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[摘要]高校院系是高校科学研究的重要单位，高校科学研究丰硕成果的重要性要求高校院系必须要重视和加强院系的科研档案工作。研究高校院系科研档案的构成与管理工作的制度与要求，分析高校院系科研档案及其管理工作中存在问题，加强高校院系科研档案工作的建设，搞好高校院系科研档案工作，充分发挥高校院系科研档案的重要价值，建设一支高水平的科研档案管理工作队伍，是高校“创世界一流大学”和深入开展科学研究的重要保障。
[关键词]高校院系 科研档案 管理 研究
[中图分类号]G316 [文献标识码]A
本文为什么要选择以“高校院系科研档案管理中的问题与对策研究”为题呢？关注高校科研档案及其管理工作的研究与发展，深感有关对高校院系科研档案及其管理工作的研究几乎是无人问津。但是从高校科研档案形成的客观规律和高校科研档案的构成可以看到，高校院系的科研档案是高校科研档案的重要组成部分，院系科研管理工作是高校科研档案管理工作的重要组成部分，院系科研档案管理工作的现状是高校科研档案管理工作综合水平的体现。因此，研究高校院系科研档案，探讨高校院系科研档案管理中的问题与对策，是当前高校档案工作和高校院系科研档案管理工作中的一个不容忽视的问题。
一、高校院系科研档案的价值与重要意义
高校院系科研档案是指在各高校院系一级的科研管理工作和院系科学研究活动中形成的各种科研报告、学术论文及著作等具有重要保存价值的文字、图表及声像等载体资料。它们是高校院系科研活动过程的真实记录。
在各个高校尤其是名牌大学的院系中，聚集着大批科研精英，他们是各个学科和专业的代头人，也是我国科学技术发展的重要力量。他们的科研成果对国家、社会和经济的发展具有重要的作用，也是提升我国高校的国际化水平的重要标志。同时，这些科研成果也是形成高校院系科研档案的必要材料，它们是高校科研档案和整个高校档案的重要组成部分，记录了高校院系中科学研究的过程。高校院系科研档案在高校院系的各项工作中都具有十分重要的作用：
首先，高校院系科研档案对于高校院系科学研究的开展具有十分重要的作用。高校院系的科学研究活动是持续并且不断向纵深发展的，高校院系科研档案作为高校院系科研活动的成果和真实记录，对于促进院系科學研究的不断持续和深入展开，作为前期科学研究的基础和借鉴，具有着任何其它资料等无法替代的重要作用。同时，高校院系科研档案还是院系进行科研项目申报、科研成果评奖等各项科研工作必不可少的重要依据。
其次，高校院系科研档案在高校院系教学工作和教学改革中具有十分重要的作用。例如，高校院系进行的很多科学研究及其科研成果，本身就是高校教学改革与教学研究的重要内容。而高校教学改革与教学研究的进行，是根本离不开院系科研工作与科研活动的开展。反之，院系科研工作的开展与科研活动的进行，又进一步促进了高校院系的教学改革与教学研究的深入，因此，这二者是密不可分、相辅相成的。另外，高校院系的科研档案在高校院系的学科评估、专业设置、重点专业的申报，硕士点与博士点的申报等一系列的教学、教改工作中都具有十分的重要的作用。
第三，高校院系科研档案在高校院系职称评定等工作中具有十分重要的作用。高校院系的职称评定、科研考核、教学考核、绩效考核、定岗、定编和岗位级别聘任……等每一项工作都是非常重要的，它们不仅与每位教师、科研人员的切身利益密切相关，而且直接关系到如何充分发挥与调动教师的工作积极性的问题。而高校院系科研档案是开展这些工作的重要依据，它在这些工作的进行中具有十分重要的作用。
第四，高校院系科研档案在学科建设、创“世界一流大学”中具有十分重要的作用。当前，努力争创世界一流大学是全国各个高校的奋斗目标，特别是那些已列入国家“211工程”、“985工程”的重点高校，更是在下大力气狠抓学科建设、队伍建设、校园建设、制度建设和作风建设等工作，努力在为创“世界一流大学”打下坚实的基础。在这些工作中，实现科研档案管理上的标准化、规范化和现代化也是其中一项重要的工作。科研档案和科研档案管理工作，特别是院系科研档案及其管理工作作为开展科学研究的基础和必备条件，是全校档案工作和全校行政管理工作的一个组成部分，在“全面提升学校的管理水平”和“切实有效地提高学校的学科综合实力和核心竞争力”中，有着不可忽视的重要作用。
二、当前高校中院系科研档案管理的现状与问题
第一、高校院系中大多数没有一套科学的规范的科研档案管理制度
首先，各个高校虽然现在都已制定了科学的、完善的档案管理制度，但它大都是针对高校档案馆和全校各个行政部门领导机构的，而不是针对高校院系科研档案及其管理工作的制度。如果要在高校及其院系的科研档案管理工作中执行这样的档案管理制度，还需要对它进行研究、探讨与完善。否则，这些制度将很难在院系科研档案管理工作中实施并发挥其应有的重要作用。
其次，各个高校所制定的档案管理制度中有关科研档案管理方面的规定，大多是依照1994年国家教委颁发、实施的《高等学校档案实体分类法》，按照科研综合、科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、应用阶段共六个方面制定的科研档案的归档范围。应该说，这个规定是一个引领高校科研档案逐步实现标准化、科学化、 规范化的纲领性的文件。对于高校来说，它主要针对的是全校的科研档案及其管理工作。但是具体到它在高校院系科研档案管理中的实施，则还需要进行研究、分析、细化。
再次，缺乏针对高校院系科研工作特点的科研档案管理实施细则。虽然院系科研档案及其管理工作是高校科研档案整体及其管理工作的一个组成部分，但同时它也还具有与高校科研档案及其管理工作整体不同的特殊方面。例如：院系科研档案的归档范围、归档程序，院系科研课题档案立卷的制度、具体立卷要求、如何从课题的申报开始直至科研项目的完成所形成一套规范、完整的科研项目档案的工作程序等等。
正是因为院系科研工作有着不同于学校科研档案管理的某些特殊性，因此要做好院系科研档案工作，制定一个既能贯彻学校对科研档案及其管理工作的要求，又能体现院系科研工作特点的科研档案管理制度，对于搞好院系科研档案工作是十分必要的。
第二、从院系领导到科研人员、甚至科研管理人员大都档案意识薄弱
在院系工作中，档案意识薄弱是一个极为普遍的问题。可以说大多数院系从领导到科研人员、甚至科研管理人员本身都缺乏对档案工作的最基本的原则----档案一定要集中统一进行管理的意识。它最直接的表现是在院系科研档案管理工作中没有建立集中统一的收集、管理制度或规定。
科研管理工作人员的档案意识薄弱的表现是：一些科研工作管理人员或是科研秘书在日常工作中，不注意对各种科研文件材料的收集、归档；工作干完了，科研文件材料也就随手散放了。他们完全没有意识到对这些科研文件材料的收集、积累并进行认真的整理、归档，对以后的科研项目申报、评奖或科学研究的再开展会具有如何重要的意义。另外在现有的工作状态下，即使是一些工作非常认真、知道科研档案很重要的科研秘书，也不具备将一个院系的科研文件材料收集齐全、完整的最基本的条件。
例如科研项目档案，在科研管理人员手中通常只能收集到科研项目申请书、立项批文，而没有科研项目研究进程中的阶段性成果材料和项目最终成果。因为科研项目申请书、立项批文等这些材料是通过科研管理人员上报的，工作认真的科研管理人员就会把它收集、保管起来。像科研项目研究进程中的阶段性成果材料和项目最终成果等其它那些科研材料，则是需要科学研究人员来提供的。他们不提供，就很难收集到。但是如果某些科研管理人员缺乏档案意识，那恐怕就连这些科研项目申请书、立项批文等科研材料也难以保存下来了。
另外大多数科研人员本身也缺乏档案意识，他们往往会认为科研成果是自己研究出来的，为什么要交上去集中、统一管理呢？还有的科研人员认为，如果我的科研成果是还未公开的，技术秘密泄露了怎么办？当然也还有一些人是为了自己晋级、职称评定、奖励申报等等各种原因，只有到了关键时刻才会展现自己的科研成果。
第三、院系科研档案在收集、管理中存在着诸多亟待解决的问题
一是在院系科研档案工作缺乏集中收集、统一管理的制度。《中华人民共和国档案法》中规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”《档案法》中的这个规定的基本原则是：本单位的档案集中统一管理，是保证档案不能据为己有或由个人分散保存可以避免档案在不经有关领导及专门管理机构的批准下被任意转移、分散或销毁。对档案只有实现了集中、统一的管理，才能保证档案的收集齐全、完整。只有保证了档案的齐全、完整，才能够使档案的系统性得到有效地维护，从而更好地、科学地、系统的对档案进行开发利用。
可是在高校院系中，不遵照《中华人民共和国档案法》的规定建立集中收集、统一管理的科研档案管理制度的现象极为普遍。由于缺乏这样一个重要的科研档案管理制度，院系科研文件资料散存于形成它的各个工作环节，那必然在院系中无法形成一套完整的科研档案。分析起来，造成这种状况的原因有很多：例如管理人员为了自己工作的方便，常常不愿意将科研文件、资料上交、集中统一管理；科研人员认为从事科学研究的文件、材料是自己的心血结晶，怎么能平白无故地交给他人呢？高校的人事部门在院系中根本就没有设立专门的档案管理岗，那院系中自然就没有人来专门从事科研档案的收集、管理工作……这些都是造成科研档案不能实现集中、统一的主要原因。
但是最重要的原因应该说是院系领导不懂得科研档案管理工作，并且根本不知道院系科研档案的集中统一管理的重要性以及院系科研档案工作的重要作用。另外，负责科研档案管理工作的科研秘书绝大多数都是所在院系专业的人员，没有接受过档案管理专业的工作培训，缺乏最基本的档案管理工作知识，更不具有科研档案这一专门档案的管理知识。因此，他们在科研工作中缺乏最基本的档案意识，常常疏于对必要的科研文件材料的及时收集、归档。
二是院系科研档案收集、归档的范围不清。目前在一些高校院系科研管理工作中所保留的科研档案，占主要部分的是科研管理工作的文书材料。如国家和教育主管部门、相关部门下发的有关教育、科学研究和科技发展方面的文件，高校中科研领导部门制定的有关全校科研工作的长远规划、中期发展规划和年度计划、为所要开展的各项科研工作由高校科研工作主管部门下发的一系列文件、通知、指示等。因为这些文件属于“上级指示”，因其具有所谓的“重要性”，往往被作为科研档案材料保存的重点。而那些真正需要收集、保存的在院系科研工作和科学研究活动中形成的各种科研项目和科研成果等文件材料却没有收集、归档，导致了院系科研档案材料收集不全、质量不高的问题。
三是缺乏对电子文件、声像档案、电子光盘、电子照片等载体材料的科研档案的收集、管理与保护。虽然现在计算机以及各种电子设备已经广泛使用，但是在一些院系所保存的科研材料中，大都是纸质材料，几乎见不到电子文件，如一些必要的声像档案、电子光盘、电子照片等等文件档案材料。即使是有的单位保存了一些电子照片和电子光盘等，但是它们大多数也都是处于原始的状态，而没有被档案工作人员按照档案工作的要求整理过。如缺乏必要的说明、排序和保存、保護的正确方法等。这就是很多单位在进行一些重要的纪念活动时，往往要兴师动众地号召大家要“自己翻找”老照片的原因。
四是目前在高校的大多数院系里，科研档案管理工作是无岗无编，甚至小规模院系连科研秘书也是兼职的，有的甚至是身兼三职。学校各个领导部门常常是集中、突击式地布置很多工作。院系里也因项目申报、学科评估、总结、表彰、统计等需要各种科研数据，教研室和教师也会因为各种需求和各样的工作请科研秘书协助提供与科研有关的各种科研资料和数据。院系科研秘书基本每天都“超负荷”的工作，在这样状态下科研秘书哪还会有对科研文件材料的收集、归档呢？
五是在院系科研档案的保密及其知识产权的保护工作上也存在着一定的问题和隐患。在大多数高校的院系中几乎都没有制定一套科学、完善、合理的科研档案保密制度。虽然国家在16年前就颁布了《中华人民共和国保密法》，但是在科学技术日新月异发展的今天，显而易见它已是一部滞后性的法律法规，无法应对当今现代科技发展及其保密工作中出现的各种新问题，所以更难以具体到高校及院系科研档案的保密工作。在高校的科研档案保密工作中，高校科研档案保密工作制度的建立、科研档案保密机制的完善、科研人员及某些科研档案管理人员的保密意识问题、科技信息网络的安全问题、科研档案保密知识的教育及强化、保密技术装备的配置……这些都亟待解决的问题。
三、关于加强高校院系科研档案工作的思考
加强对高校院系科研档案和科研档案管理工作的深入研究、探讨，解决院系科研档案管理工作存在的问题，既是国家政治、经济和高校自身发展的新形势的需要，也是当前高校科研档案研究和科研档案管理工作与当前高校的工作与发展的迫切要求。
第一、高校领导和科研主管部门、特别是院系领导必须要充分认识到院系科研档案工作的重要性，为做好院系生产科研档案创造必要的条件。
要认识到高校院系科研档案是高校院系各项工作的依据，对于院系各项工作的开展具有非常重要的意义。同时，它也是高校院系科学研究的基础，是高校院系开展科研活动必需条件。它为高校的教学、教改和高校科学研究等各项工作，都发挥了重要的作用并做出了非常重要的贡献。因此，高校院系科研档案十分重要，它对于院系各项工作的开展具有非常重要的意义。只有领导重视了这项工作，做好院系科研档案工作才有最基本的保证。
第二、从高校院系科研档案的构成上加强对院系科研档案的收集与管理工作。院系是高校中的基层单位，同时也是高校教学、科研和连接学生、教师进行各项工作的中枢。院系是高校的实体组织，是高校开展科学研究的重要基地，也是产生和形成高校科研档案的来源地。高校院系的科研档案的形成主要来自于以下一些工作：
1.本院系为开展院系科研工作所形成的各种文件材料、通知、决议等等。
2.本院系的教师、科研人员以及各类学生的所发表的学术论文、出版的学术著作以及在各种课题研究中形成的一系列的研究成果及相关科研资料等。
3.在组织院系参与各级各类科研项目的申报、论证等工作中形成的各种文件材料；
4.在组织院系参与各级各类科研成果评奖申报工作中所形成的各种文件材料；
5.在院系组织的各种学术研讨会、论坛、讲座、学术沙龙等科研活动中发表的学术论文、形成的会议报告、决议等文件材料；
6.在院系科研实验和实验教学中形成的各种文件材料和科研资料等等。
7.国家、教育主管部门和高校科研领导机构及相关部门下发的有关教育、科学研究和科技发展方面的文件；
8.高校中科研领导部门制定的有关全校科研工作的长远规划、中期发展规划和年度计划、为所要开展的各项科研工作形成的下发的一系列文件、通知、指示等等。
这些科研文件和材料来自各个渠道，它们分别从不同的方面形成院系科研文件。因此，我们就要从院系科研档案形成的规律出发，抓住这些院系科研档案材料形成的关口，加强对院系科研档案材料的收集工作，这是确保院系科研档案的齐全与完整的重要措施。
第三、加强对院系档案管理人员和科研工作人员的档案意识与档案专业知识的培训。院系中的管理人员如果缺乏基本的档案知识，就会造成科研文件收集中的诸多问题。再加上院系里没有统一的档案收集、归档标准，因此科研档案的收集工作往往隨意性很大，想收集的就收起来，麻烦的或是没有时间，可能就疏于收集。一些科研人员也大都档案意识薄弱，他们通常将这项工作只看成是自己的事，在科研成果的研究完成后，反映研究过程的文件材料也就随之散了，难以形成系统、准确、完整的科研档案……这些问题给院系科研档案的形成造成很大损失。因此，必须要加强对他们的档案意识与档案专业知识的培训，使他们知道如何在院系的每一项基础工作中去有意识地对档案文件材料进行有目的、有针对性的及时收集、归档，从而确保院系档案文件材料不被疏漏。
第四、配备必要的人员，创造做好院系科研档案工作基础条件。在高校院系办公室的岗位设置中，一般都是没有专职档案人员的岗位编制，所以院系的档案管理工作都是由某一人员兼职代管的。在这种情况下，要搞好科研档案工作其难度可想而知。但是院系工作庞杂、琐碎且工作量很大，在院系工作中所形成的文件材料也是多种多样的，这些档案材料对院系工作和发展的作用十分重要。因此，不论是学校还是院系领导都应当重视这个问题，在必要的岗位上配备必要的人员，创造做好院系科研档案工作基础条件。同时院系领导也要尽可能的合理调配档案管理人员和科研管理人员的工作量，让他们有时间在做好本职工作的同时，有目的、有针对性的对科研材料进行收集、整理、归档，同步做好科研档案管理工作。
第五、从政策上入手，进一步加强院系科研档案管理人员的稳定性。科研管理人员的经常调整和变动，对于做好院系科研档案管理工作非常不利。院系的科研秘书通常只有一人，他的工作发生变动，不可避免地要打乱科研工作原有的连续性、持续性，新来的科研秘书往往要经过一段时间才能够熟悉工作，在这样的情况下，不仅会影响到科研管理工作的质量，还会影响到院系科研文件材料的正常收集、归档，对院系 科研档案工作造成损失。
当前国内各个大学都正在努力地“创世界一流大学”，建设一支与此要求相适应的科研档案管理工作队伍也是其中不可缺少的重要内容。高度的科技竞争意识和档案意识、创新的科研档案管理工作能力和水平、优秀的职业道德和档案服务精神等等，都是做好院系科研档案工作的必要保证。
注：本文为2010年度中国人民大学教育管理科学研究基金项目10XNE040
（作者单位：中国人民大学 法学院 北京）
[关键词]高校院系 科研档案 管理 研究
[中图分类号]G316 [文献标识码]A
本文为什么要选择以“高校院系科研档案管理中的问题与对策研究”为题呢？关注高校科研档案及其管理工作的研究与发展，深感有关对高校院系科研档案及其管理工作的研究几乎是无人问津。但是从高校科研档案形成的客观规律和高校科研档案的构成可以看到，高校院系的科研档案是高校科研档案的重要组成部分，院系科研管理工作是高校科研档案管理工作的重要组成部分，院系科研档案管理工作的现状是高校科研档案管理工作综合水平的体现。因此，研究高校院系科研档案，探讨高校院系科研档案管理中的问题与对策，是当前高校档案工作和高校院系科研档案管理工作中的一个不容忽视的问题。
一、高校院系科研档案的价值与重要意义
高校院系科研档案是指在各高校院系一级的科研管理工作和院系科学研究活动中形成的各种科研报告、学术论文及著作等具有重要保存价值的文字、图表及声像等载体资料。它们是高校院系科研活动过程的真实记录。
在各个高校尤其是名牌大学的院系中，聚集着大批科研精英，他们是各个学科和专业的代头人，也是我国科学技术发展的重要力量。他们的科研成果对国家、社会和经济的发展具有重要的作用，也是提升我国高校的国际化水平的重要标志。同时，这些科研成果也是形成高校院系科研档案的必要材料，它们是高校科研档案和整个高校档案的重要组成部分，记录了高校院系中科学研究的过程。高校院系科研档案在高校院系的各项工作中都具有十分重要的作用：
首先，高校院系科研档案对于高校院系科学研究的开展具有十分重要的作用。高校院系的科学研究活动是持续并且不断向纵深发展的，高校院系科研档案作为高校院系科研活动的成果和真实记录，对于促进院系科學研究的不断持续和深入展开，作为前期科学研究的基础和借鉴，具有着任何其它资料等无法替代的重要作用。同时，高校院系科研档案还是院系进行科研项目申报、科研成果评奖等各项科研工作必不可少的重要依据。
其次，高校院系科研档案在高校院系教学工作和教学改革中具有十分重要的作用。例如，高校院系进行的很多科学研究及其科研成果，本身就是高校教学改革与教学研究的重要内容。而高校教学改革与教学研究的进行，是根本离不开院系科研工作与科研活动的开展。反之，院系科研工作的开展与科研活动的进行，又进一步促进了高校院系的教学改革与教学研究的深入，因此，这二者是密不可分、相辅相成的。另外，高校院系的科研档案在高校院系的学科评估、专业设置、重点专业的申报，硕士点与博士点的申报等一系列的教学、教改工作中都具有十分的重要的作用。
第三，高校院系科研档案在高校院系职称评定等工作中具有十分重要的作用。高校院系的职称评定、科研考核、教学考核、绩效考核、定岗、定编和岗位级别聘任……等每一项工作都是非常重要的，它们不仅与每位教师、科研人员的切身利益密切相关，而且直接关系到如何充分发挥与调动教师的工作积极性的问题。而高校院系科研档案是开展这些工作的重要依据，它在这些工作的进行中具有十分重要的作用。
第四，高校院系科研档案在学科建设、创“世界一流大学”中具有十分重要的作用。当前，努力争创世界一流大学是全国各个高校的奋斗目标，特别是那些已列入国家“211工程”、“985工程”的重点高校，更是在下大力气狠抓学科建设、队伍建设、校园建设、制度建设和作风建设等工作，努力在为创“世界一流大学”打下坚实的基础。在这些工作中，实现科研档案管理上的标准化、规范化和现代化也是其中一项重要的工作。科研档案和科研档案管理工作，特别是院系科研档案及其管理工作作为开展科学研究的基础和必备条件，是全校档案工作和全校行政管理工作的一个组成部分，在“全面提升学校的管理水平”和“切实有效地提高学校的学科综合实力和核心竞争力”中，有着不可忽视的重要作用。
二、当前高校中院系科研档案管理的现状与问题
第一、高校院系中大多数没有一套科学的规范的科研档案管理制度
首先，各个高校虽然现在都已制定了科学的、完善的档案管理制度，但它大都是针对高校档案馆和全校各个行政部门领导机构的，而不是针对高校院系科研档案及其管理工作的制度。如果要在高校及其院系的科研档案管理工作中执行这样的档案管理制度，还需要对它进行研究、探讨与完善。否则，这些制度将很难在院系科研档案管理工作中实施并发挥其应有的重要作用。
其次，各个高校所制定的档案管理制度中有关科研档案管理方面的规定，大多是依照1994年国家教委颁发、实施的《高等学校档案实体分类法》，按照科研综合、科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、应用阶段共六个方面制定的科研档案的归档范围。应该说，这个规定是一个引领高校科研档案逐步实现标准化、科学化、 规范化的纲领性的文件。对于高校来说，它主要针对的是全校的科研档案及其管理工作。但是具体到它在高校院系科研档案管理中的实施，则还需要进行研究、分析、细化。
再次，缺乏针对高校院系科研工作特点的科研档案管理实施细则。虽然院系科研档案及其管理工作是高校科研档案整体及其管理工作的一个组成部分，但同时它也还具有与高校科研档案及其管理工作整体不同的特殊方面。例如：院系科研档案的归档范围、归档程序，院系科研课题档案立卷的制度、具体立卷要求、如何从课题的申报开始直至科研项目的完成所形成一套规范、完整的科研项目档案的工作程序等等。
正是因为院系科研工作有着不同于学校科研档案管理的某些特殊性，因此要做好院系科研档案工作，制定一个既能贯彻学校对科研档案及其管理工作的要求，又能体现院系科研工作特点的科研档案管理制度，对于搞好院系科研档案工作是十分必要的。
第二、从院系领导到科研人员、甚至科研管理人员大都档案意识薄弱
在院系工作中，档案意识薄弱是一个极为普遍的问题。可以说大多数院系从领导到科研人员、甚至科研管理人员本身都缺乏对档案工作的最基本的原则----档案一定要集中统一进行管理的意识。它最直接的表现是在院系科研档案管理工作中没有建立集中统一的收集、管理制度或规定。
科研管理工作人员的档案意识薄弱的表现是：一些科研工作管理人员或是科研秘书在日常工作中，不注意对各种科研文件材料的收集、归档；工作干完了，科研文件材料也就随手散放了。他们完全没有意识到对这些科研文件材料的收集、积累并进行认真的整理、归档，对以后的科研项目申报、评奖或科学研究的再开展会具有如何重要的意义。另外在现有的工作状态下，即使是一些工作非常认真、知道科研档案很重要的科研秘书，也不具备将一个院系的科研文件材料收集齐全、完整的最基本的条件。
例如科研项目档案，在科研管理人员手中通常只能收集到科研项目申请书、立项批文，而没有科研项目研究进程中的阶段性成果材料和项目最终成果。因为科研项目申请书、立项批文等这些材料是通过科研管理人员上报的，工作认真的科研管理人员就会把它收集、保管起来。像科研项目研究进程中的阶段性成果材料和项目最终成果等其它那些科研材料，则是需要科学研究人员来提供的。他们不提供，就很难收集到。但是如果某些科研管理人员缺乏档案意识，那恐怕就连这些科研项目申请书、立项批文等科研材料也难以保存下来了。
另外大多数科研人员本身也缺乏档案意识，他们往往会认为科研成果是自己研究出来的，为什么要交上去集中、统一管理呢？还有的科研人员认为，如果我的科研成果是还未公开的，技术秘密泄露了怎么办？当然也还有一些人是为了自己晋级、职称评定、奖励申报等等各种原因，只有到了关键时刻才会展现自己的科研成果。
第三、院系科研档案在收集、管理中存在着诸多亟待解决的问题
一是在院系科研档案工作缺乏集中收集、统一管理的制度。《中华人民共和国档案法》中规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”《档案法》中的这个规定的基本原则是：本单位的档案集中统一管理，是保证档案不能据为己有或由个人分散保存可以避免档案在不经有关领导及专门管理机构的批准下被任意转移、分散或销毁。对档案只有实现了集中、统一的管理，才能保证档案的收集齐全、完整。只有保证了档案的齐全、完整，才能够使档案的系统性得到有效地维护，从而更好地、科学地、系统的对档案进行开发利用。
可是在高校院系中，不遵照《中华人民共和国档案法》的规定建立集中收集、统一管理的科研档案管理制度的现象极为普遍。由于缺乏这样一个重要的科研档案管理制度，院系科研文件资料散存于形成它的各个工作环节，那必然在院系中无法形成一套完整的科研档案。分析起来，造成这种状况的原因有很多：例如管理人员为了自己工作的方便，常常不愿意将科研文件、资料上交、集中统一管理；科研人员认为从事科学研究的文件、材料是自己的心血结晶，怎么能平白无故地交给他人呢？高校的人事部门在院系中根本就没有设立专门的档案管理岗，那院系中自然就没有人来专门从事科研档案的收集、管理工作……这些都是造成科研档案不能实现集中、统一的主要原因。
但是最重要的原因应该说是院系领导不懂得科研档案管理工作，并且根本不知道院系科研档案的集中统一管理的重要性以及院系科研档案工作的重要作用。另外，负责科研档案管理工作的科研秘书绝大多数都是所在院系专业的人员，没有接受过档案管理专业的工作培训，缺乏最基本的档案管理工作知识，更不具有科研档案这一专门档案的管理知识。因此，他们在科研工作中缺乏最基本的档案意识，常常疏于对必要的科研文件材料的及时收集、归档。
二是院系科研档案收集、归档的范围不清。目前在一些高校院系科研管理工作中所保留的科研档案，占主要部分的是科研管理工作的文书材料。如国家和教育主管部门、相关部门下发的有关教育、科学研究和科技发展方面的文件，高校中科研领导部门制定的有关全校科研工作的长远规划、中期发展规划和年度计划、为所要开展的各项科研工作由高校科研工作主管部门下发的一系列文件、通知、指示等。因为这些文件属于“上级指示”，因其具有所谓的“重要性”，往往被作为科研档案材料保存的重点。而那些真正需要收集、保存的在院系科研工作和科学研究活动中形成的各种科研项目和科研成果等文件材料却没有收集、归档，导致了院系科研档案材料收集不全、质量不高的问题。
三是缺乏对电子文件、声像档案、电子光盘、电子照片等载体材料的科研档案的收集、管理与保护。虽然现在计算机以及各种电子设备已经广泛使用，但是在一些院系所保存的科研材料中，大都是纸质材料，几乎见不到电子文件，如一些必要的声像档案、电子光盘、电子照片等等文件档案材料。即使是有的单位保存了一些电子照片和电子光盘等，但是它们大多数也都是处于原始的状态，而没有被档案工作人员按照档案工作的要求整理过。如缺乏必要的说明、排序和保存、保護的正确方法等。这就是很多单位在进行一些重要的纪念活动时，往往要兴师动众地号召大家要“自己翻找”老照片的原因。
四是目前在高校的大多数院系里，科研档案管理工作是无岗无编，甚至小规模院系连科研秘书也是兼职的，有的甚至是身兼三职。学校各个领导部门常常是集中、突击式地布置很多工作。院系里也因项目申报、学科评估、总结、表彰、统计等需要各种科研数据，教研室和教师也会因为各种需求和各样的工作请科研秘书协助提供与科研有关的各种科研资料和数据。院系科研秘书基本每天都“超负荷”的工作，在这样状态下科研秘书哪还会有对科研文件材料的收集、归档呢？
五是在院系科研档案的保密及其知识产权的保护工作上也存在着一定的问题和隐患。在大多数高校的院系中几乎都没有制定一套科学、完善、合理的科研档案保密制度。虽然国家在16年前就颁布了《中华人民共和国保密法》，但是在科学技术日新月异发展的今天，显而易见它已是一部滞后性的法律法规，无法应对当今现代科技发展及其保密工作中出现的各种新问题，所以更难以具体到高校及院系科研档案的保密工作。在高校的科研档案保密工作中，高校科研档案保密工作制度的建立、科研档案保密机制的完善、科研人员及某些科研档案管理人员的保密意识问题、科技信息网络的安全问题、科研档案保密知识的教育及强化、保密技术装备的配置……这些都亟待解决的问题。
三、关于加强高校院系科研档案工作的思考
加强对高校院系科研档案和科研档案管理工作的深入研究、探讨，解决院系科研档案管理工作存在的问题，既是国家政治、经济和高校自身发展的新形势的需要，也是当前高校科研档案研究和科研档案管理工作与当前高校的工作与发展的迫切要求。
第一、高校领导和科研主管部门、特别是院系领导必须要充分认识到院系科研档案工作的重要性，为做好院系生产科研档案创造必要的条件。
要认识到高校院系科研档案是高校院系各项工作的依据，对于院系各项工作的开展具有非常重要的意义。同时，它也是高校院系科学研究的基础，是高校院系开展科研活动必需条件。它为高校的教学、教改和高校科学研究等各项工作，都发挥了重要的作用并做出了非常重要的贡献。因此，高校院系科研档案十分重要，它对于院系各项工作的开展具有非常重要的意义。只有领导重视了这项工作，做好院系科研档案工作才有最基本的保证。
第二、从高校院系科研档案的构成上加强对院系科研档案的收集与管理工作。院系是高校中的基层单位，同时也是高校教学、科研和连接学生、教师进行各项工作的中枢。院系是高校的实体组织，是高校开展科学研究的重要基地，也是产生和形成高校科研档案的来源地。高校院系的科研档案的形成主要来自于以下一些工作：
1.本院系为开展院系科研工作所形成的各种文件材料、通知、决议等等。
2.本院系的教师、科研人员以及各类学生的所发表的学术论文、出版的学术著作以及在各种课题研究中形成的一系列的研究成果及相关科研资料等。
3.在组织院系参与各级各类科研项目的申报、论证等工作中形成的各种文件材料；
4.在组织院系参与各级各类科研成果评奖申报工作中所形成的各种文件材料；
5.在院系组织的各种学术研讨会、论坛、讲座、学术沙龙等科研活动中发表的学术论文、形成的会议报告、决议等文件材料；
6.在院系科研实验和实验教学中形成的各种文件材料和科研资料等等。
7.国家、教育主管部门和高校科研领导机构及相关部门下发的有关教育、科学研究和科技发展方面的文件；
8.高校中科研领导部门制定的有关全校科研工作的长远规划、中期发展规划和年度计划、为所要开展的各项科研工作形成的下发的一系列文件、通知、指示等等。
这些科研文件和材料来自各个渠道，它们分别从不同的方面形成院系科研文件。因此，我们就要从院系科研档案形成的规律出发，抓住这些院系科研档案材料形成的关口，加强对院系科研档案材料的收集工作，这是确保院系科研档案的齐全与完整的重要措施。
第三、加强对院系档案管理人员和科研工作人员的档案意识与档案专业知识的培训。院系中的管理人员如果缺乏基本的档案知识，就会造成科研文件收集中的诸多问题。再加上院系里没有统一的档案收集、归档标准，因此科研档案的收集工作往往隨意性很大，想收集的就收起来，麻烦的或是没有时间，可能就疏于收集。一些科研人员也大都档案意识薄弱，他们通常将这项工作只看成是自己的事，在科研成果的研究完成后，反映研究过程的文件材料也就随之散了，难以形成系统、准确、完整的科研档案……这些问题给院系科研档案的形成造成很大损失。因此，必须要加强对他们的档案意识与档案专业知识的培训，使他们知道如何在院系的每一项基础工作中去有意识地对档案文件材料进行有目的、有针对性的及时收集、归档，从而确保院系档案文件材料不被疏漏。
第四、配备必要的人员，创造做好院系科研档案工作基础条件。在高校院系办公室的岗位设置中，一般都是没有专职档案人员的岗位编制，所以院系的档案管理工作都是由某一人员兼职代管的。在这种情况下，要搞好科研档案工作其难度可想而知。但是院系工作庞杂、琐碎且工作量很大，在院系工作中所形成的文件材料也是多种多样的，这些档案材料对院系工作和发展的作用十分重要。因此，不论是学校还是院系领导都应当重视这个问题，在必要的岗位上配备必要的人员，创造做好院系科研档案工作基础条件。同时院系领导也要尽可能的合理调配档案管理人员和科研管理人员的工作量，让他们有时间在做好本职工作的同时，有目的、有针对性的对科研材料进行收集、整理、归档，同步做好科研档案管理工作。
第五、从政策上入手，进一步加强院系科研档案管理人员的稳定性。科研管理人员的经常调整和变动，对于做好院系科研档案管理工作非常不利。院系的科研秘书通常只有一人，他的工作发生变动，不可避免地要打乱科研工作原有的连续性、持续性，新来的科研秘书往往要经过一段时间才能够熟悉工作，在这样的情况下，不仅会影响到科研管理工作的质量，还会影响到院系科研文件材料的正常收集、归档，对院系 科研档案工作造成损失。
当前国内各个大学都正在努力地“创世界一流大学”，建设一支与此要求相适应的科研档案管理工作队伍也是其中不可缺少的重要内容。高度的科技竞争意识和档案意识、创新的科研档案管理工作能力和水平、优秀的职业道德和档案服务精神等等，都是做好院系科研档案工作的必要保证。
注：本文为2010年度中国人民大学教育管理科学研究基金项目10XNE040
（作者单位：中国人民大学 法学院 北京）