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教务员是高校教务处在各二级学院的联系人,担负着日常性的教学教务管理事务,其服务工作繁重,这个工作性质决定了教务员必须要起到承上启下、协调左右的中心枢纽作用。因此,教务员工作除了要求教务员能够认真仔细地完成本职工作外,对教务员本身的协调管理能力要求比较高。教务员应具备良好的协调能力。
教务员工作中协调的重要性
在管理学中,协调主要指实现管理目标的手段和过程,强调的是对各种管理要素的综合考虑。在系统科学中,协调是为实现系统总体演进的目标,两种或两种以上相互关联的系统或系统要素之间相互协作、配合得当、互为促进的一种良性循环态势及其控制过程。
通俗讲,“协调”就是与上下关系和左右关系处理得当,与相关人员相互配合得很好。教务员作为教学管理系统的枢纽,其所处的位置决定了工作中必须经常性地、大量地、直接地与各种关系进行协调。协调是教务员的基本职能之一。良好的教学秩序“离不开教务管理人员的精心组织、管理和协调等大量细致的具体工作。”教务员工作的基本职能就是“根据教学计划,对教学过程和各种教学活动进行合理的组织和协调”。
教务员工作中的协调内容
1.工作关系的协调
教务员工作关系的协调包括教务员与教学院长的协调、与本院教师和学生的协调、与教务处各科室教师及其他院系教务员的协调等等
1)教务员与教学院长的协调
作为教学院长的参谋和助手,教务员要认真贯彻执行领导制定的教学计划,规章制度,会议通知,工作安排等。在完成日常工作的同时要进行调查研究,经常给教学院长提供有关的统计数据和教学教务管理信息,并结合实际情况,适时地提出可行性建议,供教学院长参考,为其作出正确决策提供支持和帮助。教务员需要全面了解相关信息,在具体问题中,如果出现重大调整,有必要时应及时将信息清楚地反映给领导。总之,教务员应积极主动地向教学院长进行请示和汇报。
2)教务员与本院教师和学生的协调
“教务人员在课外工作,任课教师在课上表现,应该说这只是分工的不同,但却有着共同的目的,那就是以优质的教务管理促进优质的课堂教学;以良好的教学质量来规范教学管理,二者相互作用,相互补充,只有合作得愉快、配合得恰当,才能共同把工作做好。因此,创造宽松的工作环境,增进彼此之间的了解是做好和改进教学管理工作的基础之一。”教务员在工作过程中要认真对待本院教师的需求,只有积极地和教师进行交流、沟通、协调,才能顺利、圆满地完成工作。教务员也应根据学生的需求妥善做好本职工作。在处理事务时,要平心静气、平等对待每位教师和学生,在出现矛盾时要仔细倾听对方的意见,针对教师和学生提出的问题要主动积极地寻找解决方法,有时候需要充分体谅对方的难处,对他们的实际困难和问题,也要及时沟通,消除误会,以合适的方式和恰当的途径来解决,努力使整个学院形成融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。面对繁多的事务,教务员要心平气和、认真对待、耐心解决。决不能因为事情多、乱、难处理就慌乱而不得法。正确的态度应该是:只要是工作范围内的事,就要积极主动,顺利良好地完成工作,变被动服务为主动服务。
3)教务员与教务处各科室教师及其他院系教务员的协调
在实际工作中,由于每个教务员与教务处各科室及其他学院所处的位置不同,也由于在思维方式、思想认识和工作能力等方面存在差异,教务员往往偏重于注意自身工作目标的实现,而忽视别的学院或部门的要求,使得学院之间、部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致,以致于不能形成最佳的合力,不能发挥整个教学工作的最大功效。对此,教务员应积极与各部门或其他教务员通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调各方面的关系,弄清楚问题的来龙去脉,认真妥当地处理工作事项。
2.自我角色的认识,善于自我协调
教务员工作的性质、特点和所处地位要求教务员具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。要干好教务员工作,必须要同时具备良好的素质,包括工作能力和工作心理。
1)工作能力
教务员的工作能力包括:教务员具备的知识、技能,以及经验。 知识结构如何,技能是否熟练,经验是否丰富,就决定了一个教务员的工作能力的强弱。
教务员应提高自身的书面表达能力和语言表达能力。在日常工作中,教务员常常要根据教务处和学院领导的要求撰写一些教学文书,如发布教学通知、通报教学情况、撰写教学通讯稿等,这类工作要求教务员具有良好的书面写作表达能力;在与工作对象接触时,“良好的沟通是充分发挥教务行政管理机构综合职能作用的重要保证”。语言表达沟通能力通俗讲,就是要有口才、会说话,能够将思想正确地表达出来,减少不必要的误会,从而更好地完成工作。教务员应具备良好的语言表达沟通能力,。
教务员需要提高计算机技能,包括网络知识等。现代信息化教学教务管理离不开电脑、离不开网络。传统的纸质媒介的资料已经被越来越多的“电子版”资料所取代。更多的工作过程中需要使用电脑和网络。因此出现了高校教学教务管理信息系统。如每个学期的进程计划安排、任务落实、学生选课、等级考试报名工作等都在网络上进行。又如使用各种网络工具如邮件、飞信、QQ、办公软件即时通等等,使得接收上级的通知邮件、返回工作结果或总结等等过程简化,能够准确、及时地传播信息,从而大大提高了工作效率。这些都要借助于电脑和网络这个媒介才能进行。因此面对日益增加的对实现办公环境的优化和办公手段现代化的要求,只有逐渐提高教务员工作的自动化、现代化水平,才能更好地提高教务教学管理工作的效率和行政协调力度。
教务员需要学习管理学相关知识,如行政管理学,不断进行教务管理办法的学习和研究。教务员不但要完成自己的工作,还要在工作中要主动进行探索性和研究性学习,而不只是被动接受学习。工作中要开拓新思路,采用新方法,在教学教务管理中发挥更大的功能和作用。教务员平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论,并且理论指导实践,主动深入实际,进行调查研究。只有这样才能增强自身的教务管理能力。
教务员需要不断总结自身的工作能力和工作内容。每个学年的工作内容及工作流程大同小异。通过总结工作内容,加强优势、改进不足,可以使工作经验逐渐丰富,从而提高工作效率,增强工作能力。
2)工作心理
狭义上讲,教务员工作的心理是指教务员需要培养镇定情绪和良好的心理气氛,避免因工作繁忙而出现烦躁情绪。教学教务管理工作事情琐碎、时间性强,工作中需要面对大量的教师和学生,如果不能良好地和教师学生进行沟通、不能耐心地进行工作,就不能避免或缓解教学教务管理中出现的各种矛盾和冲突,也就不能按时、高质量地完成工作。
广义上讲,教务员工作的心理还应包括:教务员完成教学教务管理工作的信心和责任心。 根据工作的不同需求,有怎样的把握完成工作,如何在工作中投入体力和精力,是一个教务员的工作心理状态。
信心:教务员的工作职责相对比较固定,如进程计划、任务落实、期中教学检查等是每个学期固定进行的工作项目,工作重复性大,只要教务员能够踏实工作、不断总结更新,就一定能胜任工作。在日常的工作空闲中,教务员要主动研究和学习心理学、教育学等方面的书籍。只有这样,才能增强做好本职工作的素质和本领,同时也能增强完成工作的信心。在面对工作压力时能够进行自我调节,针对工作中的矛盾和冲突,也能找到合理的方法解决。
责任心:有些工作可能会关系到学生的切身利益,甚至是他们的前途,例如学生成绩的录入、学分的审核等都决定着学生能否顺利毕业和取得学士学位。所以,教务员要有强烈的责任心,工作中必须一丝不苟,从而最大限度地降低出错率。
结束语
总之,高校教务员是教务处和各二级学院的枢纽,学生和教师的枢纽,领导和教工的枢纽,工作繁多、任务繁重。作为一个沟通上下、联系各方的服务者,教务员要善于统筹兼顾各项工作,充分发挥自己的协调能力。协调是教务员的必修课。对工作关系的协调和自我协调都必须要在熟悉和掌握学校教学教务工作运转过程的具体情况的基础上进行。协调得当,工作就容易开展,进而取得的效果就好;反之,工作中就会磕磕绊绊,人际关系也紧张,即使教务员能够认真仔细地对待本职工作,工作效果也必然差强人意。在新的形势下,教务员只有通过不断的努力,不断完善协调、沟通的渠道,不断创新协调方式方法,使得协调技巧不断提高,在协调过程中寻求理解,从而达到双赢,为高校教学教务管理工作创造健康、和谐的发展环境。
教务员工作中协调的重要性
在管理学中,协调主要指实现管理目标的手段和过程,强调的是对各种管理要素的综合考虑。在系统科学中,协调是为实现系统总体演进的目标,两种或两种以上相互关联的系统或系统要素之间相互协作、配合得当、互为促进的一种良性循环态势及其控制过程。
通俗讲,“协调”就是与上下关系和左右关系处理得当,与相关人员相互配合得很好。教务员作为教学管理系统的枢纽,其所处的位置决定了工作中必须经常性地、大量地、直接地与各种关系进行协调。协调是教务员的基本职能之一。良好的教学秩序“离不开教务管理人员的精心组织、管理和协调等大量细致的具体工作。”教务员工作的基本职能就是“根据教学计划,对教学过程和各种教学活动进行合理的组织和协调”。
教务员工作中的协调内容
1.工作关系的协调
教务员工作关系的协调包括教务员与教学院长的协调、与本院教师和学生的协调、与教务处各科室教师及其他院系教务员的协调等等
1)教务员与教学院长的协调
作为教学院长的参谋和助手,教务员要认真贯彻执行领导制定的教学计划,规章制度,会议通知,工作安排等。在完成日常工作的同时要进行调查研究,经常给教学院长提供有关的统计数据和教学教务管理信息,并结合实际情况,适时地提出可行性建议,供教学院长参考,为其作出正确决策提供支持和帮助。教务员需要全面了解相关信息,在具体问题中,如果出现重大调整,有必要时应及时将信息清楚地反映给领导。总之,教务员应积极主动地向教学院长进行请示和汇报。
2)教务员与本院教师和学生的协调
“教务人员在课外工作,任课教师在课上表现,应该说这只是分工的不同,但却有着共同的目的,那就是以优质的教务管理促进优质的课堂教学;以良好的教学质量来规范教学管理,二者相互作用,相互补充,只有合作得愉快、配合得恰当,才能共同把工作做好。因此,创造宽松的工作环境,增进彼此之间的了解是做好和改进教学管理工作的基础之一。”教务员在工作过程中要认真对待本院教师的需求,只有积极地和教师进行交流、沟通、协调,才能顺利、圆满地完成工作。教务员也应根据学生的需求妥善做好本职工作。在处理事务时,要平心静气、平等对待每位教师和学生,在出现矛盾时要仔细倾听对方的意见,针对教师和学生提出的问题要主动积极地寻找解决方法,有时候需要充分体谅对方的难处,对他们的实际困难和问题,也要及时沟通,消除误会,以合适的方式和恰当的途径来解决,努力使整个学院形成融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。面对繁多的事务,教务员要心平气和、认真对待、耐心解决。决不能因为事情多、乱、难处理就慌乱而不得法。正确的态度应该是:只要是工作范围内的事,就要积极主动,顺利良好地完成工作,变被动服务为主动服务。
3)教务员与教务处各科室教师及其他院系教务员的协调
在实际工作中,由于每个教务员与教务处各科室及其他学院所处的位置不同,也由于在思维方式、思想认识和工作能力等方面存在差异,教务员往往偏重于注意自身工作目标的实现,而忽视别的学院或部门的要求,使得学院之间、部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致,以致于不能形成最佳的合力,不能发挥整个教学工作的最大功效。对此,教务员应积极与各部门或其他教务员通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调各方面的关系,弄清楚问题的来龙去脉,认真妥当地处理工作事项。
2.自我角色的认识,善于自我协调
教务员工作的性质、特点和所处地位要求教务员具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。要干好教务员工作,必须要同时具备良好的素质,包括工作能力和工作心理。
1)工作能力
教务员的工作能力包括:教务员具备的知识、技能,以及经验。 知识结构如何,技能是否熟练,经验是否丰富,就决定了一个教务员的工作能力的强弱。
教务员应提高自身的书面表达能力和语言表达能力。在日常工作中,教务员常常要根据教务处和学院领导的要求撰写一些教学文书,如发布教学通知、通报教学情况、撰写教学通讯稿等,这类工作要求教务员具有良好的书面写作表达能力;在与工作对象接触时,“良好的沟通是充分发挥教务行政管理机构综合职能作用的重要保证”。语言表达沟通能力通俗讲,就是要有口才、会说话,能够将思想正确地表达出来,减少不必要的误会,从而更好地完成工作。教务员应具备良好的语言表达沟通能力,。
教务员需要提高计算机技能,包括网络知识等。现代信息化教学教务管理离不开电脑、离不开网络。传统的纸质媒介的资料已经被越来越多的“电子版”资料所取代。更多的工作过程中需要使用电脑和网络。因此出现了高校教学教务管理信息系统。如每个学期的进程计划安排、任务落实、学生选课、等级考试报名工作等都在网络上进行。又如使用各种网络工具如邮件、飞信、QQ、办公软件即时通等等,使得接收上级的通知邮件、返回工作结果或总结等等过程简化,能够准确、及时地传播信息,从而大大提高了工作效率。这些都要借助于电脑和网络这个媒介才能进行。因此面对日益增加的对实现办公环境的优化和办公手段现代化的要求,只有逐渐提高教务员工作的自动化、现代化水平,才能更好地提高教务教学管理工作的效率和行政协调力度。
教务员需要学习管理学相关知识,如行政管理学,不断进行教务管理办法的学习和研究。教务员不但要完成自己的工作,还要在工作中要主动进行探索性和研究性学习,而不只是被动接受学习。工作中要开拓新思路,采用新方法,在教学教务管理中发挥更大的功能和作用。教务员平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论,并且理论指导实践,主动深入实际,进行调查研究。只有这样才能增强自身的教务管理能力。
教务员需要不断总结自身的工作能力和工作内容。每个学年的工作内容及工作流程大同小异。通过总结工作内容,加强优势、改进不足,可以使工作经验逐渐丰富,从而提高工作效率,增强工作能力。
2)工作心理
狭义上讲,教务员工作的心理是指教务员需要培养镇定情绪和良好的心理气氛,避免因工作繁忙而出现烦躁情绪。教学教务管理工作事情琐碎、时间性强,工作中需要面对大量的教师和学生,如果不能良好地和教师学生进行沟通、不能耐心地进行工作,就不能避免或缓解教学教务管理中出现的各种矛盾和冲突,也就不能按时、高质量地完成工作。
广义上讲,教务员工作的心理还应包括:教务员完成教学教务管理工作的信心和责任心。 根据工作的不同需求,有怎样的把握完成工作,如何在工作中投入体力和精力,是一个教务员的工作心理状态。
信心:教务员的工作职责相对比较固定,如进程计划、任务落实、期中教学检查等是每个学期固定进行的工作项目,工作重复性大,只要教务员能够踏实工作、不断总结更新,就一定能胜任工作。在日常的工作空闲中,教务员要主动研究和学习心理学、教育学等方面的书籍。只有这样,才能增强做好本职工作的素质和本领,同时也能增强完成工作的信心。在面对工作压力时能够进行自我调节,针对工作中的矛盾和冲突,也能找到合理的方法解决。
责任心:有些工作可能会关系到学生的切身利益,甚至是他们的前途,例如学生成绩的录入、学分的审核等都决定着学生能否顺利毕业和取得学士学位。所以,教务员要有强烈的责任心,工作中必须一丝不苟,从而最大限度地降低出错率。
结束语
总之,高校教务员是教务处和各二级学院的枢纽,学生和教师的枢纽,领导和教工的枢纽,工作繁多、任务繁重。作为一个沟通上下、联系各方的服务者,教务员要善于统筹兼顾各项工作,充分发挥自己的协调能力。协调是教务员的必修课。对工作关系的协调和自我协调都必须要在熟悉和掌握学校教学教务工作运转过程的具体情况的基础上进行。协调得当,工作就容易开展,进而取得的效果就好;反之,工作中就会磕磕绊绊,人际关系也紧张,即使教务员能够认真仔细地对待本职工作,工作效果也必然差强人意。在新的形势下,教务员只有通过不断的努力,不断完善协调、沟通的渠道,不断创新协调方式方法,使得协调技巧不断提高,在协调过程中寻求理解,从而达到双赢,为高校教学教务管理工作创造健康、和谐的发展环境。