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摘 要:高校二级学院行政秘书作为高校教辅机构办公室的主要组成人员,担负着维持高校工作正常运转的重要枢纽作用。本文首先介绍了新时期高校院系行政秘书的主要工作,最后提出了几点建议,具有一定的现实指导意义。
关键词:行政秘书 高校 二级学院
随着我国高等教育改革逐步深入,高校内外管理事物日益增多,下放到二级学院的事物也相应地增多,二级学院办公室工作发生了重大的转变:从单纯的执行任务转变为主要建言献策,从注重学院内部建设转变为协调与学校各部门、社会、媒体等关系,从侧重行政化管理转变为满足师生和教学需求,从偏重经验式办公转变为程序化、专业化运行,这无疑对二级学院行政秘书的工作提出了更高的要求。
一、新时期高校二级学院行政秘书工作的主要内容及特点
1.办公室常规性工作,繁而杂,细而琐。第一、文字信息工作。其中包括:年初工作计划、年末工作总结、工作报告、重要活动的新闻稿、学院宣传材料的编写和审阅;、公文、公告、通知撰写、函电文件处理; 信息资料的收发、整理及发布;重要会议纪实文件的整理和保存、扫描复印等。第二、协助领导管理学院人事工作。其中包括:学院教职工的人事资料登记、保管、审定,人才招聘,协助领导进行考勤、考核,学院教职工职称评定、计划生育工作等。第三、做好资产管理资产工作。其中包括:固定资产的清点、报修、报废,日常维护,会议室的日常清扫,办公设备、办公用品的申领、保管和发放、学院印章的保管和使用。第四、协助做好学院科研工作。包括科研成果的统计、科研项目论证答辩安排、科研项目申报材料的递交等。第五、协助做好学院财务收支工作。其中包括:领导出差的报销、学院财务账簿的管理和使用,学院开支的记录和报账等。第六、其他日常工作,如收发信件、接听电话、会务筹备和接待、会议通知等。
2.非常规性工作,急而乱。譬如,学校下达的临时、紧急性事务,来得突然,时间紧迫,往往使二级学院行政秘书手忙脚乱。
3.协调沟通工作,复杂棘手。高校二级学院行政秘书是二级学院与学校职能部门、学院师生之间的重要桥梁与枢纽,因此,做好上情下达、下情上传的协调沟通工作是行政秘书的首要职责。在高校行政运行过程中,涉及教师、学生的成长和利益,有时会引起一些矛盾,有些甚至很尖锐,这就需要行政秘书当好领导的助手和参谋,做好接待来访、协调关系、澄清误解工作。
二、二级学院行政秘书的工作困境
二级学院行政秘书作为二级学院的窗口,在“上传下达”学校的有关精神,“左右联系”学院师生,“内外沟通”学院与其他职能部门之间的公关协调等方面,功不可没。但是,其工作环境却不容乐观,工作效率自然不尽人意。主要原因有以下几点:
1.重视程度和认同度不足。当前,在高校重教学科研,轻管理的风气下,二级学院行政秘书只是单纯的教学科研附庸,其在沟通学院领导与师生、沟通学院与学校其他职能部门,沟通学院与社会等方面发挥的重大作用却被忽视。
2.职业发展方向不明朗,自我认同感差。以笔者所处的高校为例,很多二级学院行政秘书都不是科班出身,缺乏清晰的职业发展方向,是继续在这个“微不足道”的岗位上继续干下去呢?还是考研、考博转战其他专业技术方向?加之,领导的不重视,薪酬待遇不高,晋升机会渺茫,由此造成很多二级学院行政秘书人心涣散,工作拖沓,职业认同感低。
3.工作内容重复单一,易出现职业倦怠。心理学认为,一个人长期从事某种职业,在日复一日的机械作业中,渐渐会产生一种疲惫、困乏,甚至厌倦的心理。二级学院行政办公室的日常性工作如,固定资产、人事管理、财务报账、科研管理等工作重复性强,单一化程度高,很容易出现职业倦怠现象。
4.忙于“救火”,负面情绪满载。二级学院行政秘书除了要处理繁杂的日常性工作,还要兼顾突发状况。一招不慎,各方矛盾重重,他们忙于救火,战战兢兢,身心疲惫。
三、提高二级学院行政秘书的工作能力
鉴于以上二级学院行政秘书的工作现状,为提高其工作效率,以便更好地服务于师生,本文提供了以下建议。
1.领导重视,加强人文关怀。首先从思想上,高校要重视行政秘书岗位,要认识到二级学院行政秘書是高校行政管理队伍中的重要构成部分,为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。其次,招聘时,要严格把关,要引进一批高素质、高水平的、专业的行政管理人员,实施专人专岗;组织岗前培训,重视业务培训,组织校内、校际间同行的经验交流会,鼓励参加国内外高校访问交流项目,学习先进经验,提高职业素质;另外,在福利待遇上,应当对这一群体适当地倾斜,关心他们的生活、心理需求,给于更多人文关怀。
2.树立角色意识,提高服务水平。二级学院行政秘书作为学院日常行政事务的管理者,肩负着参与政务、管理事务、沟通上下、协调左右、联络内外的责任,是学院的对外“窗口”、是学院领导的“左膀右臂”、“代言人”,是学院的“大管家”。 在工作中,对上,行政秘书要协助领导完成学院各项工作,遵从领导决议,参与谋划。对下,行政秘书要有服务意识,以人为本,全心全意地为学院师生服务,做到礼貌待人,不卑不吭。对外,作为学院的窗口,要时刻把学院、学校的利益放在心上,树立学院、学校的良好形象。
3.加强自身职业素养,提高工作效率。当前,随着高等教育的国家化,国际办学、校际合作,应用型人才培养等项目层出不穷,由于二级学院行政领导大都非专职,他们既是领导也是教师,一方面,他们要通盘考虑学生整体素质的提高和学院的生存发展;另一方面,他们还得承担一定的教学科研任务,已经不堪重负,因此很多实质性的工作都压在行政秘书的肩上。为适应新形势的发展,二级学院行政秘书要在工作中积累经验,借鉴学习,不断提高公关能力、组织协调、统筹安排能力、公文写作能力、外语水平,自动化办公水平,法律意识,信息处理能力,应变能力;学习行政管理、档案学、教育心理学等专业知识,培养终身学习能力,从而加强身自身职业素养,提高工作效率。
4.加强心理自我调节能力。错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的日常工作、突发、紧急的状况持续地考验着二级学院行政秘书的耐心和毅力。工作做得好,皆大欢喜,工作做得不好,领导的批评、师生的怨怒、其他部门的责怪纷涌而来,这些负面情绪如果得不到及时的疏通,长此以往会损害他们的身心健康,降低其工作效率,不利于整个学院行政工作的开展。除了掌握一套有效的处事方法,加强沟通技巧来尽量减少这些负面情绪的产生,行政秘书自身要加强心理调节能力,保持乐观豁达的心态,通过心理暗示、放松运动、兴趣爱好等转移注意力,达到减压放松的效果,保持身心愉悦的状态。
总之,高校二级学院行政秘书的工作看似不起眼,实则关系到学院、学校全局的发展和师生的利益,在当前高等教育改革不断深入的背景下,提高其工作效率,能够使之更好地服务于学院,促进高校的整体发展。
参考文献:
[1]熊芳.刍论高校二级学院行政秘书的公关问题[J].中南林业科技大写学报,2008(5).
[2]杨彩君,杨金田. 高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报,2008(3).
[3]刘子睿,高校二级学院行政秘书素质培养探讨[J]. 信息技术,2011(3).
[4]吕瑷珲,王万能.高校院系行政秘书工作特点及探索[J].吉林省教育学院学报,2013(7).
[5]刘小蓉,新时期高校院系行政秘书的自我调适[J].人才培育,2012(6).
[6]陈燕芳,试析提高高校院系行政秘书的管理素质 [J].福建师范大学福清分校学报,2010(3).
关键词:行政秘书 高校 二级学院
随着我国高等教育改革逐步深入,高校内外管理事物日益增多,下放到二级学院的事物也相应地增多,二级学院办公室工作发生了重大的转变:从单纯的执行任务转变为主要建言献策,从注重学院内部建设转变为协调与学校各部门、社会、媒体等关系,从侧重行政化管理转变为满足师生和教学需求,从偏重经验式办公转变为程序化、专业化运行,这无疑对二级学院行政秘书的工作提出了更高的要求。
一、新时期高校二级学院行政秘书工作的主要内容及特点
1.办公室常规性工作,繁而杂,细而琐。第一、文字信息工作。其中包括:年初工作计划、年末工作总结、工作报告、重要活动的新闻稿、学院宣传材料的编写和审阅;、公文、公告、通知撰写、函电文件处理; 信息资料的收发、整理及发布;重要会议纪实文件的整理和保存、扫描复印等。第二、协助领导管理学院人事工作。其中包括:学院教职工的人事资料登记、保管、审定,人才招聘,协助领导进行考勤、考核,学院教职工职称评定、计划生育工作等。第三、做好资产管理资产工作。其中包括:固定资产的清点、报修、报废,日常维护,会议室的日常清扫,办公设备、办公用品的申领、保管和发放、学院印章的保管和使用。第四、协助做好学院科研工作。包括科研成果的统计、科研项目论证答辩安排、科研项目申报材料的递交等。第五、协助做好学院财务收支工作。其中包括:领导出差的报销、学院财务账簿的管理和使用,学院开支的记录和报账等。第六、其他日常工作,如收发信件、接听电话、会务筹备和接待、会议通知等。
2.非常规性工作,急而乱。譬如,学校下达的临时、紧急性事务,来得突然,时间紧迫,往往使二级学院行政秘书手忙脚乱。
3.协调沟通工作,复杂棘手。高校二级学院行政秘书是二级学院与学校职能部门、学院师生之间的重要桥梁与枢纽,因此,做好上情下达、下情上传的协调沟通工作是行政秘书的首要职责。在高校行政运行过程中,涉及教师、学生的成长和利益,有时会引起一些矛盾,有些甚至很尖锐,这就需要行政秘书当好领导的助手和参谋,做好接待来访、协调关系、澄清误解工作。
二、二级学院行政秘书的工作困境
二级学院行政秘书作为二级学院的窗口,在“上传下达”学校的有关精神,“左右联系”学院师生,“内外沟通”学院与其他职能部门之间的公关协调等方面,功不可没。但是,其工作环境却不容乐观,工作效率自然不尽人意。主要原因有以下几点:
1.重视程度和认同度不足。当前,在高校重教学科研,轻管理的风气下,二级学院行政秘书只是单纯的教学科研附庸,其在沟通学院领导与师生、沟通学院与学校其他职能部门,沟通学院与社会等方面发挥的重大作用却被忽视。
2.职业发展方向不明朗,自我认同感差。以笔者所处的高校为例,很多二级学院行政秘书都不是科班出身,缺乏清晰的职业发展方向,是继续在这个“微不足道”的岗位上继续干下去呢?还是考研、考博转战其他专业技术方向?加之,领导的不重视,薪酬待遇不高,晋升机会渺茫,由此造成很多二级学院行政秘书人心涣散,工作拖沓,职业认同感低。
3.工作内容重复单一,易出现职业倦怠。心理学认为,一个人长期从事某种职业,在日复一日的机械作业中,渐渐会产生一种疲惫、困乏,甚至厌倦的心理。二级学院行政办公室的日常性工作如,固定资产、人事管理、财务报账、科研管理等工作重复性强,单一化程度高,很容易出现职业倦怠现象。
4.忙于“救火”,负面情绪满载。二级学院行政秘书除了要处理繁杂的日常性工作,还要兼顾突发状况。一招不慎,各方矛盾重重,他们忙于救火,战战兢兢,身心疲惫。
三、提高二级学院行政秘书的工作能力
鉴于以上二级学院行政秘书的工作现状,为提高其工作效率,以便更好地服务于师生,本文提供了以下建议。
1.领导重视,加强人文关怀。首先从思想上,高校要重视行政秘书岗位,要认识到二级学院行政秘書是高校行政管理队伍中的重要构成部分,为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。其次,招聘时,要严格把关,要引进一批高素质、高水平的、专业的行政管理人员,实施专人专岗;组织岗前培训,重视业务培训,组织校内、校际间同行的经验交流会,鼓励参加国内外高校访问交流项目,学习先进经验,提高职业素质;另外,在福利待遇上,应当对这一群体适当地倾斜,关心他们的生活、心理需求,给于更多人文关怀。
2.树立角色意识,提高服务水平。二级学院行政秘书作为学院日常行政事务的管理者,肩负着参与政务、管理事务、沟通上下、协调左右、联络内外的责任,是学院的对外“窗口”、是学院领导的“左膀右臂”、“代言人”,是学院的“大管家”。 在工作中,对上,行政秘书要协助领导完成学院各项工作,遵从领导决议,参与谋划。对下,行政秘书要有服务意识,以人为本,全心全意地为学院师生服务,做到礼貌待人,不卑不吭。对外,作为学院的窗口,要时刻把学院、学校的利益放在心上,树立学院、学校的良好形象。
3.加强自身职业素养,提高工作效率。当前,随着高等教育的国家化,国际办学、校际合作,应用型人才培养等项目层出不穷,由于二级学院行政领导大都非专职,他们既是领导也是教师,一方面,他们要通盘考虑学生整体素质的提高和学院的生存发展;另一方面,他们还得承担一定的教学科研任务,已经不堪重负,因此很多实质性的工作都压在行政秘书的肩上。为适应新形势的发展,二级学院行政秘书要在工作中积累经验,借鉴学习,不断提高公关能力、组织协调、统筹安排能力、公文写作能力、外语水平,自动化办公水平,法律意识,信息处理能力,应变能力;学习行政管理、档案学、教育心理学等专业知识,培养终身学习能力,从而加强身自身职业素养,提高工作效率。
4.加强心理自我调节能力。错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的日常工作、突发、紧急的状况持续地考验着二级学院行政秘书的耐心和毅力。工作做得好,皆大欢喜,工作做得不好,领导的批评、师生的怨怒、其他部门的责怪纷涌而来,这些负面情绪如果得不到及时的疏通,长此以往会损害他们的身心健康,降低其工作效率,不利于整个学院行政工作的开展。除了掌握一套有效的处事方法,加强沟通技巧来尽量减少这些负面情绪的产生,行政秘书自身要加强心理调节能力,保持乐观豁达的心态,通过心理暗示、放松运动、兴趣爱好等转移注意力,达到减压放松的效果,保持身心愉悦的状态。
总之,高校二级学院行政秘书的工作看似不起眼,实则关系到学院、学校全局的发展和师生的利益,在当前高等教育改革不断深入的背景下,提高其工作效率,能够使之更好地服务于学院,促进高校的整体发展。
参考文献:
[1]熊芳.刍论高校二级学院行政秘书的公关问题[J].中南林业科技大写学报,2008(5).
[2]杨彩君,杨金田. 高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报,2008(3).
[3]刘子睿,高校二级学院行政秘书素质培养探讨[J]. 信息技术,2011(3).
[4]吕瑷珲,王万能.高校院系行政秘书工作特点及探索[J].吉林省教育学院学报,2013(7).
[5]刘小蓉,新时期高校院系行政秘书的自我调适[J].人才培育,2012(6).
[6]陈燕芳,试析提高高校院系行政秘书的管理素质 [J].福建师范大学福清分校学报,2010(3).