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摘 要： 中国第二历史档案馆积极顺应数字化和大数据时代的发展潮流，率先在国家级档案馆中开展“馆方老师指导、整理业务外包”的新型档案数字化工作模式。在这一模式指导下，影响档案数字化前整理的问题、档案数字化前整理的新要求和档案数字化前整理的新实践，热切呼唤馆方及时对外包公司员工实施业务培训。既是顺应数字化和大数据时代的必然要求，又是构建数字化档案馆的必然选择。
关键词： 民国档案 数字化前整理 业务培训 必要性
当今世界随着数字化和大数据时代到来，构建数字化档案馆已成为每一个档案馆实施信息化战略的必然选择。其中，集中典藏民国中央机关档案的中国第二历史档案馆积极顺应时代发展潮流，率先在国家级档案馆中开展档案数字化工作。为了让海量民国档案顺利完成数字化前整理，早日对外利用，二史馆采取“馆方老师指导、整理业务外包”的新型工作模式。这一工作模式的关键是要求外包公司员工具备娴熟的档案整理业务技能。因此，做好档案数字化前整理中外包公司员工的业务培训十分必要。
一、影响档案数字化前整理的问题呼唤业务培训
经过六十多年档案整理，二史馆已经整理完成900多个全宗、180多万卷的民国档案，形成多种案卷目录和文件目录的资源体系。但是，目前资源体系存在影响档案数字化前整理的部分问题。如果外包公司员工不了解这些问题，那么就会在整理过程中降低档案数字化前整理质量。故而，影响档案数字化前整理的问题，热切呼唤馆方对外包公司员工实施业务培训。具体问题如下：
1.部分档案全宗不清。即“一全宗多子号”，有的全宗代号内包含两个以上立档单位的档案，有的全宗代号包含十几、二十以上的立档单位，甚至有的全宗内由于多种原因，存在缺号、“断头全宗”等各种问题。这些问题的客观存在既不便于档案实体管理，又不利于档案检索利用。
2.部分案卷过于庞杂。即“一卷多宗”问题，最特殊案卷标题下包括几十个乃至数百个卷（我们称之为“宗”）。这些宗根本没有宗标题，不仅严重影响档案信息开发利用，而且严重影响档案实体安全保管。
3.案卷标题和标题不当问题。因受当时政治氛围的影响，标题中常有政治性批判词句和“反动”、“匪”等文字。另外，主题内容不清、标题过粗，以类目式、语种式为标题的现象大量存在，直接后果是严重影响档案信息开发与利用。
4.案卷大部分还没有装订。天长日久，档案腐蚀情形严重，大大有损档案寿命。
二、档案数字化前整理的新要求呼唤业务培训
传统载体档案的数字化工作是档案信息资源建设的重要组成部分，更是实现档案信息资源社会共享的根本途径。二史馆的民国档案数字化工作是以全面保护档案实体、有效开发利用档案为出发点的。因此，馆藏档案数字化工作必然对数字化前整理工作提出新要求，而这些新要求必须让外包公司员工外化于行、内化于心，即档案数字化前整理的新要求呼唤馆方对外包公司员工及时进行业务培训。
培训新要求有一个总原则，即充分利用档案原有基础，不改变原有档案实体状况，区别对待档案不同状况，以全宗为基础、案卷为保管实体进行（暂不到文件级），做到方便档案数字化，方便档案提供利用。总原则要求数字化前整理工作应是：卷内文件次序的排列与编号、破损文件的修裱、以案卷级实体档案为基础，进行著录等扫描前基础工作。前整理工作应该尊重现有档案整理成果，不必要对档案重新进行分宗、并宗、破卷等，避免破坏原有档案实体。当然卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容，如杂卷等应处理；对于霉、破、脆档案已损坏档案实体又影响档案扫描的应修裱。
培训新要求有一些具体标准：即全宗内每一个案卷每一宗在数字化前均应有规范案卷标题，能准确揭示卷宗内容；每案卷内文件排序规则，鉴别出卷内重复文件；编写卷内文件页码，固定文件秩序；鉴定出案卷可否公开；标识出案卷内特殊档案内容与载体。
三、档案数字化前整理的新实践呼唤业务培训
全面大量开展档案数字化工作绝非易事。二史馆依据馆藏各全宗档案整理难易状况、开放利用范围，并结合多年来查档利用中馆藏1/3全宗利用较多、1/3全宗利用较少、1/3全宗很少利用的情况，以及档案保管库房分布等实际情况，制定档案数字化方案。这一方案在实践中涌现出了许多新问题、新情况、新方法。这些新问题、新情况、新方法要求外包公司员工必须熟知和掌握。因此，档案数字化前整理的新实践呼唤馆方对外包公司员工及时开展业务培训。培训新实践包括：
1.拟订和修订部分卷宗标题，解决案卷内容与标题不一致的现象。案卷标题是档案实体与档案信息之间的连接点，既是反映档案实体的内容，又是构成案卷目录的基础，更是利用者利用档案的窗口。尽管大部分标题较能反映档案内容，但也有不少问题。其中，既有档案标题转化为案卷目录时出现的问题，又有案卷整理时因时因地或主客观因素等拟写标题时的问题。现从馆藏档案实际出发，借鉴档案目录清理中对不规范案卷标题的处理方法，拟写案卷标题时，要求在对照档案实体、充分阅读档案原件的基础上，客观反映案卷内容，直书其事，不加褒贬。标题拟写的总要求是：基本完整，力争揭示到责任者、内容、时间；且语句通顺、表述全面。最终目录与档案实体对应，案卷标题反映档案内容。
2.解决一卷多宗问题。在国民政府交通、邮电、铁道、税务、金融等系统全宗中，“一卷多宗”现象存在较多，个别卷号达数百宗，排列长度近百米，只有一个简单类目式标题。此次数字化前整理或将部分全宗案卷进行分宗，分别拟写宗标题；或将部分案卷中原来分得太细的宗做了归并，并与本全宗内其他案卷重新编排流水号，消除分宗号。对于多宗，实事求是，具体问题具体对待。在整理馆藏国民政府教育部全宗中，予以保留；而整理馆藏国民政府内政部全宗中，又予以消除。
3.正确排定卷内文件秩序。将卷内一式多份的重复文件只留一份，其余放在备考表后，只编页，不扫描。
4.编写卷内文件页码。将卷内不同形式的文件稿纸进行编页排序。
5.对特殊档案，如邮票、商标、书稿、字画、碑帖、照片、实物等，做出标识与附注。
6.部分破损档案挑出，送交技术部门修裱。
7.鉴别出部分无保存价值或无扫描价值的档案，不用扫描。这些工作使许多重份及无价值文件不再进行数字化，既提高数字化效率，又节省大量经费。
总之，影响档案数字化前整理的问题、档案数字化前整理的新要求和档案数字化前整理的新实践，无一不在呼唤馆方及时对外包公司员工实施业务培训。既是顺应数字化和大数据时代的必然要求，又是构建数字化档案馆的必然选择。只有充分认识到民国档案数字化前整理中业务培训的必要性，才能更好地做好民国档案数字化前整理中的业务培训，才能进一步完成民国档案数字化前整理工作，进而及时提供对外利用、服务经济社会的功能。
参考文献：
[1]王可风.历史档案的整理方法[M].北京：人民出版社，1957.
[2]曹必宏.光辉历程——中国第二历史档案馆60年[M].北京：九州出版社，2011.
[3]朱琪.民国档案数字化前原数据整理编目[J].中国档案，2015（2）.
关键词： 民国档案 数字化前整理 业务培训 必要性
当今世界随着数字化和大数据时代到来，构建数字化档案馆已成为每一个档案馆实施信息化战略的必然选择。其中，集中典藏民国中央机关档案的中国第二历史档案馆积极顺应时代发展潮流，率先在国家级档案馆中开展档案数字化工作。为了让海量民国档案顺利完成数字化前整理，早日对外利用，二史馆采取“馆方老师指导、整理业务外包”的新型工作模式。这一工作模式的关键是要求外包公司员工具备娴熟的档案整理业务技能。因此，做好档案数字化前整理中外包公司员工的业务培训十分必要。
一、影响档案数字化前整理的问题呼唤业务培训
经过六十多年档案整理，二史馆已经整理完成900多个全宗、180多万卷的民国档案，形成多种案卷目录和文件目录的资源体系。但是，目前资源体系存在影响档案数字化前整理的部分问题。如果外包公司员工不了解这些问题，那么就会在整理过程中降低档案数字化前整理质量。故而，影响档案数字化前整理的问题，热切呼唤馆方对外包公司员工实施业务培训。具体问题如下：
1.部分档案全宗不清。即“一全宗多子号”，有的全宗代号内包含两个以上立档单位的档案，有的全宗代号包含十几、二十以上的立档单位，甚至有的全宗内由于多种原因，存在缺号、“断头全宗”等各种问题。这些问题的客观存在既不便于档案实体管理，又不利于档案检索利用。
2.部分案卷过于庞杂。即“一卷多宗”问题，最特殊案卷标题下包括几十个乃至数百个卷（我们称之为“宗”）。这些宗根本没有宗标题，不仅严重影响档案信息开发利用，而且严重影响档案实体安全保管。
3.案卷标题和标题不当问题。因受当时政治氛围的影响，标题中常有政治性批判词句和“反动”、“匪”等文字。另外，主题内容不清、标题过粗，以类目式、语种式为标题的现象大量存在，直接后果是严重影响档案信息开发与利用。
4.案卷大部分还没有装订。天长日久，档案腐蚀情形严重，大大有损档案寿命。
二、档案数字化前整理的新要求呼唤业务培训
传统载体档案的数字化工作是档案信息资源建设的重要组成部分，更是实现档案信息资源社会共享的根本途径。二史馆的民国档案数字化工作是以全面保护档案实体、有效开发利用档案为出发点的。因此，馆藏档案数字化工作必然对数字化前整理工作提出新要求，而这些新要求必须让外包公司员工外化于行、内化于心，即档案数字化前整理的新要求呼唤馆方对外包公司员工及时进行业务培训。
培训新要求有一个总原则，即充分利用档案原有基础，不改变原有档案实体状况，区别对待档案不同状况，以全宗为基础、案卷为保管实体进行（暂不到文件级），做到方便档案数字化，方便档案提供利用。总原则要求数字化前整理工作应是：卷内文件次序的排列与编号、破损文件的修裱、以案卷级实体档案为基础，进行著录等扫描前基础工作。前整理工作应该尊重现有档案整理成果，不必要对档案重新进行分宗、并宗、破卷等，避免破坏原有档案实体。当然卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容，如杂卷等应处理；对于霉、破、脆档案已损坏档案实体又影响档案扫描的应修裱。
培训新要求有一些具体标准：即全宗内每一个案卷每一宗在数字化前均应有规范案卷标题，能准确揭示卷宗内容；每案卷内文件排序规则，鉴别出卷内重复文件；编写卷内文件页码，固定文件秩序；鉴定出案卷可否公开；标识出案卷内特殊档案内容与载体。
三、档案数字化前整理的新实践呼唤业务培训
全面大量开展档案数字化工作绝非易事。二史馆依据馆藏各全宗档案整理难易状况、开放利用范围，并结合多年来查档利用中馆藏1/3全宗利用较多、1/3全宗利用较少、1/3全宗很少利用的情况，以及档案保管库房分布等实际情况，制定档案数字化方案。这一方案在实践中涌现出了许多新问题、新情况、新方法。这些新问题、新情况、新方法要求外包公司员工必须熟知和掌握。因此，档案数字化前整理的新实践呼唤馆方对外包公司员工及时开展业务培训。培训新实践包括：
1.拟订和修订部分卷宗标题，解决案卷内容与标题不一致的现象。案卷标题是档案实体与档案信息之间的连接点，既是反映档案实体的内容，又是构成案卷目录的基础，更是利用者利用档案的窗口。尽管大部分标题较能反映档案内容，但也有不少问题。其中，既有档案标题转化为案卷目录时出现的问题，又有案卷整理时因时因地或主客观因素等拟写标题时的问题。现从馆藏档案实际出发，借鉴档案目录清理中对不规范案卷标题的处理方法，拟写案卷标题时，要求在对照档案实体、充分阅读档案原件的基础上，客观反映案卷内容，直书其事，不加褒贬。标题拟写的总要求是：基本完整，力争揭示到责任者、内容、时间；且语句通顺、表述全面。最终目录与档案实体对应，案卷标题反映档案内容。
2.解决一卷多宗问题。在国民政府交通、邮电、铁道、税务、金融等系统全宗中，“一卷多宗”现象存在较多，个别卷号达数百宗，排列长度近百米，只有一个简单类目式标题。此次数字化前整理或将部分全宗案卷进行分宗，分别拟写宗标题；或将部分案卷中原来分得太细的宗做了归并，并与本全宗内其他案卷重新编排流水号，消除分宗号。对于多宗，实事求是，具体问题具体对待。在整理馆藏国民政府教育部全宗中，予以保留；而整理馆藏国民政府内政部全宗中，又予以消除。
3.正确排定卷内文件秩序。将卷内一式多份的重复文件只留一份，其余放在备考表后，只编页，不扫描。
4.编写卷内文件页码。将卷内不同形式的文件稿纸进行编页排序。
5.对特殊档案，如邮票、商标、书稿、字画、碑帖、照片、实物等，做出标识与附注。
6.部分破损档案挑出，送交技术部门修裱。
7.鉴别出部分无保存价值或无扫描价值的档案，不用扫描。这些工作使许多重份及无价值文件不再进行数字化，既提高数字化效率，又节省大量经费。
总之，影响档案数字化前整理的问题、档案数字化前整理的新要求和档案数字化前整理的新实践，无一不在呼唤馆方及时对外包公司员工实施业务培训。既是顺应数字化和大数据时代的必然要求，又是构建数字化档案馆的必然选择。只有充分认识到民国档案数字化前整理中业务培训的必要性，才能更好地做好民国档案数字化前整理中的业务培训，才能进一步完成民国档案数字化前整理工作，进而及时提供对外利用、服务经济社会的功能。
参考文献：
[1]王可风.历史档案的整理方法[M].北京：人民出版社，1957.
[2]曹必宏.光辉历程——中国第二历史档案馆60年[M].北京：九州出版社，2011.
[3]朱琪.民国档案数字化前原数据整理编目[J].中国档案，2015（2）.