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摘要本文在分析高职院校现状的基础上,论述了高职院校实行二级管理的必要性,以扁平化组织结构为目标提出了实行二级管理的合理化建议。
关键词高职院校 二级管理
中图分类号:G647文献标识码:A
校院二级管理指学校在校院二级建制的基础上,赋予院部一定的职责,并根据职责的需要将部分管理权限下放,将原有的以职能部门为主体的管理模式变为以院部为主体的管理模式,赋予二级院部足够的权力和利益,使其在学院总体目标、原则的指导下,成为一个相对独立的办学实体。
1 实行校院二级管理的必要性
1.1 建立校院二级管理体制是办学规模扩大前提下增强管理效率的迫切需要
在高等教育迈向大众化的进程中,日照职业技术学院取得了令人瞩目的跨越式发展,现已成为在校生13000余人,专兼职教职工900余人,占地1000亩,固定资产6亿余元的大规模组织。要管理这样规模庞大的学院,一级管理体制无论是在监控力度上,还是在管理力度上都难以做到。学校对于二级管理体制的需要极为迫切。
1.2 建立院系二级管理体制是培育高等教育氛围,转变高职办学观念的需要
虽然日照职业技术学院30周岁以下教职工超过教职工总数三分之二达到460人,但是其中承担管理职责的人数极少,即学院从事管理岗位的人员大部分经历了中等职业学校时期,传统的中专办学模式和一级管理的方式对他们影响较深。然而,纵观世界各国高等院校的发展演变,与建立大学氛围密切相关的因素,如管理理念的形成、学术权力的行使、专业建设的开展等均需以二级管理体制为依托,无一不建立在有效运行的院系二级管理基础上。
1.3 建立校院二级管理体制是充分调动教职工积极性、创造性的有效手段
实行校院二级管理,目的是拉近办学资源与教学科研第一线的距离,充分调动系部一级对教学资源合理配置和充分利用的积极性、主动性和创造性,使办学资源配置的主体由学校向系部转变,实现管理重心的下移,形成自我发展的办学模式。在二级管理体制下,二级学院主要考虑本部门的教学科研等工作;学院的职能转变为保证学院整体的发展方向和办学效益,对宏观的资源调控,对共性的事物进行有效整合和管理。扁平化的二级管理模式能提高管理者的领导和决策效率,使组织降低管理费用,还有利于开发员工的创造力和潜能。
2 我院实行二级管理面临的突出问题
日照职业技术学院在2006年起进行了机构改革,基本完成了校院二级建制,在权力下放、责权统一、管理重心下移等方面进行了不少探索,取得了一定成效,但总体而言还存在不少不适合二级管理的问题。
2.1 管理观念转变的问题
改革管理制度,首先需要改变的是人们的价值观、思想境界和观念,这是二级管理能否真正实现的内在思想基础。角色转换、权力下放、利益调整等二级管理措施可能会使行政职能部门感到权力被削弱,管理权威受到挑战,产生失落感。这就要求学院行政职能部门必须转换思维方式,更新管理理念,改变过去事无巨细都要干预的的习惯与定势,把思想统一到“有利于提高办学效益、有利于提高教育质量、有利于提高管理效能”上来,树立并遵循“职能部门属于服务部门”的理念。只有这样,才能实现管理方式的转型。
2.2 管理能力的问题
随着院系二级管理体制的建立,学院教学、科研、人事、行政等职能部门的许多管理职能及权限下放到二级院部,二级院部由被管理者转变为管理主体之一,其工作的积极性和主动性必然得到提升。二级管理模式赋予二級院部很大的管理权限和发展空间,但对于长期习惯于服从学校领导的系部管理者而言,权利的使用还要有一个不断学习、培训、提高的过程。同时,由于二级院部现有管理人员缺乏高等教育和大型学院管理经验,当前学校处于学生数量迅速增长与教学资源相对滞后矛盾中,现行的教学秩序和教育质量并不尽如人意。要使院系二级管理体制有效运行,取得积极地效果,不仅需要建立健全系部组织机构,培养、配备有较强履职能力的二级院部管理人员,还需要学校职能部门的管理者具有的协调能力和宏观把握能力。
2.3 财务管理的问题
校院二级管理要求院部在财务方面有自主支配的空间,但近年来我院由于新校区建设大量占用资金,账面赤字较大,资金的流转存在相当大的困难,直接导致在财务管理方面只能集中力量应付当前最紧张的资金需求。如此一来,实行二级管理所必须的启动资金难以保障。
3 对高职院校二级管理模式的建议
3.1 机构设置
系统结构决定其功能和效率。学院虽然已经基本完成了校院二级建制,但是给与院部的自主权相对不足,二级院部的工作成绩和愿望往往必须通过职能部门才能反馈给学院领导,形成二级管理有名无实的局面。真正实现管理重心下移必须对当前的职能部门重新调整,加以精简,使管理职责更加明确,避免多头管理,促使职能部门向服务部门转变,以达到责权利的统一,真正发挥二级院部管理主体的作用。
基于扁平化管理的基础上,参照近年来我国行政改革的方向—大部制改革,即职能接近部门合并,尽量避免管理范围交叉,促使职能部门向服务部门转变,建议对行政处室进行简化,对处室工作人员进行精简。
3.2 责任划分
实施院系二级管理,首先必须制定校院二级管理制度,明确二级院部与职能部门之间的管理职责与权限。学校的主要职责是把握办学方向,制定学院整体发展规划和规章制度,进行学校整体的组织架构,筹措办学经费,扩大对外交往,进行校园基本建设,组织考核评估与监督管理,协调二级院部和职能部门的关系等全局性工作。学校应出台一系列规章制度,明确校院的责任与权利,建立健全相应的宏观调控制度,尤其是政策上的导向与控制,使院部不偏离学院的中心工作,使学院能够对院部办学方向、办学质量进行宏观调控和监督。学院应调整职能部门的设置,使其职能应从单一的以管理为主,转变为服务与保障为主。二级院部是二级办学管理实体,应加大二级院部各方面的管理权限。
3.3 财务收支
在一级管理模式下,财务人员的思想、观念、管理水平等直接影响着院部工作的开展、积极性的发挥。随着我院规模不断扩大,相应的院、部经费的财力也越来越大,原来集中管理的财务一级管理模式已不能与高等职业教育发展相适应,学校适当下放财权,实行院、部经费二级财务管理,并通过建立健全学校各项财务制度、加强预算管理等措施以保证二级财务管理模式的正常运行,从而提高高职院校资金的使用效益变得尤为迫切。
学院层面的财务管理应主要致力于认真搞好预算的编制与执行,加强预算管理,硬化预算约束。实行财务集中控制,强化学院内部审计、积极争取财政拨款,稳定经费来源。学院财务部门要及时掌握国家教育主管部门的重大决策,协助院领导和各部门认真规划,加强预算的性、可信赖性,为学院有关部门通过项目申报等方式来争取财政拨款作好服务工作。在国家政策允许的范围内,抓住机遇利用当前良好的环境,在预测和学院未来的承受能力、偿债能力的前提下,适度向银行贷款获取建设资金,优化长短期贷款的组合,满足学院发展对资金的需要。
预算年度开始前,二级院部应依据财务处下达的当年预算定额,编报年度预算支出计划。预算支出项目应附具体的说明。学院预算经费收支实行统一管理、归口核算、超支不报的管理办法。严肃预算管理,年度预算支出计划一经学校审定,必须严格执行。不得超计划、超范围、超权限支出,或搞先支出后追加的做法。
涉及收费行为的学院,收费活动及收费项目均需书面报告学校财务主管部门,并附收费依据文件或拟收费理由,经学校审批同意并办理收费许可手续后方能实行。收费必须严格执行审批标准,并予以公布。严禁无依据收费。凡调整收费项目或标准的,需重新办理收费许可手续。
高职院校当前存在预算不少但是启动经费过少的问题,造成二级院部在签字报销等方面消耗较大时间精力,院长办公室、财务处长室和结算中心经常排起长队,造成人力资源的浪费,也使学院领导和财务一级管理部门无法致力于筹划影响学院发展的大事,建议直接拨付二级院部足够的办公经费,由院部负责人在学期末或预算年末统一到院长处签字报销。
参考文献
[1][美]伯顿·R·克拉克著.高等教育系统[M].王承绪等,译.杭州:杭州大学出版社,1994:96.
[2]张烨琳.校长在学校管理中的权力运用分析[J].内蒙古科技与经济,2004.(19).
[3][美]托马斯·J·萨乔万尼著.校长学——一种反思性实践观[M].张虹,译.上海:上海教育出版社,2004:117.
[4]杨萍,王海峰.高职院校二级管理中的问题及对策思考[J].常州信息职业技术学院学报,2007(2).
[5]李忠华.高职院校推行院系二级管理改革问题研究[J].职业技术教育,2009.1.
[6]吴静.高校二级管理模式下宏观调控实现方式探析[J].中国高教研究,2005(5).
[7]居丽英.高职院校二级管理中系部管理及改革探析[J].常州信息职业技术学院学报,2007(5).
关键词高职院校 二级管理
中图分类号:G647文献标识码:A
校院二级管理指学校在校院二级建制的基础上,赋予院部一定的职责,并根据职责的需要将部分管理权限下放,将原有的以职能部门为主体的管理模式变为以院部为主体的管理模式,赋予二级院部足够的权力和利益,使其在学院总体目标、原则的指导下,成为一个相对独立的办学实体。
1 实行校院二级管理的必要性
1.1 建立校院二级管理体制是办学规模扩大前提下增强管理效率的迫切需要
在高等教育迈向大众化的进程中,日照职业技术学院取得了令人瞩目的跨越式发展,现已成为在校生13000余人,专兼职教职工900余人,占地1000亩,固定资产6亿余元的大规模组织。要管理这样规模庞大的学院,一级管理体制无论是在监控力度上,还是在管理力度上都难以做到。学校对于二级管理体制的需要极为迫切。
1.2 建立院系二级管理体制是培育高等教育氛围,转变高职办学观念的需要
虽然日照职业技术学院30周岁以下教职工超过教职工总数三分之二达到460人,但是其中承担管理职责的人数极少,即学院从事管理岗位的人员大部分经历了中等职业学校时期,传统的中专办学模式和一级管理的方式对他们影响较深。然而,纵观世界各国高等院校的发展演变,与建立大学氛围密切相关的因素,如管理理念的形成、学术权力的行使、专业建设的开展等均需以二级管理体制为依托,无一不建立在有效运行的院系二级管理基础上。
1.3 建立校院二级管理体制是充分调动教职工积极性、创造性的有效手段
实行校院二级管理,目的是拉近办学资源与教学科研第一线的距离,充分调动系部一级对教学资源合理配置和充分利用的积极性、主动性和创造性,使办学资源配置的主体由学校向系部转变,实现管理重心的下移,形成自我发展的办学模式。在二级管理体制下,二级学院主要考虑本部门的教学科研等工作;学院的职能转变为保证学院整体的发展方向和办学效益,对宏观的资源调控,对共性的事物进行有效整合和管理。扁平化的二级管理模式能提高管理者的领导和决策效率,使组织降低管理费用,还有利于开发员工的创造力和潜能。
2 我院实行二级管理面临的突出问题
日照职业技术学院在2006年起进行了机构改革,基本完成了校院二级建制,在权力下放、责权统一、管理重心下移等方面进行了不少探索,取得了一定成效,但总体而言还存在不少不适合二级管理的问题。
2.1 管理观念转变的问题
改革管理制度,首先需要改变的是人们的价值观、思想境界和观念,这是二级管理能否真正实现的内在思想基础。角色转换、权力下放、利益调整等二级管理措施可能会使行政职能部门感到权力被削弱,管理权威受到挑战,产生失落感。这就要求学院行政职能部门必须转换思维方式,更新管理理念,改变过去事无巨细都要干预的的习惯与定势,把思想统一到“有利于提高办学效益、有利于提高教育质量、有利于提高管理效能”上来,树立并遵循“职能部门属于服务部门”的理念。只有这样,才能实现管理方式的转型。
2.2 管理能力的问题
随着院系二级管理体制的建立,学院教学、科研、人事、行政等职能部门的许多管理职能及权限下放到二级院部,二级院部由被管理者转变为管理主体之一,其工作的积极性和主动性必然得到提升。二级管理模式赋予二級院部很大的管理权限和发展空间,但对于长期习惯于服从学校领导的系部管理者而言,权利的使用还要有一个不断学习、培训、提高的过程。同时,由于二级院部现有管理人员缺乏高等教育和大型学院管理经验,当前学校处于学生数量迅速增长与教学资源相对滞后矛盾中,现行的教学秩序和教育质量并不尽如人意。要使院系二级管理体制有效运行,取得积极地效果,不仅需要建立健全系部组织机构,培养、配备有较强履职能力的二级院部管理人员,还需要学校职能部门的管理者具有的协调能力和宏观把握能力。
2.3 财务管理的问题
校院二级管理要求院部在财务方面有自主支配的空间,但近年来我院由于新校区建设大量占用资金,账面赤字较大,资金的流转存在相当大的困难,直接导致在财务管理方面只能集中力量应付当前最紧张的资金需求。如此一来,实行二级管理所必须的启动资金难以保障。
3 对高职院校二级管理模式的建议
3.1 机构设置
系统结构决定其功能和效率。学院虽然已经基本完成了校院二级建制,但是给与院部的自主权相对不足,二级院部的工作成绩和愿望往往必须通过职能部门才能反馈给学院领导,形成二级管理有名无实的局面。真正实现管理重心下移必须对当前的职能部门重新调整,加以精简,使管理职责更加明确,避免多头管理,促使职能部门向服务部门转变,以达到责权利的统一,真正发挥二级院部管理主体的作用。
基于扁平化管理的基础上,参照近年来我国行政改革的方向—大部制改革,即职能接近部门合并,尽量避免管理范围交叉,促使职能部门向服务部门转变,建议对行政处室进行简化,对处室工作人员进行精简。
3.2 责任划分
实施院系二级管理,首先必须制定校院二级管理制度,明确二级院部与职能部门之间的管理职责与权限。学校的主要职责是把握办学方向,制定学院整体发展规划和规章制度,进行学校整体的组织架构,筹措办学经费,扩大对外交往,进行校园基本建设,组织考核评估与监督管理,协调二级院部和职能部门的关系等全局性工作。学校应出台一系列规章制度,明确校院的责任与权利,建立健全相应的宏观调控制度,尤其是政策上的导向与控制,使院部不偏离学院的中心工作,使学院能够对院部办学方向、办学质量进行宏观调控和监督。学院应调整职能部门的设置,使其职能应从单一的以管理为主,转变为服务与保障为主。二级院部是二级办学管理实体,应加大二级院部各方面的管理权限。
3.3 财务收支
在一级管理模式下,财务人员的思想、观念、管理水平等直接影响着院部工作的开展、积极性的发挥。随着我院规模不断扩大,相应的院、部经费的财力也越来越大,原来集中管理的财务一级管理模式已不能与高等职业教育发展相适应,学校适当下放财权,实行院、部经费二级财务管理,并通过建立健全学校各项财务制度、加强预算管理等措施以保证二级财务管理模式的正常运行,从而提高高职院校资金的使用效益变得尤为迫切。
学院层面的财务管理应主要致力于认真搞好预算的编制与执行,加强预算管理,硬化预算约束。实行财务集中控制,强化学院内部审计、积极争取财政拨款,稳定经费来源。学院财务部门要及时掌握国家教育主管部门的重大决策,协助院领导和各部门认真规划,加强预算的性、可信赖性,为学院有关部门通过项目申报等方式来争取财政拨款作好服务工作。在国家政策允许的范围内,抓住机遇利用当前良好的环境,在预测和学院未来的承受能力、偿债能力的前提下,适度向银行贷款获取建设资金,优化长短期贷款的组合,满足学院发展对资金的需要。
预算年度开始前,二级院部应依据财务处下达的当年预算定额,编报年度预算支出计划。预算支出项目应附具体的说明。学院预算经费收支实行统一管理、归口核算、超支不报的管理办法。严肃预算管理,年度预算支出计划一经学校审定,必须严格执行。不得超计划、超范围、超权限支出,或搞先支出后追加的做法。
涉及收费行为的学院,收费活动及收费项目均需书面报告学校财务主管部门,并附收费依据文件或拟收费理由,经学校审批同意并办理收费许可手续后方能实行。收费必须严格执行审批标准,并予以公布。严禁无依据收费。凡调整收费项目或标准的,需重新办理收费许可手续。
高职院校当前存在预算不少但是启动经费过少的问题,造成二级院部在签字报销等方面消耗较大时间精力,院长办公室、财务处长室和结算中心经常排起长队,造成人力资源的浪费,也使学院领导和财务一级管理部门无法致力于筹划影响学院发展的大事,建议直接拨付二级院部足够的办公经费,由院部负责人在学期末或预算年末统一到院长处签字报销。
参考文献
[1][美]伯顿·R·克拉克著.高等教育系统[M].王承绪等,译.杭州:杭州大学出版社,1994:96.
[2]张烨琳.校长在学校管理中的权力运用分析[J].内蒙古科技与经济,2004.(19).
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[6]吴静.高校二级管理模式下宏观调控实现方式探析[J].中国高教研究,2005(5).
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