新时期高校二级学院行政秘书工作的思考

来源 :经营管理者·下旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wanglei15950225270
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  摘 要:高校二级学院行政秘书作为高校教辅机构办公室的主要组成人员,担负着维持高校工作正常运转的重要枢纽作用。本文首先介绍了新时期高校院系行政秘书的主要工作,最后提出了几点建议,具有一定的现实指导意义。
  关键词:行政秘书 高校 二级学院
  随着我国高等教育改革逐步深入,高校内外管理事物日益增多,下放到二级学院的事物也相应地增多,二级学院办公室工作发生了重大的转变:从单纯的执行任务转变为主要建言献策,从注重学院内部建设转变为协调与学校各部门、社会、媒体等关系,从侧重行政化管理转变为满足师生和教学需求,从偏重经验式办公转变为程序化、专业化运行,这无疑对二级学院行政秘书的工作提出了更高的要求。
  一、新时期高校二级学院行政秘书工作的主要内容及特点
  1.办公室常规性工作,繁而杂,细而琐。第一、文字信息工作。其中包括:年初工作计划、年末工作总结、工作报告、重要活动的新闻稿、学院宣传材料的编写和审阅;、公文、公告、通知撰写、函电文件处理; 信息资料的收发、整理及发布;重要会议纪实文件的整理和保存、扫描复印等。第二、协助领导管理学院人事工作。其中包括:学院教职工的人事资料登记、保管、审定,人才招聘,协助领导进行考勤、考核,学院教职工职称评定、计划生育工作等。第三、做好资产管理资产工作。其中包括:固定资产的清点、报修、报废,日常维护,会议室的日常清扫,办公设备、办公用品的申领、保管和发放、学院印章的保管和使用。第四、协助做好学院科研工作。包括科研成果的统计、科研项目论证答辩安排、科研项目申报材料的递交等。第五、协助做好学院财务收支工作。其中包括:领导出差的报销、学院财务账簿的管理和使用,学院开支的记录和报账等。第六、其他日常工作,如收发信件、接听电话、会务筹备和接待、会议通知等。
  2.非常规性工作,急而乱。譬如,学校下达的临时、紧急性事务,来得突然,时间紧迫,往往使二级学院行政秘书手忙脚乱。
  3.协调沟通工作,复杂棘手。高校二级学院行政秘书是二级学院与学校职能部门、学院师生之间的重要桥梁与枢纽,因此,做好上情下达、下情上传的协调沟通工作是行政秘书的首要职责。在高校行政运行过程中,涉及教师、学生的成长和利益,有时会引起一些矛盾,有些甚至很尖锐,这就需要行政秘书当好领导的助手和参谋,做好接待来访、协调关系、澄清误解工作。
  二、二级学院行政秘书的工作困境
  二级学院行政秘书作为二级学院的窗口,在“上传下达”学校的有关精神,“左右联系”学院师生,“内外沟通”学院与其他职能部门之间的公关协调等方面,功不可没。但是,其工作环境却不容乐观,工作效率自然不尽人意。主要原因有以下几点:
  1.重视程度和认同度不足。当前,在高校重教学科研,轻管理的风气下,二级学院行政秘书只是单纯的教学科研附庸,其在沟通学院领导与师生、沟通学院与学校其他职能部门,沟通学院与社会等方面发挥的重大作用却被忽视。
  2.职业发展方向不明朗,自我认同感差。以笔者所处的高校为例,很多二级学院行政秘书都不是科班出身,缺乏清晰的职业发展方向,是继续在这个“微不足道”的岗位上继续干下去呢?还是考研、考博转战其他专业技术方向?加之,领导的不重视,薪酬待遇不高,晋升机会渺茫,由此造成很多二级学院行政秘书人心涣散,工作拖沓,职业认同感低。
  3.工作内容重复单一,易出现职业倦怠。心理学认为,一个人长期从事某种职业,在日复一日的机械作业中,渐渐会产生一种疲惫、困乏,甚至厌倦的心理。二级学院行政办公室的日常性工作如,固定资产、人事管理、财务报账、科研管理等工作重复性强,单一化程度高,很容易出现职业倦怠现象。
  4.忙于“救火”,负面情绪满载。二级学院行政秘书除了要处理繁杂的日常性工作,还要兼顾突发状况。一招不慎,各方矛盾重重,他们忙于救火,战战兢兢,身心疲惫。
  三、提高二级学院行政秘书的工作能力
  鉴于以上二级学院行政秘书的工作现状,为提高其工作效率,以便更好地服务于师生,本文提供了以下建议。
  1.领导重视,加强人文关怀。首先从思想上,高校要重视行政秘书岗位,要认识到二级学院行政秘書是高校行政管理队伍中的重要构成部分,为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。其次,招聘时,要严格把关,要引进一批高素质、高水平的、专业的行政管理人员,实施专人专岗;组织岗前培训,重视业务培训,组织校内、校际间同行的经验交流会,鼓励参加国内外高校访问交流项目,学习先进经验,提高职业素质;另外,在福利待遇上,应当对这一群体适当地倾斜,关心他们的生活、心理需求,给于更多人文关怀。
  2.树立角色意识,提高服务水平。二级学院行政秘书作为学院日常行政事务的管理者,肩负着参与政务、管理事务、沟通上下、协调左右、联络内外的责任,是学院的对外“窗口”、是学院领导的“左膀右臂”、“代言人”,是学院的“大管家”。 在工作中,对上,行政秘书要协助领导完成学院各项工作,遵从领导决议,参与谋划。对下,行政秘书要有服务意识,以人为本,全心全意地为学院师生服务,做到礼貌待人,不卑不吭。对外,作为学院的窗口,要时刻把学院、学校的利益放在心上,树立学院、学校的良好形象。
  3.加强自身职业素养,提高工作效率。当前,随着高等教育的国家化,国际办学、校际合作,应用型人才培养等项目层出不穷,由于二级学院行政领导大都非专职,他们既是领导也是教师,一方面,他们要通盘考虑学生整体素质的提高和学院的生存发展;另一方面,他们还得承担一定的教学科研任务,已经不堪重负,因此很多实质性的工作都压在行政秘书的肩上。为适应新形势的发展,二级学院行政秘书要在工作中积累经验,借鉴学习,不断提高公关能力、组织协调、统筹安排能力、公文写作能力、外语水平,自动化办公水平,法律意识,信息处理能力,应变能力;学习行政管理、档案学、教育心理学等专业知识,培养终身学习能力,从而加强身自身职业素养,提高工作效率。
  4.加强心理自我调节能力。错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的日常工作、突发、紧急的状况持续地考验着二级学院行政秘书的耐心和毅力。工作做得好,皆大欢喜,工作做得不好,领导的批评、师生的怨怒、其他部门的责怪纷涌而来,这些负面情绪如果得不到及时的疏通,长此以往会损害他们的身心健康,降低其工作效率,不利于整个学院行政工作的开展。除了掌握一套有效的处事方法,加强沟通技巧来尽量减少这些负面情绪的产生,行政秘书自身要加强心理调节能力,保持乐观豁达的心态,通过心理暗示、放松运动、兴趣爱好等转移注意力,达到减压放松的效果,保持身心愉悦的状态。
  总之,高校二级学院行政秘书的工作看似不起眼,实则关系到学院、学校全局的发展和师生的利益,在当前高等教育改革不断深入的背景下,提高其工作效率,能够使之更好地服务于学院,促进高校的整体发展。
  参考文献:
  [1]熊芳.刍论高校二级学院行政秘书的公关问题[J].中南林业科技大写学报,2008(5).
  [2]杨彩君,杨金田. 高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报,2008(3).
  [3]刘子睿,高校二级学院行政秘书素质培养探讨[J]. 信息技术,2011(3).
  [4]吕瑷珲,王万能.高校院系行政秘书工作特点及探索[J].吉林省教育学院学报,2013(7).
  [5]刘小蓉,新时期高校院系行政秘书的自我调适[J].人才培育,2012(6).
  [6]陈燕芳,试析提高高校院系行政秘书的管理素质 [J].福建师范大学福清分校学报,2010(3).
其他文献
摘 要:全面预算管理是现代企业发展成熟的重要标志,它不但大力提升了企业内部管控的效力,也是对企业激励、评价等多项经营战略工具的丰富化。在全面预算逐渐成为企业内部成本控制的核心驱动力之时,本文希望简单探讨一下基层铁路企业在基于这一成功机制下所给出的改革应对措施,并引用案例加以证明。  关键词:全面预算 成本控制 基层铁路企业 项目部运营 管理措施 改革  一、基层铁路企业成本控制改革的前提条件  1
期刊
摘 要:根据我国相关法律法规和行业自律准则的要求,证券从业人员不得开立证券账户买卖股票和私下代理客户进行证券交易。为了避免这种违规行为,必须加强对证券公司分支机构员工执业行为的合规管理,提高证券公司风险管控水平。  关键词:证券公司 执业行为 合规管理  根据《证券法》、《证券从业人员执业行为准则》等相关法律法规和自律准则的规定,证券从业人员不得买卖股票和违规代课理财。但实际工作中,此类违规行为时
期刊
摘 要:高校职务发明人的权益保护有利于推动成果转化。本文拟探讨保护高校职务发明人权益的重要性,并分析目前存在的问题,最终提出保护高校职务发明人权益的建议,以期更好地保护高校职务发明人的合法权益,进而调动高校科研活动的内在动力,推动我国科技创新和知产强国的步伐。  关键词:职务发明 发明人权益 高校科研  《中华人民共和国专利法》第六条对职务发明作了如下规定,由于执行本单位的任务或主要利用本单位物质
期刊
摘 要:文章首先阐述目前国有企业在成本管控方面普遍存在的问题,结合实际问题提出有效实施成本管控,应本着领导推动、全员参加和具体问题具体分析的原则,并进一步提出加强成本管控的建议与对策。  关键词:成本管理 企业价值 措施  在激烈的市场竞争中,企业的利润空间在逐渐缩小。企业所占市场份额相对稳定,即企业收入较恒定,而利润=收入-费用,其中税金是按固定比例上缴,所以企业成本管理水平的高低直接决定着一个
期刊
摘 要:近年来,食品安全事故不间断的出现,引起人们的惊恐及对我国食品的信任度降低。而我国食品安全监管行政执法体制的不完善是引起事故发生的重要原因之一。为保证我国食品行业快速健康发展、消费者获得健康优质食品,必须改善目前行政执法的现状,从改革目标与原则、立法基础、问责机制、以及监督机制等四个方面构建了食品安全监管行政执法体制改革的具体路径。  关键词:食品安全 行政执法 行政执法体制 监管  习近平
期刊
摘 要:本文对乳制品消费影响因素的研究现状进行了总结综述,乳制品消费影响因素众多,主要可以分为消费者相关因素、生产者相关因素和外部环境因素三大类。总结了各影响因素与乳制品消费之间的相互关系,为乳企在产品定位、营销策略方面提供参考。  关键词:乳制品 影响因素 综述  一、引言  纵观全球,一个国家的乳业发展水平已经成为衡量这个国家畜牧业现代化程度的重要标志。其在改善居民膳食结构,促进农民收入,扩大
期刊
摘 要:随着文化、经济和科技的迅速发展,我国高等院校管理方式在管理理念、管理方式、管理制度和管理队伍建设上呈现出新特点。随着我国法治化进程的加快和个体法律意识的加强,法治理念逐渐融入至高校学生管理中,法治理念给高校学生管理工作带来前所未有的挑战和创新,如何推进学生管理的法治化建设进程是高校当前研究和实践的重要课题。本文针对传统高校学生管理工作中存在的弊端,分析法律视域下高校学生管理工作的创新。  
期刊
摘 要:我国在新时期下其核电产业能够为社会生活提供较为重要的一种能源,尤其是自身具有环保特点得到广泛应用。伴随新时期科技发展,国内核电技术逐渐趋于成熟化,大大提升了生产能源的效率。同时,其系统在运用面也提升了可靠度,因此核电产业具有良好、广阔发展前景。在二十一世纪里科学技术的发展,致使人类面临了很多的生态问题,尤其是在环境保护方面。因而,要求核电产业需作出持续发展的调整与创新,本文针对该方面作出研
期刊
摘 要:随着新媒体技术的不断运用和发展,它已成为“90后”高职生日常学习生活不可或缺的部分。面对新新一代的学生群体和发展迅猛的信息技术,辅导员在班级管理中面临着新的挑战。本文从新媒体的概念、“90后”高职生的思想行为特点入手,分析新媒体在班级管理中面临的机遇和挑战。结合工作实际,提出了改进和创新班级管理的思路和方法。  关键词:新媒体 “90后”高职生 班级管理  《中共中央国务院关于加强和改进大
期刊
摘 要:本文从内部控制的属性出发,将其比喻为一个组织的免疫系统。但其作为一种公司治理机制有其自身的技术性和社会性的双重性质,我国内部控制规范直接照搬美国COSO是错误的。之后从内部控制的核心本质属性“内部牵制”出发,强调如今的内部控制理论与实践的研究与探索趋向于全能化,内控范围扩大,内控本质丢失。  关键词:内部控制 COSO 范畴  一、内部控制的需求机理  内部控制是企业非常重要的一项内部管理
期刊