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摘 要：本文结合到高职院校档案管理实际现状，围绕新形势下高职院校应该如何推进档案工作规范化管理这个问题，从机构设置、规范档案管理制度、档案收集、整理与归档、档案开发利用率、档案安全等几方面提出自己的几点思考和建议。
关键词：高职院校 档案 规范化管理
2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。结合到高职院校档案管理实际现状，我对新形势下高职院校应该如何推进档案工作规范化管理的有以下几点思考：
一、机构设置的思考
在新形势下高职院校应建立在领导小组领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各部门）专兼职档案人员为基础的高职院校档案工作体系，并不断提高专兼职档案员的素质，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。
现在高职院校大多建立了与其发展相适应的档案管理机构，比如很多高职院校建立了综合档案室，能满足档案工作的需要。同时有些高职院校具备了可以设立独立的档案馆条件，但至今未成立档案馆，制约了学校档案工作的发展。
二、规范档案管理制度的思考
高职院校应采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。
1.是建立健全档案工作各项规章制度。高职院校应制定档案归档、保管、利用等规章制度，同时实现制度上墙，工作起来有章可循，有法可依。同时高职院校应根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及本省的（高等学校档案管理办法）实施细则起草发布本学院自己的档案归档范围和保管期限表，从源头上加强学院档案的收集工作、促进学院重要档案资料全面完整收集，给学院档案室的分类整理工作提供指导标准。
2.高职院校档案室还应在此基础上进一步建立健全档案工作的各项报表的编写，主要包括案卷移交目录案卷、案卷备考表、学生档案查档（借档）审批表、教职工人事档案查档（借档）审批表、学生档案移交表、档案材料接收登记表、档案查询委托书样本等，努力做到健全制度、规范管理。
三、档案收集的思考
在新形势下高职院校应根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及本省的（高等学校档案管理办法）实施细则发布制定并适时修订本校实际情况的文件材料规定范围和保管期限表，做到应归尽归，應收尽收，规范整理，从源头上加强学院档案的收集工作、促进学院重要档案资料全面完整收集，给学院档案室的分类整理工作提供指导标准。高职院校必须要重视档案的完整、准确、系统，专兼职档案员要把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。为此高职院校应建立档案人员岗位责任制。组织学院专兼职档案人员学习、贯彻档案法律、法规、规章及高校有关档案工作的规定、办法和标准规范。档案人员履行职责明确清楚。在全院范围内开展档案法律、法规、规章学习、宣传。同时高职院校应在日常工作中对兼职档案员进行业务辅导、培训和指导，比如对兼职档案员在立卷的基本程序和方法等方面予以重点指导，提高专兼职档案员的工作能力和业务素质。
四、整理与归档的思考
2015年10月25日国家档案局政策法规司发布了档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），自2016年6月1日起实施。高职院校应积极主动学习新的整理规则，在工作中按照新的整理规则对档案进行规范性整理。比如要做好以下几点：（1）要及时按照新标准调整归档文件分类方法，归档文件分类方案统一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的方法进行分类、排列；（2）要遵循新标准中纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；归档文件以“件”为单位采用直角装订方法装订档案，纸质归档文件应以“件”为单位编制页码，文件中有图文的页面为一页，页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）高职院校应根据《高等学校档案实体分类法》，并结合学校实际，编制档号。（4）将室编件号、馆编件号统一为件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足；（5）按照附录中增加的归档章示例在档案首页左上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”标识。
五、档案信息化管理的思考
档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。目前高职院校档案信息化的建设和开发利用还比较薄弱，存在很多问题。比如当前，高职院校档案管理信息化建设中存在诸如基础设施配备不到位等问题，需要高职院校采取相应的对策，增大投入，提高配备、加强资金投人。购置如彩色复合影印一体机、移动硬盘、U盘、内置光盘刻录机、可刻录光盘、防磁柜、温湿度测试仪、档案杀虫消毒灭菌设备、照相机、摄像机、空调机、除湿机、加湿机、温湿度调控系统、视频监控系统、网络档案管理软件系统、学院档案室网站等软硬件设施。在基础设施配备到位后，高职院校档案室应以“数字化档案室”建设为目标，利用标准的档案管理软件，按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求，完整、准确地将档案信息录入到计算机中保存并提供计算机查询，并可以在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询利用服务。
六、提高档案开发利用率的思考
高职院校应主动提供档案信息服务，主动开展形式多样的服务。可以采取分发目录、电话调卷、网络查询等多种形式服务[3]；高职院校还可以建立以计算机查询为主体的档案检索体系，使提供和利用档案迅速、准确。同时高职院校的档案人员必须要熟悉所管范围档案及相关业务，做到调卷迅速、准确。在档案借阅过程中应有完备的档案借阅手续，如有借阅登记并且登记手续齐全。高职院校应对利用效果进行反馈详细记录，并选编利用效果的实例。于此同时高职院校还应该开展多种形式档案宣传，如开展校史展览、建设档案网站、在校园内布置档案宣传展板等。高职院校档案的信息开发利用还包括通用性编研成果，如编写组织沿革、大事记、全宗介绍，汇编、汇总有关文件、制度、基础数据等资料。同时开展深层次编研成果也非常重要，如编研科技或科研成果简介、编研会议概要或档案信息简报、编研年鉴或史志、编研利用档案撰写的著作或论文、开展校史研究或出版档案史料等。
七、档案安全的思考
高职院校应贯彻落实国家局《关于进一步加强档案安全工作的意见》，完善领导机制，落实主体责任。加强风险治理，包括制度风险、资源风险、实体和信息风险治理，落实档案信息在形成、收集、归档、保管等各个环节的安全保障；进行馆藏档案数字化业务的安全控制、电子文件归档过程的安全控制、档案馆内部管理的安全控制、建立数字档案的安全体系等；实施防火、防盗、防虫、温度、湿度控制等安全措施，确保档案安全。尤其要按照档案数字化外包服务安全管理规范，要落实各单位在档案整理和数字化等技术外包服务中的安全管理责任，杜绝安全隐患。加强预防控制和监督管理，严肃责任追究。
参考文献：
[1]中共中央办公厅国务院办公厅.《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.《中国档案》.2014-05-15.
[2]国家档案局.《归档文件整理规则》.2015-10-30.
[3]四川省政府办公厅.《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》.2005年5月.
作者简介：古雯雯（1981.09—）女。职称：中级馆员。所获学位：管理学硕士。
关键词：高职院校 档案 规范化管理
2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。结合到高职院校档案管理实际现状，我对新形势下高职院校应该如何推进档案工作规范化管理的有以下几点思考：
一、机构设置的思考
在新形势下高职院校应建立在领导小组领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各部门）专兼职档案人员为基础的高职院校档案工作体系，并不断提高专兼职档案员的素质，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。
现在高职院校大多建立了与其发展相适应的档案管理机构，比如很多高职院校建立了综合档案室，能满足档案工作的需要。同时有些高职院校具备了可以设立独立的档案馆条件，但至今未成立档案馆，制约了学校档案工作的发展。
二、规范档案管理制度的思考
高职院校应采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。
1.是建立健全档案工作各项规章制度。高职院校应制定档案归档、保管、利用等规章制度，同时实现制度上墙，工作起来有章可循，有法可依。同时高职院校应根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及本省的（高等学校档案管理办法）实施细则起草发布本学院自己的档案归档范围和保管期限表，从源头上加强学院档案的收集工作、促进学院重要档案资料全面完整收集，给学院档案室的分类整理工作提供指导标准。
2.高职院校档案室还应在此基础上进一步建立健全档案工作的各项报表的编写，主要包括案卷移交目录案卷、案卷备考表、学生档案查档（借档）审批表、教职工人事档案查档（借档）审批表、学生档案移交表、档案材料接收登记表、档案查询委托书样本等，努力做到健全制度、规范管理。
三、档案收集的思考
在新形势下高职院校应根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及本省的（高等学校档案管理办法）实施细则发布制定并适时修订本校实际情况的文件材料规定范围和保管期限表，做到应归尽归，應收尽收，规范整理，从源头上加强学院档案的收集工作、促进学院重要档案资料全面完整收集，给学院档案室的分类整理工作提供指导标准。高职院校必须要重视档案的完整、准确、系统，专兼职档案员要把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。为此高职院校应建立档案人员岗位责任制。组织学院专兼职档案人员学习、贯彻档案法律、法规、规章及高校有关档案工作的规定、办法和标准规范。档案人员履行职责明确清楚。在全院范围内开展档案法律、法规、规章学习、宣传。同时高职院校应在日常工作中对兼职档案员进行业务辅导、培训和指导，比如对兼职档案员在立卷的基本程序和方法等方面予以重点指导，提高专兼职档案员的工作能力和业务素质。
四、整理与归档的思考
2015年10月25日国家档案局政策法规司发布了档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），自2016年6月1日起实施。高职院校应积极主动学习新的整理规则，在工作中按照新的整理规则对档案进行规范性整理。比如要做好以下几点：（1）要及时按照新标准调整归档文件分类方法，归档文件分类方案统一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的方法进行分类、排列；（2）要遵循新标准中纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；归档文件以“件”为单位采用直角装订方法装订档案，纸质归档文件应以“件”为单位编制页码，文件中有图文的页面为一页，页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）高职院校应根据《高等学校档案实体分类法》，并结合学校实际，编制档号。（4）将室编件号、馆编件号统一为件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足；（5）按照附录中增加的归档章示例在档案首页左上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”标识。
五、档案信息化管理的思考
档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。目前高职院校档案信息化的建设和开发利用还比较薄弱，存在很多问题。比如当前，高职院校档案管理信息化建设中存在诸如基础设施配备不到位等问题，需要高职院校采取相应的对策，增大投入，提高配备、加强资金投人。购置如彩色复合影印一体机、移动硬盘、U盘、内置光盘刻录机、可刻录光盘、防磁柜、温湿度测试仪、档案杀虫消毒灭菌设备、照相机、摄像机、空调机、除湿机、加湿机、温湿度调控系统、视频监控系统、网络档案管理软件系统、学院档案室网站等软硬件设施。在基础设施配备到位后，高职院校档案室应以“数字化档案室”建设为目标，利用标准的档案管理软件，按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求，完整、准确地将档案信息录入到计算机中保存并提供计算机查询，并可以在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询利用服务。
六、提高档案开发利用率的思考
高职院校应主动提供档案信息服务，主动开展形式多样的服务。可以采取分发目录、电话调卷、网络查询等多种形式服务[3]；高职院校还可以建立以计算机查询为主体的档案检索体系，使提供和利用档案迅速、准确。同时高职院校的档案人员必须要熟悉所管范围档案及相关业务，做到调卷迅速、准确。在档案借阅过程中应有完备的档案借阅手续，如有借阅登记并且登记手续齐全。高职院校应对利用效果进行反馈详细记录，并选编利用效果的实例。于此同时高职院校还应该开展多种形式档案宣传，如开展校史展览、建设档案网站、在校园内布置档案宣传展板等。高职院校档案的信息开发利用还包括通用性编研成果，如编写组织沿革、大事记、全宗介绍，汇编、汇总有关文件、制度、基础数据等资料。同时开展深层次编研成果也非常重要，如编研科技或科研成果简介、编研会议概要或档案信息简报、编研年鉴或史志、编研利用档案撰写的著作或论文、开展校史研究或出版档案史料等。
七、档案安全的思考
高职院校应贯彻落实国家局《关于进一步加强档案安全工作的意见》，完善领导机制，落实主体责任。加强风险治理，包括制度风险、资源风险、实体和信息风险治理，落实档案信息在形成、收集、归档、保管等各个环节的安全保障；进行馆藏档案数字化业务的安全控制、电子文件归档过程的安全控制、档案馆内部管理的安全控制、建立数字档案的安全体系等；实施防火、防盗、防虫、温度、湿度控制等安全措施，确保档案安全。尤其要按照档案数字化外包服务安全管理规范，要落实各单位在档案整理和数字化等技术外包服务中的安全管理责任，杜绝安全隐患。加强预防控制和监督管理，严肃责任追究。
参考文献：
[1]中共中央办公厅国务院办公厅.《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.《中国档案》.2014-05-15.
[2]国家档案局.《归档文件整理规则》.2015-10-30.
[3]四川省政府办公厅.《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》.2005年5月.
作者简介：古雯雯（1981.09—）女。职称：中级馆员。所获学位：管理学硕士。