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【摘要】：基层档案管理由于各种原因导致安全保密程度不够，基层档案的相关文档不仅是本辖区内信息的重要组成部分，也是国家档案体系的一部分。因此，加强基层档案室管理，提升档案资源安全， 不仅是规范基层单位管理的重要手段，也是为国家档案馆输送量多质优的资料信息的必然要求
【关键词】：档案管理；重要问题；安全策略
基层档案管理是指基层工作人员根据档案形成的特点，利用科学的方法对档案进行收集、整理和保管，以保证档案的完整性、安全性和有效性，基层档案室，如乡镇档案室，是我国档案体系的重要组成部分，加强基层档案管理，提升基层档案安全是完善我国档案管理体系的重要内容。
一、档案资源安全的重要性
（一）档案的唯一性
档案文件不同于其他信息资源，它对于事件、人员等信息的记录具有唯一性，这种唯一性表现在两个方面：其一，排他性，即档案对于事实的记录只能有一个版本，因为任何事件发生的真相只能有一个，所以对其进行记录的档案也只能有一个，这既是保证档案可用性的重要手段，也是尊重事件真相的必然要求；其二，不可替代性，即由于受到档案保存条件的限制，一些档案文件的复本数量有限，同时其对于事件真相的再现起着决定性的作用。因此，档案工作者应当采取一切有效措施维护档案的寿命，以确保馆藏档案的安全。
（二）档案的可用性
有效途径档案文件就是凭据，它记录着一件事情发生的时间、地点、起因、经过以及结果，记录着一个人的出生、学习、工作等各种身份信息。因此，在某种意义上讲，人们在利用档案的过程就是一个“回顾”的过程，而这一过程对于档案应用的效果主要体现在两个方面：其一，档案的可用性可以让使用人员理顺事件发生的详情；其二，通过对现有档案资料的查询、使用，相关部门可以通过分析总结，预见事件发展的路径，并对后续事务的开展提供必要的指导。因此，从这两方面來讲，事件的详情对档案文件的依赖性要求档案的内容必须是完整且真实的，否则就会对相关人员的档案利用造成不可挽回的后果。
二、当前基层档案管理中存在的问题
（一）管理意识淡薄
管理意识决定着管理态度，在当前的一些基层档案管理中， 由于管理人员的管理意识淡薄， 导致档案的形成、收集不及时，且由于收集渠道不够畅通，使档案管理中存在一些死角漏洞；而且某些基层单位档案人员对新的档案业务规范学习、掌握不及时，使档案业务工作不够规范，这也导致了基层档案资料的缺失。
（二）管理体制不一
随着我国机构改革的深化，各级基层组织变化频繁，而经历多次的机构改革后，各级基层单位档案工作管理体制也出现了多元化的趋势，如各基层单位中就存在着档案馆、档案处、档案科、档案室等多种体制，而且由于各体制档案的管理原则和方式不一，导致了基层档案管理工作的困难
（三）工作发展不平衡
随着我国经济体制、政治体制改革的进一步深化，许多基层单位档案工作的水平也实现了大幅度提升，但是在发展过程中，仍然有一些单位由于缺乏对档案资源重要性的充分认识，导致其档案管理工作停滞不前，甚至出现了裁撤、强制合并档案管理机构，减少对档案工作的人员和资金投入的现象，而这样的管理失衡严重降低了我国基层档案管理工作的整体水平。
（四）信息技术应用不当
随着数字化技术的发展，档案资料的保存方式已经突破了纸质载体的限制，实现了电子存档，而数字化档案有效地弥补了纸质档案在保存中的种种弊端，但是数字化技术也不是万能的，在当前由于一些基层单位对信息技术了解甚少、使用不当，导致文件材料的载体不一，电子文件与纸质文件的冲突，这不仅增加了档案的整理、保管难度，还增加了档案资源失、泄密的风险。
三、加强基层档案管理的有效策略
（一）加强宣传，增强基层工作人员的档案管理意识
相关部门在加强档案工作宣传的过程中应从以下几点入手：一是加强对档案法规的宣传；二是加强对档案的定义、种类、载体形式等档案基础知识的宣传；三是加强对档案利用效益以及利用方法的宣传；四是加强对档案工作的“统一领导，分级管理”这一基本原则的宣传；五是加强对档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等基本内容的宣传。通过宣传使管理人员认识到档案的形成与个人工作的关系，以增强其管理意识。
（二）建立基层档案管理网络和规章制度基层档案管理部门应建立并完善档案管理网络，建立本单位的档案管理规章制度，并统一内部的档案管理方法，以实现档案的科学管理和有效利用。除此之外，相关部门还要加强对档案室设施的安全管理，搭建计算机管理文件平台，以实现资料的实时归档、双重鉴定、信息保护和原始数据应用，从而确保档案资源的安全。
（三）疏通档案收集渠道，保证资料收集的完整度和准确度
畅通的资料收集渠道是保证档案完整、准确的基础，在疏通收集渠道的过程中，管理部门首先要贯彻集中统一管理的原则，避免资料分散在不同业务部门或个人手中；其次要规范收集工作的方法，形成以按制度接收，定向、定内容接受为核心的信息收集体系；再次，要把握好收集工作的细节，做到归档与现场收集相结合、随时收集与集中收集相结合、收集工作与计划管理相结合、对内收集和对外收集相结合，以保证收集工作落实到位；最后，确定收集工作的责任，并确定收集工作的原则和范围，以保证文件材料的完整、准确。
总之，提高基层档案管理水平不论是对于提高基层单位的信息管理，还是对于提高国家档案管理组织体系的重要性都是不言而喻的。因此，基层档案管理人员应该积极面对当前管理中存在的问题，利用科学的管理方法和现代化的档案保存手段，提高档案管理的安全性，以保证基层档案的价值。
【关键词】：档案管理；重要问题；安全策略
基层档案管理是指基层工作人员根据档案形成的特点，利用科学的方法对档案进行收集、整理和保管，以保证档案的完整性、安全性和有效性，基层档案室，如乡镇档案室，是我国档案体系的重要组成部分，加强基层档案管理，提升基层档案安全是完善我国档案管理体系的重要内容。
一、档案资源安全的重要性
（一）档案的唯一性
档案文件不同于其他信息资源，它对于事件、人员等信息的记录具有唯一性，这种唯一性表现在两个方面：其一，排他性，即档案对于事实的记录只能有一个版本，因为任何事件发生的真相只能有一个，所以对其进行记录的档案也只能有一个，这既是保证档案可用性的重要手段，也是尊重事件真相的必然要求；其二，不可替代性，即由于受到档案保存条件的限制，一些档案文件的复本数量有限，同时其对于事件真相的再现起着决定性的作用。因此，档案工作者应当采取一切有效措施维护档案的寿命，以确保馆藏档案的安全。
（二）档案的可用性
有效途径档案文件就是凭据，它记录着一件事情发生的时间、地点、起因、经过以及结果，记录着一个人的出生、学习、工作等各种身份信息。因此，在某种意义上讲，人们在利用档案的过程就是一个“回顾”的过程，而这一过程对于档案应用的效果主要体现在两个方面：其一，档案的可用性可以让使用人员理顺事件发生的详情；其二，通过对现有档案资料的查询、使用，相关部门可以通过分析总结，预见事件发展的路径，并对后续事务的开展提供必要的指导。因此，从这两方面來讲，事件的详情对档案文件的依赖性要求档案的内容必须是完整且真实的，否则就会对相关人员的档案利用造成不可挽回的后果。
二、当前基层档案管理中存在的问题
（一）管理意识淡薄
管理意识决定着管理态度，在当前的一些基层档案管理中， 由于管理人员的管理意识淡薄， 导致档案的形成、收集不及时，且由于收集渠道不够畅通，使档案管理中存在一些死角漏洞；而且某些基层单位档案人员对新的档案业务规范学习、掌握不及时，使档案业务工作不够规范，这也导致了基层档案资料的缺失。
（二）管理体制不一
随着我国机构改革的深化，各级基层组织变化频繁，而经历多次的机构改革后，各级基层单位档案工作管理体制也出现了多元化的趋势，如各基层单位中就存在着档案馆、档案处、档案科、档案室等多种体制，而且由于各体制档案的管理原则和方式不一，导致了基层档案管理工作的困难
（三）工作发展不平衡
随着我国经济体制、政治体制改革的进一步深化，许多基层单位档案工作的水平也实现了大幅度提升，但是在发展过程中，仍然有一些单位由于缺乏对档案资源重要性的充分认识，导致其档案管理工作停滞不前，甚至出现了裁撤、强制合并档案管理机构，减少对档案工作的人员和资金投入的现象，而这样的管理失衡严重降低了我国基层档案管理工作的整体水平。
（四）信息技术应用不当
随着数字化技术的发展，档案资料的保存方式已经突破了纸质载体的限制，实现了电子存档，而数字化档案有效地弥补了纸质档案在保存中的种种弊端，但是数字化技术也不是万能的，在当前由于一些基层单位对信息技术了解甚少、使用不当，导致文件材料的载体不一，电子文件与纸质文件的冲突，这不仅增加了档案的整理、保管难度，还增加了档案资源失、泄密的风险。
三、加强基层档案管理的有效策略
（一）加强宣传，增强基层工作人员的档案管理意识
相关部门在加强档案工作宣传的过程中应从以下几点入手：一是加强对档案法规的宣传；二是加强对档案的定义、种类、载体形式等档案基础知识的宣传；三是加强对档案利用效益以及利用方法的宣传；四是加强对档案工作的“统一领导，分级管理”这一基本原则的宣传；五是加强对档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等基本内容的宣传。通过宣传使管理人员认识到档案的形成与个人工作的关系，以增强其管理意识。
（二）建立基层档案管理网络和规章制度基层档案管理部门应建立并完善档案管理网络，建立本单位的档案管理规章制度，并统一内部的档案管理方法，以实现档案的科学管理和有效利用。除此之外，相关部门还要加强对档案室设施的安全管理，搭建计算机管理文件平台，以实现资料的实时归档、双重鉴定、信息保护和原始数据应用，从而确保档案资源的安全。
（三）疏通档案收集渠道，保证资料收集的完整度和准确度
畅通的资料收集渠道是保证档案完整、准确的基础，在疏通收集渠道的过程中，管理部门首先要贯彻集中统一管理的原则，避免资料分散在不同业务部门或个人手中；其次要规范收集工作的方法，形成以按制度接收，定向、定内容接受为核心的信息收集体系；再次，要把握好收集工作的细节，做到归档与现场收集相结合、随时收集与集中收集相结合、收集工作与计划管理相结合、对内收集和对外收集相结合，以保证收集工作落实到位；最后，确定收集工作的责任，并确定收集工作的原则和范围，以保证文件材料的完整、准确。
总之，提高基层档案管理水平不论是对于提高基层单位的信息管理，还是对于提高国家档案管理组织体系的重要性都是不言而喻的。因此，基层档案管理人员应该积极面对当前管理中存在的问题，利用科学的管理方法和现代化的档案保存手段，提高档案管理的安全性，以保证基层档案的价值。