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摘 要：随着高等教育的蓬勃发展，高校对档案管理工作的要求越来越高。本文对高校当前的档案管理工作进行了初步研究和分析，并对其中存在的一些问题提出了解决对策，希望对高校档案工作的改进提供参考。
关键词：高校档案管理；信息化；资源共享
高校档案记录着学校发展的一点一滴，对高校的建设和教学科研有着重要的参考价值，是高校管理事业的重要基础和组成部分。高校档案管理工作要与时俱进，改变以往被动的管理方式，转为开放、动态的工作模式，满足高校发展的需求，为高校建设服务。促进高校档案管理工作更好、更快地发展，是档案管理人员应认真思考的重要问题。
一、高校档案管理存在的问题
当前，高校档案管理工作取得了长足的进步，档案管理基础工作与管理团队的建设逐渐成熟，具备了良好的发展基础。但在发展过程中，高校档案管理工作还存在以下几个方面的问题。
1. 档案管理基础设施不健全
当前，高校建设的快速发展给档案管理工作带来了许多新的机遇和挑战，只有打造更为坚实的基础设施才能为档案管理工作提供优良的保障。档案管理工作是一项投入大、耗时长的长期性建设工作，由于一些高校的忽视，使档案管理工作的基础设施建设存在相当程度的疏漏，如部分高校档案管理的工作场所过于偏僻、狭小，缺乏必要的防火、防水设施及所需的管理技术设备。这就造成了高校的档案管理工作缺乏弹性，一味地疲于应付，很容易使档案资料缺失或者损坏，严重制约了高校档案管理工作的开展。
2. 档案管理队伍不健全
由于高校档案管理工作没有得到相应的重视，造成许多高校在档案管理人员的选拔和培训上没有统一严格的标准。一方面，档案管理团队专业技术人员缺乏，专业化管理水平低下；另一方面，没有配备专职人员，组织松散，甚至以兼职人员充当管理工作的主力军，造成档案管理工作严格性、专业性缺失，许多高校的管理工作已经明显落后。如果这些关键问题得不到妥善的解决，将严重拖后高校改革的步伐，影响高校可持续发展的进程。
二、高校档案管理信息化建设的对策
在当前的高校档案管理工作中，通常利用信息技术来收集、处理和归类档案，提高档案管理工作的效率，这就要求高校档案管理工作人员转变观念，与时俱进。
1. 各部门要团结协作
档案管理工作中各部门相互之间有着密不可分的联系，因此，在建立规范的工作机制过程中，各部门必须坚持科学严谨的工作态度和精神，加强档案信息化的基础建设，广泛应用计算机网络技术，提高单位内部局域网的性能，采用档案管理与办公相结合的高效工作模式。通过建设完善的档案管理机制，实现对档案的收集整理、装订归类、借阅管理等流程的规范。以制度建设为核心，促进档案管理水平的不断提高。尤其是在档案管理的信息化建设中，要构建完整、健全的管理制度，以便为档案工作的简洁化、智能化、数字化和网络化奠定制度基础。
2. 高度重视档案管理工作
在高校管理工作中，档案管理是重要的组成部分。因此，在管理过程中，校领导务必认识到高校档案的资源管理工作对高校建设的重要作用，提高全员档案管理意识，以便加大对高校档案管理工作的重视和支持，为高校的档案管理工作提供有力的帮助。如建立统一的信息管理工作体制，整改高校各部门中有关信息的收集和调动流程，加强集中管理，确定专职部门成立综合档案室，实现档案信息管理工作的组织化和协调化。
3. 加强管理人才队伍建设
加强管理人才队伍的建设，从新入人员的专业知识培训，到专、兼职管理人员的发展，都要制订良性竞争机制，通过严格的绩效考核，全方位、多层次地提高档案管理人才队伍的素质。要求档案管理人员遵循“实用、科学、有序”的工作理念和原则，确立长期的工作方向和目标；根据档案信息化建设的具体要求，做好本职工作。
4. 加大资金的投入力度
高校档案管理信息化的建设和发展是一项耗时长、投入大、成效具有延后性的工作。在档案管理工作中，要加大资金的投入力度，积极解决一些管理上的矛盾和问题。因此，在工作中高校档案管理部门要力争得到领导的关注和支持，通过规范的工作渠道和流程，取得管理工作所需的经费支持，分列出各項预算经费，争取一次兑现。档案管理部门也应该积极做到自筹自给，不仅要争取所在单位的管理资源，还要面对社会广开筹措渠道，通过多筹渠道解决供需不足、档案信息化建设资金匮乏等问题。
5. 科学规范地管理
在逐步完善档案管理信息化的同时，要注意结合《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》等规定，制订一套有助于实际档案管理信息化的具体措施和办法，掌控档案管理信息化的建设、运作和维护工作，保证高校的档案管理工作有法可循、有章可守，促进高校档案管理信息化工作的良性建设和规范发展。
6. 加强安全体系建设
在高校档案管理信息化安全体系建设中，各部门要严格遵守相关法律法规，加强对网络计算机档案信息系统的管理，对电子文件的归类进行科学有序地监督和指导，确保电子文档的真实性、完整性和时效性。高校档案管理工作的组织和开展是为高校各项工作顺利开展提供保障的。例如，高校的人事信息档案与在校教师的聘用、工资待遇管理等密切相关。因此，在必要的情况下有选择地公开一部分人事档案信息，有利于高校形成透明公开、公平竞争的评价机制。
学术档案是高校教学科研的重要组成部分，学术档案的公开程度是衡量一所高校学术水平的重要参考标准。当然，在档案信息资源共享的过程中，管理人员要时刻保持安全意识，防止出现档案文件的失密、泄露现象。在配合高校其他工作的同时，要确保档案信息资源的安全和完整。
7. 合理开发和利用档案信息
对于档案信息的开发和利用，其价值在于信息资源的共享和流动。《档案法》第十九条规定：“档案必须向社会开放，并且应当定期公布档案的目录。”因此，在构建完整的信息管理制度的同时，建立多方面、多层次的档案信息共享网络，促进档案信息资源的流动和开发循环利用，这既是档案的价值所在，也是档案管理信息化的目标之一。对于一些非公开档案信息，管理工作人员不能予以上网登报；对于一些已在网上公开的档案资源，要严格结合身份认证、防火墙、数据认证、备份等方式，加强信息的安全防护措施，确保档案信息的安全运行。
三、结语
在我国综合国力不断增强的今天，社会对高校的改革管理提出了更高的要求，因此，高校必须重视档案管理工作，加大人力财力物力的投入，通过学习和引进现代化的管理手段，培养高素质的管理人才，切实提高高校档案管理工作的质量，加速高校档案管理工作的进程，为我国高校的发展做出努力和贡献。
参考文献：
[1]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1999.
[2]秦建华.基于网络环境的高校档案工作探讨[J].职业时空，2007（18）.
[3]万尚钦.以农村信息化助推社会主义新农村建设[J].湖南农业科学，2006（4）.
[4]桑新民.当代信息技术与档案管理[J].中国电化教育，2002（6）.
[5]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003（5）.
关键词：高校档案管理；信息化；资源共享
高校档案记录着学校发展的一点一滴，对高校的建设和教学科研有着重要的参考价值，是高校管理事业的重要基础和组成部分。高校档案管理工作要与时俱进，改变以往被动的管理方式，转为开放、动态的工作模式，满足高校发展的需求，为高校建设服务。促进高校档案管理工作更好、更快地发展，是档案管理人员应认真思考的重要问题。
一、高校档案管理存在的问题
当前，高校档案管理工作取得了长足的进步，档案管理基础工作与管理团队的建设逐渐成熟，具备了良好的发展基础。但在发展过程中，高校档案管理工作还存在以下几个方面的问题。
1. 档案管理基础设施不健全
当前，高校建设的快速发展给档案管理工作带来了许多新的机遇和挑战，只有打造更为坚实的基础设施才能为档案管理工作提供优良的保障。档案管理工作是一项投入大、耗时长的长期性建设工作，由于一些高校的忽视，使档案管理工作的基础设施建设存在相当程度的疏漏，如部分高校档案管理的工作场所过于偏僻、狭小，缺乏必要的防火、防水设施及所需的管理技术设备。这就造成了高校的档案管理工作缺乏弹性，一味地疲于应付，很容易使档案资料缺失或者损坏，严重制约了高校档案管理工作的开展。
2. 档案管理队伍不健全
由于高校档案管理工作没有得到相应的重视，造成许多高校在档案管理人员的选拔和培训上没有统一严格的标准。一方面，档案管理团队专业技术人员缺乏，专业化管理水平低下；另一方面，没有配备专职人员，组织松散，甚至以兼职人员充当管理工作的主力军，造成档案管理工作严格性、专业性缺失，许多高校的管理工作已经明显落后。如果这些关键问题得不到妥善的解决，将严重拖后高校改革的步伐，影响高校可持续发展的进程。
二、高校档案管理信息化建设的对策
在当前的高校档案管理工作中，通常利用信息技术来收集、处理和归类档案，提高档案管理工作的效率，这就要求高校档案管理工作人员转变观念，与时俱进。
1. 各部门要团结协作
档案管理工作中各部门相互之间有着密不可分的联系，因此，在建立规范的工作机制过程中，各部门必须坚持科学严谨的工作态度和精神，加强档案信息化的基础建设，广泛应用计算机网络技术，提高单位内部局域网的性能，采用档案管理与办公相结合的高效工作模式。通过建设完善的档案管理机制，实现对档案的收集整理、装订归类、借阅管理等流程的规范。以制度建设为核心，促进档案管理水平的不断提高。尤其是在档案管理的信息化建设中，要构建完整、健全的管理制度，以便为档案工作的简洁化、智能化、数字化和网络化奠定制度基础。
2. 高度重视档案管理工作
在高校管理工作中，档案管理是重要的组成部分。因此，在管理过程中，校领导务必认识到高校档案的资源管理工作对高校建设的重要作用，提高全员档案管理意识，以便加大对高校档案管理工作的重视和支持，为高校的档案管理工作提供有力的帮助。如建立统一的信息管理工作体制，整改高校各部门中有关信息的收集和调动流程，加强集中管理，确定专职部门成立综合档案室，实现档案信息管理工作的组织化和协调化。
3. 加强管理人才队伍建设
加强管理人才队伍的建设，从新入人员的专业知识培训，到专、兼职管理人员的发展，都要制订良性竞争机制，通过严格的绩效考核，全方位、多层次地提高档案管理人才队伍的素质。要求档案管理人员遵循“实用、科学、有序”的工作理念和原则，确立长期的工作方向和目标；根据档案信息化建设的具体要求，做好本职工作。
4. 加大资金的投入力度
高校档案管理信息化的建设和发展是一项耗时长、投入大、成效具有延后性的工作。在档案管理工作中，要加大资金的投入力度，积极解决一些管理上的矛盾和问题。因此，在工作中高校档案管理部门要力争得到领导的关注和支持，通过规范的工作渠道和流程，取得管理工作所需的经费支持，分列出各項预算经费，争取一次兑现。档案管理部门也应该积极做到自筹自给，不仅要争取所在单位的管理资源，还要面对社会广开筹措渠道，通过多筹渠道解决供需不足、档案信息化建设资金匮乏等问题。
5. 科学规范地管理
在逐步完善档案管理信息化的同时，要注意结合《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》等规定，制订一套有助于实际档案管理信息化的具体措施和办法，掌控档案管理信息化的建设、运作和维护工作，保证高校的档案管理工作有法可循、有章可守，促进高校档案管理信息化工作的良性建设和规范发展。
6. 加强安全体系建设
在高校档案管理信息化安全体系建设中，各部门要严格遵守相关法律法规，加强对网络计算机档案信息系统的管理，对电子文件的归类进行科学有序地监督和指导，确保电子文档的真实性、完整性和时效性。高校档案管理工作的组织和开展是为高校各项工作顺利开展提供保障的。例如，高校的人事信息档案与在校教师的聘用、工资待遇管理等密切相关。因此，在必要的情况下有选择地公开一部分人事档案信息，有利于高校形成透明公开、公平竞争的评价机制。
学术档案是高校教学科研的重要组成部分，学术档案的公开程度是衡量一所高校学术水平的重要参考标准。当然，在档案信息资源共享的过程中，管理人员要时刻保持安全意识，防止出现档案文件的失密、泄露现象。在配合高校其他工作的同时，要确保档案信息资源的安全和完整。
7. 合理开发和利用档案信息
对于档案信息的开发和利用，其价值在于信息资源的共享和流动。《档案法》第十九条规定：“档案必须向社会开放，并且应当定期公布档案的目录。”因此，在构建完整的信息管理制度的同时，建立多方面、多层次的档案信息共享网络，促进档案信息资源的流动和开发循环利用，这既是档案的价值所在，也是档案管理信息化的目标之一。对于一些非公开档案信息，管理工作人员不能予以上网登报；对于一些已在网上公开的档案资源，要严格结合身份认证、防火墙、数据认证、备份等方式，加强信息的安全防护措施，确保档案信息的安全运行。
三、结语
在我国综合国力不断增强的今天，社会对高校的改革管理提出了更高的要求，因此，高校必须重视档案管理工作，加大人力财力物力的投入，通过学习和引进现代化的管理手段，培养高素质的管理人才，切实提高高校档案管理工作的质量，加速高校档案管理工作的进程，为我国高校的发展做出努力和贡献。
参考文献：
[1]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1999.
[2]秦建华.基于网络环境的高校档案工作探讨[J].职业时空，2007（18）.
[3]万尚钦.以农村信息化助推社会主义新农村建设[J].湖南农业科学，2006（4）.
[4]桑新民.当代信息技术与档案管理[J].中国电化教育，2002（6）.
[5]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003（5）.