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摘 要 本文通过对企业内部控制的理论解释,对如何建立和健全在ERP环境下企业内部控制进行探讨,使企业的内部控制更完善和科学。
关键词 ERP系统 内部控制 控制环境
一、内部控制的相关理论
我国最新的《企业内部控制基本规范》中界定了内部控制的内涵指出:内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。
内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五个相互联系的要素。第一,控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率发生影响的各种因素。控制环境提供企业纪律与架构,塑造企业文化,并影响企业员工的控制意识,是所有其它内部控制组成要素的基础。第二,风险评估。每个企业都面临来自内部和外部的不同风险,这些风险都必须加以评估。风险评估就是分析和辨认实现所定目标可能发生的风险。第三,控制活动,是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序,如核准、授权、验证、调节、复核营业绩效、保障资产安全及职务分工等。控制活动在企业内的各个阶层和职能之间都会出现。第四,信息与沟通。企业在其经营过程中,需按某种形式辨识、取得确切的信息,并进行沟通,以使员工能够履行其责任。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息,同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。企业所有员工必须从最高管理阶层清楚地获取承担控制责任的信息,而且必须有向上级部门沟通重要信息的方式并对外界顾客、供应商、政府主管机关和股东等做有效的沟通。第五,监督。内部控制系统需有效的监督,监督是由经授权的人员,在适当及时的基础下,评估控制的设计和运作情况的过程。监督活动由持续的监督活动和个别评估所组成,其可确保企业内部控制能持续有效的运作。
二、ERP系统的内涵
ERP即企业资源规划,它把企业的物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理,将企业快速实现信息化集成,其宗旨是最大限度地利用企业现有资源,实现企业经济效益的最大化。
在现代ERP系统的应用环境下,企业应充分发挥ERP的功能,建立完善的内部控制活动,通过相关措施,力求使该公司的内部控制制度更合理和健全,更适合该企业的实际情况,更具有可操作性,更有助于实现企业的各项目标。
三、ERP环境下公司内部控制应用
本文将以一家公司内部控制中应用ERP系统为例,详细阐述ERP环境下应如何改善企业的内部控制:
1.建立和健全公司治理结构
企业的内部控制的首要环节是建立完善的内部控制环境,在现代企业制度中,其核心是法人治理结构,即包括公司内部股东大会、董事会、监事会和经理责权划分的治理结构。而这种治理结构中责权利的实现则有赖于建立与公司内外环境相一致的具体控制制度,公司必须从治理机制设计上为上述机构间的分级授权和不相容职务间的制衡提供制度保障,真正实现产权明晰、权责清楚和管理科学,从产权制度上保证内部控制制度建设制度化,保证内部控制机制的有效执行。公司通过ERP系统设置不同的权限,将治理程序有效的融合到日常公司的事务处理上,这样将更有利于建立健全公司治理结构。
2.利用ERP系统建立和健全内部控制执行情况的监督机制
内部控制制度不仅要对企业经营管理的各个方面实行全方位的有效控制,把企业的各项经济活动全面置于监控之中,而且得对企业经营管理的重要方面和重要环节实行重点控制。面对如今复杂的企业信息渠道,利用ERP系统使得企业有一个完善的信息传递和沟通机制,通过监督可将公司经营管理中各项信息传递给各级管理人员,便于其加强管理,发现问题,提出改进措施。
3.利用ERP系统建立科学的报销审批制度
首先,确定公司报销审批制度的基本原则。即充分发挥财务部对成本费用支出的控制职能,在ERP系统中处理好控与被控的关系,优化报销程序,通过信息化系统提高工作效率,。其次,制定具体的报销审批程序。根据公司的具体情况,在ERP系统中根据金额的大小对基层管理人员实行适当授权,总经理只负责审批金额较大及特殊的项目支出。
4.利用ERP系统完善合同签批制度
为了科学的分析和评估合同,在ERP环境下企业可以更好的设计合同审批中的职责划分。公司应根据自身的具体情况,充分考虑立项审批制度的可行性和可操作性,合理地制定合同签批制度。将合同签批的整个过程融入ERP系统,设置好各自的权限,等等。
5.利用ERP系统建立完善的预算制度
全面预算制度有利于企业对内部资源进行优化配置,也有利于进行各项考核和内部管理。预算控制包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。企业通过ERP系统对单位各项经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,编制预算有助于体现单位的经营管理目标,并明确责任。预算在执行中,应当经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际;应当及时或定期反馈预算的执行情况。
参考文献:
[1]陈莺,《对ERP系统在企业内部控制中的应用的探讨》,商业现代化,2010.36.
[2]罗凤兰,欧阳电平,《ERP系统环境下信息系统内部控制的风险分析与防范——基于某企业集团实施ERP案例的思考》,中国管理信息化,2005.5.
[3]赵惠媛,《ERP系统环境下会计相关问题研究》,东北财经大学,2006.
[4]周建升,《基于ERP环境下会计业务流程重组的探讨》,首都经济贸易大学,2006.
[5]陈秧秧,《COSO<企业风险管理综合框架>简介》,财会通讯,2005.2.
[6]陈宪宇,《ERP系统下的企业内部控制风险及防范研究》,价值工程,2009.4.
关键词 ERP系统 内部控制 控制环境
一、内部控制的相关理论
我国最新的《企业内部控制基本规范》中界定了内部控制的内涵指出:内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。
内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五个相互联系的要素。第一,控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率发生影响的各种因素。控制环境提供企业纪律与架构,塑造企业文化,并影响企业员工的控制意识,是所有其它内部控制组成要素的基础。第二,风险评估。每个企业都面临来自内部和外部的不同风险,这些风险都必须加以评估。风险评估就是分析和辨认实现所定目标可能发生的风险。第三,控制活动,是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序,如核准、授权、验证、调节、复核营业绩效、保障资产安全及职务分工等。控制活动在企业内的各个阶层和职能之间都会出现。第四,信息与沟通。企业在其经营过程中,需按某种形式辨识、取得确切的信息,并进行沟通,以使员工能够履行其责任。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息,同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。企业所有员工必须从最高管理阶层清楚地获取承担控制责任的信息,而且必须有向上级部门沟通重要信息的方式并对外界顾客、供应商、政府主管机关和股东等做有效的沟通。第五,监督。内部控制系统需有效的监督,监督是由经授权的人员,在适当及时的基础下,评估控制的设计和运作情况的过程。监督活动由持续的监督活动和个别评估所组成,其可确保企业内部控制能持续有效的运作。
二、ERP系统的内涵
ERP即企业资源规划,它把企业的物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理,将企业快速实现信息化集成,其宗旨是最大限度地利用企业现有资源,实现企业经济效益的最大化。
在现代ERP系统的应用环境下,企业应充分发挥ERP的功能,建立完善的内部控制活动,通过相关措施,力求使该公司的内部控制制度更合理和健全,更适合该企业的实际情况,更具有可操作性,更有助于实现企业的各项目标。
三、ERP环境下公司内部控制应用
本文将以一家公司内部控制中应用ERP系统为例,详细阐述ERP环境下应如何改善企业的内部控制:
1.建立和健全公司治理结构
企业的内部控制的首要环节是建立完善的内部控制环境,在现代企业制度中,其核心是法人治理结构,即包括公司内部股东大会、董事会、监事会和经理责权划分的治理结构。而这种治理结构中责权利的实现则有赖于建立与公司内外环境相一致的具体控制制度,公司必须从治理机制设计上为上述机构间的分级授权和不相容职务间的制衡提供制度保障,真正实现产权明晰、权责清楚和管理科学,从产权制度上保证内部控制制度建设制度化,保证内部控制机制的有效执行。公司通过ERP系统设置不同的权限,将治理程序有效的融合到日常公司的事务处理上,这样将更有利于建立健全公司治理结构。
2.利用ERP系统建立和健全内部控制执行情况的监督机制
内部控制制度不仅要对企业经营管理的各个方面实行全方位的有效控制,把企业的各项经济活动全面置于监控之中,而且得对企业经营管理的重要方面和重要环节实行重点控制。面对如今复杂的企业信息渠道,利用ERP系统使得企业有一个完善的信息传递和沟通机制,通过监督可将公司经营管理中各项信息传递给各级管理人员,便于其加强管理,发现问题,提出改进措施。
3.利用ERP系统建立科学的报销审批制度
首先,确定公司报销审批制度的基本原则。即充分发挥财务部对成本费用支出的控制职能,在ERP系统中处理好控与被控的关系,优化报销程序,通过信息化系统提高工作效率,。其次,制定具体的报销审批程序。根据公司的具体情况,在ERP系统中根据金额的大小对基层管理人员实行适当授权,总经理只负责审批金额较大及特殊的项目支出。
4.利用ERP系统完善合同签批制度
为了科学的分析和评估合同,在ERP环境下企业可以更好的设计合同审批中的职责划分。公司应根据自身的具体情况,充分考虑立项审批制度的可行性和可操作性,合理地制定合同签批制度。将合同签批的整个过程融入ERP系统,设置好各自的权限,等等。
5.利用ERP系统建立完善的预算制度
全面预算制度有利于企业对内部资源进行优化配置,也有利于进行各项考核和内部管理。预算控制包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。企业通过ERP系统对单位各项经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,编制预算有助于体现单位的经营管理目标,并明确责任。预算在执行中,应当经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际;应当及时或定期反馈预算的执行情况。
参考文献:
[1]陈莺,《对ERP系统在企业内部控制中的应用的探讨》,商业现代化,2010.36.
[2]罗凤兰,欧阳电平,《ERP系统环境下信息系统内部控制的风险分析与防范——基于某企业集团实施ERP案例的思考》,中国管理信息化,2005.5.
[3]赵惠媛,《ERP系统环境下会计相关问题研究》,东北财经大学,2006.
[4]周建升,《基于ERP环境下会计业务流程重组的探讨》,首都经济贸易大学,2006.
[5]陈秧秧,《COSO<企业风险管理综合框架>简介》,财会通讯,2005.2.
[6]陈宪宇,《ERP系统下的企业内部控制风险及防范研究》,价值工程,2009.4.