给老师。
教务秘书的工作职责比较繁多，但是，现在大多数高校教学管理普遍存在缺乏有效的教学管理机制、分工不明确；工资福利待遇较低，工作量较大，流动性大；信息化水平低，重复性工作多，无法做到有效的信息共享等现象。
三、影响高校教务秘书工作的主要因素
（一）缺乏有效的教学管理机制
教务秘书作为连接教务处、科研处、教学质量监控中心和各个院系之间的纽带，需要与各个部门的领导、各专业、教师和学生打交道来处理各种日常教学事务，作为最基层的实践者，教务秘书群体往往是知事务无权限，在处理很多事情的时候，不能根据工作需要很好的服务于教学管理工作。高校领导对教务秘书的工作重视程度不够，不仅削弱了教务秘书工作的积极性，也难以鼓励教务秘书在工作中解放思想，创新工作方法。教务秘书就好像三明治中的夹层，工作职责不清使得教务秘书繁重的工作 “雪上加霜”。
（二）工资福利待遇低
教务秘书从学期初的报到注册开始，到贯穿整个学期的教学管理、教学运行、教学督导、课程管理、考试管理、毕业资格和学位资格审核，一直到最后的期末考试和工作量结算，都有接连不断的相关工作。教务秘书工作量大，处理的日常事务琐碎复杂，这就要求教务秘书不仅要细心还需要有极强的耐心和责任心，否则，稍有不慎可能就会出现失误，导致重大教学事故。教务秘书的工作压力大，但是相应的奖励机制和有关的政策不支持与不重视；再加上工资福利待遇的不到位；势必会导致教务秘书的工作变动，人员的流动。而且教务秘书的工作队伍人员比较复杂，学历层次高低不平，工龄长短不一，频繁的人员变动势必影响教学的正常运行效果。
（三）高校教务工作信息化水平低
虽然近几年信息化水平在不断提高，可是传统的机械化的教学管理模式仍旧占主导地位，不仅使得老师与同学们缺乏有效的沟通，也产生了大量的重复性教学管理问题，教学管理活动各环节中需要的各种报表和各种材料重复性收集、整理、上交、归档使得教学管理者不胜其烦，重复性统计也亦导致的信息失误和信息不对称。教学管理作为一个学校良好发展的基础力量，应该与时俱进，不断创新，才能发展更好的服务于教学管理工作。机械化运作不仅降低了教务秘书工作的积极性还影响工作效率，使得教学管理的发展处于停滞不前的状态。
四、解决高校教务秘书工作建设问题的对策
（一）梳理职责，明确分工
教务秘书工作是整个教学管理有效运转的重要力量之一，所有的教学管理信息上通下达离不开教务秘书。教务秘书作为教学环节中的纽带和桥梁，服务于教学，单并不等于所有与教学有关的工作都需要教务秘书来完成，事无巨细，全部承担，一旦出现问题时又做“替罪羊”。学校应该设定详细可行的岗责和实际可行的管理控制措施，明确权责，明确分工，按照规章制度各教学管理人员按照岗责各司其职、各行其事，减少不必要的交叉，造成工作中的职责不清，合理有效的教学管理机制，才能提高教务秘书对工作的积极性，保证良好的教学管理水平，促进教学管理高效运行。
（二）提升工资福利待遇
教务秘书工作需要细心认真对待，所有工作事无巨细。但是各个学院或者教学单位教务秘书的工作量不同，大学院和小学院在教师人数、学生人数上显然不对等，相应的工作量也千差外别，教务秘书的工资水平应该与工作量挂钩，而不是仅仅依靠职称的晋升。教务秘书除了职称晋升，没有良好的岗位晋升途径，严重限制了个人的职业生涯发展，所以工资待遇低加上没有晋升机会，导致教务秘书岗位流动性大，人员频繁更换，导致教学数据混乱。学校应该提供良好的培训进修机会，提高基层教学管理人员的素质和水平，改善参差不齐的教学管理现状，同时，学校制定完善的管理制度作为留住人才的保障，稳定教学管理团队，使得教学管理工作能够的正常合理有效运转。
（三）提倡信息化教学管理
随着国家信息化水平的不断提高，教学管理工作也要不断创新手段和方法。学校要努力实现教育信息化，应在现有的硬件建设基础上构建信息化平台，合理高效利用无纸化办公软件OA，利用好各种教学管理软件和APP平台，从软硬两个方面整体规划，多渠道实现教学信息的共享。在信息化平台建设的过程中也要及时推进相关的培训和指导工作，及时实现资源共享，以减少在教学管理的各个环节中重复性的统计，避免信息失误和信息不对称，同时，也可以减少大量的重复性工作。优化教学管理的水平和手段，是提升教学质量科学有效的保障。
教学管理是学校管理工作的核心之一，是提升学校教学质量的基本保证，也是促进学校持续发展的核心动力。所以学校应该从各个方面提升教学管理水平，更不能忽视教务秘书这一教学管理团体的建设工作。（作者单位为青岛工学院）
作者简介：张伟伟（1986.5—），女，山东省日照市人，本科，研究方向：物流管理、教学管理。